基幹システム・業務システムはクラウド化すべき？

社内で使っている基幹・業務システムは、業務効率化を担う重要なシステムです。ただし長く使っていると機能不全に陥ってしまうケースがあります。業務効率化をさらに推し進めるためには、システム刷新も必要になってきます。クラウドなら移行の手間も最低限で済みますし、オンラインシステムならではのメリットも活用できるでしょう。今回は、基幹・業務システムをクラウド化すべき理由や、メリット・デメリットなどを解説していきます。

 

目次

 

 

 

基幹システムと業務システムの違い

基幹システムと業務システムは、自社にとってそのシステムが必ず必要となるのか、管理業務においてすべてのフローを担うものか、といった観点で分けることができます。以下では、基幹システムと業務システムの違いについて解説します。

 

●基幹システム

端的にいえば、基幹システムとは「企業経営にとって主要な業務（基幹業務）を支えるシステム」です。ここでいう主要な業務とは、「その業務自体ができないと会社全体に大きな影響が出てしまうもの」を指しています。例としては、会計管理や購買管理、生産管理、販売管理、在庫管理といった管理にかかわるシステムが該当します。

例えば、販売管理システムでは取引先のデータベース管理や販売進捗状況の確認、納品までを総合的にカバーしてくれるのが特徴です。この販売管理システムがストップすると、販売がどこまで進んでいるのか分からない、納品が完了したら把握できないといった課題が発生して、業務が滞るリスクがあります。こういった特徴から、販売管理システムは基幹システムとみなすことができます。

 

●業務システム

業務システムとは、「それ自体がなくても業務が丸ごと止まるような事態にはならないが、利用すると業務効率化が達成できるようなシステム」の総称です。業務効率化ができる点では基幹システムと同じですが、業務システムの場合は停止してもすぐに業務に影響が出るようなことはありません。

業務システムの例を挙げれば、書類管理や顧客管理、チャット送受信システムなどが該当します。例えば、チャット送受信システムは業務上の連絡に便利な一方、たとえストップして一時的に使えなくても「メールで納品物とメッセージを送る」といったことは可能です。要は代替手段が簡単に用意できるので、システム停止によって業務効率は大きく落ちますが業務がストップするリスクは低くなっています。

ただし、チャットが停止すると取引先や社内とのやり取りが停止するようであれば、それは基幹システムといえるでしょう。自社の立ち位置や必要となってくる業務、そしてシステムの業務への関連度などで基幹システムなのか、それとも業務システムなのかは変化します。

 

基幹システム・業務システムクラウド化のメリット・デメリット

ここでいうクラウドとは、通信環境があれば場所を選ばずに使用できる仕組みのことです。基幹システムや業務システムの中には、クラウドで使用できるものも多く、テレワークが普及した現代で人気の高いサービスとなっています。基幹システム・業務システムをクラウド化するメリット・デメリットは、以下のとおりです。

 

●メリット

基幹システム・業務システムをクラウド化すると、コストや構築面などでメリットが得られます。

• 管理コストや運用負担を軽減できる

• システム再構築の手間を削減できる

• サーバー増強やシステム変更をオンデマンド上で実現が可能

また、クラウドは管理コストや運用の負担が掛かりません。これは、システムを提供しているベンダー側にサーバーがあり、サーバーの点検やシステムの更新、ハードウェアの入れ替えといった各作業はベンダー側で実行されるからです。自社のリソースが浮く分、作業に集中しやすい環境が構築できるでしょう。また、システム再構築に伴う負担もクラウドだと少ないです。

オンプレミスのシステムを導入する場合、自社でハードウェアやシステムを用意・導入する、ネットワーク構成を考えるといった手間が掛かりますが、クラウドだと上記の手間が減るのでハードルが下がります。またサーバーのハードウェア増強やシステム変更などを、リアルタイムで実現できるのもクラウドの強みです。

 

●デメリット

基幹システム・業務システムをクラウド化すると、柔軟性や利用面でデメリットが出てきます。

• 柔軟性がなくカスタマイズしにくい

• ランニングコストが掛かる

• オフラインでは利用できない

クラウドは、パッケージタイプで売り出されているケースが多いです。このため、ターゲット企業で需要の高い機能は大体網羅しているものの、自社だけで使っているような特別な機能までには対応していない可能性があります。カスタマイズ不対応であれば、機能不全のまま使わないといけないケースもあり、対応が難しいのがクラウドのデメリットです。

また、初期導入費用が抑えられる反面、ベンダー側へ保守・運用や更新に伴う料金を払う必要があります。料金は簡単に説明すると「ライセンス数（従業員数）×月額費用＋初期費用」といった形になります。つまり、ライセンス数が増えるほど料金がかさむので、ランニングコストが将来的には増加するデメリットがあるのです。自社で運用するオンプレミスであれば、ランニングコストは抑えやすいでしょう。

さらに、ほとんどのシステムでオフライン利用できないのもデメリットです。万が一回線が障害でつながらなくなった時などに、システムへアクセスができません。現在ではスマートフォンテザリングといった手段があるので、インターネットは容易に止まりませんが、社内でオフライン活用もしたいというような場合、クラウドは対応できません。

 

●クラウド化に向かないシステム体系とは

メリットやデメリットを鑑みると、以下のようなケースだとクラウド化にはあまり向きません。

• 既存システムのセキュリティポリシーが甘く、インターネット上で再現するのがすぐには難しい

• インターネット環境で動かすのにリスクが高い機密情報がシステム内へ含まれている

• 独自性が強いシステムなので、クラウドで再現するには工夫が必要

ただし課題を解決することでクラウド化できるケースもあるので、一度相談してみると良いでしょう。

 

システムをクラウドに移行したほうが良い理由

システムをクラウドへ移行する理由としては、次のようなことが挙げられます。

• 老朽化したシステムの刷新を行うため

• BCPへ対応するため

• スケーラビリティの確保を実施するため

 

●老朽化したシステムの刷新を行うため

企業で長く使われているシステムは、老朽化して動作が重くなる、エラーが増える、機能が陳腐化するといった課題が出ているケースも少なくありません。こういった課題を残しておくと、企業運営の足かせとなってしまう可能性が高くなります。リスクを回避するのにシステム刷新は必要ですが、コストの問題もあって簡単には施策を実行できません。そこで、簡単に移行を実現しながら初期費用を抑えられるクラウドシステムへ注目が集まっています。

 

●BCPへ対応するため

どのような事業であっても、企業運営がストップすると、取引先や消費者などへ影響が出てしまいます。安定した企業運営を行うには、災害や感染症などに備えて事業継続計画（BCP）が必須です。売上や信頼性などを確保するためには、柔軟に運用できるシステムが必要です。クラウドであればリモートワークといった働き方へも対応できます。サーバー運営側へダメージがない限りは、システムがストップしないので、安全性も高いです。

 

●スケーラビリティの確保を実施するため

自社の人員増強や事業拡大に伴い、システムには規模を変更するスケーラビリティが求められています。決めうちでリソースを決めて運用するオンプレミス型では、柔軟なスケーラビリティを確保するのは難しいです。クラウドなら、メモリやCPU、ストレージといったハードウェアの割り当てをリアルタイムで変更できます。これによって「1日だけスペックが欲しい」といったケースでも性能を落とさず、安定した運用が可能になっているのがクラウドシステムの強みです。ただし、リソース割り当て強化の場合は料金が増えるので、コストも考えて割り当てを変更する必要はあります。

 

基幹・業務システムのクラウドへの移行フロー

基幹・業務システムをオンプレミスからクラウドへ移行する際は、次のような流れで進めていきます。大体の流れは新規にシステムを導入する際と同じですが、「オンプレミスでできること、クラウドでできることを分けながら機能搭載の判断を行う」といった注意点もあります。

• 要件定義

• 移行計画

• 移行作業

• 事後検証

 

●要件定義

まず要件定義によって、クラウドへ移行する具体的な目的、移行によって何が達成されるのか、必要になる機能は何かといった項目を書類化する必要があります。ここで明確な文書化ができない場合、計画を練り直す必要性も出てくるでしょう。

 

●移行計画

移行計画では、移行の対象になるシステムや機能、クラウド上でどうシステムを再現するのか、優先度の高い機能とそうでない機能の選定などを決めていきます。オンプレミスとクラウド間の移行では、完全に旧システムの構造や仕組みを再現できるわけではありません。そのため、どの機能を構造変更で再現するのか、どの機能を削除するのかといったことも考えながら作業を進める必要があります。

 

●移行作業

次に、移行作業を開始していきます。システム自体が停止するようなら、事前に告知を行い、なるべく業務に影響がないように体制を整備してから進めます。また、エラー時にも冷静に対応できるように、フローごとに確認を行いながら適切に移行を進めると安心です。

 

●事後検証

事後検証では、移行したシステムが社内で定着しているのか、業務効率化度合いといった指標を達成しているか、想定外のトラブルが起きていないかといった点を調べていきます。どのようなシステムであれ、社内で機能していないと意味がありません。課題が少しでも見つかれば具体的な要因を調査して解決する柔軟性が必要です。何度もPDCAを繰り返して適切なシステム運営へ努めてみてください。

 

クラウドシステム導入で検討すべきこと

基幹・業務システムのクラウド化においては、次の点を検討してみてください。

 

●セキュリティ対策が万全かどうか

セキュリティ対策は、標的型攻撃が中小企業をターゲットにするものへシフトしている、といったようにトレンドが激しく重要な要素になります。ベンダー側もセキュリティ性は重要視しており、公式サイトや資料などでセキュリティに関するポリシーや強みなどを説明しているケースが多いです。自社ではそういった文章を確認するとともに、プライバシーマークやISO27017といったセキュリティに関する取得を受けているかどうか確認してください。いずれも、公的な機関から認定を受けた企業のみが有している評価です。

 

●カスタマイズできるかどうか

クラウドは、運営側がサーバーを管理・保守、運用していくという体制上、カスタマイズ性に劣りやすいのがネックです。このため、自社に合った機能が提供されており、オンプレミスの代替役として務まるシステムなのかどうかの判断が必須になってきます。もし機能が不足している場合は、カスタマイズを依頼できる体制だと安心です。ただし、オプション扱いになっているケースもあるので、予算と相談してカスタマイズを依頼するかどうか決めてみてください。

 

●コストが安価かどうか

導入コストが予算に見合うかどうかで判断ができると安心です。単に安いクラウドサービスの場合、速度制限が多い、機能制限が多いといった点が足かせになり、業務効率化が妨げられてしまうこともあります。クラウドのコストは、利用人数や期間によっても変わるので、「1年間や3年間といった期間でオンプレミスと費用を比較・コストがかさまないかどうか調べる」といった方法も取る必要があるでしょう。

 

●使いやすいUIかどうか

UIに関しては、人によって使いやすさが変わってきます。そのため事前に研修などを挟みながら、効率良く操作がこなせるようなUIを持つシステムを導入してみましょう。多くのクラウドシステムで直感的操作のできるグラフィカルUIが採用されています。ただし、いくらUIが直感操作できるタイプであっても、よく使う機能へアクセスしにくければ意味がありません。画面カスタマイズについては対応しているクラウドも多いので、柔軟に自社向けのUIにしながら操作をレクチャー、定着へとじっくり歩みを進めてください。

 

クラウドサービスは外注でも開発できる？

課題を解消するクラウド基幹・業務システムは、パッケージ販売されているものに加え、外注（アウトソーシング）で開発することも可能です。パッケージの場合はコストが安く済みますが、自社が成長するとコストがかさんでしまうリスクもあるので、初期構成や将来的な戦略を考える必要があるでしょう。また、カスタマイズ、コスト、セキュリティ各面をクリアしたシステムを導入するのも大切です。

場合によっては、自社に合ったクラウドサーバーの構築を1から依頼、保守・運用などを任せる方法もあります。この方法だと導入費用がかさみやすいデメリットがありますが、カスタマイズやセキュリティ対策をしやすいという点でメリットがあるでしょう。アフターサービスで、運用までサポートが受けられる体制だとさらに安心です。クラウド系の基幹・業務システムを開発してくれる会社については、以下のページでもご紹介しています。

 

 

システムのデジタル改革には外注開発も手

今回は基幹・業務システムをクラウド化する理由やメリット・デメリットなどをご紹介してきました。

基幹・業務システムにはクラウドへ移行するとリソースが空く、BCPといった計画へも柔軟に対応できるといったメリットがあります。ただしカスタマイズ性が足りないといったデメリットもあるので、オンプレミスと比較してどちらが強いメリットがあるのか考える必要性はあります。すでに、「AWS」といったクラウドシステムの導入によって成功している企業も多いです。ぜひ基幹・業務システムへクラウドを活用して、デジタル改革を実行してみましょう。もしも、自分たちのみでデジタル改革を進めるのは不安、という場合は開発会社への外注も検討してみましょう。

 

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