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システム導入の効果を最大化させ、失敗を防ぐポイントとは?

システム導入は会社にとって大きなプロジェクトです。
しかし、業務改善のために新しいシステムを導入したのにうまくいかず、当初想定していたような効果が上がらないということが少なくありません。
今回は、システム導入で失敗しないために、起こりがちな失敗を参考にしてシステム導入前に必要な現状把握や確認ポイントをご紹介します。

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目次

 

新しいシステムの導入フロー

システムの導入は、「ソフトウェアベンダーへの問い合わせ」→「見積もり」→「設計」→「開発」→「導入」→「アフターサポート」というプロセスで行われます。新しいシステムを導入するまでのそれぞれの作業フローについて解説します。

●見積もり

見積もりでは、まず現状のヒアリングをします。クライアントの業務について、インタビューや業務分析を行い、システム導入の担当者や該当部門の管理者の要望だけでなく、現場の状況を聞き出し、帳票や承認ルート、グループ構成、業務フロー、課題や問題点なども確認します。利用しているシステムがあれば、そのシステムでの問題点や要望なども確認します。

業務用システムの場合、ゼロベースでのシステム構築ではなく、ソフトウェアベンダーで扱っているものの中から対応しやすいと思われるパッケージのシステムをカスタマイズして導入することも多くあります。そのため、ヒアリングに基づいてどのシステムをベースにするかを選定し、そこから費用やスケジュールなどの見積もりを出します。

●設計

ヒアリングを基にしてシステム分析を行います。業務をどのように切り分けてシステムとして構築するのか、パッケージのシステムをどうカスタマイズするかなどを決めます。大まかなところから少しずつ細かい範囲まで絞り込み、システムの全体像を作り上げます。
システム分析ができたら基本設計と詳細設計を行います。システム分析で作り上げた全体像を技術的な形で表現します。
同時に、導入までのスケジュールを作成して、関係者に共有します。クライアントが利用しているシステムとの移行準備があるため、導入に時間がかかるなど、個別の事情に対応したスケジュールを作ります。

●開発

開発作業では、システムで使用するデータベースの構造を定義します。画面表示もこの段階で細部まで設計し、開発と並行してテストも行います。単体テストや結合テストを実行し、修正して再度テストというプロセスを繰り返します。

●導入

システムが完成したら納品し、環境設定(インフラセットアップ)とクライアントの該当部門でオペレーション指導を行います。

●アフターサポート

システムを納入して終わりではありません。納品後もトラブル対応や障害対応などのサポートが必要です。電話対応やメール対応、リモート作業、現地作業など内容はいろいろありますが、一定期間以降は有償サポートに切り替わる場合が多いでしょう。

 

システム導入前に必要な現状把握

システム導入によって業務を効率化するためには、現状を正確に把握しておく必要があります。

●現行システムの問題点を把握

現行システムの不満や改善点、要望などを洗い出し、「今のシステムでは何がいけないのか」という点を明確にします。問題を把握するためには、すべての業務を洗い出して可視化することが必要です。現場の組織がどのように構成されているかという全体の構造や、帳票の流れなど業務フローを漏れなくリストアップしましょう。
重要なのは、システム導入の担当者や管理職だけでなく、現場の声や要望を反映させることです。業務に何が一番必要なのかを知っているのは現場で作業している社員です。システムを実際に利用する現場の社員にとって、何が不満で、何を求めているのかをはっきりさせないと、導入後も業務がスムーズに進みません。

●システム導入で解決したい問題を把握

問題点をすべて洗い出したら、すべての課題に優先順位をつけます。システムを導入することですべての問題を解決できるわけではありません。例えば、最優先事項は「個別原価の把握を簡単にできるようにしたい」、できるだけ優先したい事項は「購買業務の効率化」、できれば解決したい項目は「納期短縮のための工夫」というふうに、「今回のシステム導入では主にどの問題を解決するのか」という目的を明確にしましょう。
目的がはっきりしないと、あとから仕様変更が起こったときに、システム導入が失敗に終わる可能性もあります。優先順位をつけるときには、全体のバランスを見た上で、現場の声をできるだけ優先させましょう。

 

システム導入時に起こりがちな失敗

システム導入時の失敗はさまざまですが、中でもよく起こりがちな2つの失敗を参考に、原因と解決策を考えます。

【失敗例1】システム導入後も問題点が改善されない

システムを導入しても業務が効率化されず、これまでと同じように時間や費用がかかっていることがあります。

●原因

システムを導入しさえすれば、業務が改善されると考えている場合に起こりがちです。システムは、それぞれの職場に合ったものでないと意味がありません。しかし、システムさえ導入されれば何とかなると考えて、十分な打ち合わせもせずに丸投げしてしまうことがあります。それでは業務フローに合わせたシステムは開発できません。
その結果、使いづらく非効率的なシステムが導入され、システム導入のプロジェクト自体が失敗に終わってしまいます。業務フローを理解しておらず、どう改善したいのかという具体的な要望がない場合など現状把握が不十分なままでは、システム導入による効率化は望めません。どのようなシステムを構築したいのか、どのような機能が欲しいのか、システム導入の目的は何かをはっきりさせましょう。

●失敗しないために知っておくべきこと

システムを導入しただけで問題は解決しません。開発前に問題点を把握し、要望やシステム導入の目的をはっきりさせることが大事です。途中で仕様を変更したり、追加したりする必要がないようにしておきましょう。
また、システムは導入するだけでなく、実際に社員が使えなければ意味がありません。導入教育や移行期間をしっかり取り、現場の社員がスムーズに使えるようになってから本格稼働させましょう。

 

【失敗例2】期間・予算をオーバーした

見積もり以上に開発期間や予算がかかってしまうこともよくあります。希望通りのシステムであっても、大幅に期間や予算をオーバーしていては、導入成功とはいえません。

●原因

現状把握ができず、問題点が把握しきれていないと、開発が始まってからも仕様変更や修正が発生し、時間も工数もかかってしまいます。システム導入への期待が大きく、要件を盛り込みすぎた場合も時間や費用が膨らみ、予算をオーバーする原因になります。

●失敗しないために知っておくべきこと

優先順位の低い機能まで盛り込んでも、業務の効率化にはつながりません。それだけではなく、さらにシステムが複雑化し操作も難しくなってしまうでしょう。仕様変更が起こったり、無駄な機能が増えたりしないように、開発前に問題点を把握しておく必要があります。

 

システム導入の効果を高めるポイント

せっかく導入したシステムを無駄にしないためにも、効果を最大限に発揮するポイントを事前に押さえておきましょう。

●システム導入の目的を共有する

新しいシステムは何のために導入するのか、このシステムを導入することでどのような問題が解決できるのかなど、システム導入の目的を明確にしましょう。何の役に立つのかわからないような目的が不明瞭なシステムは、現場でスムーズに受け入れられず、効果的に使われることはありません。

●社内に定着しやすいシステムを導入する

業務用システムは毎日使われてこそ意味があります。そのため、誰にでもわかりやすく使えるものが理想です。複雑で操作が難しく、理解に時間がかかるシステムでは現場に定着しません。現場目線で検討し、操作方法や入力方法は操作に手間がかからない覚えやすいものにしましょう。

●導入後の教育期間を設ける

システムを導入したら、自動で効率が良くなるわけではありません。該当部門の社員全員がシステムを使えるようになる必要があります。導入スケジュールには、教育期間も設けて全員に使い方を指導しましょう。各部門やグループごとに代表者を決めておくと、レクチャーがスムーズに行えるでしょう。

 

システムを導入するには事前準備が重要

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新しいシステムの導入は、企業の一大プロジェクトです。
しかし、導入まで長期にわたるため、やっとシステムを導入した頃には、「プロジェクトが終わった」と感じてしまいがちです。
しかし、本来の目的は、現場の業務を改善させることです。
現行システムや解決したい問題など現状を把握し、事前の準備を怠らないようにしましょう。
現場視点の詳細なスケジュール案を策定し、具体的な形でシステム導入を検討してみてください。

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