DX（デジタルトランスフォーメーション）推進と言われても、経理・財務や人事・給与はすでにパッケージが入っているし、何から手をつければ良いのか……、と悩んでいる方もいるかもしれません。そんな時にお勧めなのがグループウェアです。どのような組織にも欠かせないのが、メンバー間のコミュニケーション。そのコミュニケーションも、デジタルの力で強化していくことができます。
株式会社システナが提案するグループウェア『Palette.Link（パレットドットリンク）』は、多くの組織で使われている日報という仕組みをデジタル化し、その中から有用な情報を見つけ出すことで、業績の向上、リーダーの育成、プロジェクトの炎上予防など、さまざまな現場の課題を解決します。
同社大阪支社でPalette.Linkのサービスのプロダクトを担当する三木 竜雄氏にお話を伺いました。
“業績を向上させる”ためのグループウェアでDX推進！
―― DX推進が叫ばれるようになって時間が経ちますが、まだまだ企業のDXは進んでいないのでしょうか。
システナ 三木氏： 企業の規模によりますが、各種の調査によれば、大企業の70%近くはすでに何らかのカタチでDX推進を進めていると言われています。しかし、それはあくまでも大企業の話。中小企業では、なかなか進んでいないのが実情です。
―― 中小企業ではDX推進を行う際のハードルがあるということですね。
三木氏： 社内に情報システム部門がなかったり、予算を捻出できなかったり、理由はさまざまだと思いますが、特に予算の面は大きな課題でしょう。たとえば大きなパッケージシステムを導入しようと思うと、場合によっては年間で億単位の費用がかかるケースもあり、中小企業はもちろん、大企業でも部門単位での導入となると手が出せません。
―― 限られた予算の中でとなると、どこから手を着けていくのかということも課題になりそうです。経理や販売などの基幹業務は、DX推進を待つまでもなく、早い段階でシステム化されている企業が多いかもしれません。
三木氏： ある程度システム導入が進んでいるのであれば、次は部署間の連携や部内の情報共有などが効果的でしょう。当社が提供している『Palette.Link』は“業績を向上する”ためのグループウェアです。
―― “業績を向上する”というのはどういうことでしょうか。
三木氏： グループウェアは、実業務との関わりがあいまいで、その導入効果が測定しづらいという課題がありました。Palette.Linkは営業管理機能、人事評価機能、プロジェクト管理機能を充実させることで、実業務で売上を向上させるための機能を有しています。その中心となるのが日報です。「1日1回の日報習慣で、現場の全てが見える、わかる。」とし、日報をこれまで以上に効果的に活用することで上長が、商談状況、目標達成状況、残業状況、部下の成長、炎上の予兆、離職の予兆などを把握できるようにします。
多くの経営者が悩むリーダーの育成にも効果的！ 日報ベースで現場課題の発見や対策、気づきを評価。現場の負荷を軽減し、使いやすくする工夫も満載。
―― 日報を中心に据えているというのは面白いですね。
三木氏： 日報からは、現場のさまざまな情報が取得できます。日報の書式を工夫することで、それまでは拾い上げることができなかったような情報も集められます。
たとえば、多くの経営者の方々から「なかなかリーダーが育たない」という声を聞きます。その原因は、人にフォーカスしてこなかったことにあります。
売上に直結する課題を解決するため、プロジェクトマネジメントならば、スコープ管理だ、品質管理だと、とにかく技術に走りがちです。営業も同様で、プレイブックだ、トークスクリプトだと、どうしても手法にフォーカスしてしまいます。
本当に人を育てたければ、部下がどう仕事をして、何に困っているのかを把握し、解決していかなければならないのは明白ですが、それがきちんとできていないか、あるいは後手にまわっています。これを解決するには上長と部下とのコミュニケーションが欠かせません。
人にフォーカスし、コミュニケーションをとり、現場課題の発見、対策の手当て、気づけた成果などを評価していくことで、論理的な思考を育み、リーダーを育てていく。それがPalette.Linkの目指すところです。
―― しかし、日報に情報を書くのも、日報から情報を読み取るのも、なかなか難しいのではないでしょうか。
三木氏： Palette.Linkではマスター設定で日報の書式をカスタマイズできます。ユニークな方法として、自分が配属されているプロジェクトや担当している営業案件が、明日からどうなりそうかを、晴れ・曇り・雨という天気で示してもらうというものがあります。あらたまって文書を起こすよりも、天気予報のほうが直感的で入力もしやすいため、率直な印象で回答できます。今までずっと晴れ予報だったものが、ある日急に曇り予報に転じれば、上長も気づきやすくなり、現場の異変をいち早く把握できます。
プロジェクトの報告では、残業が多くなっている、計画外の作業が発生、進捗が遅れているなどを選択形式で入力してもらうようにすることも可能です。
Palette.Linkには、コミュニケーションツールとしての利用もできるように、ワンオンワンミーティングや、互いを評価する「ありがとう」を返すフィードバック機能なども備えています。
こうして書きやすく、読みやすい書式を工夫すれば、そこに価値ある情報が集まります。
Palette.Linkでは、トップ画面がSNSでも馴染みのあるタイムライン表示になっており、時系列で、誰が日報を報告し、ToDoを完了したかなどが一覧できるようになっています。1つの画面に集約しておくことで、メンバーの心理的安全性を確保することができます。また、上司はタイムラインを見るだけでタスクの数や進捗状況が一目で確認可能なため、メンバーへの状況確認の連絡を減らすことができます。
また「ライトワンス」といって、上長が現場の状況を常に把握できるようになれば、1度日報に書くと同じことを何度も聞かなくて済むようなるため、現場サイドもいちいち上司からの電話で「あれどうなった？」と割り込まれて業務が中断したり、思考停止に陥ったりすることを防げるようになり、日報を書くことへのモチベーションにもつながります。
互いに都合いい時に見ればよく、また、多くのことはデイリーの報告でよいため、運用面でも現場の負担になりにくいでしょう。
さらにPalette.Linkには各種のダッシュボードも用意されており、プロジェクトの予報、営業の商談日報など、各種の情報をカテゴリごとに1画面に集約して表示することができ、見通しや売上等を素早く把握できます。経営者や管理者も情報源として使うことで効率が良くなります。
10年前の自社のピンチから生まれたPalette.Link。業績向上の効果はすでに実証済み！
―― Palette.Linkのアイデアはどのようにして生まれたのでしょうか。
三木氏： 大阪支社では、10年ほど前にプロジェクトが炎上してしまい利益が上がらなくなったことがありました。納期が遅れ、残業が増え、利益が上がらないという負のスパイラルに陥ってしまったのです。そのような折に、現大阪支社長と私が大阪支社に配属になり「現状を変えよう」ということになりました。
驚いたのは、プロジェクトの状況をプロジェクト管理の責任者がきちんと把握できていなかったこと。現場からの報告がなされていませんでした。なぜなら、現場のスタッフは、報告すると叱られて辛くなるだけなので、報告することに消極的になっていたからです。
―― 報告すれば叱られる。報告しないからどんどん炎上する。どう解決していったのでしょうか。
三木氏： 私たちは「グッドサイクル理論」を参考に、結果を求めるのではなく、関係の質を向上させることを目標にしました。この時に大きな役割を果たしたのが日報なのです。
まず、ネガティブな意見を出しくれたメンバーに感謝し「ありがとう」と言うこと、そして報告を聞いたらタイムリーにフォローをすることを徹底しました。
もちろん解決はチームで当たるようにし、フォローにはベテランメンバーを積極的に充てるようにしました。多くのメンバーにとって難しい事案でも、ベテランメンバーは容易に対処できるということも少なくありませんでした。
こうした取り組みを続けていくうちに、やがて結果が出始めました。5年で売上が1.6倍、利益が2.8倍にまでなりました。組織に余裕も生まれ、プロジェクトで利益を確保でき、疲弊していた社員の疲労も低減させることに成功。きちんと社員一人ひとりの評価ができるようになりました。
日報のやりとりが密になり、離れた現場にいるメンバーの評価もでき、評価にも納得してくれるようになりました。この取り組みは、好循環として回り始め、当社も社内のプロジェクト報告、週報・日報、営業管理、評価などを次々と見える化していきました。
そして、このシステムは他社でも有益かもしれないと考え、SaaS（Software as a Service）型のサービスとして提供できるようにしたのがPalette.Linkです。システムをスクラッチで作り上げて数千万円というのとは違い、月々いくらで使い始められるので手軽に導入していただけるのではないでしょうか。
導入しやすい料金体系！ 10名までずっと無料の「無料プラン」や月額2万5千円で50名までの手頃なプランも用意。
―― 気になる料金は、どのようになっていますか？
三木氏： 基本的な機能が月2万5千円から50名まで使えるエントリープランや、「営業管理」「人事評価」「プロジェクト管理」といったお悩みに合わせた機能が月3万5千円から50名まで使えるスタンダードプランなどに加え、2023年9月からは10名までずっと無料で使える「無料プラン」も設定しています。また、500名以上や1000名規模でのご利用については、別途ご相談ください。
―― エントリープランもとてもリーズナブルですが、無料プランは、さらに魅力的です。
三木氏： はい。まずは使っていただき、その良さを知っていただくところから始めようということになり、今回新たにご用意しました。従業員数10名以下の小さな組織でしたら、ずっと無料でお使いいただけます。本格的に導入する前に、まずはチーム単位や組織単位で使ってみてから判断したいというお客様にもお勧めです。
なお、Palette.LinkはAPI（アプリケーションプログラムインターフェイス）を用意しているので、外部システム、たとえば既存の勤怠管理システムや給与システムなどとの連携も可能です。すでに営業DXのSansanとの連携では実績があります。
カスタマイズには別途コストが発生しますが、もちろんIT導入補助金にも対応していますので、ご利用を検討されているお客様はご相談ください。
―― そのほかにもお勧めのポイントはありますか。
三木氏： Palette.Linkは、SaaS型サービスということで遠隔地でも利用できるため、海外オフショアにも最適です。すでに台湾・韓国・日本と連動して使っているお客様もいらっしゃいます。海外拠点とのコミュニケーションにお困りのお客様や、これから海外展開を考えていらっしゃるお客様にも、ぜひお試しいただきたいと考えております。
●Palette.がTV番組で紹介されました！
