本事例は、メールで受信する注文書の処理業務を自動化し、
日々発生していた手作業・確認作業・人的ミスを削減することを目的として実施しました。
お客様のご利用環境であったGoogle Workspace（Gmail / Google Drive / Google Spreadsheet） を最大限活用し、
新たな高額ツールを導入することなく、業務全体の効率化と標準化を実現しています。
■ 導入前の課題
お客様企業では、以下のような業務フローが日常的に発生していました。
• 注文書をGmailで受信
• 添付ファイル（PDF / Excel）を手作業でダウンロードし、フォルダへ保存
• 注文内容を確認し、Spreadsheetへ転記
• 処理漏れや重複を防ぐため、目視での確認が必要
この結果、
• 毎日決まった時間に対応が必要（業務が拘束される）
• 作業が属人化し、担当者不在時の対応が困難
• 転記ミス・保存漏れなどのヒューマンエラー
• 単純作業に時間を取られ、本来の業務に集中できない
といった課題が顕在化していました。
⸻
■ 実施内容
Jupyter株式会社では、業務そのものを見直した上で、
Google Apps Script（GAS）を用いた自動処理フローを設計・実装しました。
主な実装内容
• 特定条件のメールを自動検知（件名・送信元など）
• 添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存
• 保存先フォルダを注文日・取引先別に自動振り分け
• 注文情報をGoogle Spreadsheetへ自動反映
• 人手による操作を最小限に抑えた完全自動フローを構築
既存のGoogle環境を前提としているため、
• 新たなアカウント発行やツール契約は不要
• 運用コストを抑えたまま導入が可能
という点も大きな特徴です。
⸻
■ 導入後の効果
本システム導入後、以下の成果が確認されました。
• 1日あたり約45分の工数削減
• 月換算で約15時間の業務削減
• 年間では約315,000円相当のコスト削減
• 注文処理の抜け漏れ・転記ミスが大幅に減少
• 業務フローの標準化により、属人化を解消
また、処理状況がSpreadsheet上で可視化されるため、
管理者側の確認負荷も軽減されました。
⸻
■ お客様のお声
• 「毎日のルーティン作業から解放された」
• 「処理漏れを気にしなくてよくなった」
• 「Google環境のままで、ここまで自動化できるとは思わなかった」
といった評価をいただいています。
⸻
■ 本事例のポイント
• Google Workspaceを利用している企業であれば導入しやすい
• RPAツールを導入するほどではない業務に最適
• 小〜中規模の業務自動化に強い
• 業務整理から設計・開発・運用まで一気通貫で対応可能
⸻
■ こんな企業におすすめ
• 注文書・申請書・請求書をメールで受け取っている
• 手作業でのファイル整理・転記に時間がかかっている
• 業務を自動化したいが、大規模なシステム導入は避けたい
• Google Workspaceをすでに利用している
⸻
開発会社の方
