建設業の業務効率を底上げする販売管理システムとは？導入メリットと機能、選び方まで解説

建設業では、工事の見積もりから受注・発注、進捗管理、そして請求や入金まで、プロジェクトごとに管理すべき情報が膨大です。特に案件ごとに原価構造が大きく異なる建設業では、販売管理を適切に行うことが利益確保と経営判断の精度向上に直結します。本記事では、建設業における販売管理の役割と目的、システムに求められる機能、導入時に確認すべきポイント、さらにはおすすめシステムの比較まで、実務に役立つ情報を具体的に解説します。

 

目次

 

 

建設業における販売管理とは

建設業では、見積もりから工事の進捗管理、資材発注、そして請求や入金確認まで、案件の流れが長期化しやすい特徴があります。さらに工事の規模や種類によって原価構成が大きく異なるため、日常的な取引を正確に把握しておくことが大切です。販売管理の導入は、単に事務作業を効率化するだけでなく、利益構造や資金繰りの見通しを早めに把握し、経営判断の精度を高めるうえでも重要です。

 

●販売管理の目的は利益の可視化とコスト削減

販売管理の大きな目的の一つは、工事ごとの売上と支出を「可視化」し、収益性の高い案件とそうでない案件を早期に把握することです。建設業では、工期が長期化するほど市場環境や設計内容が変わりやすく、リアルタイムで利益状況を把握する意義がとても大きいといえます。タイムラグがあると手遅れになる可能性が高まるため、常に工事別の進捗と原価を照らし合わせながら、今の利益がどれほど生まれているかを確認することが必要です。

 

●建設業ならではの管理項目とは

建設業の販売管理には、一般的な小売業や製造業とは異なる管理ポイントが数多く存在します。工事案件ごとに異なる原価構造や、複数現場を並行して進める性質などが特徴です。まず、材料費や労務費、外注費の費目がそれぞれの案件で変化する点が挙げられます。設計図や地盤条件、施主の要望などによって必要な資材や専門工事が変わるため、同じ工事は二つとないといわれます。

さらに多くの建設会社は複数の工事を同時進行させるため、それぞれの原価を正確に把握することが重要です。同じ現場監督が複数の現場を掛け持ちするケースも珍しくなく、情報共有が不十分だと誤った発注や無駄な待機時間を生み出す原因になります。加えて、工期の途中で施主から追加や変更の要望が出ることも日常茶飯事です。こうした変更工事が発生すると見積もりや契約情報を迅速にアップデートし、追加コストがどのように利益に影響を与えるかを正しく把握しなければなりません。書面による変更契約が必要な場合もあり、煩雑さが増すため、システム上で一貫管理しておくことが望ましいでしょう。

 

建設業向け販売管理システムの主な機能

建設業ならではの特性に対応するため、専門の販売管理システムには複雑な原価計算や在庫追跡、工程変更への柔軟対応など、多彩な機能が用意されています。これらの機能を活用すれば、工数削減に加え、精度の高い原価管理やスピーディな情報共有といった面でも大きなメリットを得られるでしょう。

 

●受注・発注管理

案件の見積もり書をもとに受注データを自動作成し、そのまま協力会社への発注処理や契約書発行、資材手配まで一括で行える仕組みが整っていると、手戻りが発生しにくくなります。さらに誤発注や重複発注が行われそうになったときにアラートを出す機能があれば、ヒューマンエラーを最小限に食い止めることができます。こうした受注・発注機能によって、案件開始から発注、工事スタートまでの初動をスピードアップできるでしょう。

 

●請求・入金管理

請求書の発行は、契約時の支払い条件や分割回数などをもとに期日どおりに自動で行える機能があると非常に便利です。こうしたシステムを導入すると、請求忘れや発行漏れ、入金確認の遅れが起こりにくくなります。中でも、未入金の案件を一覧画面で把握できる機能は、建設業では欠かせません。出来高払いなどで複数タイミングの請求が必要な場合でも、すべての請求状況と入金ステータスが一目で確認できると、誰がいつ督促するかを明確にできます。加えて入金情報の記録が正確に行われれば、売掛金の残高が常に最新化され、キャッシュフローを途切れさせない管理が可能になります。

 

●在庫・仕入管理

建設業の仕入管理で重要なのは、「どの倉庫に」「どの資材が」「どれだけ保管されているか」を正確に管理することです。工事用資材の引当機能があれば、必要な資材を事前に確保しておき、ほかの案件で使われないようにできます。資材の過去の発注履歴や単価の推移を把握できると、仕入価格の交渉や将来的な原価見積もりにも役立ちます。また、棚卸の手間を軽減する機能があれば、定期的な在庫数の照合や棚卸差異のチェックを効率化できるでしょう。

 

●原価管理・粗利管理

建設業においては、工事別の原価を正しく把握することが利益率アップのカギを握ります。材料費・外注費・人件費などを日々の仕入伝票や勤怠情報などと連動して集計し、予定原価と実際原価を比較する仕組みを整備すれば、コスト超過を早期に発見できます。また、粗利が低下している案件を途中で検知できるシステムなら、作業手順の見直しや追加費用の交渉といった対策を打ちやすくなるでしょう。

 

●帳票作成と電子保存機能

見積もり書や注文書、請求書などをテンプレート化して自動作成する機能は、担当者の時間削減と記載ミスの防止に役立ちます。加えて、電子帳簿保存法への対応が進んだシステムであれば、書類の電子保存や承認フローの電子化も実現しやすくなるでしょう。そうした仕組みが整っていれば、ペーパーレス化と情報管理の一元化が進み、全体の業務効率を高められます。

 

販売管理システムを選ぶ際にチェックしたいポイント

建設業向け販売管理システムを検討する際は、機能の豊富さだけでなく、自社の運用や法令対応に合ったものを選ぶことが大切です。特に業務内容が複雑になりがちな建設業だからこそ、導入してから「使いこなせない」「帳票が揃わない」といった事態が起こらないよう、導入前に確認すべき点を挙げます。

 

●建設業独自の勘定科目・帳票に対応しているか

建設業の会計処理では、外注費や共通費、間接費といった費目を設定する必要があり、それらを工事ごとに登録できるかが重要になります。また工事台帳や出来高報告書、請求管理表などの業界特有の帳票が標準で出力できるかどうかも確認したいポイントです。公共工事や経営事項審査（経審）で求められる帳票への対応も考慮すると、最初から建設業向けに特化したシステムを選ぶメリットは大きいでしょう。

 

●カスタマイズ性があるか

企業によって、承認手順や帳票レイアウト、管理項目などは少しずつ異なります。システムを導入したからといって、すべての業務プロセスを変更するのは現場に負担をかけるおそれがあります。そのため、どの程度までシステムをカスタマイズできるかが導入の成否を分けるといってもよいでしょう。現在使用している帳票様式を近い形で再現できるか、今は必要のない機能を後から追加できるかなど、柔軟性や拡張性もチェックが必要です。ただし、大がかりなカスタマイズはコスト増につながるため、標準機能と合わせてバランスを検討することが大切です。

 

●IT導入補助金の対象かどうか

システムの導入には初期費用や運用費用がかかりますが、中小企業がIT化を進めるための「IT導入補助金」を利用できれば、その負担を抑えられます。もし検討している販売管理システムが補助金の対象となるツールとして登録されていれば、導入費用を減らしながら着実にデジタル化を進められます。申請のサポートをしてくれるベンダーもあるため、導入までの手間や不安を軽減してくれるでしょう。

 

建設業向けのおすすめ販売管理システム

建設業には多種多様なシステムが存在しますが、ここでは特に建設業務の特性に配慮した代表的な製品例を挙げます。自社の規模や求める機能を整理しながら比較検討すると導入の失敗リスクが減らせるでしょう。

 

●楽楽販売

株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。業種を特定せず幅広く対応できるうえ、ノーコードで独自の項目や画面を自由に作成できます。工事情報や原価データを集約して、利益や売上の推移を一元化して管理できるため、建設業のように案件ごとに変動が多い業務でも運用しやすい特徴があります。見積もり書や受注書などの定型帳票を自動出力でき、電子保存にも対応しているので、ペーパーレス化による事務負担の軽減が期待できるでしょう。

 

●どっと原価シリーズ

株式会社建設ドットウェブが提供する原価管理を中心としたシステムです。建設業に特化した工事台帳や出面帳票、支払査定表などの帳票を標準搭載していることが大きな強みです。工事別に詳細な原価計算を行い、予実管理を早い段階で実現しやすい設計になっています。現場担当、経理部門、経営層など、それぞれが必要な画面や入力機能を使いやすい形で利用できるため、多くの人が関わる建設プロジェクトでも混乱しにくいといえます。発注業務や請求処理などをスムーズにし、作業ステップを最小限にする工夫が随所に凝らされています。

 

●AnyONE

主に工務店やリフォーム会社を想定したシステムで、顧客管理やアフター管理など、住宅業界独自のニーズを重視した機能がそろっています。操作性のシンプルさを重視しているため、ITになじみの薄い担当者でも導入しやすいでしょう。発注書や請求書のテンプレート設定も簡単に行え、スマートフォンやタブレットから工事の進捗や収支状況を確認したり、現場写真を登録したりできるため、現場と事務所の情報共有が格段にスピードアップします。顧客単位で工事の工程や原価を追跡できる点も特徴です。

 

販売管理システム導入で、建設業の業務効率を底上げしよう

建設業で販売管理システムを導入することは、単に業務をIT化するだけでなく、企業全体の利益体質を強化し、従業員の負担を軽減する有効な取り組みです。受発注や在庫、原価といったコスト関連情報がリアルタイムに可視化されることで、これまで勘や経験に頼っていた意思決定の精度が向上します。また、現場と社内の連携が促進され、人的なミスやコミュニケーションロスを減らす効果も期待できるでしょう。

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