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IT博士に聞きました!「どうすればいい?会社のIT環境のこんな『困った』」

KTAXwebソリューションさん「IT博士」!取締役の太田さんに、話を聞きに行きました。

 

こんにちは、発注ナビです。2016年も早いもので、間もなく春到来!「新しくオフィスを移転する」「新しい社員を迎える」という企業さんも多いでしょう。

 

みなウキウキするなか、システム担当の社員さんはテンション下がり気味。その理由は「準備」です。会社移転や新入社員受け入れに向けたパソコンの用意や設定、社内ネットワークの環境整備などやることがいっぱいです。

 

東京都千代田区(秋葉原)本社のウェブ制作会社、KTAXwebソリューションさんは、ホームページの制作・運営を主なサービスとしながら、実は社内システムの整備・運用サポートもお願いできる会社。同社の「IT博士」である取締役の太田さんに、話を聞きに行きました。社内のIT環境整備で頭を悩ます方必見!皆さんからの質問に答えてもらいます。

 

この冬、高すぎた電気代。寒がりの社員のせい、じゃなかった。

 

まずは、事業拡大で近々オフィスを新設するという社長さんからの質問です。

 

Q (社長):

新オフィスの業務用パソコンを買わないといけません。店にいくと種類が多すぎて困っています。安い機種は山ほどありますが、会社で使うものですし、お金をケチってあとでトラブルになるのは嫌です。どうすればいいですか?

 

A(太田さん):

ネットにも、リアル店舗にも、本当にいろいろなパソコンがあり迷ってしまいますよね。「とりあえず何でもいっか…」となる前に、「そういえばパソコンで何するんだっけ」と整理して考えてみると、自然に答えが出ることも多いです。

 

業務用といっても、「ネットで調べ物をして、あとはメールチェックくらいにしか使わない」というパソコンが意外に多いものです。それなのに一台十数万もするノートパソコンを買うのは、本当にもったいないと思います。数万円の機種で十分ではないでしょうか。

 

逆に、「専門の会計ソフトを使う」「フォトショやイラレを使う」ということなら、メモリー量の多いパソコンが必要です。「デスクトップでたくさんの書類を同時に開きたい」なら、モニターは大きいほうが便利です。20インチ以上のモニターでも、今は1万ちょっとで買えますから、モニターだけ大きなものを選べば安くて済みます。

 

業務用パソコンを買う上で、見逃しがちなのは電力の問題です。スペックの高い機種はそれだけ電力を消費します。パソコンの電源には「電気変換効率」があり、分かりやすくするためにここでは詳しい説明を省略しますが、使用した電力のうち、どれだけ処理分として回せるかという仕組みがあるのです。

 

たとえば、500ワット消費しているパソコン電源の電気変換効率が80%だったとします。すると400ワットで処理が行われ、100ワットは熱として無駄に放出されます。これは電源という仕組み上、どうしても避けられないこと。とはいえ、より変換効率の高い電源を選ぶことで消費電力を抑えられます。

 

実際のところ電気変換効率80%は悪くない方です。とはいえ1台で100ワット無駄にしていたら、10台だと合計1000ワット無駄になります。これは大きいです。電気代がもったいないだけでなく、社内が放熱で暑くなってしまいます。

 

会社のパソコンは、まとめて一度買ってしまうと、あとの買い替えは難しいです。だからこそ一度落ち着いて、詳しい人の意見も聞いて検討されることをおすすめします。

 

会社のセキュリティ対策でオススメのNAS。知ってますか?

 

NASが、会社を守ってくれる。

 

続いては、最近ベンチャー企業に転職した経理担当の社員さんのグチです。

 

Q:会社のセキュリティが、何かすごくヤバいです。お客さん関係のデータを社員がUSBメモリに保存しています。それとなく指摘したら、「社外に持ち出さないし、引き出しに鍵かけてるから」と言ってスルーされました。そういう問題じゃないと思います。

 

A(太田さん)

USBメモリは本当に便利ですよね。つい使ってしまう方の気持ちも分かります。ただUSBメモリに保存しているデータは、ある時突然消えてなくなる危険性あり。服の静電気が原因で、データが飛ぶこともあります。

 

また、しばらく電気を通さず放置していると、気づいたらデータが消えていたりします。必ずしもそうなるとは限りませんが、あくまで一時的な保存メディアだということを頭において使うことをおすすめします。

 

会社の大小や事業内容に関係なく、「大事なデータはすべてバックアップをとる」という習慣を徹底すべきです。社内にデータ格納用のパソコン、いわゆるファイルサーバーを置き、そこを全員で使うというやり方もあります。しかし社内ネットワークを組む手間や、新しくパソコンを買う費用もかかります。

 

そこでおすすめなのが、NAS(ネットワークアタッチメントストレージ)。LANケーブルでネットワークに繋ぎ利用するデータ保存専用の機器で、安ければ1万円台です。ネットワーク敷設の手間もありません。自動バックアップ機能もついています。二台用意しておけば、もし片方がダウンしても、もう片方があるので『環境のバックアップ』もされて安心。社外からNASヘの遠隔接続も可能です。

 

たとえ社外に持ち出さないにしても、ノートPCのデスクトップ画面に置いてあるデータや、USBメモリに大切なデータを置きっぱなしにしているのはリスクが高いです。そのことをまず認識していただき、低価格で導入も簡単なNASをご検討されてみてはいかがでしょうか。

 

会社で家庭用のアクセスポイントを使うのもOK。とはいえちょっとした問題点も。

 

 

怖がりすぎず、でも油断せず。基本が大事!会社のセキュリティ対策。

 

最後に、成長企業の幹部候補として将来を期待されている若手社員Cさんからの質問です。

 

Q:「これからはウチもコンプライアンス重視!」ということで、社長のムチャ振りによって、いきなりセキュリティ担当に任命されました。何をやれば良いかさっぱり分かりません。アドバイスをお願いします。

 

A(太田さん):

セキュリティ担当というと、専門的で難しい仕事のように感じますね。確かにハイレベルな業務もあるのですが、多くの中小企業さんの場合、社内のセキュリティ強化といえば、基本的なことにきちんと取組むだけで、まずは十分です。

 

たとえば、社内パソコンのウイルス対策。最近、よくテレビなどでサイバー攻撃の話題が取り上げられますが、外部から標的にされて本格攻撃される危険がそうそうあるわけではありません。まずは社内のパソコンすべてにウイルス対策ソフトが入っているかチェックする、それくらいの基本的な対応で大丈夫です。

 

私の過去の経験ですと、8割くらいの企業さんにおいて、このウイルス対策ソフト管理が不十分です。社内のパソコンの一部に対策ソフトが入っていない、ライセンスの有効期限が切れている、ランセンスの有効期限を誰も把握しておらず更新・管理されていない、といった状況は非常によくあること。まずこの現状を改めることで、社内のセキュリティレベルは確実に上がります。

 

それからもう一つ、無線LAN接続のセキュリティに関しても注意が必要です。パソコンと同じく、社内のネットワークを使うのにもIDとパスワードがいります。

 

小さな会社さんですと、家庭用のアクセスポイントを使用しているケースも多いでしょう。そのこと自体は問題ありませんが、もしパスワードが共有になっていると注意が必要です。社員さんが誰か退職したり、使用済のパソコンを廃棄したりしたとき、そのパスワード情報がもれる可能性があります。

 

無線LANに接続するためのID・パスワードもきちんと管理する。共有するのではなく、個人ごとに変更するなどの対策は必要です。ネットワークセキュリティの管理も、こういったレベルであれば決して難しくありません。専門知識のない社員さんでも、きちんと対応できると思います。

 

 

いかがでしょうか?社内のIT環境の整備については、すでに知っている簡単なことが意外に大事だったり、とはいえ知らないことも、いろいろあったりしますね。

 

開発会社や制作会社さんのなかには、企業向けのITサポートサービスを提供しているところも、実はたくさんあります。KTAXwebソリューションもその一社。ITやウェブに関する悩みを「いざ」という時に相談できる、そんな会社につながっておくと安心ですね。

 

 

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