従業員20名規模の製造業のお客様向けに、受注・発注から会計処理、上長承認までの業務を一元管理できるクラウド型Webアプリケーションを開発しました。
これまで紙の帳票や複数のExcel、個別に保存されたPDFファイルを使用して処理していた業務を、1つのWebアプリケーションへ集約。社内のパソコンから必要な情報を確認できる環境を整え、書類の検索や転記、担当者間の確認にかかる負担を軽減しました。
さらに、上長による承認機能を実装し、申請・確認・承認の履歴をシステム上に記録することで、認識のずれや口頭連絡によるコミュニケーションエラーの防止を実現しました。
■プロジェクトの概要
・クライアントの業種：製造業
・従業員規模：約20名
・開発内容：受発注・会計処理包括管理システム
・システム形態：クラウド型Webアプリケーション
・使用技術：HTML、CSS、JavaScript、PHP、MySQL
・対応範囲：業務整理、要件定義、画面設計、データベース設計、開発、テスト、導入支援
■導入前の課題
受注・発注に関する情報や、請求・支払などの会計処理に必要な情報を、紙の帳票、複数のExcelファイル、個別のPDFファイルなどで管理していました。
情報の保存場所や管理方法が統一されていなかったため、必要な書類を探すのに時間がかかるほか、同じ情報を複数回入力する作業も発生していました。また、処理状況が担当者ごとに管理されており、案件がどの段階まで進んでいるのかを社内で把握しにくいことも課題となっていました。
承認業務についても、口頭や個別の連絡で確認する場面があり、「誰が・何を・どこまで確認したのか」が分かりにくく、認識のずれや確認漏れが発生する可能性がありました。
■解決方法
紙、Excel、PDFに分散していた受発注情報と会計処理に必要な情報を、クラウド型Webアプリケーションへ集約しました。
受注情報を起点として、発注、請求、支払などの関連情報をひも付けて管理できる設計とし、案件ごとの処理状況をシステム上で確認できるようにしました。関連するPDFファイルなども案件情報とあわせて管理することで、書類の検索や確認をしやすい環境を構築しています。
また、申請者が登録した内容を上長がシステム上で確認し、承認または差し戻しを行える承認機能を実装しました。承認状況と対応履歴を記録することで、確認責任や作業状況を明確にしています。
■導入による効果
・紙、Excel、PDFに分散していた業務情報を一元化
・受注から発注、会計処理までの進捗をまとめて把握
・重複入力や転記作業を減らし、入力ミスの発生リスクを軽減
・案件に関連する情報や書類の検索性を向上
・クラウド化により、社内の複数端末から最新情報を確認可能
・承認状況や対応履歴を可視化し、確認漏れを防止
・口頭連絡に依存した業務を減らし、認識のずれを解消
・担当者間および部署間の情報共有を円滑化
■主な機能
・取引先情報の登録・管理
・商品および製品情報の管理
・受注情報の登録・検索・進捗管理
・発注情報の登録・検索・進捗管理
・受注情報と発注情報のひも付け
・請求および支払情報の管理
・会計処理に必要なデータの登録・確認
・PDFなどの関連書類の登録・管理
・上長への承認申請
・承認、差し戻し、コメント入力
・申請および承認履歴の確認
・担当者別・案件別の処理状況確認
・各種帳票の作成・出力
・ユーザーおよび権限管理
■開発のポイント
本システムでは、既存の紙やExcelの様式をそのままWeb化するのではなく、受注・発注・会計処理の流れを整理し、それぞれの情報が連携する仕組みを構築しました。
特に、現場担当者と上長の間で発生していた確認作業を承認フローとしてシステム化した点が大きな特長です。申請内容、承認状況、差し戻し理由などを記録することで、「伝えたつもり」「確認したつもり」といった認識のずれを防ぎ、正確で円滑な業務進行を支援しています。
従業員20名規模の組織に合わせて、必要な機能を過不足なく設計し、受発注業務の効率化と内部管理体制の強化を両立した事例です。
※企業情報が掲載されるため、画像はイメージです。
開発会社の方
