販売管理システムとは？導入事例や開発会社を選ぶポイントを解説

販売管理業務には、受注・発注・売上計算・入金など、様々な作業が混在しています。一連の煩雑な管理業務を効率化できるシステムが、「販売管理システム」です。本記事では、販売管理システムを導入するメリットから、システムを選ぶ際のポイント、実際の導入事例までを解説しています。ぜひ本記事を参考に、販売管理システムの導入を進めてみてください。

 

目次

 

 

 

そもそも販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売にかかわる業務を効率的に管理できるシステムのことです。受発注作業や在庫・出入荷の管理など、販売業務は様々なプロセスによって成り立っています。販売管理システムの役割は、管理業務にかかる負担やミスを減らし、業務効率化の実現です。

 

導入前に要チェック！知っておきたい販売管理システムの基本機能

販売管理システムの基本的な機能は、以下の3つです。

 

• 販売管理機能

• 在庫管理機能

• 購買管理機能

それぞれの機能がどのような役割を果たすのかを、ご紹介します。

 

●販売管理機能

販売管理機能とは、見積もり・受注・売上などの各種業務フローで発生するデータを管理する機能を指します。例えば、見積もりの管理機能では見積もり書の作成や入力、作成した見積もり書のデータ保管が可能です。受注管理機能では受注データの登録や過去のデータの保管、売上管理機能では売上データや売掛情報を入力・保管できます。

 

●在庫管理機能

在庫管理機能とは、扱っている商品の在庫状況の管理や出入荷管理を担う機能です。適切に管理できることにより、受注確定後の出荷指示の作成作業や、棚卸の管理・登録業務の負担を軽減できます。在庫管理機能は、仕入れ管理機能と連携できることが多くあります。入荷数に合わせて在庫数を正確に管理できるのが特徴です。在庫管理は、最新の在庫情報を正確かつリアルタイムに管理することが求められる作業。販売管理システムによって、在庫管理業務をより効率化できます。

 

●購買管理機能

購買管理機能とは、仕入れや発注にかかわる業務を管理する機能です。仕入れ契約の確定や仕入れ予定の入力、支払い管理などの作業を行います。商品そのものの仕入れだけでなく、商品を製造するための原材料や資材の調達時にも役立つ機能です。くわえて、「どの取引先から／どの程度の量を／どの程度の金額で仕入れるのか」といった購買計画を策定する際にも重宝します。

 

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入することで、煩雑な販売管理業務の負担を軽減でき、業務の効率化につながります。くわえて、以下の３点のメリットも得られます。

 

• 人為的なミスの防止

• データ共有の円滑化

• 経営状況の可視化

 

●人為的なミスの防止

販売管理システムを導入することで、これまで目視や手作業で行っていた作業を自動化できます。その結果、入力ミスや計算ミスなどの人為的なミスを防止しやすくなるのがメリットです。なかには、不自然な数値を入力した際にアラートを表示し、確認を促す機能が搭載されている販売管理システムもあります。その場で間違いを訂正でき、より人為的なミスを防止する設計となっています。

 

●データ共有の円滑化

販売管理システムを導入することで、データや情報の共有がスムーズに行いやすくなります。これによって、仕入れから販売、発注までのサイクルにロスが生まれにくくなるほか、チーム間や部署間で必要な情報を迅速に確認できるようになり、コミュニケーションロスも発生しにくくなります。くわえて、購買・売上データを社内で横断的に共有できるようになるのもポイント。販売活動全般の改善にも役立てられます。

 

●経営状況の可視化

システムの導入によって、具体的で正確な数字を確認できるようになり、経営状況を可視化できます。「余剰在庫を抱えている」「生産が追いついていない」といった状況を数字で確認できれば、迅速に改善策を打てます。システムによってはAIを搭載しているものもあります。これによって、需要予測が可能となり、よりスムーズに経営戦略を立てられるようになります。くわえて、受注予測に携わる業務に慣れていない社員でも、システムを使えば業務に貢献できるようになります。業務内容による属人化も防げます。

 

販売管理システムの課題

販売管理システムを導入するうえでの課題は、主に下記の2点が挙げられます。

 

• 導入によって相応のコストが発生する

• 必ず効果が出るとは限らない

 

●導入によって相応のコストが発生する

販売管理システムを導入する規模感によって、相応のコストが発生します。また、初期費用だけでなく、クラウド型であれば月額利用料がかかり、オンプレミス型であれば保守費用をはじめとするランニングコストが必要です。販売管理システムには無料で運用できるものもありますが、機能が限定的なケースも少なくありません。有料版と比較すると、機能面に物足りなさを感じることもあります。そのため、きちんと費用対効果を見極め、自社の規模に合ったシステムを導入することが必要です。

 

●必ず効果が出るとは限らない

自社に適していない販売管理システムを導入した場合、効果を得られず費用対効果もマイナスとなってしまいます。また、システムの導入は短期的ではなく長期的な視点が必要です。そのため、販売管理システムを導入する際には、自社の販売管理の課題が解決されるか、必要な機能はきちんと備わっているかを確認することが大切です。システムは導入が目的ではなく、運用して利益を出すことが目的です。

 

販売管理システムの課題を解決するヒント

販売管理に関する課題を解決するヒントは、「自社内の体制整備」と「費用対効果」です。販売管理システムを導入するにあたって責任者の選定を行い、経営陣を巻き込んで導入・運営体制を整備することで、販売管理システムの導入が円滑になります。同時に、導入時の業務フロー変更やシステムの操作方法を関連部署に徹底周知しておくことも大切です。先述したように、導入効果を高めるためのアクションも重要です。自社の規模感に合ったシステムを導入することで、導入効果を高められます。販売管理システムでカバーする業務範囲を明確にしたうえで、導入する機能に優先順位をつけましょう。また、導入にかかわる初期費用やランニングコストも精査したうえで、費用対効果を見極め社内周知に努めることも大切です。

 

販売管理システムの導入事例を紹介

販売管理システムの導入事例を、以下で3つご紹介いたします。それぞれの企業がどのような課題を抱えていたのか、販売管理システムの導入によりどのくらい課題が解消されたのか、ケーススタディの参考にしてください。

 

●Lafayetteの事例

アパレルブランド「Lafayette（ラファイエット）」は、店舗での販売にくわえ、オンラインショップも手がける企業です。それまでは主にExcelを使い、店舗とオンラインショップの注文確認や在庫管理を行っていました。一連の販売管理作業を手動で行っていたため、大きな業務負担になっていました。とくに、実店舗とオンラインショップの在庫を分けずに手動管理していたため、在庫調整の業務負担が大きかったといいます。そこで販売管理システムを導入し、手動での在庫調整をすべて自動化。くわえて、実店舗とネットショップの在庫データを集約し、不良在庫や売れ筋商品を可視化しました。結果、業務負担の軽減はもちろんのこと、商品の回転率や粗利率をより正確に把握できるように改善されました。

 

●株式会社IKUSAの事例

株式会社IKUSAは、イベント事業やデジタルマーケティング事業を展開している企業です。毎月の販売金額や販売数の集計において、数値データの参照先が多く、正確な数値を記入するのに時間がかかっていたことが課題でした。それが、販売管理システムを導入したことにより集計作業が自動化され、これまで半日ほどかかっていた集計作業が、10分程度に短縮されました。

 

●ヤマト株式会社の事例

文具や事務用品の製造・販売を手がけるヤマト株式会社。大量の商品と複数の販売チャネルを展開していたことから、管理業務の負担が大きかったといいます。なかでも、商品単価の管理や設定に時間がかかっていました。そこで導入したのが、単価設定機能が充実している販売管理システムです。システムの導入後、商品・販売チャネル・顧客ごとの単価設定作業の効率化に成功。くわえて、データ抽出機能により販売実績データを簡単に出力できるようになりました。

 

販売管理システムの種類

販売管理システムの種類は、以下の2つに分けられます。種類ごとの特徴や機能を、下記で紹介します。

 

• 汎用タイプ

• 業種特化タイプ

 

●汎用タイプ

業種・業態を問わず、幅広い業務に対応できるタイプの販売管理システムです。複数のサービスや商材を扱っている企業や、販売チャネルが複雑化している企業に適しています。必要な機能や項目を後からでも追加しやすいのも汎用タイプのメリット。「導入時は一部の業務対応から始めて、業務の内容やフローに合わせて機能をカスタマイズしていく」といった使い方が可能です。

 

●業種特化タイプ

特定の業種に向けて開発された販売管理システムです。例えば、食品業界では消費期限を基準にした在庫管理・入出荷機能が求められます。物質的な在庫を持たない業種である広告・IT業界なら、在庫管理機能を省いた販売管理システムがコストに見合います。業種特化タイプは「複数の管理機能がパッケージ化されているもの」「より細かなカスタマイズが可能な特定業種タイプのもの」へ細分化できます。この点を踏まえて、自社の業種・業務内容に沿った販売管理システムを選ぶことが重要です。

 

●提供形態別にみる販売管理システム

販売管理システムの提供形態は、クラウド型・オンプレミス型の2パターンに分けられます。それぞれの特徴は、以下のとおりです。

 

クラウド型の販売管理システム

インターネットを経由してサービスを利用できるのがクラウド型の特徴です。オンプレミス型がサーバを必要とするのに対し、クラウド型ではサーバが不要。インターネット環境とデバイスがあれば、すぐに導入できるのが魅力です。

 

	クラウド型販売管理システム
特徴	インターネット経由で利用する
メリット	自社でサーバを設置する必要がない
	複数拠点で活用する場合、情報共有が容易
	システムの運用が容易
費用の内訳	初期費用＋月額利用料（ソフトによって変化）

 

 

オンプレミス型の販売管理システム

オンプレミス型ではクラウドとは異なり、インターネット環境を利用しません。サーバを用意する必要はありますが、業務に関連するデータを自社内のネットワークで完結させられるためセキュリティ面が強固であるという魅力があります。くわえて、細かなカスタマイズが可能なものもあります。

 

	オンプレミス型販売管理システム
特徴	データを社内ネットワークですべて保管する
メリット	通信環境に左右されず利用できる
	セキュリティ面での安心感が大きい
費用の内訳	初期費用＋保守料金＋サポート料金（ソフトによって変化）

 

 

販売管理システムを選ぶ際のポイント6つ

販売管理システムを選ぶ際は、どのようなポイントに着目すれば良いのでしょうか。自社の業務との適合性や対応範囲など、販売管理システムの選定ポイントを6つご紹介します。

 

●1.自社の業種や業態に適しているか

自社の業種・業態と、販売管理システムの機能がマッチするかチェックしましょう。例えば、製造業向けに特化されている販売管理システムであれば、工程管理機能が備わっている場合が多くみられます。カスタマイズが必要なく標準機能として備わっているため、工程管理作業を効率化できます。機能の拡張性やほかのシステムとの連携できるかも視野に入れて、自社に合った販売管理システムを選びましょう。

 

●2.対応する業務範囲

システムがカバーできる・対応する業務範囲を確認することも重要です。取引や支払い管理など、お金の流れのみを管理できれば良いのか、付随する商品の流れもカバーしたいのか、売上データの分析までを行いたいのかなどにより、選択する販売管理システムは変わってきます。どこまでの業務を販売管理システムでカバーするのか、対応する業務範囲をきちんと決めておきましょう。

 

●3.既存のシステムと連携可能か

販売管理システムと社内の既存システムを連携させられれば、業務や戦略の幅が広がります。例えば、会計システムと連携させれば入出金データや売上データの入力作業を効率化できます。顧客管理システムと連携させれば、顧客の購買行動や売れ筋商品などの情報を一元管理でき、より精度の高いマーケティング戦略を展開できます。システムを総入れ替えするとなるとコストがかかるため、既存システムとの連携が可能もしくは互換性があるシステムを選ぶことはコストを抑えることにもつながります。

 

●4.簡単に操作できるか

「操作方法が簡単か」「UIは見やすいか」といった点にも注目しましょう。無料トライアルが利用できるのであれば、実際に利用して操作性をチェックするのがおすすめです。デモ動画をみて、操作時のイメージを固めるのも良いです。操作性やUIの視認性に問題があると、操作時のストレスにつながり、従業員に利用されないことも考えられます。

 

●5.法律の改正に対応しているか

租税法や薬機法など、販売に関する法制度が改正された際は、業務内容も法改正に合わせてアップデートしなくてはなりません。販売管理システムのアップデートに時間がかかると、業務の進行に支障をきたす可能性が考えられます。法制度の改正があった場合に、迅速にアップデートを配信してくれる販売管理システムを選択することが大切です。

 

●6.導入後のサポート対応はあるか

導入後のサポート体制が十分か否かもチェックしましょう。「24時間対応のサポートデスクがある」「電話でのサポートがメイン」「無料サービスであるためサポートサービスはなし」など、運営会社によって受けられるサポートの内容は異なります。「社内にIT人材が不在、または少ない」という場合は、手厚いサポートを受けられる販売管理システムを選びましょう。

 

システムの開発会社を選ぶ時のポイント3つ

業種や業務内容によっては、「自社に合った販売管理システムの開発を依頼したい」と思い至るケースもあるのではないでしょうか。そこで重要となるのが、開発会社の選び方です。良いシステム開発会社を選ぶためのポイントを、3つまとめました。

 

●1.コミュニケーションの取りやすさをチェック

システム開発を依頼すると、担当者と打ち合わせする機会が増えます。円滑に開発を進めてもらうためにも、担当者のコミュニケーション能力をチェックすることが重要です。例えば、「開発会社の担当者はこちらの要望を適切に汲み取ってくれるか」「依頼者の知識レベルに合わせて、わかりやすく説明してくれるか」といった点に注目しましょう。同時に、滞りなく連絡を取り合うためにレスポンスの速さに注目することも大切です。

 

●2.販売管理システムの開発実績をチェック

販売管理システムの開発実績の有無も、重要な選定ポイントです。汎用タイプの販売管理システムの開発が得意な企業もあれば、特定業種からのシステム開発依頼を多く受けている企業もあります。どのような販売管理システムを開発してきたのか、という要素をチェックできればなお良いです。特定の業種・分野に特化した販売管理システムを求めているのであれば、同業他社からの開発依頼を受けた事例を公開しているか確認をとることがおすすめです。

 

●3.開発会社の得意言語をチェック

システムの種類によって、よく使われる開発言語は異なります。開発会社の得意分野を大まかに掴みたいのであれば、使用している開発言語に注目するのがおすすめ。業務システム全般によく使用されている言語としては、「Python（パイソン）」「C言語」「Java」などが挙げられます。それぞれの開発言語の特性を知ることで、開発会社のスキルを大まかに予想できるようになります。

 

適切な販売管理システムの導入で業務効率化をはかろう

販売管理システムを導入すると、受注業務から始まる販売の流れを一元管理できます。業務効率化や生産性向上にもつながるだけでなく、客観的な数字を経営判断に活かすことも可能です。ぜひ本記事を参考に、販売管理システムの導入へ動き出してみてください。そして、販売管理システムの開発を依頼したいとお考えの方は、ぜひ発注ナビへご相談ください。全国5000社の開発会社の中から、案件内容やご要望に合った開発会社をご紹介いたします。

 

 

 

 

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