発注ラウンジは、システム開発の発注に必要な様々なノウハウや発注ナビで実際に開発された発注者様のインタビューなど、発注担当者様のための情報発信サイトです。

「システムは、開発会社と発注会社が一緒につくるもの」

上手に発注して、システム開発を成功させたい発注会社様必見!発注ナビがお届けするシステム発注の成功事例コラムです。発注会社である株式会社山善さんと、開発会社であるテクマトリックス株式会社さん、そして発注ナビの3者対談形式でお届けします。

今回の記事内容をざっくり言うと…

商品が売れれば売れるほど、eショップ運営スタッフが多忙に…

以前からあったそんなショップ運営の問題を社内システム連携で解決!

良いシステム発注ができた最大の理由は、発注者側の高い「当事者意識」。

 

これ以上売れると、ショップ運営が危ない!?
以前から抱えていたシステム上の「ある問題」

 

発注ナビ  山善さんが運営する生活用品のネット通販サイト「YAMAZENくらしのeショップ」。楽天でおなじみの人気ショップですね。しかしショップの業績拡大に伴い、運営上の問題を抱えていたと聞きました。詳しく教えていただけますか?

尾崎 サイト開設以来、おかげさまで利用者様は大きく増えました。しかしそれと同時に、社内の受発注業務が膨大になっていたのです。

Memo 「YAMAZEN(山善)くらしのeショップ」

東証一部上場の山善が運営する家庭用品インターネット通販です。全品送料無料・納得価格・スピード配送にて、家具・家電品・ガーデン用品・アウトドア用品を豊富にご用意しています。

 

サイトの売上が伸びれば伸びるほど、注文に対応する現場の社員さんは大変になりますよね。

尾崎 特に夏や、年末年始のセール時期は、輪をかけて忙しくなります。その日の受発注をさばききるのに、夜9時近くまでかかることもありました。

特にどの点で時間がかかっていたのですか。

尾崎 システムの連携作業です。当社では、楽天、アマゾン、ヤフーに出店しています。各店舗の全売上データを社内基幹システムと連携させ、受発注関連の最新データを毎日統合する必要があります。その作業がスムーズでなかったため、社員が手動でデータを入力したり、修正したりする状況が発生していました。

現場の社員さんが大変ですね。しかも、システム連携がしっかりできれば解決できる問題です。

 

 

社内システム連携で、ショップ運営効率が劇的改善!
成功の秘訣は、発注側の高い「当事者意識」

 

尾崎 ネット経由での販売業績をさらに伸ばすと同時に、社員の業務負担を減らすため、システム統合は本当に重要、かつ緊急の課題でした。ECシステムの開発に豊富な実績があり、楽天ショップのシステムにも強いテクマトリックスさんに問い合わせし、当社ショップのシステムリニューアルを発注しました。それが2012年です。

その翌年、2013年に大幅なシステムリニューアルが行なわれ、受発注業務の効率が劇的改善したと聞いています。具体的にはどの程度改善されたのですか?

尾崎 毎日夕方過ぎまでかかっていたデータ処理が、午前中の早い時間で終わるようになりました。受発注業務の担当社員が朝出社したら、もうほとんどのデータ処理が自動終了している状態になったのです。

それは理想的ですね。システムリニューアルは大成功したと言えそうです。今回の開発が成功した理由はどこにありそうですか。

岩崎 特に大きな理由は、尾崎さんほか山善の社員さんご自身が、強い「当事者意識」を持ってくださっていたことです。

当事者意識ですか?

岩崎 ショップの受発注業務が非効率な状態にあることを、責任者の尾崎さんをはじめ、関係社員の皆さんが認識し、またそれをシステム開発によって抜本的に改善したいという、強い危機意識を持っていらっしゃいました。

またシステム開発を、社内の情シス部門や、社外の開発会社へ任せっきりにされませんでした。「自分たちが使うシステムだから、責任を持って開発に関わらなくてはいけない」という意識を持っていらっしゃったのです。

システム開発を、開発会社や情シス部門に「丸投げ」したら、大抵うまくいきませんよね。

岩崎 実際にシステムを使うeビジネス部の社員さん、社内の基幹システムを運用している情シス部門の社員さん、そして開発会社の私たち。この3者が一緒にシステムをつくった感じですね。

具体的には、どのようなチームワークがあったのですか?

岩崎 まず開発へ入る前段階、いわゆるシステム要件定義において、週単位で打ち合わせしていました。受発注業務の担当社員さんや、情シス部門の社員さんを含め、多い時には3〜4名参加してくださいました。

そして、具体的にどういうシステムの画面や機能にしたら良いか、開発会社である私たちを含め、ホワイトボードを前にして全員で「ああでもない、こうでもない」と意見をぶつけ合っていたのです。

それは良いアイデアが出そうですね!

 

 

どうすれば開発会社と良い付き合いができるのか?
山善さんが実践した「ごく当たり前」なこと

 

岩崎 毎回の打ち合わせは、ただ漠然と行なうのではなく、毎回明確にテーマを決めました。そして、打ち合わせが終わったら、次回打ち合わせまでにやるべき宿題を、私たちも、山善さんも決めていました。

開発会社が宿題を与えられることはよくあります。ところが山善さんは、発注側である自分たちにも宿題を課したのですね。

尾崎  たとえば、システム開発会社さんから提案された内容にきちんとフィードバックしたり、当社側の開発要望を社内でまとめたり、そういった様々なやるべきことが、発注側にもあります。

システム化する業務を一番良く知っているのは、他でもない私たち。開発に役立つ詳しい情報を、できる限り提供するのは発注側の責任です。

だからこそ私たちが、システムで何をしたいのか、明確な意思をもって開発会社さんに伝え、主体的にプロジェクトへ協力しなくてはなりません。言ってみれば当然かもしれませんが、それが成功のポイントではないでしょうか。

システム開発の専門知識がなくても、「こんなシステムをつくりたい」という思いは、何らかの形で伝えることができますね。「システム開発会社が何とかしてくれるだろう」というスタンスでは、開発会社も困ってしまいます。

尾崎  最初のイメージは、漠然としていても良いと思います。私たちのイメージは当初、「高校生のアルバイトでも受発注業務を処理できるシステム」でした。その後、テクマトリックスさんと打ち合わせを繰り返すなかで、自分たちにとって本当に必要な機能や画面が、どんどん具体化されました。

岩崎  私たちも、「これはできないが、ここまではできる」と率直にお話ししました。意見がぶつかることもありましたが、着地点はいつも見つかりましたね。本当に良いプロジェクトでした。

システム開発は、決して開発会社だけで進められるものではありませんね。発注会社の情シス部門、システムを使う部署の社員さんなど、関係者全員が同じ目標を共有し、その実現に向け協力する。だから良いシステムができる。そんなことを再認識できました。ありがとうございました。

 

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