食品業界の課題を解決する販売管理システムとは？業界特化型の機能と選び方を解説

食品業界では、少量多品種や短納期といった取引ニーズの多様化に加え、安全性や品質への要求が年々高まっています。さらに、慢性的な人手不足や価格競争、原材料費の高騰といった外部環境の変化が、業務の複雑化に拍車をかけています。こうした背景の中、手書き伝票やExcel管理といったアナログな運用では限界があり、業務の効率性と正確性を両立するために、食品業界に特化した販売管理システムが必要とされるようになってきました。この記事では、なぜ今販売管理システムが注目されているのか、どのような機能が現場に求められているのか、導入でどのような効果が得られるのかを、具体的な事例とともに解説していきます。

 

目次

 

 

食品業界に特化した販売管理システムが注目されている理由

食品業界では、消費者の食の安全・品質に対する意識が高まると同時に、少量多品種・短納期対応などのニーズも年々複雑化しています。さらに、人手不足やコスト高騰の影響も加わり、既存のアナログ中心の業務フローでは対応に限界が生じやすい状況です。そのため、食品の賞味期限やロット番号など、業界ならではの管理が求められる販売管理システムの導入に注目が集まっています。安全性や正確性を確保しながら効率化を進めるうえで、これら業界特化型のシステムが大きな役割を果たしているのです。

ここからは、食品業界が抱える具体的な課題や、なぜ今こそ販売管理システムが必要とされているのかを深掘りしていきます。

 

●なぜ今、販売管理システムなのか？

食品関連企業には、電話やFAX、さらには手書きの伝票による情報共有が根強く残っています。受注の大半を電話やFAXで行う場合、文字の見間違いやヒアリングミス、伝票の紛失などによって、受注情報が正しく伝わらないリスクが高まります。加えて、受注内容を紙やExcelに手入力すると二重入力が発生しやすく、ヒューマンエラーを引き起こす原因にもなるでしょう。こうしたアナログ業務の非効率は、午前中ほとんどを受注対応に費やすほど深刻化している事例も報告されています。

一方で、販売管理システムを導入すれば、受発注データの電子化によって転記作業を減らし、ミスを大幅に抑制できます。業務プロセスを一元管理できれば、どの工程で属人化が進んでいるのかも可視化しやすくなるため、担当者の不在時でもほかのメンバーがカバーしやすい体制を整えられます。さらに、販売データや在庫データをタイムリーに把握できることで、現場の負荷を低減すると同時に、経営層が正確な数値に基づいた意思決定を行いやすくなります。

 

●食品業界ならではの課題にも対応

食品業界では、商品ごとに「賞味期限」や「ロット番号」で管理を行い、必要に応じてスピーディーに追跡できる体制が求められます。万が一不備が発生した場合でも、該当ロットを明確に特定できれば、被害範囲を最小限に食い止めることが可能です。また、同じ商品であっても、「バラ単位」「ケース単位」など多様な荷姿での在庫管理が必要になるのも食品流通の特徴といえます。取引先によって契約単価が異なるなど、価格設定の柔軟性も高い水準が求められるため、これらすべてに対応できる専用機能を持った販売管理システムが重宝されているのです。加えて、牛肉や米などのようにトレーサビリティの導入が義務化・推奨されている品目も少なくないため、ロット情報と履歴を照合できるシステムは、企業の信頼性を確保するうえで極めて重要な手段となっています。

 

食品業界向けの販売管理システムでできること

食品業界に最適化された販売管理システムは、受発注業務や在庫管理はもちろん、賞味期限・ロット管理など、業界特有のニーズに合わせた機能を標準で備えているケースが多いです。ここでは、大きく分けて四つの機能領域を紹介します。

 

●受発注管理の効率化

従来、紙の伝票やFAXを使い回し、社内システムに一つひとつ手入力していた業務を、販売管理システムの導入で大幅に削減できます。過去の注文情報をテンプレート化しておけば、新規注文の際に必要事項を呼び出すだけで済むため、時間短縮になると同時に入力ミスも防げます。また、「インフォマート」「タノム」といった受発注サイトと連携可能なシステムであれば、取引データをそのまま取り込み、二重入力をなくすことも容易です。アナログ受注を完全にゼロにするのは難しいとしても、システムへの直接入力や一括取り込みを活用すれば、転記作業や聞き違いによるトラブルが格段に減るでしょう。

 

●リアルタイムでの在庫管理

入出庫のたびに在庫数が自動更新されるため、最新の在庫数を画面で素早く確認できます。複数拠点に倉庫を持つ場合でも、一覧表示ですべての在庫を俯瞰できるシステムなら、どの倉庫に過剰在庫があり、どの拠点で不足しているかなどを素早く把握可能です。さらに、在庫の稼働状況を分析すれば、不動在庫や長期滞留在庫の早期発見と対策が取りやすくなります。季節変動や需要予測を踏まえた仕入れ・発注にも役立つため、ムダな在庫を抱えず販売機会を逃さない運用が期待できます。

 

●ロットと賞味期限の厳密な管理

食品の安全管理に欠かせないのが、ロット情報と賞味期限を厳格に扱う機能です。システム導入により、入荷時にロット番号と期限を登録し、出荷時も該当ロットを引き当てることでミスマッチを防止します。先入先出（FIFO）のルールが徹底されるよう自動制御する仕組みや、賞味期限が古い商品を誤って後から出荷しようとした際に警告を出す機能があれば、クレームや返品リスクの削減につながります。万が一の回収でも、どの取引先にいつ出荷されたのかをすぐ特定できるため、トラブル発生時の対応力も高まるでしょう。

 

●製造業務や販売先ごとの対応も含めた一括管理

製造業を兼ねている企業では、生産管理機能と連動し、完成品として在庫登録するまでをシームレスにつなげられるシステムがあります。加えて、直営店舗やECサイト、業務卸など複数チャネルを運用している場合でも、受注や在庫を一元化することで、販売状況と在庫をリアルタイムに反映できます。納品先・出荷ルートごとに帳票レイアウトを自動選択したり、配送先別のピッキング指示書を生成したりする機能も、手間を減らしながら正確な出荷をサポートします。

 

こんな課題がある企業におすすめ

紙伝票やExcel管理で、無理やり現場を回している状況に当てはまる企業は少なくありません。ここでは、販売管理システムによって解決しやすい代表的な課題を挙げます。

 

●アナログ管理から脱却したい

紙やExcelが中心の管理体制だと、伝票整理や月末月初の集計作業に多大な労力がかかりやすいです。また、複数のExcelファイルが併存している企業では、担当者しかわからない独自マクロや関数が生まれ、いわゆる“属人化”によるリスクが高まります。販売管理システムを導入し、一元的にデータを管理すれば、二重入力や集計ミスを減らすだけでなく、業務フローそのものを標準化できます。属人性から脱却できれば、担当者不在でもスムーズに業務を回せるようになるでしょう。

 

●複雑な荷姿や単価設定が必要

同じ商品でも、バラ単位・ケース単位・パック単位のすべてで在庫が管理され、取引先ごとに単価が細かく変わるといった状況では、Excelや手書きの台帳では管理が破綻しがちです。さらに、数量別割引や期間限定キャンペーンなど、複雑な単価が入り乱れると適用ミスのリスクが上がります。食品業界向けの販売管理システムでは、荷姿ごとの在庫管理と価格ルールを登録する機能が充実しているため、条件が異なる取引先への販売でも正確な単価適用を自動化しやすいのが特徴です。

 

導入前に押さえておきたい選定ポイント

販売管理システムは、価格や機能、導入形態などが製品によって大きく異なります。自社に合わないシステムを導入すると、カスタマイズ費用が膨らんだり、逆に機能不足で運用しきれなかったりといったリスクがあるため、選定時のチェックは入念に行いましょう。

 

●業界特化型かどうか

食品業界ならではの賞味期限管理やロット追跡、荷姿管理などを標準機能として提供しているかが重要な判断基準です。海外からの輸入を行うなら外貨決済や関税計算、不定貫商品を扱うなら重量管理と単価設定の連動といった、特殊な要件に対応できるかも大きなポイントになります。また、青果や水産など、商品ジャンルによって必要になる管理機能が異なる場合、同業種の導入実績が豊富なベンダーほど安心でしょう。

 

●既存システムとの連携性

販売管理システムを単独で利用するのではなく、会計ソフトや受発注サイト、POSレジ、ECサイトなどの外部システムとデータ連携できるかどうかによって、効率化の度合いは大きく変わります。CSVインポート・エクスポートに対応しているだけでなく、API連携が可能なシステムであれば、リアルタイム性の高い情報共有が実現しやすくなります。

 

●段階的な導入が可能か

販売管理、在庫管理、生産管理などを一気に導入すると、現場の負担が急増するおそれがあります。最初は売上管理機能だけ導入し、運用になじんだら在庫管理や製造管理を追加していく「スモールスタート」であれば、リスクを抑えながらシステム導入を成功させやすいでしょう。現場が混乱せずに運用できるよう、必要な機能を段階的に拡張できる柔軟性があるかを確かめることが大切です。

 

おすすめの販売管理システム

食品業界には多種多様な販売管理システムが提供されていますが、ここでは代表的な3製品を紹介します。下記に簡易の比較テーブルを用意しましたので、特徴を見比べてみてください。

 

●アラジンオフィス for foods

多彩な業界実績を誇る「アラジンオフィス」の食品業界向けバージョンで、ロットや賞味期限、荷姿管理などを幅広くカバーします。ECサイトやPOSレジとの連動も柔軟に行え、必要に応じてクラウド環境での運用に切り替えることも可能。イージーオーダーパッケージ方式を採用しており、企業規模や要件に合わせて機能を追加できる自由度の高さが魅力です。

 

●懐刀（ふところがたな）

クラウド型で運用しやすく、売上や仕入、製造管理までワンストップで対応できる点が特徴です。モバイル端末を活用した現場作業の効率化にも力を入れているため、店舗業務や小規模工場を含む多拠点運用にも向いています。帳票レイアウトや単価設定など、食品関連の複雑な取引条件にも柔軟に対応できるよう設計されているので、幅広いケースで導入しやすいでしょう。

 

●SMILE V FOODMASTER

大塚商会が提供する「SMILE V」をベースに、食品卸の商習慣をカバーする形で拡張された製品です。最大4種類までの荷姿単位設定や賞味期限逆転防止など、特に卸売企業が抱えやすい課題に細かく対応しています。オンプレミスからクラウド、ASP形式まで多様な導入形態を選べるので、自社のITインフラ環境に合わせやすいところもメリットです。

 

販売管理システム導入で現場と経営を強化しよう

販売管理システムの導入は、日々の事務・現場作業を効率化するだけでなく、企業全体の経営判断をより的確にする効果があります。特に食品業界では、在庫ロスの削減や消費者への安全提供、取引先とのスムーズなやりとりなど、あらゆる面でシステム導入の利点が大きいといえるでしょう。

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