食品業界におけるお土産物（お菓子・加工品）やケーキや練り切りなどの生菓子、フルーツサンド、弁当・惣菜といった、毎日発注する業態の店舗では、日々の発注作業が大きな負荷になっています。しかも、その注文業務にいまだにFAXを利用しているケースが少なくありません。特に、自社工場で製造し、自社店舗網で販売する中小の老舗企業では、9割近くがいまだにFAXを使い続けているとも言われています。
FAXでの発注に慣れている、今さら新しい仕組みを覚えるのは大変──。
そうした理由から現状維持を続けている企業も多いようですが、現場の効率化やスタッフの負荷軽減を考えるなら、そろそろFAXからの卒業を検討すべき時期に来ているのではないでしょうか。
加えて、今どきの新入社員世代は、FAXの使い方どころか存在自体を知らない人も珍しくありません。人材不足が深刻化する中、旧態依然とした業務が残ったままでは、採用や定着の面でも不利に働く可能性があります。
こうした課題を解決するのが、株式会社Shared Valueが提供する「MUSUBU」です。タブレットで操作できるシンプルな構成で、FAXからの乗り換えがしやすいことが大きな特徴。さらにクラウド型のため、導入のハードルも低く、すぐに運用を開始できる手軽さも魅力です。
「そろそろFAXから卒業したい」という企業に、まさに最適な社内受発注システムと言えるでしょう。今回は、株式会社Shared Valueの爲石泰子氏に、「MUSUBU」の特徴と導入効果について詳しくお話を伺いました。
発注や在庫管理に伴う現場業務の負荷低減し、店頭における接客サービス品質の低下を防ぐ社内向けクラウド受発注システム！
―― MUSUBUは、どのようなシステムソフトウェアなのですか。
株式会社Shared Value
爲石泰子氏
爲石氏： MUSUBUは受発注のためのシステムソフトウェアです。私自身、30年近くの長きにわたり販売員として活躍してきた経歴があり、デパ地下、イベントスペースでの物産展、お土産店、道の駅など、さまざまな小売の現場を見てきました。その中で、煩雑だなと思う業務が発注業務でした。
近年、インバウンドの増加で、海外で取り上げられ話題になることも多いのですが、店頭でのきめ細かな接客、いわゆる「おもてなし」は、古来より商売の根底にある日本の伝統的な文化です。
一方で、どの企業も経営コストの面から店舗スタッフ数は最小限にとどめたい。そうなると店舗スタッフの役割はマルチロール化されてしまいます。他の業務に気をとられ、お客様から声をかけられないと気づかない店員さんが増えてしまうようでは、接客サービスの品質低下を招いてしまいかねません。
こうした問題を解消するため、店舗スタッフの業務負荷を減らすことを目的に開発されたのが、当社の発注・在庫管理システム「オルディラ（Ordira）」です。
「MUSUBU」は、オルディラの使いやすさをそのままに、自社工場で製品を製造し店頭で販売するような業態のお客様に向け、導入ハードルを下げた形でご提供する社内向けクラウド受発注システムです。
MUSUBUは、本社側でマスター管理を行い、店舗側はスマホやタブレットで簡単に発注作業が行えます。操作画面も直観的に操作できるように設計されており、店舗スタッフの教育コストも最小限に抑えられるなど、導入へのハードルが最小限になるように考えられています。
特に、これまで電話やFAX、SMS（ショートメール）で本社や自社工場に発注していた製造・販売業のお客様で、日々発注業務が発生するようなお客様に最適なシステムです。システムの利用に不慣れな現場でも運用しやすいのではないでしょうか。
―― 具体的にはどのような業種に向いているのでしょうか。
爲石氏： 翌日販売分を本社や工場に日々発注しているような製造・販売業、たとえば菓子、お弁当やお惣菜等の食品製造・販売にはピッタリです。もちろん、これらに限らず、大きな導入効果を発揮する分野もございます。
―― MUSUBUの特徴にはどのようなものがありますか。
爲石氏： MUSUBUには次のような特徴があります。
-
FAXでの社内発注を廃止
-
本社で一括マスター更新
-
受注書の自動作成・送信機能
-
各店舗の発注が自動で集計
-
日計表の作成・報告
-
BIツールによる分析
まず、FAXによる発注を廃止することで、読み取り時のミスや集計にかかる工数の低減を実現できます。また、日々の売上報告も行えるほか、細かなところでは、価格改定や新商品など、全店舗へ一斉にお知らせを通知することもできるなどFAXにかかる通信費やFAX用紙の消費を削減することができます。発注だけで考えても、仮に6店舗が1日当たり2枚の発注書を送信しているとすれば、1カ月（30日）で360枚の用紙が削減できます。また、FAX注文が廃止されれば、注文用紙を常に店舗側に用意しておく必要もなくなり、備品管理の手間も省けます。
FAXを利用している場合には、注文を受ける工場側で各店舗からの注文を種類ごとに集計し、製造ラインに送らなければなりません。実際には、送られてきたFAXを1枚ずつ目視で確認し、Excelのワークシート上で集計するという作業が当たり前のように行われています。しかし、このとき手書きのFAXの読み取りミスや転記ミスなども起こりえます。MUSUBUならばシステム上で集計を行うため集計ミスは回避できる上、それらのデータをCSV（カンマ区切り形式のデータ）で取り出すこともできるため、Excelや他のシステムに転記ミスをすることなくデータを持ち込めます。
また、システム上で過去の売上報告なども参照できますから、過去の曜日や天候などで過去にどのような販売状況だったかを確認して発注することも可能です。
―― 売上報告に天候を記録することもできるのですね。
すぐに導入して使い始められるクラウド型！ 利用に必要な機材についてもお任せください！
―― ところで、社内の発注にいまだにFAXを使っている企業というのは多いのですか。
爲石氏： 自社で運営する店舗だけならば、今時はPOSなどの利用でインターネット回線を引き込んで運用している企業も増えていますが、百貨店催事場やイベントスペースでのブースによる出店が多い企業では、現場でインターネット回線が使えないこともあります。また、老舗企業などでは、たとえ店舗数が多くても、現場が従来通りのやり方を変えたがらず、いまだにFAXを使っているケースが少なくありません。また、システム化に踏み切りたくても、予算の問題から導入に至れていないというケースもあります。
―― 何らかのシステムをすでに使っていればシステムの導入ハードルも下がりますが、これまでまったくシステム化されていなかった現場では、なかなか移行できないということですね。
爲石氏： はい。そうしたニーズも踏まえて、現場からはシステムの利用に不慣れな人でも直観的に操作できるように、タブレット・スマホを使った分かりやすいインターフェイスにしてあります。
また、これまでシステム導入してこなかったお客様にとっては、本社側の機能であるマスターの一括管理も、現場の負荷低減に効果を発揮します。
たとえば、発注用紙の管理を店舗側で行っていると、バージョン管理ができておらず、新商品がリリースされていても認識できていなかったり、販売停止中の商品を間違って発注してしまったり、といったトラブルが生じかねません。
MUSUBUならば、本社側がマスターを一括管理できるため、店舗ごとに発注できる商品を変更したり、新商品の追加や既存商品の廃止・停止、価格改定などについて、適用日を事前に登録しておき、適用日に全店舗へ一元管理のもとで反映したりすることができます。
―― これまでシステムを導入したことがない企業だと、運用のための機材やインターネット接続回線の調達など、分からないことも多いと思います。
爲石氏： その点についても心配は無用です。タブレット本体や、店頭で利用するタブレット用の肩掛けストラップなども弊社のパートナー企業をご紹介します。また、現場の状況に応じた通信環境の調達についてもご相談いただけます。
―― 本社側にサーバーコンピュータなどを置く必要はないのですか。
爲石氏： MUSUBUはクラウド型のシステムです。当社が運営するクラウドサーバー上でデータ処理を行いますので、本社側も、タブレットや一般的なパソコンで利用可能です。クラウドサーバー側で一元管理できるため、システムソフトウェアのアップデート等も柔軟に行え、お客様には常に最新状態で安心してご利用いただけます。
また、クラウド型のシステムであるがゆえに、導入の初期コストやリードタイムが抑えられるのも大きなポイント。お客様が自前で高価なサーバーコンピュータを維持する必要もないため、日常の運用コストも低く抑えられます。
―― すぐに利用を開始でき、コストも低く抑えられるというのは嬉しいですね。
工場側の業務効率化で注文締め切り時刻が延び、工場側も店舗側も業務負荷の低減につながった！
―― 本社側の機能についても教えてください。
爲石氏： 各店舗の合計仕入額、合計在庫金額の帳票出力により、各店舗の売上合計金額、日計表の合計金額、差額などが確認できます。
また分析（BIツール）もあり、BIツールによって、リアルタイムな情報をタブレット、PCで見られるため迅速な経営判断を行うことができます
―― BIツールではどのような情報が見られますか。
爲石氏： 月間売上高、月間商品売上数、粗利益推移、月間来客数・日別来客数、予算達成率、平均単価推移、平均個数推移、平均商品単価推移などが店舗別に参照できます。どの店舗でどれだけ売上が上がっているのか、どの商品、どの価格帯の商品が売れているのかといったことが一目で分かるようになっています。
―― MUSUBUの導入で本社側あるいは工場側の改善効果などの事例もありますか。
爲石氏： 工場側の集計業務が必要なくなり、受注締め切り時刻が緩和されたという例があります。弊社お取引先の株式会社にしき堂様では、従来、注文を各店舗から毎日15時までにFAXで送信してもらい、そこから注文内容をExcelのワークシートに入力して集計し、翌々日の製造数を算出するという手順を踏んでいました。
MUSUBUを導入してからは、各店舗が注文の入力を終えた時点で、工場側は製品ごとの集計を参照できるようになりました。これにより、工場側はFAXの集計作業から解放され、その分、店舗側の注文締め切り時刻も16時までに延長されました。
しかも集計データはCSV（カンマ区切り値）形式のデータとして出力し、従来から使っているExcelワークシートにそのまま読み込ませることができるため、工場側の作業も大きく変更する必要がありません。そのうえ、手書き文字の読み取りや入力時のミスも低減され、正確な生産管理に繋がりました。
また、MUSUBUは、属人化の解消にもつながる仕組みを備えています。
従来、各店舗の予算作成や売上予測は、ベテランスタッフの経験や勘に基づいて行われるケースも少なくありませんでした。
MUSUBUでは、各店舗の予算管理や売上状況をBIツールで可視化できるため、必要な情報を誰でも即座に確認できます。これにより、データをもとにした予測や判断を行いやすくなる点が特長です。
さらに、過去のデータも含めて情報を共有できるため、特定の担当者に依存せず、複数のスタッフが同じ視点で検討できる環境づくりにもつながります。
―― 導入企業ではMUSUBUをどのように業務に取り入れているのですか。
爲石氏： いきなり業務を大きく変えると現場に混乱を招きます。したがって、人がシステムに合わせるのではなく、システムが人に合わせることが大切です。MUSUBUは基本的な機能は揃えていますが、お客様によっては、機能が少ないと感じる部分があるかもしれません。これは当社の設計思想によるものです。多機能な半面、使わない機能も多く、結果として使いたい機能が埋もれてしまい、分かりづらいシステムになってしまうというのはよくあること。当社の考え方は「できることが多いより、使いこなせることが大事」というもの。ITに不慣れな人でも使いこなせるように設計しています。
MUSUBUはシンプルな機能で構成されているので、お客様の既存のワークフローの一部に組み込みやすいという特徴もあります。「全体の業務の中の、この部分をMUSUBUで効率化しましょう」というように、どうすれば効果的に活用できるかをお客様と一緒になって考えていくのが、当社のスタンスです。ぜひご相談ください。
また、お客様のもとで、すでに何らかの会計システムなどが動いていて、そこにMUSUBUのデータを読み込み連携させたいという場合には、間をつなぐソフトウェアの開発が必要になりますが、そうしたご要望についても、ぜひ相談ください。
―― 御社の営業エリアは限定されていますか。
爲石氏： 初回はWeb会議システムにて現状をお伺いしながら、システムのご紹介をさせていただきます。直接ご訪問をご希望されるお客様には交通費は実費になりますが、ご訪問することが可能です。お気軽にご相談ください。
―― 最後に料金体系を教えてください。
爲石氏： 初期導入費用が100,000円、月額1店舗～10店舗まで30,000円・11店舗～20店舗50,000円・21店舗～30店舗80,000円でご提供しています。ただいまスタートアップキャンペーンを展開中で、先着10社様まで、環境構築費30,000円、月額10,000円＋店舗数無制限（1年間のみ）でご利用いただけます（2026年2月時点）。
そろそろFAXでの社内発注から脱却したいというお客様は、ぜひ当社にお気軽にご相談ください。
