勤怠管理システムを選ぶポイントは？
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勤怠管理システムの基礎知識

勤怠管理システムは、従業員の労働状況を管理するための重要なツールです。このシステムを利用すると、出勤状況、休暇の取得状況、個別の残業時間など、さまざまな情報を簡単に管理できます。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムは、従業員の労働状況を正確に記録・集計し、管理するためのシステムです。このシステムを導入することにより、従業員の出退勤情報や休暇の利用状況をリアルタイムで把握することが可能となります。

勤怠管理システムが管理できる主な勤怠情報は以下の通りです。

• 出勤状況
• 休暇の取得状況
• 個別の残業時間

「出勤状況」は、従業員の出勤時間や遅刻情報から、労働時間を正確に記録する機能です。従業員の勤務時間を適切に管理できるので、給与計算や労働法令の順守に役立ちます。

「休暇の取得状況」は、有給休暇や特別休暇など、従業員の休暇日の取得状況・期限を管理する機能です。従業員の休息とリフレッシュをサポートし、適切な休暇の取得を促進します。

「個別の残業時間」残業時間を正確に記録する機能です。過重労働を防ぎ、従業員の健康や労働環境の向上に貢献します。

勤怠管理システムの主なメリット

勤怠管理システムを導入することは、従業員と企業の双方にさまざまなメリットをもたらします。以下では、従業員側と企業側から見た主なメリットについて詳しく紹介します。

従業員側から見たメリット

従業員側から見た際のメリットは以下の通りです。

• 出退勤の打刻や申請が簡単になる
• 多様な働き方にも対応しやすい
• 自分のスケジュール調整・管理を行いやすくなる

勤怠管理システムを利用することで、従業員は出勤と退勤の時間を簡単かつ確実に記録できるようになります。手作業での勤怠管理に比べて間違いや対応漏れが減少し、正確な労働時間の計算が可能です。また、休暇の申請もシステムを通じて行えるため、従業員は柔軟なワークススタイルを実現しやすくなります。

在宅勤務やリモートワークといった「多様な働き方」に対応したい企業の要望にも応えます。従業員は自宅やオフィス以外の仕事場、出先でも、また使う端末もPCだけでなく、スマートフォン、SNS連携ツールなどで手軽に打刻や勤怠状況を把握できるようになります。

勤怠管理システムは、従業員自身の労働時間や休暇の取得状況もリアルタイムで確認できます。これにより、従業員は自分のスケジュールを調整しやすくなります。これは仕事とプライベートのバランスをとりやすくする重要な観点です。アラート機能があるシステムでは、過重労働を防ぐための警告や、有給休暇の取得を促す通知を受けることもできます。

企業側から見たメリット

勤怠管理システムを企業が導入するメリットには、以下が挙げられます。

• 正確な労働時間の把握
• 業務の効率化
• 人材配置の最適化

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻を正確に記録し、法令に基づいた労働時間管理を実現します。不正な打刻や勤務時間の申請を防止し、給与計算の正確性を高めることで、法的リスクを軽減できます。

データを自動集計してくれる「レポート機能」、他の業務ツールと連携する「他システムとの連携機能の多様さ、豊富さ」も導入要件に挙げる企業の例が増えています。これらの活用により、従業員の休暇申請やシフト管理も効率的に行えるため、人事や給与業務の負担が軽減します。また、今までタイムカードなどの紙／アナログで管理していたならばペーパーレスにもなり、コスト削減につながります。

勤怠管理システムを活用することで、「労働負担が大きすぎていないか」「部署内メンバーのワークバランスは適切か」といったことの把握、発見もしやすくなります。適切な人材配置により、組織の生産性向上、企業の業績向上に寄与することでしょう。

勤怠管理システムの主な機能

ここでは、勤怠管理システムの主要な機能について、従業員向けと管理者向けに分けて説明します。

従業員向けの主な機能

勤怠管理システムの従業員向けの主な機能には、以下のようなものがあります。

管理者向けの主な機能

勤怠管理システムで管理者が利用できる主な機能には、以下があります。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムには多くの種類があり、勤怠管理に特化したものや工数管理・給与管理・従業員のメンタルヘルス管理など多彩な機能を持つものもあります。ここでは、自社に合うシステムを選ぶポイントを見ていきましょう。

1. 自社のニーズに合った機能の有無
2. コストパフォーマンス
3. 他のシステムとの連携のしやすさ
4. システムの提供形態
5. UI／UX面の使いやすさ
6. サポート体制の充実度
7. セキュリティ対策の充実度
8. 法令の順守、法改正をサポートする機能／体制の有無
9. 無料トライアルの有無

1. 自社のニーズに合った機能の有無

まず「勤怠管理」における自社の業務ニーズを明確にしましょう。自社のニーズ、そして業務の幅や規模に応じても必要な機能は異なります。例えば、「勤怠管理のみ」を効率化したいならばシンプルなシステムが適しています。一方、「経費や給与計算も含めて効率化したい」のであれば、機能が多く、カスタマイズ性の高いシステムが適します。また、業種や企業風土などから、自社独特の機能が必要となることもあるでしょう。

「自社にとって必須の機能を実現できるか」を軸に、「新たなシステムで、こうしたい、ここを改善したい、こうありたい」といった希望や要素をできるだけ多くリストアップし、「要件」としてまとめるようにするとよいでしょう。

2. コストパフォーマンス

予算や自社のニーズに応じて成果を発揮できるか、「コストパフォーマンスをどう評価するか」を計画し、要件を定めておくのも重要です。初期費用や月額利用料だけでなく、導入後のメンテナンスや従業員サポート、カスタマイズに必要な費用など考慮しておく必要があります。また、ビジネスの成長や変化に応じて求める機能が増える、変わることも大いにあり得ます。「導入後の機能追加が可能かどうか」のシステムの拡張性を確認しておくのもポイントです。

3. 他のシステムとの連携のしやすさ

勤怠の情報は給与・経費・人事管理などのシステムでも利用するため、「他のシステムとの連携のしやすさ」は多くの企業が要件に挙げるポイントです。例えば、勤怠管理のデータを、給与計算や経費精算のシステムなどへ連携できれば、給与や経費の計算を自動化でき、業務効率化を図れます。具体的には、既に使用しているシステムや導入予定のシステムとの「相性」をチェックするとよいでしょう。

4. システムの提供形態

ITシステムは一般的に、オンプレミス型とクラウド型に分けられます。オンプレミス型は「自社のサーバへシステムを構築し、自社ですべて運用する」従来型の形式です。クラウド型は「インターネット上のサーバへ構築し、ネットワーク経由でシステムの “機能”を利用できる」形式です。それぞれ向き／不向き、メリット／デメリットはありますが、ここでは近年多くの企業が採用するクラウド型を軸に検討していくことにしましょう。

クラウド型のメリットは、ハードウェア費を軸に資産、設置スペース、初期費用などを抑えられること、必要に応じてサーバのリソースを柔軟に追加・拡張できることです。インターネット経由なのでブラウザやアプリがあれば使える柔軟性の高さと多様性、汎用性のある利用シーンの提供が可能です。反面、「自社専用」に作れるオンプレミス型に対する機能性やカスタマイズ性の低さと、セキュリティリスクに気を付ける必要があります。

5. UI／UX面の使いやすさ

ユーザーが使いにくいシステムは導入しても利用してもらえません。せっかく新たにシステムを導入しても成果は得られません。クラウド型システムは大抵の場合、多くのシーンに適するよう工夫して設計されていますが、それが「自社のニーズ」と合うかどうかは別の話です。

打刻方法や勤怠確認画面、必要なデータの抽出などがやりやすいか、などを「自社のニーズや目的」目線で確認していきましょう。

6. サポート体制の充実度

システム提供元の「サポート体制はどうか」を深く考慮しましょう。トラブル時や疑問が生じた際に、適切なサポートが受けられるか確認します。特に、自社で保守・管理を行うことが難しい場合は必須です。

7. セキュリティ対策の充実度

個人情報や勤怠データが漏洩してしまうと、自社にとって多大な悪影響が及ぶリスクがあります。システムが適切なセキュリティ対策を備えているかを確認しましょう。

8. 法令の順守、法改正をサポートする機能／体制の有無

法律の施行や改正、改定などに合わせて、システムをアップデートできるか、対応してもらえるかどうかも確認しておくべき要件となるでしょう。特に労働に関する法律は定期的に見直しがされ、新しくなります。それに合わせて、会社もシステムも対応、更新していかなければなりません。少なくとも「202＊年に改正ありと既に告知・通知の出ている」法改正には対応できる、あるいは想定されているものが望ましいといえます。

9. 無料トライアルの有無

無料プラン、あるいは無料トライアルの用意がある製品ならばぜひ積極的に活用し、検討の材料としましょう。試用により、ある程度の操作感や機能や要件の要／不要などを確認できます。積極的に活用して自社に合うシステムを探してください。

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