建設業における勤怠管理システムの必要性は？選び方もご紹介

建設業界において、勤怠管理は労働時間の正確な把握や法令遵守のために不可欠な要素です。しかし、複雑な勤務体系や直行直帰する従業員の管理は困難を伴います。そこで、勤怠管理システムの導入が重要な解決策となります。本記事では、勤怠管理システムの基本概要から、業務効率化を実現する機能、さらに建設業がシステムを選ぶ際のポイントや導入のタイミング、メリット・デメリットについて詳しく解説します。

 

目次

 

 

建設業に役立つ勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとはそもそもどのようなものなのかをはじめ、業務効率化につながる機能について紹介します。

 

●勤怠管理システムの概要

勤怠管理システムとは、出退勤時間の記録をはじめ、シフト作成や労働時間の集計、残業や各種休日休暇の申請など勤怠管理に役立つ機能を備えたシステムのことです。勤怠管理システムを導入する目的としては、主に勤怠管理業務の効率化と労働時間の正確な把握、法改正への対応などが挙げられます。

 

●業務効率化を実現する機能

業務効率化を実現する機能としては、多様な打刻機能や自動集計機能、シフト作成・管理機能、工数管理などがあります。

例えば、自動集計機能を使えば勤務時間や残業時間、休日出勤などの出退勤情報をもとに給与計算を自動化することが可能です。スマートフォンやタブレットを利用した打刻が可能で、現場での出退勤記録が容易になります。これにより不正打刻の防止も図れるでしょう。

また、残業時間が一定時間を超過した従業員をアラートで通知する機能を活用すれば、長時間労働の防止にも取り組めます。

 

建設業が勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムの導入を成功させるには、システムを選ぶポイントについてしっかりと把握しておくことが大切です。システムを選定する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

 

●システムの使いやすさと導入のしやすさ

勤怠管理システムを選ぶ際、誰でも使いやすいシステムかどうかは重要なポイントです。パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな方でも使いやすいように、直感的な操作ができるシンプルでわかりやすいデザインが理想です。

また、建設業では作業現場でシステムを使用することが多いため、現場に持ち込みやすいスマートフォンでの打刻に対応しているものがおすすめです。GPS打刻は、スマホなどで出退勤時の位置情報を記録できる方法です。GPS打刻に対応しているものなら不正防止になるほか、災害などの万が一の緊急時にも従業員の現在地がわかるので安全対策にもつながります。

また、自社の運用に合ったカスタマイズを行えるシステムを選ぶと、機能の過不足を防げます。そのほか、初心者でもすぐに使えるように、サポートマニュアルやトレーニングが充実しているかも確認しましょう。

• 初心者でも操作しやすいシンプルでわかりやすいデザインか

• 現場での打刻が簡単なスマートフォンGPS打刻に対応しているか

• 自社の運用に合わせてカスタマイズできるか

• サポートマニュアルやトレーニングが充実しているか

 

●サポート体制とアフターサービス

勤怠の記録は日々つけるものだからこそ、勤怠管理システムを選ぶ際はトラブルが起こった時に迅速に対応可能なサポート体制が整っているかを必ずチェックしておきましょう。特に勤怠管理システムを初めて導入する場合は、サポート体制が万全なシステムを選ぶ必要があります。

選定時から導入に向けた相談ができるか、導入後もさまざまなトラブルや疑問に24時間対応してくれるサポート窓口が提供されているかは重要なポイントです。また、電話やメール、チャットなど複数のサポートチャネルが用意されているか、マニュアルやヘルプページがあるかも把握しておくようにしましょう。

• 勤怠管理システムをスムーズに導入・運用できるかはサポート体制がカギ

• 選定時から導入後までのサポート体制が整っているかの確認は必須

• 24時間対応のサポート窓口や多様なサポートチャネルが提供されているシステムがおすすめ

 

●ほかのシステム（給与計算システムなど）との連携の可否

給与計算や人事関連の既存システムと連携できるかも重要なポイントです。特にAPI連携できるかは事前に確認しておくようにしましょう。

既存システムと連携できるものなら勤怠管理システムに入力したデータが自動的に反映されるので、データの二重入力や集計の手間を省けるほか、計算ミスといったヒューマンエラーの軽減にもつなげられます。既存システムと連携できない勤怠管理システムの場合、せっかく導入しても業務の効率化といったメリットを感じにくいだけでなく、現場の混乱やエラーの原因になる可能性もあるので注意が必要です。

• 給与計算や人事関連の既存システムと連携できるかを確認する

• 連携によってデータの二重入力や集計の手間を省け、業務効率化を実現できる

 

建設業が勤怠管理システムを導入するタイミング

勤怠管理の重要性は理解していても、導入になかなか踏み切れないというご担当者様もいるでしょう。勤怠管理システムの導入に最適なタイミングや導入を考慮すべき状況について解説します。

 

●導入の最適なタイミングとは

勤怠管理システムの導入を検討したいタイミングとしては、現行の勤怠管理に時間がかかっており、人手不足が課題となっている時です。建設業においては規模拡大やプロジェクトの増加などで手作業での勤怠管理では限界と感じた時が、勤怠管理システムの導入を検討する最適なタイミングとなります。

また、タイムカードでの勤怠管理だとリアルタイムでの状況把握が難しい、シフト管理が煩雑で業務負担が大きい場合もタイミングです。さらに、2019年の労働安全衛生法改正や2024年4月から施行されている建設業界に対する時間外労働・休日出勤の上限規制に現行のシステムでは対応できていないケースも、新たにシステム導入を検討するタイミングといえます。

 

●導入を考慮すべき状況

建設業は勤務体系が複雑で、作業員の直行直帰も多いことから、紙ベースでの勤怠管理だと労働時間を正確に把握するのが難しいのが現状です。手作業での集計は手間と時間がかかるほか、ミスが発生する原因にもなります。また、長時間労働の常態化によって従業員の不満がたまっているケースもみられるため、現在の勤怠管理に課題がある、勤怠管理の効率化が急務になっている場合は、勤怠管理システムの導入を考慮すべき状況です。

 

●企業担当者が考慮するべきポイント

システムを選定するうえで基準となるのが、主にコスト・機能・サポート体制の3つです。自社の予算と機能のバランスを考慮したうえで適切な料金設定かどうか、建設業ならではの業態や自社の勤務形態に合った機能・サポートが充実しているかを確認しましょう。また、各種法改正に対応しているかも重要なポイントです。

勤怠管理システムの中にはトライアル期間を設けているものもあるので、導入前に実際の使用感を確認しておくことをおすすめします。トライアル期間中に現場の意見を収集しておくと、現場目線から使い勝手の良いシステムを選定でき、スムーズな導入がしやすくなります。

 

建設業が勤怠管理システムを導入するメリットとデメリット

勤怠管理システムの導入を検討するにあたり、メリットとデメリットをしっかりと把握しておきましょう。

 

●勤怠管理システムの主なメリット

勤怠管理システムには業務の効率化や労働環境の改善などに役立つ機能が揃っており、さまざまなメリットを得ることができます。具体的にはどのようなメリットがあるのかについて解説します。

 

現場での柔軟な対応

建設業では日雇いや契約社員、パート、アルバイトなどさまざまな雇用形態の従業員を抱えているほか、直行直帰の頻度も高いため、勤怠管理が複雑化しやすいという課題があります。勤怠管理システムなら建設業ならではの多様な働き方に柔軟に対応できるほか、出退勤の打刻もスマートフォンやタブレットなどで簡単に行うことが可能。わざわざ事務所に戻ることなく、出退勤を記録できます。

 

労働時間の正確な記録と管理

勤怠管理システムを使えば従業員の労働時間をリアルタイムで記録・管理でき、労働時間を正確に把握できます。タイムカードでの勤怠管理だと月末まで労働時間の把握が難しく、労働時間の超過や打刻漏れに気づきにくいという課題がありました。リアルタイムで労働時間を把握できる勤怠管理システムなら、労働時間の超過や打刻漏れをスムーズに発見でき、迅速な対策によって現場の労働環境の改善につなげられるというメリットがあります。

 

法令遵守の確保

クラウド型のシステムであれば時流に合わせてアップデートされるため、最新の法改正に対応した勤怠管理が可能です。たびたび改正される法令に遵守した運用を行えるので、法律違反のリスクを低減できます。建設業で問題視されている長時間労働についても上限規制を超過していないかリアルタイムで確認できるほか、法定休暇の取得状況も簡単に把握できる便利な機能を備えています。

 

従業員の業務負担軽減

勤怠管理のうち最も手間がかかるのが、従業員の労働時間や残業時間の計算です。建設業ではタイムカードや手書きの日報などアナログで勤怠管理を行っている企業が多いため、事務作業が大きな負担となっています。

勤怠管理システムを導入すれば勤務情報が自動集計されるため、日報・タイムカードの回収や手作業での入力の手間がなくなり、事務作業を大幅に簡略化することが可能です。現場で働く従業員にとっても出退勤の記録のために事務所に出向いたり、日報に記入したりする必要がなくなるため、全体の業務効率の向上を見込めます。

 

データの可視化と分析

勤怠管理システムに記録された出退勤時間や勤務時間、残業時間などの勤怠データを分析することで、時期や部署ごとの時間外労働の傾向や作業ごとの工数などを可視化できます。適切な人員配置や業務の進め方の見直しなどがしやすくなり、業務の最適化や労務管理の改善に役立てられます。

 

●導入のデメリットと対策

勤怠管理システムの導入を成功させるには、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握したうえで、対策を講じることが重要です。導入前に押さえておくべきデメリットと対策について解説します。

 

初期導入コストの高さ

勤怠管理システムはタイムカードによる勤怠管理に比べ、初期費用や運用コストが発生するため、毎月のコストが負担になる可能性があります。ただ、勤怠管理システムを導入すれば勤怠情報が自動で集計されるので、従来の勤怠管理にかかっていた人件費を大幅に抑えることが可能です。長期的に見れば初期導入コストよりも、削減できる人件費のほうが大きくなるのであれば、システム導入を検討したほうが良いかもしれません。

 

システム移行時の混乱

勤怠管理システムは業務の効率化を図れる便利なツールですが、使い方に慣れるまでに時間がかかります。特にこれまで紙媒体で管理をしていた企業では変化が大きいため、現場の混乱が予想されます。スムーズに導入するには、従業員に対して説明会の開催やシステムの使い方を指導するトレーニングの実施が必要です。余裕を持ったスケジュールで準備を進めることで、システム移行時の混乱を最小限に抑えられます。

 

データセキュリティの懸念とその対策

企業を対象としたサイバー攻撃などが激しくなっており、セキュリティ対策がしっかりと講じられていないシステムだと情報漏えいのリスクがあります。そのため、システムを導入する際はデータの取り扱いがどうなっているのか、どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを確認するようにしましょう。また、自社の従業員に対して、ITリテラシーを高める研修を行うことも重要です。

 

建設業が勤怠管理システムを導入する手順

勤怠管理システムのスムーズな導入や効果的な運用に役立つ、導入の具体的な手順や必要な準備、導入後の運用管理のポイントについて解説します。

 

●導入の具体的な手順

勤怠管理システムを導入する目的を明確にし、適切なシステムをリサーチします。システムの選定にあたっては、自社の課題を解決できる機能があるかを確認することが重要です。

システムの導入形態にはクラウド型・オンプレミス型・パッケージ型があるため、自社の勤務形態や規模などに応じた導入形態の製品を選びましょう。ベンダーを選定する際は、サポートやセキュリティ体制を確認して信頼できる会社を選ぶのがおすすめです。

システムが決まったら、導入計画を策定します。スケジュールや人員配置などを明確にすることで、システムの導入をスムーズに進めやすくなります。

 

●導入時に必要な準備

導入時の準備として、勤怠管理システムの機能や操作方法を従業員に周知しましょう。

社内説明会を開催してシステムの導入目的や導入によって従業員が得られるメリットなどを説明することで、新しいシステムに対する抵抗感や不安を軽減でき、導入への理解も得やすくなります。社内説明会を複数回開催したりマニュアルを用意したりするなどして、操作に関する疑問を導入前に整理しておくことが大切です。

また、必要なデータの取り込みを行い、打刻機器が新たに必要な場合は準備しておきます。システムの設定やデータの取り込みが終わったら、テスト運用を行って問題がないか確認しましょう。導入するシステムによっては、自社でサーバやハードウェアの準備、ネットワーク環境の構築が必要となります。

 

●導入後の運用管理のポイント

システムを常に最新の状態に保ってスムーズに運用するには、導入後も定期的なメンテナンスと継続的なサポートを行う必要があります。また、企業の将来的な成長や変化にも柔軟に対応できるように、システムの改修やアップデート計画を事前に立てておくのが理想です。

そのほかにも、システムの障害発生時のフローを確立しておくと、影響を最小限に抑えられるでしょう。また、システムの選定にあたっては、最新の法改正に対応するための自動アップデート機能があるシステムを選ぶことがポイントです。

 

建設業の勤怠管理における課題にも、システムで解決を

建設業は勤務体系が複雑で、さらに直行直帰する従業員も多いことから、労働時間の正確な把握が難しいという課題を抱えています。一方で、時間外労働の上限規制などの法令改正に遵守した対応を行うには、適切な勤怠管理が必要です。

建設業の勤怠管理の課題を解決する方法として、勤怠管理システムの重要性が高まっています。勤怠管理システムの導入を検討しているご担当者様で、「どの開発会社を選べばいいのかわからない」「すぐ導入したいので選定にあまり時間をかけたくない」とお悩みの方は、ぜひ一度発注ナビにご相談ください。

発注ナビでは知識豊富な専門アドバイザーがヒアリングし、最適な開発会社を最短1日でご提案いたします。複数の開発会社を手軽に比較検討できるため、自社に合った勤怠管理システムを導入したいとお考えのご担当者様は、発注ナビをお役立てください。

 

 

 

■システム開発に関連した記事