販売管理システムのクラウド化が進む理由とは？メリットや導入ポイントを解説

法制度の改正やリモートワークの普及により、企業の販売管理業務にも柔軟かつ効率的な対応が求められる時代になりました。そんな中で注目を集めているのが「クラウド型販売管理システム」です。本記事では、クラウド型システムの特徴やオンプレミス型との違い、導入による業務効率化・コスト削減のメリット、主な機能や選定ポイントまでを徹底解説。中小企業を中心に、自社に合った販売管理の仕組みを構築したいと考える方に向けた内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

目次

 

 

販売管理システムのクラウド化が求められる理由

企業の経営環境は法制度の改正や働き方改革の影響を受けながら絶えず変化しています。特に近年はインボイス制度や電子帳簿保存法などの改正が相次ぎ、販売管理システムも最新の法令に迅速かつ正確に対応できることが重要になりました。クラウド型の販売管理システムは、こうした制度改正や帳票の電子保存をはじめとした多様な変更に対して、提供事業者の手によって定期的にアップデートされるため、自社で改修を行わなくても常に最新の法令を反映した状態を維持しやすいという利点があります。

紙の帳票を電子データとして保存できる機能も整備されやすく、改正された電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを活用すれば法令違反のリスクを軽減できます。

また、中小企業などIT担当者を常に確保することが難しいケースでも、クラウド型なら自社にサーバー機器を置く必要がなく、保守やセキュリティ対策はシステムの提供元が実施します。その結果、導入時の機器購入費や保守管理にかかる手間とコストを大きく削減できます。

クラウドシステムの多くはAPIやCSV連携機能を通じて会計や物流など外部のサービスともデータをやり取りしやすく、見積書や請求書の自動送信や入金確認、在庫の自動調整など多くの作業を効率化できます。このように制度や働き方の変化、コスト削減や外部連携のしやすさを踏まえると、販売管理システムのクラウド化は多くの企業にとって導入しやすい選択肢になっていると言えるでしょう。

 

●クラウド型とオンプレミス型の違い

販売管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型はインターネット経由で利用し、自社サーバーの運用が不要である分、初期費用が比較的低めで維持コストも抑えやすい仕組みです。月額課金や年額課金が中心で、システムのアップデートや法改正対応は提供事業者側がまとめて行うため、自社に専門のIT担当者がいなくても常に最新の状態を保てる点が特徴です。どこからでもアクセス可能なため、リモートワークやサテライトオフィスを利用する社員がいてもリアルタイムに同じシステムを使えるメリットがあります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにシステムを導入する方法で、独自のカスタマイズ性に優れているのが大きな強みです。特別な業務プロセスを構築したい場合には、システムを細かく作り変えることができます。しかし導入時の設備投資が高額になることが多く、サーバーやソフトウェアの保守・セキュリティ対策を含めて自社で運用しなければならないため、IT人材の確保やシステム改修のコストが気になる企業も少なくありません。また、法改正などに対応するためのバージョンアップ作業を自分たちで行う必要が生じることもあり、その際の負担や費用が大きくなりがちです。

リモートワークの普及に伴いクラウド型が注目を集めていますが、業務内容によってはオンプレミス型が望ましい場合もあるため、両者の特徴をしっかり把握することが大切です。

 

●販売管理のクラウド化が進む背景

販売管理システムのクラウド化が急速に進んでいる背景には、企業が取り巻く環境の変化が影響しています。例えば働き方改革や社会情勢の変化でリモートワークを導入する企業が増えたことで、いつでもどこでも販売データや在庫情報にアクセスできる利便性への期待が高まりました。クラウド型であればインターネットにつながるパソコンやタブレットからアクセスできるため、営業担当者が取引先を訪問している最中でも在庫状況を調べたり、受注情報を登録したりできるようになります。

導入後の維持管理もベンダー側が行うため、サーバーのメンテナンスやセキュリティ対策に詳しいITスタッフを社内に置かなくても済む場合が多いです。特に中小企業にとっては、導入コストと運用負担の両面で大幅にハードルが下がり、これがクラウド型の販売管理システムを選ぶ後押しになっています。

 

クラウド型販売管理システムの主な機能

ここからは、クラウド型販売管理システムが実際にどのような機能を備えているかを紹介します。

 

●受注・売上管理

クラウド型の販売管理システムを導入すると、見積書や受注情報などを一元的に管理できるので、これまで担当者ごとに扱っていたファイルやエクセル表をまとめて扱いやすくなります。見積もりを作成した後に受注へ切り替えるときや、納品書・請求書を発行するときも、同じデータを引用して書類を生成する仕組みがあるため、手作業の転記ミスが起きにくくなります。

受注の履歴はシステム上に蓄積されるので、どの顧客がいつどんな商品をどのくらいの数量で注文したかを簡単に調べることも可能です。その結果、問い合わせ対応も素早く行え、売上動向を分析するときも効率が上がります。

 

●在庫管理

複数の倉庫や拠点ごとに在庫を管理する企業にとって、クラウド化されたシステムならリアルタイムの在庫状況を全社的に確認できるのが大きなメリットです。仕入れと出荷を連動し、在庫が一定数を下回ったタイミングで自動的に通知が来るようにすることもできます。

受注段階で必要な数の在庫があるかどうか確認できる機能があれば、品切れを起こしてから慌てることが減り、顧客からの問い合わせにもしっかり応えられます。複数の拠点を横断的に見て、どの倉庫から出荷するかを調整できるようにしておけば、在庫の偏りを是正しながら効率的に対応しやすくなるでしょう。

 

●請求・入出金管理

請求管理を効率化するうえで、売上情報をもとに請求書を自動作成して、そのままメール送信する機能は非常に便利です。従来、紙の請求書を印刷して郵送していた作業が多かった企業でも、クラウド型の機能を活用すればオンラインでの請求に移行しやすくなります。

入金チェックや未回収金の確認をまとめて行える一覧画面があるシステムであれば、経理担当者は取引先の支払い状況を常に見渡し、遅延が発生している場合は早めに対策を検討できます。銀行口座を連動させるしくみを整えておけば、振り込みデータの突合作業を自動化できて、人の手による確認を減らせるので、ミスの防止や迅速な資金繰りにも役立ちます。

 

●データ分析・レポート機能

受注や売上の推移をグラフ化し、商品や取引先ごとの傾向を集計する機能は、経営判断を下す際に欠かせません。クラウド型販売管理システムには、日々蓄積される取引データを条件ごとに集約するためのレポート機能が備わっていることが多く、売上が好調な商品や利益率が高い取引先を可視化できます。

そうしたデータをもとに、次の仕入れや発注計画を見直すなど、在庫管理や販売施策を柔軟に最適化できるのが魅力です。リアルタイムで更新された受注データを見ながら分析できるので、タイムラグによる機会損失も防ぎやすくなるでしょう。

 

クラウド型販売管理システムを導入するメリット

クラウド型販売管理システムの登場によって、これまでオンプレミス型のシステムでは実現が難しかった柔軟性や迅速な法改正対応が身近になりました。その結果、業務効率化やコスト削減に直結する利点を得られるだけでなく、企業ごとの働き方に合わせて運用環境を整えやすいという大きなメリットがあります。

 

●初期費用を抑えつつ、短期間で導入できる

クラウド型の販売管理システムはサーバーや関連機器を自社でそろえる必要がないため、初期投資を低く抑えやすいです。多くの場合は月額や年額の利用料金を支払う方式なので、高額なシステム購入費が発生する心配もあまりありません。

インターネット環境とブラウザがあればすぐに使い始められるケースが多く、導入完了までのリードタイムが短いことも魅力です。特に「できるだけ早く新システムを稼働したい」「あまり大きな設備投資はしたくない」といった要望がある企業ほど、クラウド型を選ぶことで導入のハードルが下がります。

 

●業務の属人化を防ぎ、作業ミスを削減

受注や売上のフローを一か所で管理しておけば、担当者ごとに管理の仕方が異なる状態を防ぎやすくなります。結果として担当者が急に交代しても業務を引き継ぎやすくなり、組織全体として情報共有がスムーズになります。

また、見積書から請求書の発行まで多くの作業が自動化されるため、手作業による転記や数値の再入力を行わなくて済み、ヒューマンエラーも少なくなります。こうしたシステム化の取り組みは日々の事務作業における無駄を減らし、担当者がコア業務に集中できる環境づくりを後押しするでしょう。

 

●拠点を超えたリアルタイム情報共有が可能

支社や倉庫が複数に分かれている企業は、現場の在庫数や受注状況をタイムリーに把握しづらいという悩みを抱えている場合があります。クラウド型の販売管理システムはインターネット経由で同じデータベースを参照するため、本社だけでなく営業所や倉庫の担当者も同一の画面上で最新情報を確認できます。

紙の書類を都度やり取りする作業が減り、データの重複や更新漏れも起こりにくくなります。例えば遠方にある倉庫の在庫数をリアルタイムで確認できれば、顧客からの問い合わせにも正確に答えられますし、在庫が足りない場合は即座に別拠点からの補充を検討するなど柔軟な判断がしやすくなるでしょう。

 

●システムのメンテナンス不要で、常に最新の状態を維持

オンプレミス型ではシステムの保守やセキュリティ対策を自社で行わなければならず、法改正への対応やバージョンアップ作業もその都度検討する必要があります。クラウド型なら、システムの保守・運用はベンダー側が実施しますので、ユーザー企業は大規模なアップデート作業や専門知識を要するメンテナンス業務から解放されやすくなります。

法改正に関する修正や機能追加が自動的に適用されるのも大きな安心材料で、常に最新のシステムを活用できるため、企業はコア業務に専念できます。

 

クラウド型販売管理システムの選び方

クラウド型販売管理システムには多様な製品が登場しており、導入を検討する際は自社に最適な製品を選ぶことが重要になります。そこで焦点となるのは、業種や既存システムとの連携性、サポート体制、そして費用面も含めた全体的なコストパフォーマンスです。

 

●業種・業態に適した機能を備えているか

同じ「販売管理システム」といっても、得意とする業種や業態は製品ごとに異なります。卸売業向けに特化した機能を搭載しているものや、アパレルの仕入れや在庫管理に強い製品もあれば、複数拠点の在庫をリアルタイム管理する機能を重視しているシステムなど、多種多様です。

自社の商習慣や特殊な取引形態に対応できるかどうかを事前に確認し、必要に応じて追加設定やオプションが備わっているかもチェックすると失敗を減らせます。

 

●他のシステムとの連携が可能か

販売管理システムを導入するときは、会計ソフトやECサイト、物流システムなど、社内外の他システムと連携できるかもポイントです。例えば会計ソフトとの連携があれば、売上データを自動的に会計側へ反映できるため、二重入力の手間や転記ミスが減ります。

API連携やCSV連携をサポートしているか、どの程度の範囲で連携が可能かをあらかじめ調べておけば、システムを活用する幅が広がります。

 

●サポート体制が充実しているか

システムトラブルや使い方に関する疑問が出たとき、電話やチャット、メールなどで迅速に対応してもらえるサポートがあると安心です。導入時の設定支援やトレーニング、稼働後の問い合わせ対応など、どのような方法と時間帯でサポートを受けられるのかを事前に確認しておくと、運用をスムーズにスタートできます。

システムになじみのない担当者が多い場合は特に、導入初期のサポートが手厚いベンダーを選ぶとよいでしょう。

 

●費用対効果を考慮する

クラウド型システムの費用は月額制が一般的ですが、追加のオプション機能やユーザー数の増加に応じて料金が発生するケースもあります。予想される利用範囲やユーザー数を明確にして、将来規模が拡大したときも無理なく支払い続けられるかを検討することが大切です。

無料トライアルを提供しているベンダーも多いので、実際の画面操作感や機能の使い勝手を試してから導入を判断すると、導入後のミスマッチを減らせます。

 

クラウド販売管理システムで業務を効率化しよう

クラウド販売管理システムを導入すると、法改正への対応やリモートワークへの適応、在庫・受注情報のリアルタイム共有といった幅広い課題を同時に解決しやすくなります。さらに請求書作成や入金チェックなど事務作業を自動化することで、担当者の業務量やヒューマンエラーを減らし、コア業務に注力できる環境をつくれます。

自社の業種や組織規模、将来の発展計画に合ったシステムを丁寧に選ぶことで、より大きな導入効果が期待できるでしょう。

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