出展企業と来場企業とが出会う場として、様々な業界における展示会がある。そうした展示会の運営では、出展者登録、来場者登録を行い、それぞれのニーズに応じて情報を提供するため、データベースの活用が欠かせない。
一般社団法人日本能率協会では年間30展ほど、HCJやFOODEX JAPAN、国際物流総合展といった幅広い分野・業界ごとの展示会を主催しているが、既存のデータベースの使い勝手が悪くなってきたため、改修を検討していた。
そのような折、発注ナビを利用して出会った発注先に、発注しようとしていた課題解決以外の面でも大いに助けられたという。いったいどのような面で助けられたのか、同協会産業振興センター内ビジネス創出グループのグループ長である、田中達郎氏にお話を伺った。
別団体との共同主催で使用する顧客データベースをより使いやすくするため、改修を行うことに
――日本能率協会は普段、どのような活動をされているのでしょうか。
日本能率協会産業振興センター 田中氏：当協会では大きく3つの事業を展開しています。
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1.産業振興促進のための展示会主催
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2.企業の人事研修
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3.ISOの認証機関
私が所属している部署は産業振興センターで、BtoBの各種展示会を主催し、ビジネスマッチングの場をセッティングするという事業を展開しています。展示会は年間に30展ほどでしょうか。食品、物流、観光など、業界・業種は様々です。
これら3つの事業はそれぞれ独立性が高く、事業間での横連携はほとんどありません。そのため、各事業部で使うシステムについても、各事業部で独自に発注・導入・運用しています。
――今回の発注については、どのような経緯があったのでしょうか。
田中氏：今回の発注は、新たに顧客管理用のデータベースを構築したいというものです。
まずその背景からご説明すると、私の所属する産業振興センターでは、すでに展示会用のデータベースを持っています。しかし今回依頼したかったのは別のデータベースの構築でした。
その中には、データを共催する団体とも共有しなければならず、当社の既存のものとは別のデータベースを使っているのですが、こちらのデータベースの使い勝手が悪くなってきたこともあり、今回、改修することになりました。
――発注内容はどのようなものだったのでしょうか。
田中氏：改修対象となるデータベースは、相当の数の社数のデータが順次追加され、1社ごとに何名かの担当者情報を紐づけて管理しています。当協会と共催団体の2社、複数名がそのデータベースを同時に閲覧し入力できるような仕様になっており、自社ホームページ内サービス申込みフォームとの連携や過去の自社サービス利用実績、営業履歴の蓄積なども行います。
スケジュール感としては仕様確認・相談が2週間、コンペ・見積もり合わせ～契約が4週間以内、データベースのテスト画面完成が8週間以内、運用開始が10週間以内で想定していました。2024年度の展示会開催を見込んで、2023年11月には使い始めたいということでお願いしました。
なお、直接会って商談をしたいので、今回は、東京都内の開発会社さんを紹介してくださるようお願いしました。
ネットで見つけた発注ナビを試してみたら、迅速かつ丁寧な対応で、しっかりしたサービスだった
――発注ナビを使うに至った経緯はどのようなものだったのでしょうか。
田中氏：もともとお願いしていた開発会社や、他事業部門で取引があった開発会社にも当たってみたのですが、見積金額が予算を超えていました。どうしたら良いかと困っていたところ、ネットの検索で発注ナビを見つけました。
また、サイト内に様々な事例インタビュー記事があったので、それらを読むと、いろいろな企業が発注ナビを利用してシステムの発注先を見つけていて、とても安心しました。
そこで、まずは発注ナビを使ってみよう、それで結果が出なければ、別のサービスを探そうと決めました。正直な話を言うと、その時は、まさかこれほどすんなりと発注先が見つかるとは思っていませんでした。予算のこともあったので、もう少し難航するのではないかと危惧していました。
――発注ナビを初めてご利用いただくにあたって、使い勝手はいかがでしたか。
田中氏：発注ナビに問い合わせてから、翌日の午前中には詳細なヒアリングがありましたが、迅速かつ丁寧な印象を受けました。電話とメールでのやりとりで、しっかりしたサービスだと感じました。早急に決めたかったので、当社のニーズにも合っていました。
マイページに関しても使い勝手は悪くはなく、特に不便に感じたことはなかったですね。
既存のデータベースの欠陥も見つけて真っ先に対応してくれた上、見積は想定以下だった！
――発注ナビからは3社ご紹介させていただきました。どのように発注先を決めていかれたのですか。
田中氏：直接対面で打ち合わせできる会社というのが当初の希望でしたので、対面で打ち合わせができる2社で検討し、いずれも都内で直接お会いして商談をすることができました。
――最終的な決め手はどのようなものだったのでしょうか。
田中氏：決め手は、「使い慣れた既存のデータベースの良いポイントはそのまま残して使いましょう」という提案でした。もう1社さんは「新たなデータベースを構築しましょう」という提案でしたが、当協会内にはシステムに詳しい者がおりません。データベースの運用を新しく始めるよりも、これまで使ってきたデータベースを大きく改変せずに済むのならば、それに越したことはないと思い決定しました。
――今回の発注先企業様に発注されて、いかがでしたか。
田中氏：今回発注先に選んだ会社さんにお願いして良かったと思える点があと2つあります。
1つは、既存のデータベースにあった欠陥を発見し、改修してくれたことです。
今回の発注先の会社さんから「既存のデータベースに欠陥が見つかったので、その部分の改修方法を提案させてください」という申し出がありました。「ここをこうすれば改修できるので」という詳しい説明も受け、運用中に改修することができました。
当協会としては、改修が完了するまでは既存のデータベースを使い続けなければならないので、とても助かりました。
もう1つは、金額面でも想定よりかなり安く納めてもらいました。一般的に、こちらが「これぐらいの予算で」と言うと、相手はその予算ぐらいの見積出してくることが多いと思うのですが、「もっと抑えられます」と、さらに安い価格を提案してくれました。後からオプションで増えるといったこともありませんでした。
とても真摯で良心的な会社さんで、これからもお付き合いしていきたいと感じました。
良い発注先が見つかって感謝しかない。発注ナビのようなサービスが無料で使えるというのが信じられない！
――すでにシステムは納品されたのでしょうか。
田中氏：はい。2023年の11月中に本番環境に移行し、同年12月から運用を開始しています。展示会は2024年9月を予定しており、申込受付などが始まる時期にも十分に間に合いました。
操作をしているうちに小さな不具合や、既存のデータベースからの転用がうまくいかなかった部分も見つかったりしていますが、そのたびに細かく対応してくれているので不安は一切ありません。
――システム面で今後何か検討されていることはありますか。
田中氏：私たちの展示会運営事業では、データベースやシステムソフトウェアの活用が欠かせません。それだけに、新しいシステムをどうするか、バージョンアップをどうするかということは常々検討しています。
また、競合の展示会がどのようなシステムを使っているのかといった調査も積極的に進めながら、今後の運営がよりよくなるよう模索しています。
さらにシステムの使いこなしも課題です。当協会では、データベースに蓄積したデータを基に、SalesforceやOracle Eloquaなどの外部システムを使いながら、お客様への情報提供なども行っています。しかし、そうしたシステムについて私たちがよく理解しておらず、とことん使えていない部分もあるはずです。
今回の発注を機に、こちらから開発会社さんにいろいろと聞きながら、より一層の活用を進めていきたいと考えています。
――最後に、今回の発注を振り返って、発注ナビをご利用になった全体的な感想をお聞かせください。
田中氏：セキュリティや予算のことも含め、本当に良い発注先が見つかり、発注ナビには感謝しかありません。これを無料で使わせてもらえるのは信じられないぐらいです。
――ありがとうございました。
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