脱・FAX！　受発注システムの導入でコスト削減とミス防止を実現する方法

【経営リスク】“アナログ受発注”がもたらす深刻な末路

FAXや電話、メールでの受発注業務は、単なる「手間がかかる」だけの問題ではありません。それは、気づかぬうちに企業の競争力を蝕む、重大な経営リスクです。まずは、従来型のアナログな管理を続けることで引き起こされる、4つの具体的な失敗シナリオを紹介します。

1. 受注ミス・誤発注による直接的な損失
2. 業務の属人化による事業継続リスク
3. 機会損失と顧客満足度の低下
4. データ活用の欠如による非効率な経営

リスク1：受注ミス・誤発注による直接的な損失

読みづらい手書きのFAXや、電話での聞き間違いによる誤発注は、誤った製品の出荷や、不要な在庫の発生に直結します。返品や再発送にかかるコストだけでなく、取引先からの信頼を失うという、金額以上の大きな損失につながる可能性があります。

リスク2：業務の属人化による事業継続リスク

「この取引先への発注は、ベテランのAさんしか分からない」といった業務の属人化は、非常に危険です。その担当者が急に休んだり、退職してしまったりした場合、業務が完全に停止してしまうリスクがあります。ノウハウや取引履歴が個人に依存している状態は、企業として安定した事業継続の妨げとなります。

リスク3：機会損失と顧客満足度の低下

電話が繋がらない、メールの返信が遅いといった状況は、発注側にとって大きなストレスです。その結果「もっとスムーズに注文できる仕入先に切り替えよう」と判断され、知らず知らずのうちに売上の機会を失っているかもしれません。また、アナログな処理による納期の遅れや対応漏れは、顧客満足度の低下を招きます。

リスク4：データ活用の欠如による非効率な経営

FAXや一般的なメールでのやり取りは、データとして蓄積・活用することが困難です。「どの製品が、いつ、どれくらい売れているのか」といった販売履歴を即座に分析できないため、在庫の予測やマーケティング施策に活かすことができません。結果として、非効率な在庫管理や、勘に頼った経営判断を続けることになります。

受発注システムとは？　主な機能とシステムタイプ

受発注システムは、受注から発注、在庫管理、出荷、請求までの業務をオンライン上で一括管理し、業務効率化と精度向上を支援するIT基盤です。ここでは、まず主要な機能を整理し、次にシステムタイプの分類を解説します。

受発注システムの主要機能一覧

受発注システムのタイプ別分類

受発注システムは、自社の業態や規模に応じて「どのようなタイプ」を選ぶかが重要です。利用目的やシステム構成で分類される主な4タイプを以下に紹介します。

a. 汎用タイプ

あらゆる業種・販売チャネルに対応できる基本機能を備えたタイプです。受注管理・発注管理・在庫管理・出荷処理などの標準機能が揃い、中小企業の業務を幅広く支援します。スモールスタートで導入しやすく、初期段階に適しています。

b. 業種特化タイプ

建設・医療・食品業など、特定の業界特有の処理（例えば、ロット管理、賞味期限管理、現場別請求）に対応できる機能が組み込まれています。汎用型では対応が難しい商慣習や業務フローに適合し、導入後のカスタマイズ工数を削減できます。

c. クラウド（SaaS）型

ベンダー提供のクラウド上で動作するサービス型です。サーバー構築不要・初期費用低廉で、アップデートや保守もベンダー任せ。サブスクリプション課金により、スケーラブルな利用が可能で、特に多拠点企業やリモート環境に適しています。

d. オンプレミス・パッケージ型

自社サーバにインストールするタイプで、カスタマイズ性やセキュリティ制御に優れます。特に情報統制が重要な大企業や、独自運用が前提の企業に向いています。ただし初期導入・運用コストや保守負担が高くなる点には注意が必要です。

【立場別】受発注システムの受注側と発注側、それぞれの導入メリット

受発注システムは、注文を受ける側と出す側の双方に、大きなメリットをもたらします。それぞれの立場で、どのような課題が解決されるのかを見ていきましょう。

受注側（メーカー・卸売業など）のメリット

1. 受注処理の自動化とミス削減: WebのフォームやECサイト、EDI連携など、多様なチャネルからの受注データを自動的に取り込み、一元管理できます。電話やFAXで発生しがちな転記ミスや入力漏れを防止し、業務効率が飛躍的に向上します。
2. 在庫連携による欠品・過剰在庫の防止: 在庫管理システムと連携することで、リアルタイムの在庫状況を発注側と共有できます。これにより、欠品による販売機会の損失や、過剰な在庫を抱えるリスクを軽減します。
3. 顧客満足度の向上と関係強化: 発注側は24時間いつでも注文でき、発注履歴や納期状況をオンラインで確認できます。このような便利な購買体験を提供することで、顧客満足度を高め、取引関係の強化に寄与します。

発注側（小売店・飲食店など）のメリット

1. 発注業務の効率化と時間削減: いつでもどこでもPCやスマートフォンから簡単に発注できます。よく注文する製品をリスト化したり、過去の履歴から再発注したりする機能を使えば、煩雑な発注作業の手間と時間を大幅に削減できます。
2. 発注ミス・漏れの防止: システム上で製品名や数量、金額が明確に表示されるため、「頼んだつもりが、FAXが送れていなかった」「電話で言い間違えた」といったヒューマンエラーを防止できます。
3. コスト管理の精度向上: 複数の取引先への発注データが一元管理されるため、「いつ、どこに、何を、いくらで発注したか」が正確に把握できます。これにより、仕入コストの分析や予算管理の精度が向上します。

受発注システムとEDI、何が違う？　自社に合った選び方

BtoBの企業間取引を電子化する仕組みとして、「EDI（電子データ交換）」も一般的です。受発注システムとEDIは似ていますが、それぞれに特徴があります。

【どちらを選ぶべきか】

• 受発注システムが向いている企業:
  • 中小企業で、まずはコストを抑えてアナログ業務から脱却したい。
  • 不特定多数の新規取引先とも柔軟にやり取りしたい。
  • 専門知識がなくても、簡単に使えるツールを求めている。
• EDIが向いている企業:
  • 特定の大手取引先との間で、大容量のデータを高速かつ安全にやり取りする必要がある。
  • 業界標準のフォーマットに準拠した取引が求められる。

近年では、受発注システムでありながらEDIの機能も取り込んだハイブリッドなサービスも増えており、両者の垣根は低くなりつつあります。

関連Web-EDIとは？　EDIとの違い、特徴と導入後のメリット／デメリットを解説

受発注システムの導入がおすすめの企業と製品選びのポイント

受発注システムは、企業の受注・発注業務のDXを推進し、効率化と精度向上に寄与します。以下に「導入メリットが高い企業の傾向」と、「製品選びで外せない要点」を整理しました。

受発注システムの導入が勧められる企業の特徴

次のような課題を抱えている中小・中堅企業では、受発注システムを導入することで業務の標準化と効率化が望め、市場競争力の向上につながることが期待できます。

1. FAXや電話、メールによる受発注業務が中心で、ミスや手間が多い
2. ECや店舗、直販など複数チャネルの受注に対応していて管理が煩雑
3. 在庫・出荷・請求などを別システムやExcelで個別管理しており、データ連携が不十分
4. 店舗や営業拠点ごとに受発注業務が分散し、全体像を把握しづらい

関連記事【無料版】もあります｜受発注システムの選択肢と注意点

受発注システムの選び方と比較ポイント

自社の課題を解決し、導入を成功させるためには、以下の5つのステップで検討を進めることが効果的です。

ステップ1：自社の業種と業務フローを整理する

まず、自社が製造業、卸売業、小売業、飲食業など、どの業種に属し、どのような商習慣があるかを明確にします。食品業界であればロット管理や賞味期限管理、アパレル業界であればカラー・サイズ別の在庫管理など、業界特化の機能が必要かを検討します。

ステップ2：機能要件を定義する（Must / Want）

次に、「必須の機能（Must）」と「あれば便利な機能（Want）」をリストアップします。「在庫管理との連携は必須」「基幹システムとのAPI連携も希望」など、要件を具体化することで、製品の絞り込みが容易になります。

ステップ3：提供形態（クラウドかオンプレミスか）を選ぶ

1. クラウド（SaaS）型: 初期費用を抑え、短期間で導入したい企業に最適です。テレワークにも対応しやすく、中小企業を中心に主流となっています。
2. オンプレミス・パッケージ型: 自社のサーバーに構築するため、セキュリティ要件が厳しい場合や、大幅なカスタマイズが必要な場合に選択されます。

ステップ4：操作性とモバイル対応を確認する

現場の担当者や取引先が、教育に時間をかけなくても直感的に操作できるかは非常に重要です。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからの発注・承認がスムーズに行えるか、無料トライアルなどを活用して必ずチェックしましょう。

ステップ5：セキュリティとサポート体制を見極める

企業間取引のデータを扱うため、セキュリティ対策は最重要項目の一つです。通信の暗号化やアクセス権限の管理機能などを確認します。また、導入時やトラブル発生時に、迅速なサポートを受けられる体制が充実しているベンダーを選ぶと安心です。

おすすめSaaS導入前に考慮しておくべき3つのポイント

中小企業向けのおすすめ受発注システム3選

楽楽B2B

製品の特徴

取引先に応じた柔軟な設定ができるBtoB専用ECサイトサービス

月額費用／購入価格

• Standard：月額3万9800円（税抜）
• Professional：月額6万9800円（税抜）

トライアル期間の有無

無料デモアカウントの申し込みが可能

主な機能

• 取引先ごとに掛け率、価格、商品、決済手段を設定可能
• AIによるOCR注文書自動読み込み機能

自社にピッタリの受発注システムを探す

Bカート

製品の特徴

BtoBの受発注業務に特化し、EC化するクラウドサービス

月額費用／購入価格

初期費用8万円（税抜）
+
月額費用（プランによって商品数と会員数の上限が変動）

• ライト：9800円（税抜）
• プラン10：1万9800円（税抜）
• プラン30：2万9800円（税抜）
• プラン50：3万9800円（税抜）
• プラン100：4万9800円（税抜）
• プラン300：7万9800円（税抜）

トライアル期間の有無

30日間

主な機能

• 取引先ごとに掛け率、価格、商品、決済手段を設定可能
• 標準機能以外に必要な機能はオプションとして柔軟に追加可能

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BtoBプラットフォーム 受発注

製品の特徴

飲食業界に特化した受発注システム

月額費用／購入価格

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トライアル期間の有無

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主な機能

• スマホやタブレットに数字を入力するだけで棚卸可能
• レシピごとの原価やアレルギー情報を管理できるメニュー管理機能

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ITセレクトおすすめの受発注システム41選（製品の詳細資料あり）

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