複数のスタッフが在籍する企業やチームにおいて、円滑なコミュニケーションは生産性を上げるうえで大変重要なポイントです。グループウェアは、こうしたコミュニケーションをより効率化するために役立ちます。社内の交流を活性化させ生産性の向上を狙うため、グループウェアの導入を考えているけれど、詳しい概要を知らない方も多いでしょう。今回は、グループウェアの代表的な機能を紹介するとともに、メリット・デメリットや導入のポイントも解説します。
目次
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グループウェアとはビジネスで役立つツールの1つ
グループウェアとはスケジュールや進捗など、業務を進めるうえで必要な情報を迅速に共有したり、チャットや掲示板などでチーム内のやり取りを活発化させたりするビジネス向けツールのことです。
企業では個人で担当する業務とは別に、複数人でチームを組み作業を進めるケースがあります。
多くのスタッフがかかわる現場では、円滑なコミュニケーションが大切です。ですが数名のチームであればコミュニケーションを取りやすいですが、人数が増えると交流しづらくなり、業務自体に影響が出てしまいます。
こうした問題を解決するサービスが「グループウェア」です。グループウェアの導入によって、より効率的にコミュニケーションを図ることが可能です。
グループウェアの代表的な7つの機能
グループウェアは各社から提供されているサービスであり、搭載される機能は様々ですが、ベースとなる7大機能は必ず搭載されています。
機能の概要を理解し、導入した時のイメージを固めてみましょう。
●スケジュール管理機能
チーム内でお互いの予定を把握するのに役立つのが、スケジュール管理機能です。チーム全体のスケジュールだけでなく、個々の予定も把握できるため、ミーティングの日程を決める時にも活躍します。
また、予定外のスケジュール変更が発生した場合も簡単に調整でき、さらにチームメンバーには通知が入るため情報漏れの心配はありません。
●プロジェクト管理機能
プロジェクトの進捗率やプロジェクト完了予定を確認する機能が、プロジェクト管理機能です。カレンダーやガントチャートなどの形式で、メンバー全体のタスクが一目でわかるようになっています。
ミーティングを開催して個人の業務進捗の報告を聞き、それをもとに進捗率やプロジェクト完了予定日を推測するようなアナログな手法だと、進捗を確認するだけで時間がかかってしまいます。
ですが、グループウェアの導入によって一元管理できるようになるため、時間と手間の削減が可能です。また、予定より遅れているタスクもすぐに確認できるため、迅速な対応に繋がります。
●ファイル共有機能
ファイル共有とは、PDFやExcelデータ、画像などをメンバー全体に共有する機能です。個々に送付する必要がなく、1つのデータをメンバー全体で閲覧できるため、共有にかかる時間を削減できます。
また、クラウド上で管理できるため、場所や時間に関係なく閲覧可能です。閲覧できるメンバーを制限できる設定もあり、セキュリティの高いファイルでも安心して共有できます。
●設備予約機能
グループウェアでは設備予約の機能も備わっており、設備管理者を訪ねたり、予約の承認をしたりする必要がありません。
企業内には会議室や社用車、備品など様々な共有設備があります。これらの設備は数が限られており、空き状況を見ながら予約をしなければなりませんでしたが、グループウェアならそのような考慮は必要ありません。
また、人為的ミスで重複予約になるのを避けるのにも重宝します。
●コミュニケーション機能
従来のコミュニケーションツールといえばメールが一般的でしたが、グループウェアを使うとチャットや掲示板で交流が図れます。メールよりも迅速に使えるうえに気負う必要がないため、コミュニケーションの活発化に貢献できます。
また、リアルタイムに連絡が取りやすいため、すぐに情報が欲しい場合にも重宝する機能です。
●簡易的なワークフロー機能
グループウェアの中には、稟議や許可、依頼など様々な業務手続きを行うワークフロー機能が備わっています。文書による手続きとは違い、各部署やスタッフに回して確認してもらう必要がありません。
複数人が同時に閲覧できるため、申請や承認手続きがスムーズになります。
●文書管理機能
グループウェアには、電子化した文書を一元管理できる機能が備わっています。業務を行うと膨大な量の文書が発生します。過去の文書も合わせると、紙媒体では管理しきれないような量になることもあり、複数ある文書の中から必要なものを探し出すのは手間がかかってしまいます。
文書管理機能があれば検索も容易くできるようになり、無駄な時間の削減が可能です。
グループウェアの導入で得られる3つの利点
先述した通りグループウェアには、コミュニケーションを図るうえで役立つ機能が複数搭載しているため、従来の業務で発生していた時間や手間のロスから解放されることがわかったはずです。
それだけではなく、グループウェアを導入すると以下の3つメリットが得られます。
●情報共有が活性化する
グループウェアで共有する情報はクラウド上に保管されるため、時間や場所を問わず閲覧可能です。そのため、パソコンが手元になくても、スマートフォンやタブレットがあれば進捗状況や情報をリアルタイムで確認できます。
従来のコミュニケーションでは、紙媒体やメール、電話を使って各自に伝える必要がありましたが、グループウェアはメンバー全員に一斉送信できるため、時間や手間の削減が可能です。
億劫になりがちな報告や連絡、相談に関しても気軽にできるため、情報共有の活性化を図りやすくなります。
●コミュニケーションが活発になる
グループウェアには、チャット機能や会議機能などコミュニケーションを図るうえで役立つ機能が搭載されています。
メールや電話だと、相手の状況によってはスムーズなコミュニケーションが図れない課題がありましたが、グループウェアを使えばリアルタイムで気軽な交流が可能です。
複数のメンバーが集まれば、チャット機能でオンライン会議も簡単に開催できます。その都度、会議室を予約したり現地に移動したりする手間がなくなるため、生産性アップにも繋がります。
●稟議や報告のスピードが上がる
業務の効率化と同じく、稟議や報告のスピードが上がるのもグループウェアのメリットです。
従来は直接上司に稟議書を出して、承認をもらうために、上司の座席に出向く必要がありましたが、グループウェアを導入すればそのような必要がありません。在宅ワークや出張先でもすぐに報告できるため、ストレスなく作業を進められます。
グループウェア導入で注意したいこと4点
非常に便利なグループウェアですが、以下の4点のようなデメリットも少なからずあります。
事前に注意点を把握しておけば、いざという時も問題なく対処できるはずです。
●導入には費用がかかる
グループウェアを導入するためには、基本的に費用がかかります。中には、無料で使えるタイプもありますが、機能や利用人数が制限されていることが多いため、快適に使うのであれば有料タイプがおすすめです。
また、利用料金は、グループウェアを提供する企業によってサービス内容や機能の充実性が異なるため、一概にはいえません。導入時には、初期費用や月額費を把握したうえで、予算と比較して選びましょう。
●定着を促す教育・サポートが必要
グループウェアは非常に便利ですが、定着しなければ意味がありません。導入後に定着・浸透させなければ、グループウェアが使われる機会が減り、導入や利用にかかるコストが無駄になってしまいます。
導入前に利用マニュアルの整備や利用ルールの整備、そして利用研修などの準備が必要です。
●ほかのツールで事足りるケースがある
グループウェアを導入する目的によっては、ほかのツールのほうが向いている場合も少なくありません。
例えば、チャットだけを使いたいのであれば、ビジネスチャットツールで十分間に合います。またファイル管理に活用したい場合は、クラウドストレージサービスだけで事足りる可能性もあります。
そのような事態に陥らないためにも、「なぜ、グループウェアが必要なのか」を確認したうえで導入するようにしましょう。
●他部署とのコミュニケーションは難しい
グループウェアは部署内のチームで使う場合に適していますが、他部署間とのコミュニケーションや情報共有には向いていません。
例えばグループチャットや掲示板を使うためには管理者の承認が必要であり、また複数の部署とのコミュニケーションを図る時には利便性が下がる可能性も考えられます。部署を超えてコミュニケーションを取るのであれば、社内SNSのほうが向いています。
メリット・デメリットを踏まえたうえで、グループウェアの導入や開発を考えている方は、ぜひ発注ナビの利用をご検討ください。
グループウェアの導入は事前検討が大切
グループウェアは便利な反面、デメリットも考慮しなければ導入にかかったコストが無駄になってしまいます。グループウェアを導入する時はしっかりと事前検討を行ったうえで、社内で欲する機能を持ち、かつ効果的に活用できるサービスを選ぶべきです。
そのためにも、グループウェアの導入前にやっておきたい3つのポイントを押さえましょう。
これから導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
●導入目的を明確化する
まず大切なのが、なぜグループウェアを導入するのかという点です。単純に便利だからと導入しても、本来の機能をうまく活用できません。導入する前に社内の現状をしっかりと確認して、どこに課題があるのかを明確にしましょう。
例えばチームメンバーが多くて互いの状況を把握しづらい場合は、スケジュール管理機能やプロジェクト管理機能が必要です。また、すでに社内SNSを活用しているのであれば、チャット機能にそこまで重点を置く必要はないでしょう。
このように、目的が明確になると無駄な機能を省け、コスト削減にも繋がります。
●既存システムとの相性を考慮する
導入前には、必ず既存システムとの相性を確認しておくことが大切です。
グループウェアの中には、既存のシステムと連携できる機能もあります。スムーズな連携が取れなければ、利便性が悪くなり業務にも支障が出てしまいます。
また、将来的に別のシステムを導入する可能性がある場合は、拡張性が高いグループウェアを導入すると安心です。
●無料トライアル版でグループウェアを試す
グループウェアの多くは、無料トライアルの期間を設けています。いきなり有料の製品を導入してしまうと、万が一合わなかった場合に無駄なコストを支払うはめになってしまいます。そのようなことを避けるには、グループウェアの無料トライアルを活用して、自社の業務に適しているかを確認しましょう。
また、一度試してみることで、実際に導入した時の状況をイメージしやすくなるため、導入後の業務がより効率的になります。
独自のグループウェアが欲しいなら開発を依頼してみよう
グループウェアは、既存のパッケージングされた製品であれば簡単に導入できます。しかし、企業によっては既存のグループウェアでは相性が悪く、効果的に使えないケースも少なくありません。
例えば簡単に操作できると聞いて導入したけれど、自社の業務と合わず、グループウェアを使いこなせなかった、なんてことは珍しくありません。また、リモートワークに移行しており、働き方に見合った機能が欲しいというケースもあります。
自社の目的や業務内容に合うグループウェアが見つけられなかった場合は、自社独自のグループウェアの開発依頼も視野に入れておくと良いでしょう。社内業務との相性を踏まえて、本当に必要な機能に特化したシステムに仕上げられるため無駄がありません。
グループウェアのシステム導入や開発を検討している方は、ぜひ発注ナビの利用をご検討ください。
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