Accessとは、Microsoft社が開発し提供しているデータベース管理ソフトで、正式名称はMicrosoft Office Access（マイクロソフト・オフィス・アクセス）です。
データの管理・保存に優れ、多くのビジネス現場で利用がされているソフトです。
本記事では、Accessの基本情報や機能、Excelとの違い、Accessによるシステム開発に関する情報などをご紹介します。
目次
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Accessとは
Access（アクセス）とは、Microsoftが提供するデータベース管理ソフトです。データベースとは、大量のデータを整理して蓄積し、必要なときにすぐに取り出せるように管理しているシステムのことを言います。データベース管理ソフトには、いくつか種類がありますが、Accessの場合はデータを表（テーブル）として管理する「リレーショナルデータベース」方式のひとつです。Accessでは、データベースの作成からデータの追加、更新、削除などの機能も備えているので、大規模なデータも取得しやすくデータ分析にも活用できます。
AccessとExcelの違いは？
●データ量に違いがある
Microsoftが提供しているサービスにはAccess以外にも様々なソフトがあります。データを表にして扱うだけであれば、ビジネスで使う人も多いExcelでも可能ですが、あくまでも「表計算ソフト」なので大量のデータを処理するのには向いていません。Excelでは、行・列の最大数が決まっており、セルの最大入力文字数も約3万文字となっています。一方、Accessの場合は2GBまでのデータであれば行・列・文字数に制限がありません。こうしたデータ量の違いがあるため、データ量が少なく、簡単な並び替え、整理、抽出に使用するときにはExcel。大量のデータを処理するデータベースとして使用するのであればAccessを活用するというように目的に合わせて使い分けましょう。
●セルに入力する方法に違いがある
Excelの場合は、セルに対して自由に文字列を入力可能です。そのことにより、誤った文字列を入力して数式エラーが出てしまう可能性があります。一方、Accessでは、列ごとに文字列、数値、日付などの型を指定します。こうすることで、指定した型以外のデータは入力できないので、入力ミスによる数式エラーを防ぐことが可能です。Excelに比べて、より厳密にデータを管理したいという場合にAccessを活用しましょう。
Accessを導入してできること
●小規模なデータベースを基本機能で作成できる
Accessの基本機能を組み合わせることでデータベースシステムを構築できます。顧客の住所データを蓄積して「住所管理システム」を構築すれば、ダイレクトメールや資料送付などの際に活用できます。また、Accessにあるデータベースの操作を自動化できる「マクロ機能」や「AccessVBA」が搭載されています。これらの基本機能を使えれば、企業でも活用できる「販売管理システム」や「在庫管理システム」といったデータベースも構築可能です。
●保存したデータを目的に合わせて利用・印刷できる
Accessでは、大量のデータを目的に合わせて取り出すだけではなく、一緒に複数の表（テーブル）を結合させて出すことも可能です。保存しているデータを、リスト形式、ラベル形式、帳票形式など様々な形式でレイアウトしたり印刷したりできます。また、直接テーブル内を触らずにデータ入力をしたり、データの閲覧を見やすく表示したりする「操作画面」も作成できます。これにより、操作性を向上させるだけではなく、入力ミスによるデータ破損のリスクも軽減できる機能も備わっているのです。
Accessによるシステム開発について
●Accessでシステム開発をするメリット
Accessでシステム開発をするメリットとしては、もとからあるデータベースのフォーマットやテンプレートが用意されていることで、0から構築するよりも工数が削減できることが挙げられます。さらに工数だけではなく、開発にかかわる人数も抑えることができるので、低価格かつ短期間での開発が可能です。できるだけ開発コストを削減したいと考えている場合、Accessを使ったシステム開発を検討してみましょう。
●Accessの開発会社の選び方
Accessは自社でもカスタマイズが可能ですが、知識やノウハウに不安がある場合は開発会社へ依頼することがおすすめです。その場合には必ず「Access開発実績の有無」を調べてください。Accessを使ったシステム開発実績がない会社へ依頼した場合、意図していたシステムとは違うものが出来上がるリスクが生まれます。開発実績がない会社でも、担当者と密に要件を固め、お互いの認識を揃えることができるのであればリスクは軽減しますが、実績を持ち、さまざまな要望にも臨機応変に対応ができる外注先へ依頼をすることで、期待通りのシステムを開発することができるでしょう。
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