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勤怠管理システムで業務効率化!労務改善ができる多彩な機能とは?

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「一日何時間働いているか」「休みを取れているのか」など、就業規則や労働基準法の順守状況を確認し、社員の働き方を管理することを勤怠管理といいます。
勤怠管理システムとは、社員の出退勤時間や休暇日数などを管理するシステムのことです。
社員がどれだけ働いたかをデータとして記録する機能が搭載されており、記録されたデータをもとに社員に合わせた給与計算やシフト管理などを行うことができます。
今回は、この勤怠管理システムについて、基本的な機能や導入のメリットをご紹介します。

 

目次

 

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勤怠管理の重要性

勤怠管理とは、労働者の勤務状況を雇用者側が正確に把握し、法令や就業規則を遵守しているかを管理することです。労働者の勤怠管理は会社の義務であり、労働基準法の「労働時間の規定」が適用される事業所で働く管理監督者以外の社員全員が勤怠管理の対象となります。

労働基準法第32条では、特殊な職種を除いて「週40時間、1日8時間」の法定労働時間が規定されています。この法定労働時間を超えて業務を行う場合には、労働組合と「36協定」を締結し、労働基準監督署への届け出が必要です。「36協定(サブロク協定)」とは労働基準法36条に基づき、時間外労働に関して結ぶ労使協定です。

2015年には厚生労働省から「ブラック企業」対策が発表され、以降、従業員に違法な長時間労働を行わせている事業所は名前が公表されるなどのペナルティが課されています。
また、年次有給休暇の取得義務化も実行される予定で、勤怠管理の重要性はさらに増しています。

 

正確な勤怠管理が難しい理由

これまで勤怠管理というと、タイムカードで打刻したり、手書きで自己申告したりするのが一般的でした。しかし、こうした手法の勤怠管理は問題が多く、毎月の集計は手間がかかる作業でした。

 

●雇用形態の違い

社員の雇用形態は、会社によって違います。ひとつの会社内でも正社員・契約社員・アルバイトなど多様な働き方があり、それぞれ労働時間や勤務形態が異なります。勤怠管理は、給与や手当にもかかわるため、社員一人ひとりの正確なデータの記録が必要です。しかし、給与の算定基準にも月額・時給・歩合給などさまざまな種類があり、勤怠管理は複雑化しがちです。

 

●勤務形態の違い

社員全員が同じ勤務日数、出勤・退勤時間とは限りません。特にシフト制の場合、出勤日は平日のみとは限らず、出社・退勤の時間は人それぞれ異なります。勤務形態が違うと、残業や休暇取得状況の把握が難しくなり、労働基準法に照らしたチェックもしにくくなります。

 

●社員の打刻忘れ

かつて多くの企業で実施されていたタイムカードや手書きによる勤怠管理は、出張や直行直帰などの外出時は記録できないため、後日報告するか、勤怠状況を別途確認する必要がありました。しかし、そうした勤怠管理の手法では、打刻忘れや記入漏れ、不正申告のおそれがあります。毎日、正確に勤務時間を記録することは、社員一人ひとりの自己管理に任されているからです。
また、アナログな集計方法では、手動で時刻を転記し、計算する必要があります。これはミスの原因にもなり得ます。

 

●働き方の多様化

働き方改革の一環として柔軟な働き方を導入する企業が増え、勤務形態も多様化しています。フレックスタイムや在宅勤務、リモートワークなど多様な働き方が導入され、社員が自分の裁量で働く時間を調整できるようになったことで、勤怠管理はさらに複雑になり、正確な勤務時間の把握が難しくなっています。

 

勤怠管理システムの機能

勤怠管理の難しさを解消する方法のひとつが、勤怠管理システムの導入です。ここでは、勤怠管理システムの主な機能をご紹介します。導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

 

機能名 機能の内容
日次勤怠 社員の勤務状況をリアルタイムで確認する
申請・承認機能 有給や休暇の届け出を申請し、管理者が承認する
勤怠データ分析・集計機能 社員ごとの出退勤時間や残業の傾向を把握する
通知機能 打刻忘れをした従業員に対してアラートを送る
データ変換機能 記録されたデータをPDFやExcelファイルに変換する
給与計算機能 記録された勤務時間から給与金額を算出する

 

●日次勤怠

勤怠管理システムの導入により、システム上で管理されている社員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。あらかじめ休憩時間の登録をしておけば、実際の勤務時間から休憩時間を差し引いて計算することもできるので、管理の作業が削減されます。

 

●申請・承認機能

残業や休日出勤、休暇の申請・承認を勤怠管理システムで行うことができます。残業や休日出勤を申請・承認形式にすることで処理が早くなるだけでなく、時間外労働を自動的に計算でき、社員一人ひとりのトータル残業時間や労働時間を確認できます。長時間労働の把握や防止に役立つ機能です。

 

●勤怠データ分析・集計機能

入力した勤怠記録を基にデータを分析することで、残業が特に多い場合など、社員ごとの働き方の傾向を知ることができます。遅刻が多いといった問題のある社員を把握したり、勤怠情報データを給与計算と一元管理して分析したりすることも可能です。
勤怠データと給与計算システムを連動させて自動化すれば、給与計算の作業そのものだけでなく、ミスを減らすこともできます。

 

●通知機能

勤怠管理システムで自動的に残業時間を集計できるので、残業時間が規定以上になりそうなときはプッシュ通知でアラートを出します。勤務超過を未然に防ぐことができるでしょう。

 

●データ変換機能

データ変換機能は、記録された勤怠管理のデータをPDFやExcelファイルに変換する機能です。別ファイルにまとめて保存をしたり、データを紙媒体で印刷したりする際に重宝します。

 

●給与計算機能

記録された勤務時間や日次をもとに、給与金額を算出する機能です。社員の勤務スタイルによって、月給や時給などを細かく指定して給与計算ができるほか、取得した有給休暇分の給与などを合算することもできます。給与計算が容易になることで、経理の手間の削減にも繋がります。

 

勤怠管理システムの種類

●タイムレコーダー型

タイムレコーダー型は、出退勤の時間のみを記録できる勤怠管理システムです。出退勤時にタイムカードやICカードで打刻をするだけなので、取扱いの簡単さが利点といえます。また、システムの導入や運用にかかるコストも安く、社員数の少ない職場においては、タイムレコーダーで勤怠管理を行っていることもしばしばです。このシンプルな操作性と低コストというメリットがある反面、タイムレコーダーには給与計算が自動化できない、不正打刻を防止しにくいといったデメリットも存在します。タイムレコーダー型を導入した後で、社員数の増加に伴い、後述するオンプレミス型やクラウド型の勤怠管理システムを導入するケースも少なくありません。

 

●オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社(またはグループ会社)の中だけで使用する勤怠管理システムです。自社サーバ内にシステムを構築して、勤怠データを管理する仕組みになっています。自社で管理をするため、企業のルールに合わせて独自に機能をカスタマイズしやすいのが利点です。社内ネットワークが整備されている規模の大きい企業に向いている勤怠管理システムといえます。また、自社のネットワーク環境で管理ができるので、インターネットに接続をせず利用できるメリットもあります。情報漏洩のリスクが低く、企業コンプライアンスの厳格な企業にも最適といえるでしょう。

ただしオンプレミス型は、自社サーバにシステムを構築する必要があるため、導入期間や初期費用がかかりやすいデメリットがあります。さらに、機能の拡張やサーバの運用管理を行うには、情報システムの技術者が必要です。企業の規模が小さく、勤怠管理を担う人員の確保や配置が難しい場合においては、オンプレミス型はあまりおすすめできません。

 

●クラウド型

クラウド型は、インターネットを経由して利用する勤怠管理システムです。入力された勤怠データは、サービス会社が所有するサーバに記録されるため、自社にシステムを構築せずに利用できます。外部にあるサービスを利用するという点では、クラウド型はオンプレミス型と対極的な関係にあるといえます。ネット環境があればすぐに利用可能なうえ、導入期間や初期費用がかかりにくいのが利点です。企業の規模や社員数にかかわらず、クラウド型の勤怠管理システムは利用されることが多く、汎用性の高い勤怠管理システムとして定評があります。

デメリットとして、クラウド型は機能の拡張性に劣るほか、社外でデータを保存する分オンプレミス型よりも情報漏洩のリスクが高くなりがちです。また、クラウド型は初期費用こそかかりませんが、利用する機能やサービスによっては、オプションの追加費用が発生することも留意しておきましょう。

 

業務形態に合わせた打刻手段

勤怠管理システムを利用するには、社員による勤務開始・終了時間の打刻が必要です。打刻手段は、正確で、集計に利用しやすく、不正のないものでなければなりません。
会社によっては、外出先や自宅などオフィス以外の場所からも打刻できるものが必要です。そのため、さまざまな打刻手段が使用されています。

 

●タイムカード

タイムレコーダーに専用のカードを差し込んで時間を記録する方法で、時刻は分刻みで記録されます。基本的にタイムレコーダーの時刻は変更できないので、一定の信頼性は確保できます。集計はExcelや手計算で行います。
タイムカードが普及する以前は、紙の出勤簿に出勤・退勤時刻を書き込み、手計算で集計するのが一般的な方法でしたが、機械を使った打刻手段としては最も普及している方法です。近年も多くの企業で使われています。

 

●生体認証

生体認証とは、体の一部から本人確認が可能なデータを登録し、その特徴を比較して認証に利用する方法です。指紋認証や指静脈認証などが一般的です。
生体認証は本人の体を認証に利用するため、確実に本人確認が可能となり、なりすましによる不正打刻を防止できます。認証に使うカードなどを紛失することもなく、他人による不正な打刻も防止可能です。ただし専用の外部機器が必要で、初期費用がかかります。

 

●携帯・スマートフォン

携帯・スマートフォンのGPS機能を活用すれば、社内にいなくても打刻ができ、直行直帰の記録が可能です。外出先からも打刻できるため、営業など直行直帰が発生する業種でも正確な勤怠管理が行えます。GPSにより立ち寄り先も記録できるので、不正な打刻も防ぐことができます。専用の外部機器は必要ないため、手軽に導入できるでしょう。
Bluetoothを利用して社員が出社したら自動的に打刻したり、タイムレコーダーの代わりにタブレットを導入して専用アプリケーションにログインして打刻させたりする方法があります。

 

●ICカード認証

ICカードを認証に使って打刻する方法です。定期券に使用しているSuicaなど手持ちのICカードや、FeliCa搭載のスマートフォンを専用の認証機器にかざすことで打刻できます。特別なICカードを用意する必要はありませんが、専用の外部機器が必要です。また、ICカードやスマートフォンを忘れると打刻できません。

 

●iPadのカメラ認証

顔認証技術を利用した認証方法で、iPadに内蔵されたカメラで顔を撮影することで打刻ができます。笑顔や顔を歪めた表情など、登録した表情をつくったときのみ認証することもでき、なりすましを防ぎます。iPadに専用アプリケーションをインストールするだけで打刻が可能なので、専用の外部機器やPCなどを準備する必要はありません。

 

●PCでのログイン認証

PCで社内システムにログインすることで、打刻する方法です。在宅勤務などオフィス以外の場所からも利用でき、専用の機器も不要です。ほかのコミュニケーションアプリへのログインで代用することもできます。

 

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入は、会社側と社員の双方に大きなメリットがあります。アナログな勤怠管理方法に比べてどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

 

●業務効率化

勤怠管理システムの導入で、勤怠データの集計・分析の作業時間を削減できます。さらに給与計算システムが、勤怠管理システムと連動すれば、賃金の計算も行ってくれます。
従来の勤怠管理の場合、Excelなどを使って手作業で勤怠データを集計する必要があり、膨大な時間を要します。勤怠管理システムを導入することで、自動で集計・分析までしてくれるので、集計作業にかかる時間を削減することができます。
タイムカードや手作業が不要になるのでペーパーレス化も実現でき、用紙のコストも削減可能です。
社員にとっても、打刻のためだけに出社・帰社する必要がなくなります。残業や休暇の申請も効率化されるでしょう。

 

●正確な人件費の把握

勤怠管理システムを使えば、残業時間や休日出勤などの労働時間の計算を簡単に行うことができます。出勤・退勤処理が簡単にできるので、社員の打刻漏れ防止にもつながり、打刻した時刻の修正があった場合でも履歴が残ります。
システムの管理画面などで従業員の勤怠情報をリアルタイムで確認できるので、「月末にならないと勤怠情報の把握ができない」といった人事担当の悩みを解決できます。サービスによっては、拠点(本社・各支社)、店舗ごとに勤怠情報を管理できる機能もあります。

 

●勤怠データの活用

勤怠管理システムを導入すると勤怠情報を自動で集計し、定められた残業時間をオーバーする前にアラートを出してくれる機能もあります。社員の残業時間を教えてくれるので、勤務超過を未然に防止できます。
社員一人ひとりだけでなく、店舗や拠点、プロジェクトごとに勤怠状況が把握できるので、業務配分や人員配置が適正かどうかを分析可能です。分析したデータによって人的リソースを管理し、社員の労働環境を改善できます。

 

●トラブルの回避

勤怠管理システムを導入することで、社員の勤務時間を正確に把握し、過重労働を防ぐことができます。
近年は、コンプライアンスが重要視されるようになり、労働基準法に違反した過重労働により、訴訟トラブルに発展した事例もあります。会社の規模が大きくなると社員一人ひとりを管理することは難しいため、勤怠管理システムをうまく利用して、コンプライアンスを遵守できるように管理する必要があります。正確な勤怠管理を行うことで社員とのトラブルや、労働基準法違反で訴えられるリスクを減らすことができるでしょう。

 

●社員の健康維持と生産性の向上

勤怠管理システムで社員の労働時間や休暇の取得状況を確認できるので、業務配分や人員配置が適切かどうかなど、労働環境の改善に役立てられます。社員の心身の健康の維持や働き方の見直しは、生産性の向上にもつながります。
曜日別や月別の勤怠状況を分析すれば、繁忙期や閑散期の傾向が把握でき、社員のシフト計画や繁忙期に向けた取り組み計画にも活用できるでしょう。

 

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は、先に紹介したシステムの種類や、それぞれのメリットとデメリットを踏まえて選びましょう。このほかに考慮すべき点を挙げれば、以下のようなポイントに注意してください。

  • システムの導入までにどのくらいの期間がかかるか。
  • 必要な機能はしっかり搭載されているか。
  • システムの運用管理にかかる費用はどのくらいか。
  • セキュリティ対策やサポート体制は整っているか。
  • 法改正が行われた時にアップデートに対応してくれるか。
  • すべての従業員が使いやすい設計か。

こうした要素を、確認するようにしてください。また、昨今は社会で「働き方改革」というい葉が浸透し、多様な勤務スタイルが認められつつあります。そのため。勤怠管理システムを選ぶ際は、多様な働き方にも対応できるシステムを導入することをおすすめします。これは、事前に汎用性の高いシステムを導入しておくことによって、テレワークや時短勤務などを企業で採用する際に、勤怠管理を楽に行えるようになるためです。

 

勤怠管理システムを活用して健全な労働環境の構築を

勤怠管理システムを利用すれば、社員の勤怠記録の手間が省けるだけでなく、会社にとっても、勤怠データの集計や人件費の計算などに要していた時間を、別の業務に割くことができるメリットがあります。
そのため、勤怠管理システムは業務効率化だけでなく、企業の成長にも貢献すると言えるでしょう。
また、勤怠管理システムは業務を記録するだけでなく、運用することにより、コンプライアンスを遵守した健全な労働環境の構築につながるというメリットもあります。
労働時間の煩雑な計算には、勤怠管理システムをうまく活用して、健全な労働環境の構築を目指しましょう。

 

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