スポーツ関連団体向けに、Microsoft 365およびPower Platformを活用したアウトリーチキットの申請・在庫管理システムを構築しました。
外部団体からの申請受付、貸出物品の在庫確認、発送、返却および期限管理を一元化。Excelへの転記やメールによる確認など、従来手作業で行っていた業務を効率化しました。
従来は、外部団体から受領した申請内容をExcelへ転記し、入力内容に不足がある場合は個別に差し戻すなど、申請受付から発送までの業務を手作業で行っていました。
また、アウトリーチ活動に使用するバナー、ポスターケースなどの貸出物品についても、在庫数、貸出期間、発送先、発送状況および返却状況をExcelで管理しており、情報の確認や更新に手間がかかっていました。
そこで、Microsoft Forms、SharePoint、Power Apps、Power Automateを組み合わせ、以下の業務を一元的に管理できる仕組みを構築しました。
- Microsoft Formsによる外部団体からの申請受付
- 必須項目の設定による入力漏れの防止
- 申請情報の自動登録と一元管理
- 申請内容の確認および変更管理
- 貸出物品の在庫数、貸出期間、発送先、発送状況の管理
- 貸出スケジュールの可視化
- 発送予定日や返却期限に応じたリマインド
- 倉庫事業者との発送情報の共有
- 発送時および返却時のチェックリスト管理
- 申請受付や発送状況に応じたメール通知
既存のMicrosoft 365環境と標準サービスを活用することで、導入・運用コストを抑えながら、申請から貸出、発送、返却までの業務を継続的に管理できる仕組みを実現しました。
開発会社の方
