飲食店の受発注業務を効率化！受発注システム導入のメリットと選び方を解説

飲食店の仕入れ業務は、日々の営業を支える重要な業務ですが、電話やFAXなどアナログな方法では、ミスや手間、時間のロスが発生しやすいのが実情です。そうした課題を解決し、業務の効率化・正確化を実現する手段として注目されているのが「受発注システム」です。本記事では、飲食店の現場担当者や経営者の方に向けて、受発注システムの基本から導入メリット、自社に最適なシステムの選び方、さらには外注という選択肢まで詳しく解説します。

 

目次

 

 

受発注システムとは？導入の基本と効果

飲食業では、日々の食材や飲料の発注業務が店舗運営の根幹を支えています。しかし、その発注業務がアナログな方法で行われていると、時間や労力がかかり、ミスも発生しやすいのが現状です。そこで注目されているのが「受発注システム」です。本稿では、受発注システムの基本的な定義から、導入による効果、そして自社に適したシステムの選び方までを解説します。

 

●受発注システムの概要

受発注システムとは、飲食店が食材や飲料品などを発注する際に、電話やFAXといった従来の方法ではなく、オンラインシステムを利用する仕組みのことです。これらのシステムは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど多様なデバイスに対応していることが多く、時間や場所を選ばずに発注作業を行うことが可能です。多くのシステムでは、発注用のWebページや専用のアプリケーションが提供され、飲食店側はこれらのインターフェースを通じて必要な商品をリストから選択し、数量を入力して発注を行います。システムによっては、過去の発注履歴や登録された商品情報を活用することで、より迅速かつ正確な発注が可能になります。

 

●受発注システム導入による主な効果

受発注システムの導入は、飲食店の経営において多岐にわたる効果をもたらします。まず、発注業務の効率化によって、これまで複数の従業員が時間をかけて行っていた作業を、より少ない人数、あるいはより短時間で行うことが可能になり、人件費の削減に繋がります。例えば、以前は各店舗の担当者が電話やFAXで個別に発注していた作業が、システム上で一括して行えるようになることで、その分の人件費を削減できます。また、発注業務にかかる時間が短縮されることで、従業員は他の重要な顧客対応やサービス向上などに時間を割けるようになり、結果的に少ない人数でも店舗運営が可能になる場合があります。

次に、書類の電子化により、用紙代や通信費といったコストを削減できます。従来の紙ベースでの発注では、発注書、FAX送信状、控えなど、多くの用紙が必要となり、印刷代や保管スペースのコストが発生していました。受発注システムを導入し、ペーパーレス化を実現することで、これらの用紙代を大幅に削減できます。FAXを利用していた場合は、送信料や電話代といった通信費も削減できます。

さらに、正確な在庫管理は食材ロスを低減する上で非常に重要です。受発注システムの中には、在庫管理機能を備えているものがあり、発注データと連携してリアルタイムの在庫状況を把握することができます。これにより、売れ筋商品の欠品を防ぎつつ、過剰な発注による食材の余りや廃棄ロスを減らすことができます。過去の販売データや曜日ごとの需要予測などを活用して、適切な発注量をシステムが自動で推奨する機能などもあります。

そして、人的ミスの軽減による業務精度の向上は、顧客満足度の向上や手戻りの削減といったメリットをもたらします。手作業による発注や受注では、入力ミス、数量間違い、伝達漏れなどの人的ミスが発生しやすく、これが業務の非効率や顧客とのトラブルにつながる可能性がありました。受発注システムを導入することで、これらの人的ミスを大幅に削減し、発注・受注業務の精度を高めることができます。業務精度が向上することで、顧客への正確な商品提供や、取引先とのスムーズなやり取りが可能になり、結果として顧客満足度の向上に繋がります。

 

飲食業界に受発注システムが求められる理由

従来の受発注方法は、多くの課題を抱えており、飲食業界において受発注システムの導入が求められています。

 

●従来の受発注方法の課題

電話注文では、回線の状況や相手の声やトーンによって聞き取りにくい場合があり、発注内容の聞き間違いや数量の誤認といったミスが発生しやすい状態でした。また、口頭での伝達は別途記録に残す必要があり、後で内容を確認する際に齟齬が生じる可能性があります。特に、忙しい時間帯には電話が集中し、落ち着いて内容を確認する余裕がない場合などに、ミスが起きやすくなります。

一方、FAX注文は、用紙の状態や印刷の品質によって文字が不鮮明になることがあり、内容の読み取りミスを引き起こす可能性があります。手書きで記入された注文書の場合、書き間違いや記入漏れのリスクも伴います。また、FAXの送受信には手間と時間がかかり、送信側のミスで注文が届かないといったトラブルも起こり得ます。

メール注文では、他のメールに埋もれて見落とされたり、担当者がすぐに確認できなかったりする可能性があり、対応の遅れにつながることがあります。特に、複数の取引先とメールでやり取りしている場合、注文メールの管理が煩雑になりやすいです。また、メールの送受信トラブルによって、注文が正常に完了しないリスクも考えられます。

さらに、手作業による入力ミスや記録漏れは、業務の正確性を大きく低下させます。手書きの注文書やExcelなどを使った管理では、データ入力の際にタイプミスや数値の入力間違いが発生しやすく、これが在庫管理のずれや請求金額の誤りにつながることがあります。また、注文内容や在庫状況の記録を紙や手帳で行っている場合、記録漏れが発生したり、情報が散逸して管理が煩雑になったりする可能性があります。

 

●手作業による在庫管理と請求業務の問題点

手作業による在庫管理では、常に最新の在庫状況を正確に把握することが難しく、特に食材のように消費期限があるものが多い食品業界においては、大きな課題でした。在庫数の確認に時間がかかったり、目視での確認に頼ったりする場合、売れ筋商品の在庫切れを起こし、販売機会を損失する可能性があります。一方で、正確な在庫数が把握できないために、必要以上に多くの食材を発注してしまい、結果的に食材が余って廃棄ロスにつながることもあります。食品の鮮度が重要な飲食店にとって、これは直接的な損失に繋がります。

手作業で請求書を作成する場合は、注文内容や数量、単価などを一つひとつ確認しながら転記する必要があり、非常に時間と手間がかかります。複数の商品を扱う場合や、割引などが適用される場合には、計算ミスが発生するリスクが高く、顧客や取引先との間で金額の不一致によるトラブルが生じる可能性もあります。

さらに、手作業で管理している場合、仕入れ先から送られてきた請求書と、自社の発注記録や納品記録を照合する作業に多くの時間を要します。特に、発注頻度が多い場合や取引先の数が多い場合には、照合作業が煩雑になり、人的ミスも起こりやすくなります。請求金額に誤りがあった場合、その原因を特定するのにも時間がかかり、支払いの遅延や取引先との信頼関係の悪化につながることもあります。

 

受発注システム導入の具体的なメリット

受発注システムの導入は、飲食業界の様々な業務において様々なメリットをもたらします。ここでは、以下の3点のメリットを詳しく紹介します。

• 発注業務の効率化が可能

• 受注業務の効率化が可能

• 人件費や紙代の削減が可能

 

●発注業務の効率化が可能

多くの受発注システムは24時間365日利用可能です。そのため、飲食店の営業時間外や、担当者の都合の良い時間に発注作業を行うことができます。これにより、例えば閉店後や早朝など、店舗が比較的落ち着いている時間に発注業務を進めることができ、日中の忙しい時間帯の業務集中を避けることができます。また、急な食材切れが発生した場合でも、迅速に発注対応が可能となり、機会損失を防ぐことができます。

受発注システムには、過去の発注履歴が記録されているため、以前に注文した商品を簡単に再注文することができます。これにより、頻繁に注文する商品については、改めて商品名や数量を入力する手間が省け、発注作業時間を大幅に短縮できます。また、過去の注文内容を参考に、適切な発注量の判断材料とすることも可能です。過去のデータに基づいた発注は、より精度の高い在庫管理に繋がります。

多くの受発注システムでは、事前に商品情報を登録しておくことで、発注時に商品リストから選択し、数量を入力するだけで簡単に発注が完了します。頻繁に発注する商品については、ワンクリックで発注できる機能を持つシステムもあり、スムーズな発注とミスの軽減に繋がります。将来的には、AIによる需要予測に基づいた自動発注へと発展する可能性も考えられます。

 

●受注業務の効率化が可能

飲食店が発注したデータは、受発注システムを通じて自動的に受注側に記録・管理されます。これにより、受注側は手作業で注文内容を入力する手間が省け、入力ミスや転記ミスを減らすことができます。特に、電話やFAXで受けた注文をシステムに手入力する場合と比較して、大幅な時間短縮と正確性の向上が期待できます。自動化によりサプライチェーン全体の効率化につながり、迅速かつ正確な配送を可能にします。

多くの受発注システムは、他の業務システム、例えば販売管理システムや会計システムなどと連携することができます。これにより、受注データが自動的にこれらのシステムに反映され、二重入力の手間を省き、データの一元管理を実現できます。例えば、受注データが販売管理システムに連携されることで、売上状況の把握や顧客分析が容易になり、会計システムに連携されることで、請求書の作成や入金管理がスムーズに行えます。受発注システムがビジネスデータの中央ハブとなることで、より包括的な経営判断が可能になります。

受発注システムによっては、受注データに基づいて納品書や請求書を自動的に作成する機能を備えているものがあります。また、作成された書類は電子データとして保存・管理できるため、紛失のリスクも減り、必要に応じてすぐに検索・参照することができます。これは、受注側のバックオフィス業務を効率化し、コスト削減にも繋がります。

 

●人件費や紙代の削減が可能

受発注システムの導入により、発注、受注、請求といった一連の業務が効率化され、これまでこれらの業務に費やされていた時間と労力を大幅に削減できます。これらの業務を担当していた従業員の負担が軽減され、より少ない人数で業務を回せるようになるでしょう。例えば、これまで複数名で行っていた発注業務を1名で担当できるようになったり、残業時間を減らすことができたりすることで、人件費の抑制に繋がります。

受発注システムを利用することで、発注書、納品書、請求書といった書類を電子データとして作成・送付・保管することが可能になり、紙の使用量を大幅に減らすことができ、用紙代、印刷代、インク代などのコスト削減に繋がります。また、郵送による書類のやり取りが不要になるため、郵送費や封筒代などのコストも削減できます。

 

自社に適した受発注システムの選び方

受発注システムは多種多様なものが提供されており、自社の規模や業態、予算に合ったシステムを選ぶことが、導入効果を最大化する上で非常に重要です。

 

●規模・業態・予算に合ったシステムを選ぶ

受発注システムには、小規模な個人経営の飲食店に適したものから、複数の店舗を持つ大規模チェーン店に適したものまで、さまざまな種類があります。自社の店舗数や規模、将来的な事業拡大の計画などを考慮し、システムが対応できる範囲を確認しましょう。例えば、単一店舗であれば基本的な機能が揃ったシンプルなシステムで十分かもしれませんが、複数店舗を運営している場合は、店舗間の情報共有や一元管理機能が充実したシステムを選ぶ必要があります。将来的な事業拡大を見据えた上で、システムの拡張性など考慮することが重要です。

飲食業特有のニーズに対応した機能が搭載されているかを確認することも大切です。例えば、食材の在庫管理機能、メニューの原材料情報との連携機能、アレルギー情報管理機能、レシピに基づいた発注量の自動計算機能などがあると便利です。また、賞味期限管理機能や温度帯管理機能など、食品衛生に関わる機能も重要となる場合があります。汎用的なシステムではなく、飲食業界に特化したシステムを選ぶことで、より業務効率化に貢献できます。

受発注システムの導入には、初期費用や月額の利用料が発生します。これらの費用を比較検討し、自社の予算に合ったシステムを選ぶことが重要です。単に費用が安いだけでなく、必要な機能が揃っているか、導入によって得られる効果（人件費削減、食材ロス削減など）を考慮し、費用対効果の高いシステムを選択する必要があります。無料トライアル期間が設けられているシステムもあるので、実際に試してみて使い勝手や機能を確認することをおすすめします。導入後の運用コストや、カスタマイズが必要な場合の追加費用なども考慮に入れる必要があります。

 

●クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型の受発注システムは、インターネット環境があればすぐに利用を開始できるため、導入が比較的容易です。自社でサーバーなどの設備を用意する必要がないため、初期費用を抑えることができるのが大きなメリットです。ただし、システムは提供事業者の用意した環境で動作するため、自社の業務に合わせて細かくカスタマイズすることは難しい場合があります。一般的に、月額または年額の利用料を支払う形式が多いです。

オンプレミス型の受発注システムは、自社内にサーバーなどの設備を設置し、システムを構築するため、自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。セキュリティ面でも自社で管理できるというメリットがあります。しかし、サーバーの購入費用や設置費用、ソフトウェアのライセンス費用など、初期費用が高額になる傾向があります。また、システムの導入や設定に時間と専門知識が必要となります。独自の業務フローを持つ大規模なチェーン店などでは、オンプレミス型が適している可能性があります。

どちらのタイプが自社に適しているかは、自社のIT環境、予算、業務の複雑さ、カスタマイズの必要性などを考慮して判断する必要があります。例えば、IT専門の担当者がいない小規模な飲食店であれば、導入や運用が容易なクラウド型が適しているかもしれません。一方、独自の業務フローがあり、システムを細かくカスタマイズしたい大規模なチェーン店などでは、オンプレミス型が適している可能性があります。

 

受発注システムを外注するという選択肢

受発注業務の効率化は、飲食業における経営の重要な要素です。自社のニーズに合わせた発注システムの開発を外部の専門業者に委託するという選択肢に焦点を当て、その戦略的な利点や注意点について解説します。

 

●外部委託による業務効率化

既存のシステムでは、企業が自社のプロセスをシステムように修正や管理が必要になる可能性があります。ですが、外注業者に開発を依頼することで、既存のワークフローと独自の要件に正確に合致するように設計できます。

 

●外注先選定時のポイント

飲食業界向けに特化した発注システムの開発実績が豊富なベンダーを探しましょう。他社との事例も確認し、自社に適したカスタマイズが可能か確認。

また、開発後のサポートと保守サービスについてもチェックしておくと良いでしょう。サービスレベル契約（SLA）、技術的な問題への対応時間、システムアップデートとアップグレードの処理手順等。

 

●契約時の注意点

総開発費用、すべての料金の詳細な内訳を明確に確認しましょう。前払い金、プロジェクト完了時の最終支払いなど、支払いが必要なタイミングや追加費用なども見ておくと良いです。

また、顧客データ、価格戦略、レシピ（該当する場合）、その他の専有情報を含む機密のビジネス情報を保護するために、包括的なNDA（秘密保持契約）が締結されていることを確認しましょう。

 

飲食店向けの受発注システムの導入・外注を検討しよう

飲食業界における受発注システム導入は、業務効率化、コスト削減、そして人的ミスの軽減に大きく貢献します。オンラインシステムによる発注業務の効率化、受注業務の自動化、そしてペーパーレス化によるコスト削減は、日々の店舗運営をよりスムーズで生産性の向上に繋がります。

自社の規模や業態、予算に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要であり、クラウド型とオンプレミス型の違いを理解し、必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

発注ナビでは、企業のニーズに合わせた受発注システムを開発できるベンダーやメーカーを数多くご紹介しています。自社に合った開発会社がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えのご担当者様は、ぜひ一度発注ナビの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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