PowerAutomateを使ったメール送信業務の自動化

【提供先】
輸出入通関業・物流業務
所在地：神奈川県
従業員：10~20名

【背景】
物流会社では日々、輸入手続きの一環として、顧客の代理で輸出入情報処理システムを利用し、輸入許可書の申請手続きを行っています。 申請完了後、発行されたPDF輸入許可書をクライアント様宛に送信する作業は、これまで社員が手動で対応していました。
 ※メール送信ツールはOutlookを使用。

【お客様の期待事項】
①輸出入情報処理システムより輸入許可書が発行されたら、迅速にクライアント様に連携したい
②社員の作業時間、業務負担やミスの軽減に繋げたい

【実装機能】
・PDF本文から送信先（メール宛先）の自動読取
・読取結果とマスター情報の照合
・既存顧客データと照合し、宛先および定型文の自動送信

【ポイント】
①ドキュメントの種類（フォーマットの違い）にかかわらず、OCR技術を活用し、お客様指定のキーワードを正確に抽出
②MicrosoftのRPAツール（Power Automate）を使用し、SharePointトリガーおよびExcel読み取りメカニズムを実装
- OCRの読取結果を顧客データと照合し、該当輸入許可書を正確にクライアント様へ送信する機能を実現。

③リアルタイムで輸入許可書をクライアント様へ送信
④メール送信エラー時はエラー理由に応じて、ドキュメントが該当フォルダに移動され、担当者へエラー通知を送信

【導入後の効果】
システムの導入により、迅速に業務の対応と社員の業務負担の軽減に繋がりました。

【アピール】
Microsoftの高度なOCR技術は、業種を問わず幅広く活用できます。お客様のニーズに合わせたカスタマイズを行うことで、期待を満たすだけでなく、それを上回る業務改善を実現可能です。

【利用技術】
・SharePoint（文書保管）
・Power Automate（データ照合・自動処理）
・Outlook（メール送信）
・Azure AI Document Intelligence（OCR・文書読取）