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EDIで商取引を効率化!情報交換に役立つ取引ツールとは?

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EDIは、小売店や金融機関などBtoBの商取引が発生する場面で幅広く使われている電子情報交換の仕組みです。生活のあらゆる場面で導入されているEDIは、具体的にどのような例があるのでしょうか。
今回は、EDIの基本や仕組み、EDIを導入することのメリットについてご紹介します。

目次

 

身近にもあるEDIとは?

EDI(Electronic Data Interchange)は「電子商取引」というもので、取引に関係する情報を標準的な書式の電子データに変換して、企業間で交換するための仕組みです。EDIを活用することで、データのやり取りにタイムラグがなくなり、情報伝達や取引のスピードを向上させることができます。

例えば商取引を行う場合、見積もりや受発注、在庫や納期の確認、納品指示や納品書の作成、決済、出荷、入荷、請求書の発行など、あらゆる情報や文書を取引先と共有する必要があります。これらをEDIで行うと、直接データが取引先のコンピュータに送られるため、すぐに取引先のコンピュータに情報が反映されます。やり取りをすべて電子的に直接交換できるため、メールに添付し、相手が確認して処理を行うという手間やタイムラグが発生しません。

EDIは身近な所で使われており、一般的なのは金融機関への給与振り込みです。銀行と会社との間でEDIが使われています。また、コンビニでの収納代行と呼ばれる振り込みや、通販サイトでの注文、スーパーやデパート、ドラッグストアの仕入れや在庫管理などにもEDIが活用されています。

 

便利なEDIの仕組み

EDIでは、注文書、納品書、請求書などの紙で作られていた文書を電子データにして、通信回線を通じてやり取りしています。これまでの電子メールやチャットでのやり取りと、どこが大きく異なるのでしょうか。

●EDIの特徴

電子的なやりとりと聞くと、「メールに文書を添付しても同じ」と思われるかもしれません。しかし、メールを介するやりとりでは郵便が電子メールに変わっただけで、送付された相手は処理作業を行う必要があります。

EDIの特徴は、商取引を行う企業のコンピュータ同士を接続して、データを直接交換するシステムであるということです。EDIで送られたデータは、相手が何らかの処理を行う必要はなく、取引が自動的かつ即時に反映されるやりとりが大きな違いです。

また、EDIは1対1の処理だけでなく、複数の企業間でメッシュ状にデータ交換を行うことができます。導入コストはかかりますが、取引数の多い企業では、処理工数を大きく削減することが可能です。ただし、取引先の企業でもEDIを導入してもらう必要があります。

●EDIの受発注フロー

EDIの導入に機械は必要ありません。専用のネットワークを設置して各企業が参加するか、インターネットの通信回線をそのまま使用します。

受発注を行う際は、まず発注側がEDI上で商品を注文し、受注側が発注データを受信します。発注データを受信すると、同時に在庫引当、出荷指図、売掛金計上、請求書発行準備、出荷手配のプロセスがEDIで自動的に処理されます。発注側でも同時に仕入計上、在庫計上、原価計算などが処理され、出荷と請求書発行が行われます。伝票類も自動的に作成され、商品が納品されたら、入金して取引完了です。取引のすべてが自動的、かつ即時に行われることで、余分なコストやミスも減らせます。

 

EDIの主な機能

EDIの機能は、商取引データの送受信を行う「データ通信機能」と、必要に応じてデータの変換を行う「データ交換機能」の大きく2つに分けられます。

●データ通信機能

これまで紙の伝票でやり取りしていたデータを、EDIで通信回線を通じて送るための機能です。送信側のコンピュータから直接受信側のコンピュータに届き、商取引の一連のフローをペーパーレス化することができます。

しかし、通信回線でデータを送受信するためには、決まった通信手順やプロトコル、データ形式を守る必要があります。形式が統一されていないデータ同士では、やりとりが行いにくいからです。そのため、現在は多くの業界でその業界ごとに決められたルールがあり、代表的なものには、銀行間の取引で用いられている「全銀協標準プロトコル」や、小売・流通業界を中心に使用されている「JCA手順」などのルールがあります。

●データ交換機能

受信したデータを解析して変換するために大切なのが、データ交換機能です。業界ごとに標準とされる規格はありますが、異業界との取引ではプロトコルが違います。異業界の企業と商取引を行うためには、お互いに相手の送信するデータを読み込むためのデータ交換機能が必要です。また、業界標準の形式を使用していない企業も一部にはあります。そういった企業とやりとりするときにも、データ変換機能が必要になります。

データ交換機能は、プロトコルだけでなくファイルフォーマットの変換にも対応しています。種類にもよりますが、一般的にEDIはUN/EDIFACT、CII、XML、固定長、可変長、CSVなど、国内外のさまざまなファイルフォーマットに対応し、それぞれのデータを相互に変換できます。EDIはこのデータ変換機能により、業界を問わず広く使われているのです。

●その他の機能

EDIは商取引のデータを扱うため、セキュリティは非常に重要です。暗号化機能やデータのバックアップ、回線やシステムの二重化などによって、ネットワークが使用できなくなることがないように設計されています。

さらに、EDIで自動化された業務をアウトソーシングできるサービスもあります。EDIの操作は比較的簡単なものが多いですが、実際に操作するにはある程度システム関連の知識が要求されます。少人数の企業では、対応できる担当者がいないこともあります。そのため、EDI関連の業務をアウトソーシングできるサービスが提供されています。

 

EDIを導入するメリット

EDIは商取引に関するさまざまな処理を自動化できるだけでなく、業務全体の効率化をすすめることができます。

●業務の効率化

紙の伝票をやりとりするのに比べて、EDIは情報伝達が速い上、伝票処理の時間が不要になるため、業務全体のスピードアップにつながります。発注から納品までの納期も短くなり、取引期間の短縮が可能です。また、出荷指示や伝票処理の必要がなくなることで、工数や人員を削減できます。効率化によるメリットは、取引件数が多い企業ほど大きな効果を期待できるでしょう。

●ミスの防止

EDIを導入すると処理が自動化されるため、電話発注での聞き間違いや、FAXやメールの読み込みミス、送信先間違い、転記ミス、入力ミスなどの人為的なミスが減少します。ミスによるトラブルや信頼の喪失というリスクも減らすことができます。

●販売機会の拡大

発注から納品までの時間をある程度把握していれば、過剰に在庫を抱える必要がなく、適正な在庫管理を行えます。欠品が生じるタイミングを見極めて発注し、部品や在庫不足による販売機会の損失を防ぐこともできます。

また、EDIを導入すると、販売機会の拡大も期待できます。すでにEDIを導入している企業は、同じようにEDIで取引ができる手間のかからない取引先を優先して選ぶ傾向があるからです。

●コスト削減

EDIを導入する初期費用はかかりますが、長期的に見れば事務コストを削減することができます。伝票や納品書などを作成しないため、ペーパーレス化できるだけでなく、書類を保管するためのスペースの必要もありません。

 

これからの商取引はEDIが前提

EDI1aこれからは、EDIを始めとするIT技術の活用がインフラの一つとして、経営の前提となる時代です。
企業の規模や状況によっても差はありますが、「EDIの導入」という投資により、他社から見た自社の「取引相手としての評価」が上がり、これまで取引のなかった相手と取引できる機会が生まれるかもしれません。
ビジネスチャンスを逃さないためにも、業界全体の動向や自社にとってのEDI導入メリットをよく考慮して判断しましょう。

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