青果卸売業向け｜受注から請求・入金管理までを一元化する包括管理システム

■プロジェクトの概要
・クライアントの業種：青果卸売業
・従業員規模：約10名
・開発内容：受注・請求・入金包括管理システム
・使用技術：Microsoft Access、Microsoft Excel、VBA
・対応範囲：業務整理、要件定義、設計、開発、テスト、導入支援

■導入前の課題
受注情報、売上情報、請求内容、入金状況などを、それぞれ独立した複数のExcelファイルや紙媒体で管理していました。
情報が複数の管理表に分散していたため、同じ内容を何度も入力する必要があり、転記ミスや入力漏れが発生しやすい状態でした。また、受注した案件が請求済みか、入金まで完了しているかを確認する際には、複数のファイルや帳票を照合しなければならず、担当者への確認や情報検索にも時間がかかっていました。

■解決方法
既存の業務手順を整理したうえで、受注情報を起点として、請求から入金確認までの情報を一元管理できる仕組みを構築しました。
データの管理にはMicrosoft Accessを使用し、入力・検索・集計・帳票出力などの業務処理にはExcel VBAを活用しています。現場で使い慣れたExcelをベースとすることで、操作方法を大きく変えることなく、新しいシステムへ移行できるよう配慮しました。
また、各工程の情報を連携させることにより、同じ情報を複数の管理表へ繰り返し入力する作業を減らし、受注から請求、入金までの状況を一連の流れとして確認できるようにしました。

■導入による効果
・複数のExcelファイルや紙媒体に分散していた情報を一元化
・受注から請求、入金確認までの進捗をまとめて把握
・重複入力や転記作業を削減し、入力ミスの発生リスクを軽減
・必要な取引情報や過去データの検索性を向上
・担当者ごとに分かれていた情報を社内で共有しやすい環境を実現
・使い慣れたExcelの操作性を残すことで、導入時の負担を軽減

■主な機能
・取引先情報の登録・管理
・商品情報などの各種マスタ管理
・受注情報の登録・検索
・売上および請求情報の管理
・請求書などの帳票作成・出力
・入金情報および未入金状況の管理
・受注から入金までの進捗確認
・期間や取引先などの条件によるデータ検索・集計

■開発のポイント
本システムでは、単に紙やExcelをデジタル化するのではなく、実際の業務の流れに合わせて情報の重複や分断を整理しました。
大規模なシステムへ全面的に切り替えるのではなく、AccessとExcel VBAを活用することで、従業員10名規模の企業様に適した操作性と導入しやすさを両立。既存業務への影響を抑えながら、受注から入金管理までの効率化と情報共有の改善を実現した事例です。