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不動産管理システムとは?物件管理を効率化する機能と導入の検討時期

不動産業務は管理する土地や物件、個人情報、締結する契約書など多くの情報を取り扱います。
そうした情報を一元的に管理できるのが、不動産管理システムです。
社員や部署が増え、管理対象の物件が多くなると、Excelファイルですべての業務を管理するには限界があります。
その点、不動産管理システムなら、複雑で多岐にわたる不動産業務を効率的に行うことができます。
今回は、複雑化する不動産業務の一元管理と効率化に欠かせない、不動産管理システムについてご紹介します。

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目次

 

幅広い不動産管理業務

不動産管理システムとは、その名の通り不動産会社の業務効率化を図るためのシステムです。しかし、ひと口に「不動産管理」と言っても、不動産の業務は幅広く、管理すべき項目は多岐にわたります。そこでまずは、具体的な不動産管理業務について解説します。

不動産管理業務は大きく「賃貸管理(マネジメント)」と「建物管理(メンテナンス)」に分かれます。
賃貸管理は、大家の代行として賃貸物件の管理を行います。賃料の回収・集計などの経理業務、空室物件の募集や入居希望者への対応、更新手続き、退去立ち会い、解約手続きなど賃貸物件に関するすべてのマネジメント業務を代わりに行います。

一方、建物管理は建物そのものを管理するための業務です。例えば法定点検では、エレベーターの保守点検、消防設備の維持管理など、国で定められた基準を常に満たすようメンテナンスを行います。そのほか、経年劣化に伴う外壁の修繕やガス・電気などの設備交換、大規模修繕など、所有する住居用物件やテナント物件すべてを適切な状態に維持するのが仕事です。
また、マンションの清掃やゴミの衛生管理、植栽の維持管理など入居者の満足度を向上させるマネジメント業務も建物管理の一環です。

 

不動産管理システムの検討時期

まだ不動産管理システムを導入していない会社にとって、導入を検討するのに適切な時期とは、いつでしょうか。システム導入を検討すべきタイミングの目安を知っておきましょう。

 

●「物件数が多くなった」「Excelが重い」と思ったとき

小規模の不動産会社や店舗の中には、独自に作成したExcelファイルで不動産を管理しているところも多く、マンション1棟くらいの小規模な管理であれば、Excelのほうが効率的な場合もあります。
しかし、本来Excelはデータベースとしての機能を意図して作られておらず、管理対象の物件数が多くなると、管理しきれません。そのため物件数が多くなってくると、ファイルの起動時やフィルター機能の操作時にExcelが重くなり、効率が悪くなります。
最悪の場合、データが消失したり、Excelファイル自体が破損したりする場合もあり、そうなると復旧できない可能性もあります。

 

●事業部が増えたとき

営業部や総務部など管理業務ごとに事業部が増えてきた場合も、不動産管理システムを導入するべきタイミングと言えます。複数の事業部ができると事業部ごとに独自の管理を行うため、事業部間の情報共有ができないなどの問題が発生しがちです。例えば、事業部ごとに物件管理ファイルを作成していた場合、マスターファイルを作ろうとすると、すべての事業部の物件管理ファイルをマージしなくてはならず、時間も手間もかかります。
不動産管理システムを導入すれば、システムを分ける必要がなく、複数の事業部をひとつのシステム、データで一括管理が可能です。

 

不動産管理システムの主な機能

提供する企業によっても異なりますが、一般的な不動産管理システムに実装されている主な機能についてご紹介します。

 

●賃貸物件管理

賃貸物件管理は、賃貸や売買物件の管理をサポートする機能です。間取りや築年数、最寄り駅、駅からのアクセス方法など物件ごとのステータス情報を細かく登録できます。登録した情報の検索機能も充実しており、例えば、顧客が求める条件に合った物件を迅速に検索することが可能です。
ひとつの物件に関する管理情報が多いため、CSVファイルによる一括インポート登録が実装されているシステムが一般的です。

 

●不動産売買管理

不動産売買管理は、分譲マンションや戸建て住宅などの売買をサポートする機能です。賃貸物件同様に、売買する分譲マンションや戸建て住宅のデータ、ステータスをシステム上で一元管理します。

 

●営業支援

営業支援では、主に営業部の不動産仲介業務をサポートします。成約見込みのある顧客情報の管理や営業部内のスケジュール管理・共有、複数の店舗がある場合は集客状況や契約件数などの情報が店舗間で共有できるようになります。
ほかにも、出稿している広告の反響分析など、営業成績を向上させるための営業支援機能が実装されています。

 

●不動産情報管理

 物件や店舗の情報共有、文書管理をサポートすることで、フロント担当者の業務効率化をサポートする機能です。フロント担当者がいつでも居住者情報を閲覧できることで、居住者の満足度を上げ、クレームを受けた場合でも適切に対応することが可能になります。

 

●マンション売上管理

マンション売上管理は、比較的大規模な不動産会社に必要な機能です。新しく建設する予定の土地の購入からマンションの開発、入居者の募集、販売、売上までの全プロセスをサポートします。

 

不動産管理システム導入のメリット

不動産管理システムを導入すると、業務効率化だけでなく、さまざまなメリットがあります。主なメリットを3つお伝えします。

 

●手入力によるミスが減少する

不動産会社が取り扱う物件は膨大であり、物件ごとにデータが異なるため、手入力では更新の抜け漏れが発生しやすくなります。不動産管理システムでは所有物件を一括で管理できるため、抜け漏れのリスクを大幅に減少させ、結果としてコスト削減を実現します。

 

●過去の対応履歴が残せる

過去の業務対応履歴が残るため、業務フローの改善や顧客満足度の向上につながります。システム上に自動的に履歴が残ると、いつ、誰が、どんな対応をしたのかが時系列で確認できるため、担当者が代わっても履歴を見ながら引き継ぎが行いやすくなります。新入社員が配属された場合でも、過去に先輩社員がどのような業務対応を行ったのかがわかるので、社員教育への活用が可能です。

 

●セキュリティの向上

不動産業務は物件という高額商品を取引する上、機密性の高い個人情報を取り扱います。そのため、万全のセキュリティ対策が求められます。
システムを導入すると、情報をデータとして一元管理できるので、機密情報漏えいのリスクを軽減できます。例えば、すべての顧客情報を紙でファイリングしてロッカー保存する方法は、誰でも情報を閲覧でき持ち出せる、リスクの高い状態と言えます。
しかし、セキュリティ機能が正確に実装されているシステムを活用すれば、支店や事業者が増えた場合でも各支店で情報の書き換えや不正が行われるのを防ぐことができます。つまり、不動産管理システムを導入すれば、セキュリティの向上に大きな効果が期待できるということです。

 

不動産管理システムの導入で積極的な業務効率化を

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不動産管理システムを活用すれば、これまで大きな手間がかかっていたExcelでの手入力作業などが削減され、業務効率化だけでなく、部署横断での情報管理やコスト削減、高度なセキュリティ対策が実現可能です。
Webで探せば多くの不動産管理システムが販売されています。
不動産管理システムの導入を検討されている方は、会社の業務体系や仕事のプロセスに合ったシステムを探してみてはいかがでしょうか。

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