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人事システムとは?勤怠・採用・労務の一元管理と見える化を実現

人事システムは社員の採用から教育、配置、退職まで、会社の人材についての情報を管理するシステムです。
人事システムを導入することで、社員を適材適所に配置し、人事部門の業務を効率化できます。
さらに2016年からマイナンバー制度が始まったことで、セキュリティの高い人事システムへの更新や新規導入を検討する企業が増えています。
今回は、企業や官公庁の人事担当者に向けて、人事システムの基礎知識や種類、導入のメリットなどをご紹介します。

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目次

 

人事システムとは?

人事システムは人事管理システムとも呼ばれ、社員に関するさまざまなデータを管理しています。氏名、性別、住所などの基本情報から配置、処遇、給与計算、社内教育、昇格などの情報まですべてを一元的に管理することで、人事部門の業務を効率化できます。

人事システムは社内業務を効率化し、コストダウンできるシステムとして以前から使われていましたが、大企業での導入を目的とした大規模システムが多く、中小企業ではあまり使われていませんでした。しかし、パッケージ化されたソフトやクラウドサービスのリリース、さらにはマイナンバー制度の施行によって、いろいろな企業で導入が広がっています。

人事システムの基本機能は「人事・給与の管理」と「人材マネジメント」に大きく分けられます。人事・給与の管理機能は、勤怠管理データを基に給与計算を行う定型業務の効率化に役立ちます。
一方、人材マネジメント機能は、企業内の人的リソースを適正に配置するために使用します。人材マネジメント機能を活用して、社員それぞれの能力を適切に把握することで、部署やプロジェクトを単位とした適材適所の配置が可能となるでしょう。

 

人事システムの種類

人事システムの主な種類には、人事・給与系の「勤怠管理」「労務管理」「給与計算」の3つと、人材マネジメント系の「採用管理」「人事評価」の2つがあります。

<人事・給与系>

●勤怠管理システム

勤怠管理システムは、社員の勤務状況をデータとして可視化します。出退勤の際にPCやスマホ、ICカードなどで打刻した情報を集計するだけでなく、休暇や残業の申請、直行・直帰、休日出勤、時短勤務など多様な勤務形態に対応可能です。勤怠管理システムのデータは、給与計算や労務管理の基本情報となります。これによって、勤怠管理やシフト管理が楽になり、不正や計算ミスを防ぐことができます。

 

●労務管理システム

氏名、住所、所属など、社員の基本的な個人情報を一元的に管理し、社会保険・雇用保険などの情報管理や手続きも行います。2016年以降はマイナンバー制度の導入によって、さらに高いセキュリティが必要になっています。複雑で改正の多い書類を短時間で正確に作成できるため、業務が大幅に効率化されます。

 

●給与計算システム

勤怠管理システムのデータを基に、毎月の給与や賞与の計算を行います。各種手当や年末調整、扶養控除などの情報も管理できます。法令の改正にも準拠した自動計算も可能なため、人為的なミスの減少につながります。

 

<人材マネジメント系>

●採用管理システム

求人に対する応募者や応募経路などの情報、日程調整、選考など採用活動に関する業務の一元管理が可能です。新卒採用だけでなく、中途採用やパート・アルバイト、リファラル採用など多様な採用活動を管理します。
採用管理システムを活用することで、採用活動の業務を効率化するだけでなく、情報を漏れなく管理しメンバーで共有できます。中長期的な経営戦略を基にした採用活動に効果を発揮します。

 

●人事評価システム

社員それぞれの能力や評価、昇進や退職など社内での履歴をまとめて管理します。営業部門などのわかりやすい業績だけでなく、バックオフィスでの実績や業務経験、近年問題になっているセクハラ、パワハラなどのコンプライアンスに関する情報も正確に把握できるため、評価にも役立ちます。
また、業務経験や業績だけでなく社内教育や資格などの人材育成に関する情報も管理することで、社内の人材(Human Resources)を有効に活用し、最適な配置が可能になります。

 

人事システムの導入形態

人事システムは、機能だけでなく導入形態から選ぶこともできます。ITシステムタイプの「オンプレミス型」「クラウド型」、パッケージソフトタイプの「ERP」「ベスト・オブ・ブリード型」があります。導入の際には、それぞれの長所と短所を理解してから選びましょう。

●ITシステムタイプ

<オンプレミス型>

オンプレミス型はクライアント・サーバ型とも呼ばれ、自社内にサーバを設置して回線も自社で管理する形式です。メリットは自社内にサーバがあるので高いセキュリティを確保でき、情報流出などのリスクを軽減できることです。通信速度が速く、カスタマイズも容易です。
しかし、ハードウェアとソフトウェアのシステムを導入するため、高額な初期費用がかかります。システム導入までに時間がかかり、導入後も自社でシステム管理を行う必要があります。

 

<クラウド型>

ベンダ(委託企業)が提供している、インターネット上のシステムを利用する形式です。ベンダのシステムを利用するので導入時間が短く、初期費用や管理コストがほとんどかからないことがメリットです。専門知識を持つ担当者がいなくても使用でき、法改正が行われた場合も迅速にサポートが提供されます。
デメリットは、クラウド上にデータがあるため、データ漏えいなどセキュリティに不安が残る点です。また、自社に合わせたカスタマイズはしにくいでしょう。

 

●パッケージソフトタイプ

<ERP(Enterprise Resources Planning)型>

ERP型とは、主要な機能のみが使えるパッケージソフトのことです。人事、会計、財務、在庫管理などの機能から、自社に必要な機能のみを選んで使用します。既存のパッケージソフトを利用するので導入時間が短く、低コストで導入可能で、ベンダのサポートが比較的しっかりしています。
しかし、カスタマイズには不向きです。開発の費用や時間がかかり、必要な機能が揃わない可能性もあります。

 

<ベスト・オブ・ブリード型>

ベスト・オブ・ブリード型は、さまざまなベンダやシリーズのパッケージソフトから適切な機能を持ったものを組み合わせて使う方法です。必要な機能を網羅することができるというメリットの半面、連動させたりデータを連携させたりすることが難しいというデメリットがあります。

 

人事システム導入のメリット

人事システムを導入すると、人事部門の業務効率化だけでなく、企業経営全体に大きなメリットがあります。そのため、人事部門だけでなく管理職や経営者が意思決定を行ううえでも重要なシステムといえるでしょう。

●業務の効率化

人事システムを導入することで、ひとつのシステムで人事情報を一元管理できます。これによって定期的な業務が効率化され、管理コストや管理を行うための人材コストを削減できます。

 

●セキュリティの強化

人事データは社員の個人情報や社内の機密情報を扱うので、高いセキュリティ管理が求められます。人事システムならば、従来の紙ベースのデータやExcelのファイルよりも高いセキュリティが実現できます。例えば、アクセス権をユーザごとに細かく設定することで、パスワード管理やバックアップの実行を徹底します。さらに操作ログを保存できるため、悪意のあるデータ操作も発見しやすくなります。

 

●ミスを削減

人事部門の業務には計算が多く、手作業やExcel入力では入力ミスや計算ミスが発生するリスクがあります。人事システムを導入することで人為的なミスを大きく削減でき、時短勤務、パート・アルバイト、フレックスタイムなどの複雑な計算も自動的に行えます。年度ごとの特例や法改正、税率変更などへもシステムで対応できます。

 

●継続的な人材育成

社員一人ひとりの能力や個性をデータで一元管理して「見える化」することで、適正な評価に役立てられます。適正な評価をすることで個人のパフォーマンスを上げ、全体の業績アップにもつなげられるでしょう。また、人事評価や処遇にも説得力が増します。
社員の能力に合わせた配置を行うだけでなく、中長期的な経営目標に基づいた戦略的な社員教育の取り組みも可能になります。

 

新時代に対応できる人事システムの導入を

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働き方改革やグローバル化の進展により、採用活動や労務管理の在り方が多様化しています。
そのため、人事・給与の管理だけを行う従来の人事システムでは対応できない、複雑な課題が多数登場している現状です。
最先端の人事システムの導入は、人事管理の仕事を効率化するだけでなく、社員の適材適所の配置を実現して、組織のパワーを最大化することに役立ちます。
企業や官公庁の人事担当の方は、新しい人事システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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