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診察予約システムとは?業務改善で病院・患者の双方にメリット

診察予約システムとは、患者がWeb上で病院やクリニックの診察予約を行えるシステムです。
時間や場所を選ばずに患者自身が予約できるので、待ち時間の短縮に役立ちます。
また、院内のスタッフにとっても、業務を効率化できるという大きなメリットがあり、診察予約システムを導入するクリニックが増えています。
今回は、診察予約システムの基礎知識や主な機能、システムを導入する病院側・患者側双方のメリットについてご紹介します。

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目次

 

診察予約システムとは?

診察予約システムとは、患者が病院やクリニックの予約をWebから自由に行うことができるシステムです。病院やクリニックを訪れる際に、診察予約システムを利用した経験があるという人も多いでしょう。PCやスマートフォンから予約できるので、外出先からでも予約が可能です。

これまでの診察予約は、受付時間内に病院やクリニックに電話をかけたり、通院時に次回の予約を取っておいたりする方法が主流でした。そのため、受付時間内に予約ができない人は早い時間から来院したり、体調が優れない中、待合室で長い待ち時間を過ごしたりしなければなりませんでした。

しかし、診察予約システムの導入により、病院の受付時間に関係なくいつでも予約が可能になり、自分の診察時間に合わせて来院できるようになりました。その結果、待ち時間が大きく短縮され、待合室でのウイルスの飛散や院内感染の予防にも効果を発揮しています。

診察予約システムは、病院やクリニックなどの形態ごとにカスタマイズできます。総合病院や個人病院、クリニックなど規模に合わせたり、診察だけでなく予防接種や検査といった治療内容を選んで予約したりもできます。

 

診察予約システムの主な機能

提供しているメーカーや企業にもよりますが、一般的な診察予約システムの主な機能には、受付予約、通知、電子カルテとの連携機能などが付いています。診察予約システムでできるそれぞれの機能についてご紹介します。

 

●受付予約

受付予約には「順番予約」と「時間指定予約」があります。
順番予約は、予約した順に診察をする方法です。患者は予約の先着順で受付番号をもらい、基本的には受付番号の順に受診します。多くの場合、診察当日分のみ予約が可能です。病院側のペースで診察できますが、診察時間がはっきりしないのである程度の待ち時間が生じます。

一方、時間指定予約は、診察したい日と時間を指定する方法です。15分から30分ごとに区切った時間枠の中で、一定人数の予約を入れることができます。当日だけでなく、数日先の予約も可能です。診察時間がはっきりわかるため待ち時間も待合室の混雑も最小限で抑えられます。
順番予約と時間指定予約を組み合わせて利用することもできます。

 

●予約確認メール

予約を済ませると、患者に予約手続きが正常に終了したことを通知する予約確認メールが送られます。さらに、予約前日に自動でリマインドメールを送信するように設定しておくと、予約忘れや無断キャンセルのリスクを減少させられます。
ほかにも、診察の順番が近づいたら通知したり、メーリングリストに登録した患者にインフルエンザワクチンの予約受付開始を知らせたりと、予約確認メールは設定次第でさまざまな使い方ができます。

 

●電子カルテとの連携

電子カルテシステムを利用している病院やクリニックでは、予約時に診察予約システムのデータを電子カルテの患者情報と連携できます。診察当日は自動的に電子カルテを用意し、患者が受付をすると電子カルテにチェックインを記録します。これによって受付スタッフの業務が大きく効率化されます。

 

病院側が診察予約システムを導入するメリット

診察予約システムの導入は、「患者を待たせない」というサービスの観点だけではありません。病院側にも大きなメリットがあり、安定した病院経営に大きく役立ちます。

 

●再診率の向上

診察予約システムがあると、待ち時間が見える化できるので、「待ち時間が長い」「後から来た人が先に呼ばれた」などの患者同士のトラブルや不満を減らすことができます。それによって患者の満足度が上がり、再診率の向上につながります。
また、24時間予約が可能なため仕事が忙しい人でも通いやすくなり、新規患者の増加も期待できます。特に子育て世代の利用が多い小児科や皮膚科のほか、婦人科や心療内科などプライバシーを重視する科などでは、いつでも予約ができるWeb予約が好まれます。

 

●待合室の状況が把握できる

診察予約システムで予約の状況がわかるため、病院スタッフが残りの診察予定人数や待合室の状況を把握でき、効率的に受付業務ができます。残りの患者数を医師に伝えることで、診療のペースをコントロールすることも可能です。患者からの待ち時間の問い合わせに対しても、余裕を持って答えられるでしょう。

 

●院内感染のリスクが減る

院内での待ち時間が短くなるため、多くの病人が一箇所に集まって院内感染を起こすリスクを減らすことができます。待合室が一箇所しかない場合、予防接種が目的で来院した人が、待合室にいるほかの患者の病気に感染するリスクがあります。
しかし、診察予約システムがあれば、直前まで待合室に入ることを避けられるため、そのリスクを減少させることができます。感染症の多い季節には、非常に有益なシステムです。

 

●無断キャンセルが減る

予約したあとで予定が変わった場合に、キャンセルの連絡をするのが面倒になって、無断でキャンセルをする患者もいます。しかし、診察予約システムがあれば予約の変更や取り消しの手続きもWeb上で簡単に行えます。電話をかけて直接話す必要がないので、心理的にもキャンセルしやすくなります。これによって無断キャンセルの確率を減少させることができます。

また、自動的に送付されるリマインドメールの通知により、予約をうっかり忘れての無断キャンセルも減らせます。

 

●人為的ミスが減る

診察予約システムで予約を一元的に管理すれば、病院スタッフによるダブルブッキングのミスが減ります。電話やメールなど異なる連絡手段からの予約や紙ベースでの予約管理では、ダブルブッキングや抜け漏れが発生する可能性があります。システムの導入で予約管理が一元化されれば、そうしたリスクも削減できるでしょう。

 

●受付対応の効率化

診察予約システムを導入することで、予約やキャンセル、問い合わせなどの対応時間が減り、受付スタッフの業務が効率化できます。来院している患者にゆとりを持って対応できるようになり、患者の満足度が向上します。さらに、予約時に来院目的を入力してもらえば、来院時の案内がよりスムーズになるでしょう。

 

診察予約システム導入による患者側のメリット

診察予約システムの導入は患者側にもメリットがあり、積極的に診察予約システムのある病院を選ぶ人が増えています。

 

●予約がしやすい

予約システムで予約状況を見ることができるので、あらかじめ混雑予想が立てられます。混雑していない受診日や時間帯を選びやすくなり、受診前後の予定が立てやすくなります。
これまでは再診以降の患者にのみ対応しているシステムもありましたが、現在は多くの診察予約システムが初診患者にも対応しており、初めての病院やクリニックでも簡単に予約ができます。

 

●待ち時間が減る

診察予約システムで予約することで、受診時間を知ることができます。待合室にいなくても、メールで通知がきたり、予約システムにアクセスして診療状況を確認したりすることができます。体調が悪いときに長時間待合室にいる必要がなくなるので、患者側の負担は大きく減るでしょう。

 

●24時間予約が可能

診察予約システムは診察時間外(受付時間外)でも稼働しているので、夜間や移動中でも24時間いつでも予約ができます。予約が完了したら自動受付メールが来るので、時間外の予約でも安心です。

 

診察予約システムの導入は病院経営の必須課題

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現在の診察予約システムは、小児科や皮膚科、婦人科など若い世代の利用者が多いクリニックで導入される傾向があります。
若い患者が、予約する際に必要なスマートフォンの扱いに慣れているためです。
これらの世代は、診察予約システムの有無が再診するかどうかの決め手になることもあります。
これからの時代、「予約受付は診察予約システムから」という認識が病院・患者の双方で一般的になっていくのは確実です。
まだ導入していない病院は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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