Accessとは？Excelとの違いや基本操作を紹介！

近年、インターネットの急速な普及やコンピュータの大容量化によって、データベースの有用性が向上しています。ビジネスにおいても、多くの企業が様々な目的でデータベースを活用しています。

Accessとは、Microsoft社が開発し提供しているデータベース管理ソフトを指します。正式名称は、Microsoft Office Access（マイクロソフト・オフィス・アクセス）です。データの管理・保存に優れており、多くのビジネスの現場において利用されています。

こちらでは、Accessを導入してできること、Excelとの違い、基本操作方法、Accessによるシステム開発について詳しく解説します。

 

目次

 

 

Accessとは

Access（アクセス）とは、Microsoftが提供するデータベース管理ソフトです。そもそもデータベースとは、大量のデータを整理して蓄積し、必要な時にすぐに取り出せるように管理しているシステムのことを指します。データベース管理ソフトにはいくつか種類がありますが、Accessの場合はデータを表（テーブル）として管理する「リレーショナルデータベース」方式の1つです。Accessは、データベースの作成からデータの追加、更新、削除などの機能も備えているため、大規模なデータも取得しやすくデータ分析にも有効活用できます。

また、専門知識がなくてもデータベースの構築ができるという点も、ビジネスの現場で支持されている理由の1つです。

 

●Accessの関連用語

Accessへの知識を深めるためには、下記の関連用語についても理解しておきましょう。

 

• データモデル

• 関係データベース管理システム

• オブジェクト

 

それぞれの関連用語について詳しくご紹介します。

 

データモデル

データベースはデータの検索や蓄積ができるように設計されています。データモデルとは、データベースの設計において、データの配置を規定する考え方を指します。データモデルを大きく分けると、「階層型」「ネットワーク型」「関係データベース（リレーショナルデータベース）型」の3種類が挙げられます。中でも主要なデータモデルが、関係データベース（リレーショナルデータベース）型です。

 

関係データベース管理システム

「関係データベース（リレーショナルデータベース）」は「関係モデル（リレーショナルモデル）」というデータモデルに基づいて設計されたデータベースを指します。「Relational Database」の略で「RDB」と表されることもあります。

データベースには、それぞれのデータベースを管理するための「管理システム」があり、関係データベースには、「関係データベース管理システム（RDBMS）」が用意されています。Accessは、この関係データベース管理システムに分類されます。

 

オブジェクト

オブジェクトとは、データベースを構成するパーツやツールを指します。Accessで作成するデータベースは、オブジェクトで構成されています。

データベースを構成する主なオブジェクトは、以下の4つです。

 

• テーブル

• クエリ

• フォーム

• レポート

 

Accessを導入してできること

Accessを導入してできることは数多くありますが、代表的なものを6つ紹介します。

 

• 小規模なデータベースを基本機能で作成できる

• 保存したデータを目的に合わせて利用・印刷できる

• データベースの操作を自動化できる

• 複数人による作業ができる

• 集計作業を効率化できる

• 帳票作成業務を効率化できる

 

詳しくみていきましょう。

 

●小規模なデータベースを基本機能で作成できる

Accessの基本機能を組み合わせることによって、データベースシステムを構築できます。顧客の住所データを蓄積して「住所管理システム」を構築すれば、ダイレクトメールや資料送付などの際に活用できます。また、Accessにあるデータベースの操作を自動化できる「マクロ機能」や「AccessVBA」が搭載されています。

上記の基本機能を使えれば、企業でも活用できる「販売管理システム」や「在庫管理システム」といったデータベースも構築可能です。

 

●保存したデータを目的に合わせて利用・印刷できる

Accessでは、大量のデータを目的に合わせて取り出すだけではなく、複数の表（テーブル）を結合させて出力することも可能です。保存しているデータを、リスト形式、ラベル形式、帳票形式など様々な形式でレイアウトしたり印刷したりできます。

また、直接テーブル内を触らずにデータ入力をしたり、データの閲覧を見やすく表示したりする「操作画面」も作成できます。これにより、操作性を向上させるだけではなく、入力ミスによるデータ破損のリスクも軽減されます。

 

●データベースの操作を自動化できる

Accessのマクロ機能やAccess VBAなどの機能を利用することによって、データベースの操作を自動化できます。また、Office製品やBIツールなどのツールとも連携できるため、データベース運用にかんする業務を効率化することも可能です。

 

マクロ機能

マクロ機能とは、記録された操作（繰り返し使う操作・命令など）を自動化するプログラムを指します。Accessでは、画面上でマクロを編集しますが、コードを手動で入力する必要はありません。クリックやドラッグなどの直感的なマウス操作のみでプログラム作成が可能です。

 

Access VBA

VBAとは、複雑な処理を自動化するためのプログラミング機能や言語を指します。VBAは、マクロと比べてより高度な自動化処理を行えます。

Accessは、データベースで用いる関数などを格納する「モジュール機能」も搭載しています。

 

●複数人による作業ができる

Excelは、複数人による同時作業には向いていません。対してAccessは、複数人による同時作業が可能です。

Accessでは、元になるデータと入力フォームや印刷する際のデータがそれぞれ独立しています。そのため、担当者や使用目的にあわせて、画面や印刷物を使いやすい形にカスタマイズできます。元となるデータを誤って書き換えたり削除したりする心配もありません。

また、表示させるデータに制限をかけることも可能です。例えば、個人情報などの重要なデータは管理者のみが閲覧できるようにしたり、ユーザーごとに編集できる範囲を制限したりすることもできます。

 

●集計作業を効率化できる

Accessを導入することで集計作業を効率化できます。例えば営業管理において「誰が・いつ・どの商品を・どれだけ売り上げたか」を知りたい時にAccessを使うと、簡単に集計することができます。Excelでも似たような集計作業は可能ですが、データが増えるたびに集計範囲を修正しなければなりません。Accessなら集計したいデータをあらかじめ定義しておくことで、簡単に最新の情報を確認できます。

また、Excelとの連携も可能です。例えば、Accessのリンクテーブルを使ってExcelのデータを取り込み、処理したデータをAccessからExcelにエクスポートして、Excelで表を作成するという作業もできます。

 

●帳票作成業務を効率化できる

請求書や注文書などの帳票を作成する際も、Accessが役立ちます。

例えば、複数の顧客の注文情報を受注管理表として1つの表に保存していて、そこから顧客別に請求書を発行する場合、ExcelではVBAを使って注文者ごとに転記を行う必要があります。しかし、Accessの場合は、レポート機能を使って、マウス操作のみで簡単に帳票類を作成することができます。Accessでは、データを保管するテーブル、帳票を作成するためのレポート、というようにそれぞれが専用の役割を持っており、お互いに連携できるため、VBAを使う必要はありません。そのため、帳票作成業務の効率化につながります。

 

AccessとExcelの違いは？

Excelは、Access同様Microsoft社が提供しているソフトウェアです。Excelは表計算ソフトですが、データベース機能も有しており、Accessと重複する部分も多いため、「どちらを使うべきかわからない」「ExcelではなくAccessを使うメリットはあるのか？」と疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは、AccessとExcelの違いについて詳しくご紹介します。

 

●使用用途に違いがある

Accessは、データベースを管理するためのソフトウェアであり、Excelは表計算を行うためのソフトウェアです。

Accessはデータベース管理ソフトであるため、多くのデータの保存や複数人での管理も可能です。データの検索性にも優れており、必要なタイミングで欲しいデータをすぐに取り出すことができます。

一方でExcelは、表計算ソフトであり、表やグラフの作成、簡易的な計算を目的としています。Accessと違い、大量のデータの蓄積や厳密なデータ管理には向いていません。

 

●データ量に違いがある

Excelはあくまでも表計算ソフトであるため、大量のデータを処理するのには適していません。Excelでは、行・列の最大数が決まっており、セルの最大入力文字数も約3万文字となっています。一方、Accessの場合は2GBまでのデータであれば行・列・文字数に制限がありません。このように、データ量に違いがあるため、データ量が少なく、簡単な並び替え、整理、抽出に使用する時はExcel、大量のデータを処理するデータベースとして使用するのであればAccessを活用するというように目的に合わせて使い分けましょう。

 

●セルに入力する方法に違いがある

データをセルに直接入力するExcelとは違い、Accessはテーブルやフォームを通してデータを入力します。

Excelの場合は、セルに対して自由に文字列を入力可能です。そのため、誤った文字列を入力して数式エラーが出てしまうことも起こり得ます。

一方Accessでは、列ごとに文字列、数値、日付などの型を指定するため、指定した型以外のデータは入力できません。そのため、入力ミスによる数式エラーの防止につながります。

また、Accessで作成したデータに追加でデータを入力する際は、新たなテーブルやフォームに打ち込むため、過去のデータに追加データを誤って上書きしてしまうというミスを防げます。そのため、大量のデータベースを作成する際にも役立ちます。

Excelでデータを新たに追加する際は、そのままセルに追加入力するため、上書きで削除してしまうリスクがあります。

Excelに比べて、より厳密にデータを管理したいという際にAccessを活用しましょう。

 

●データの作成領域に違いがある

Excelでは、データの保管・加工・入力・帳票出力などをすべてセルで作成します。Accessの場合は、データの入力はフォームで、その保管はテーブルで…というようにそれぞれ専用のオブジェクトを使用します。

具体的なデータの作成領域の違いは、以下のとおりです。

	Excel	Access
データの保管	セル	テーブル
データの加工	セル	クエリ
データの入力	セル	フォーム
帳票出力	セル	レポート
処理の自動化	VBA	マクロ・VBA

このように、AccessとExcelには、データの作成領域にも違いがあります。

 

●集計機能に違いがある

売上実績やWebサイトのアクセス数を、日次・週次・月次で集計している会社も多いでしょう。

Excelで集計作業を行う時、よく使われるのがピボットテーブルです。ピボットテーブルは便利な機能ですが、売上実績やWebサイトのアクセス数など日々データが増加していく場合は、ピボットテーブルの集計範囲を毎回修正する必要があり、手間がかかります。

Accessなら、集計フォームを簡単に作成でき、ボタン1つで最新の集計結果を確認できます。

 

●検索機能に違いがある

日々の業務において、蓄積したデータの中から特定の条件のデータを確認するシーンも多くあります。このような場合Excelでは、毎回検索条件を入力したり、フィルターを設定し直したりする必要があるため、手間がかかります。

Accessでは検索フォームを作成できるため、いちいちフィルター設定を行わなくても容易にデータの抽出や検索が可能です。

完全一致ではなく部分一致での検索（あいまい検索）やよく使う検索条件の保存もできます。このように、検索機能においてはExcelよりAccessのほうが優れています。

 

Accessの基本操作を解説

Accessは、以下の4つのオブジェクトによってデータベースが構成されています。ここでは、オブジェクトごとの基本操作について解説します。

 

• テーブル

• レポート

• クエリ

• フォーム

 

●テーブルの基本操作

テーブルとは、データを格納するためのオブジェクトを指します。テーブルの列をフィールド、行をレコードといいます。レコードを追加したり変更したりすることによって、データベースを充実させられます。

テーブルを使ってできることは、以下の表のとおりです。

データの蓄積・保存	製品情報や顧客情報といった様々なデータを保存する機能
データ型の設定	データに文字や数字、日付などの属性設定することによって、それ以外の入力ができないようにする機能
リレーションシップの作成	2つのテーブルに共通する項目（フィールド）同士を関係付ける「リレーションシップ」を作成する機能
エクスポート	テーブルのデータをCSVやExcelのデータとして取り出せる機能
インポート	テキスト、CSV、Excelなどのファイルをテーブルに取り込める機能
リンク	テキスト、CSV、Excelなどのファイルをテーブルに接続できる機能
外部参照	テーブルの添付ファイルを使用することによって、フォルダに保存されている写真やpdfファイルなどを表示できる機能

 

テーブルの基本操作には、「フィールド名」「データ型」「主キー」の3つのポイントがあります。

社員の名簿をデータベース化する場合、「社員ID」「氏名」「年齢」「住所」「入社日」といった項目が必要になります。この項目をフィールド名といい、社員1人分のデータが1つのレコードになります。1つのテーブルに重複するフィールド名は設定できません。

Accessでは、テーブルのフィールドごとに入力できるデータの種類を制限できます。これを「データ型」といいます。データ型には数多くの種類があり、各項目に適したデータ型を設定しなければなりません。

「入社日」のデータ型に日付/時刻型を設定した場合、日付と時間以外のデータは入力できなくなります。適切なデータ型を設定することで、入力ミスや表記揺れの防止につながります。

また、データ量が増加すると、同じデータを重複して入力してしまう可能性があります。重複を防いで適切にデータを管理するために用いるフィールドを「主キー」といいます。主キーのフィールドには、「ほかのレコードと重複するデータ」や「空白のデータ」は保存できません。そのため、主キーを使用することによって、テーブルから1件のレコードを特定できます。

主キーには、通し番号で順番につけるものや重複の可能性がないものを利用します。社員名簿を例にすると、社員IDが主キーに適しています。氏名や入社日は重複する可能性があるため、主キーにはできません。

実際にテーブルを作成するには、リボンの「作成」から「テーブル」、「テーブルデザイン」、「SharePointリスト」を選択します。

テーブルの表示については、リボンの「ホーム」→「表示」から「データシートビュー」や「デザインビュー」に切り替えられます。

 

●レポート

レポートとは、テーブルやクエリのデータを表示し、印刷するオブジェクトを指します。主に、帳票や伝票の作成に用います。

レポートを使ってできることは、以下の表のとおりです。

帳票の作成・印刷	テーブルやクエリのデータを使って帳票（レポート）を作成・印刷できる機能
はがきの作成・印刷	はがきウィザードを使って、様々なはがきを作成・印刷できる機能
宛名ラベルの作成・印刷	宛名ラベルウィザードを使って、宛名ラベルを作成・印刷できる機能
伝票の作成・印刷	伝票ウィザードを使って、納品書や請求書などを作成・印刷できる機能
宅配業者の送り状の作成・印刷	佐川急便、ヤマト運輸、ゆうパックなどの送り状を作成・印刷できる機能
様々なファイル形式での保存	エクスポート機能と同様、Excel・テキストファイル・pdf・電子メール・Word・XML・HTMLなど様々なファイル形式で保存できる機能

 

レポートを作成するためには、まず作成したいテーブルやクエリをデータシートビュー形式で表示します。

次に、リボンの「作成」→「レポート」を選択するとレポートが作成されます。

 

●クエリ

クエリとは、テーブルのデータの抽出や加工が行える、テーブルを操作するためのオブジェクトです。

一般的なデータベースを操作する場合はSQLと呼ばれるデータベース言語を用いて処理要求を出しますが、Accessではクエリを使うことで、視覚的にわかりやすく操作できます。

クエリを使ってできることは、以下の表のとおりです。

データの取り出し	テーブルからデータを取り出せる機能
条件に合うデータの取り出し	設定した条件に合ったものだけを取り出せる機能
並べ替え	データを並べ替える機能
計算	演算フィールドを使って、計算できる機能
項目の追加	計算した結果を項目に追加できる機能
テーブルの結合	2つのテーブルを結合してデータを作成できる機能
項目別の計算	項目別（グループ別）の合計を計算できる機能
様々なファイル形式でのデータ作成	ExcelやCSVデータを作成できる機能

 

クエリを作成する際は、リボンの「作成」→「クエリデザイン」から作成できます。

次に、テーブルを選択し「追加」を行うと、クエリの画面にテーブルが追加されます。

テーブルのフィールド名をダブルクリックしたり、画面下の項目を選択したりすることによって、様々な条件のクエリを作成できます。

 

●フォーム

フォームとは、テーブルのデータを入力したり表示したりする時に、ユーザーが見やすく操作しやすい画面を作成するオブジェクトを指します。

フォームを上手く活用することで、Accessの操作に慣れていない方でも簡単にデータの追加や抽出できるようなUIが作成できます。

フォームには、以下の4つの種類があります。

単票形式	1つの画面に1つのレコードを表示するフォーム。1つのデータの項目が多い場合に使用します。
表形式	1つの画面に複数のレコードを表示するフォーム。
データシート	表形式と同じく、1つの画面に複数のレコードを表示するフォーム。Excelに似ています。
帳票形式	単票形式と同様、データ単位で表示するフォーム。単票形式は1行に1つの入力欄ですが、帳票形式は1行に複数の入力欄が表示されます。

 

フォームを作成する際は、リボンの「作成」→「フォーム」の項目を利用します。

次に、フォームの表示を「デザインビュー」に切り替えると、フォーム作成のためのラベルやテキストボックス、ボタンといった部品が表示されます。部品のサイズやイベントは、部品を左クリックして「プロパティ」を開くことで、変更できます。

 

Accessが活用される仕事の場面

データベースの有用性が向上している近年、Accessは様々なビジネスの場面で活用されています。ここでは、アクセスが活用される仕事の場面について、詳しくご紹介します。

 

●営業事務/一般事務

まず、営業事務や一般事務職が挙げられます。営業事務や一般事務で役立つスキルといえばWordやExcelが思い浮かぶかもしれませんが、大量のデータを扱う場合はAccessを使用することがあります。

営業事務や一般事務でAccessを使用する場合、主な用途はデータベース作成や資料作成などです。特に、営業事務は営業をサポートする仕事なので、一般事務よりも専門的な書類作成やデータベース作成を任されることが多い傾向にあります。

 

●データベースエンジニア

Accessはデータベース管理ソフトであるため、データベースエンジニアとして働くこともできます。データを収集して分析したり、データをより活用しやすくしたりするデータベースエンジニアにとっても、Accessは有用性が高いといえます。

ただし、Accessのみを扱うというよりは、ほかのプログラミング言語と併用してデータベースの構築から運用までを担当するケースがほとんど。Accessだけでなく、SQLといったデータベース言語やVBAといったプログラミング言語も習得しておくと良いでしょう。

 

Accessによるシステム開発について

Accessをデータベースとして活用し、システム開発を行うこともあります。ここでは、Accessでシステム開発をするメリットや開発会社の選び方について解説します。

 

●Accessでシステム開発をするメリット

Accessはもとからあるデータベースのフォーマットやテンプレートが用意されているため、ゼロから構築するよりも工数が削減できることがメリットとして挙げられます。さらに工数だけではなく、開発にかかわる人数も抑えることができるため、低価格かつ短期間での開発が可能です。できるだけ開発コストを削減したいと考えている場合、Accessを使ったシステム開発を検討してみましょう。

 

●Accessの開発会社の選び方

Accessは自社でもカスタマイズが可能ですが、知識やノウハウに不安がある場合は開発会社へ依頼することがおすすめです。その場合には必ず「Access開発実績の有無」を調べましょう。Accessを使ったシステム開発実績がない会社へ依頼した場合、意図していたシステムとは違うものが完成するリスクが生じます。開発実績がない会社でも、担当者と密に要件を固め、お互いの認識を揃えることができるのであればリスクは軽減しますが、実績を持ち、様々な要望にも臨機応変に対応ができる外注先へ依頼することによって、自社に適したシステムの開発が可能です。

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