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会計システムの機能とは?導入前に知っておきたいメリットとリスク

会計システムは、企業の会計処理をIT化するためのシステムです。
取引のデータベースを作成して帳票類を出力し、債権や借入金などのキャッシュフローを明確化するのに活用されます。
これによって経理作業が効率化する上、決算書や経営計画に使えるようなデータを容易に作成できるようになります。
今回は、会計システムの導入について迷っているシステム担当者の方のために、会計システムの概要や主な機能、導入の効果についてご紹介します。

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目次

 

会計システムとは?

会計システムとは、社内の会計担当者(経理部)の業務を効率化させるためのシステムです。「経理システム」や「財務システム」など、企業によって名称が異なることもあります。

●会計システムの基礎知識

会計システムは、企業の会計処理のすべてを記録・管理するのに活用されます。システムの中には総勘定元帳をはじめ、これまで紙で作成してきた帳簿類や仕訳伝票などが保存されています。それを基に帳票や税務申告書類などを出力します。

会計システムには、顧客管理システムや在庫管理システムと連携して企業ごとにカスタマイズされている「基幹システム連携型」、カスタマイズできないパッケージ型のPCソフトで主に中小企業向けの「インストール型」、インターネット上のサービスを利用する「クラウド型」の3種類があります。
導入する会計システムにより、経理部の業務が大きく効率化されることも、逆に非効率になることもあります。経理処理はどのような企業でも同じように思えますが、各企業によって細かい処理が異なるため、それぞれの企業に合ったものを選ぶことが大切です。

●会計システムの役割

会計には「財務会計(Financial accounting)」と「管理会計(Managerial accounting)」の2種類があります。

<財務会計システム>

財務会計システムは、日々の仕訳の入力から決算書の作成までの会計業務に対応しています。まず、仕訳伝票を入力して取引のプロセスを記録し、財務諸表を作成します。これによって企業の経営陣が財務状況を把握します。
また、財務会計システムは仕分け伝票からのトレースが可能なので、会計監査や税務調査の基になる資料にもなります。財務会計システムで扱うデータは、一定期間の業績として外部の利害関係者(ステークホルダー)に公開するために使われます。ステークホルダーは資料に記載された業績データを基に、企業へ投資や融資を検討します。

<管理会計システム>

管理会計システムは債務の支払いや債権の入金などを管理し、キャッシュフローを把握するために利用されます。この情報は社内の実績管理や事業計画立案、予算管理など、経営陣の意思決定に活かされます。事業部や地域、顧客などいろいろな角度から企業の情報を集計し、そのデータを分析・評価することで経営者の意思決定や業績評価に役立てます。
経営者の意思決定には、スピードも重要な要素です。重要な意思決定を適切なタイミングで行うためには、管理会計システムにより正確な情報を素早く提供する必要があります。

財務会計システムが社外のステークホルダー向けの情報を整備するためのシステムなら、管理会計システムは社内に向けた情報を扱うのが目的といえます。

 

会計システムの主な機能

会計システムの主な機能を、財務会計、管理会計、債務・支払管理の3つに分けてご紹介します。

●財務会計システム

財務会計システムは、財務会計に関するデータを入力し、書類を出力します。

<伝票入力機能>

日々の仕訳伝票からデータを入力し、売掛帳、買掛帳、現金出納帳などに記帳します。入力は仕訳伝票が基本のため、日付順や番号順に並べ替えたり、仕訳項目がわからないときに自動で仕訳を行ったりする機能もあります。
財務会計システムを企業全体で統一すれば、支店や店舗などで入力したデータを本部でまとめて集計・管理することも可能です。

<決算機能>

決算機能では、伝票入力機能で入力したデータを基に、損益計算書や貸借対照表などの決算に必要な書類を作成します。税務申告用の書類も自動で作成できます。

<帳票出力機能>

帳票出力機能は、伝票入力機能で入力したデータを基に、各種伝票や帳簿、さらにそれを集計・分析したものを見やすいフォーマットで印刷する機能です。

●管理会計システム

管理会計システムは、財務会計のデータを事業別、部門別、プロジェクト別などに分けてさまざまな観点で分析を行います。予算管理やプロジェクト管理、セグメント管理など、主に経営幹部や部門責任者に向けて、経営についての意思決定を行うための資料を作成します。さらに細かい経営分析には、専用の外部ツールや基幹システムとの連携が必要になることがあります。

これまで、経営についての意思決定は経営幹部の経験や考えを基に行われることが一般的でした。しかし、管理会計システムを導入することで、さまざまな切り口からのデータを基準に判断をしたり、予算を細かく管理したりと、正確なシミュレーションを基に意思決定を行うことができるようになりました。

●債務・支払管理システム

債務・支払管理システムは、買掛金や未払金などの債務情報や売掛金、入金などの債権情報を集計し、一元管理するシステムです。支払予定日や債務残高などを把握し、債務の支払い処理や債権の入金確認を行います。財務会計システムや管理会計システム、営業など他部署のシステムと連携することで、債務や債権の計上、仕訳処理などもできます。
企業のキャッシュフローを正確に把握し、改善するために大切なシステムです。

 

会計システム導入の目的と効果

会計システムを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか?システムの導入を検討しているシステム担当者の方に、会計システムでどのような効果が得られるのか、導入のメリットについてご紹介します。

●経理業務の効率化

経理業務は、毎日発生する取引を入力する作業が必要です。会計システムを導入すると、負担が大きい仕訳伝票の起票作業が効率化されます。定期的に必ず発生する仕訳を一括入力したり、外部ファイルや販売管理システムなどの外部システムから取引データを取り込んで自動的に起票したりすることで、業務の省力化が可能です。もちろん処理スピードの向上も期待できるでしょう。

●人為的ミスを軽減

処理を自動化すると手書きや手入力による部分を減らすことができ、入力ミスや二重計上、残高の不一致などの単純なミスを防ぎます。また、ミスが発生しても該当箇所をすぐに特定でき、修正が容易になります。そのため、月末や期末の締め作業の負担が軽減します。

●新しい制度や税制改正に柔軟に対応

税率や税制の変更があったときには、システムの設定を変えたり、システムをアップデートしたりするだけで対応できます。税率の段階的な変更にも柔軟に対応可能です。
また、IFRS(国際会計基準)に対応するためには、これまでとは異なる帳簿が必要ですが、会計システムなら複数の帳簿を作成・管理できます。入力するデータはこれまでと変わらず、切り口の違う帳簿を出力するだけで済みます。

●電子帳簿保存が容易

電子帳簿保存法の要件緩和で、帳簿を紙ではなくデータで保存しておくことができるようになりました。会計システムなら、すでにデータを保存してあるのでコストもかからず、簡単に対応できます。

 

導入前に知っておくべき会計システムのリスク

会計システムにはメリットと同時にリスクも存在します。システム担当者の方は、導入前にリスクについても知っておきましょう。

●データ改ざんのリスク

会計システムは作業の特性上、入力や修正がしやすい仕様になっています。修正が簡単なので、データの改ざんも簡単にできてしまいます。書き換えができない紙の書類とは異なり、印刷しなければ証拠も残らないので、不正行為もしやすいといえます。

データ改ざんのリスクを回避するためには、パスワードを設定したり、作業担当者の立場によって権限を制限したりするなどの対策が必要です。

●データの消失リスク

会計システム上の帳簿は電子データのため、削除すれば簡単に消失します。一般的な会計システムには必ずバックアップ機能が搭載されていますが、通常のデータと同じディスク上にある場合、バックアップも同時に損傷することがあります。

万が一のために、バックアップデータの保存場所にも注意が必要です。バックアップデータは基のデータと異なる場所に置き、ウィルス対策やセキュリティ対策も万全にしておきましょう。

 

会計システムの選定は、制度変更への柔軟な対応が鍵

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会計システムは税制改正や制度変更、国際会計基準への対応など、いろいろなことに影響を受けます。
しかし、制度変更を理由にシステムの導入が後回しになっていると、競合他社に後れを取ってしまいます。
そのため、システムの選定にあたっては、できるだけ制度変更やIT環境の変化に柔軟に対応できるタイプを選びましょう。
これからの企業活動には、会計システムが不可欠です。
自社の会計処理に的確に対応できるシステムを選び、業務効率化を図りましょう。

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