契約書管理システムとは？特徴や選び方を解説

企業において、契約書類の保管は重要です。しかし、企業の規模が大きくなるにつれて契約件数は増えていき、必然的に契約書類も増えていきます。契約業務を紙で行っている場合やExcelなどのオフィス系ソフトを使って手作業で行っている場合、担当者の負担は大きなものになってしまいます。こうした負担は、契約書管理システムを導入することで解消することが可能です。契約業務の効率化を考えているのであれば、積極的に導入に向けて動いていくと良いでしょう。本記事では契約管理システムの概要から導入のメリット、実際の選び方や注意点までを解説します。

 

目次

 

 

契約書管理システムの概要

契約書管理システムとは、企業が取引や契約の際に作成する契約書をシステム上で適切に管理するものです。契約書は契約締結時に必要なことはもちろん、契約締結後にも確認を行う、ほかの契約時の参考にするなど何度も活用する場面があります。そのため、契約書を常に適切に管理し、スムーズに利用できるよう管理を行うことが大切です。例えば、従来のExcelなどで契約書を管理した場合、契約更新のタイミングがわからなくなってしまうなど、担当者の管理の負担が大きくなっていました。

契約書管理システムでは、あらゆる契約書をシステム上で一元管理することで契約書のスムーズな検索が可能です。また「更新期限通知」などの機能もあるため、更新期限が近い契約はシステム上のアラートで知らせてくれるなど、見逃しなども防いでくれます。

契約書業務にかかわる、あらゆる業務の効率化を実現してくれるのが、契約書管理システムです。
ほかにも契約書管理システムを活用することで、契約書の保管を紙からデータでの保管にすることができます。紙での契約書管理を行っている場合、必要な契約書をすぐに検索できない、保管スペースが必要になりコストがかかってしまうなどのデメリットがありました。また、紙の契約書を紛失してしまうリスクもあるでしょう。契約書管理システムを導入することで、契約書はデータでの管理となるため、こうしたデメリットを気にする必要がなくなります。
契約書管理業務の手間がなくなることで負担が減り、担当者は自身の業務に集中することができます。

 

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムの導入には、保管業務を扱う管理者のメリットはもちろん、契約担当者にもメリットがあります。本章では「管理者のメリット」「契約担当のメリット」が、それぞれどのようなものかを解説していきます。

 

●管理者のメリット

管理者のメリットとしては、主に以下の4点が挙げられます。

• 更新期限通知を見逃さない

• バージョン管理が行える

• 契約書管理台帳の情報入力が容易になる

• 閲覧権限の管理ができる

契約書管理において、更新期限の管理は非常に重要です。更新期限が過ぎてしまってから取引先などに通知してしまうと、更新を行ってくれないばかりか、遅れたことで信用も落ちてしまうでしょう。また更新する契約が機密保持契約だった場合、自社の大切な情報が競合他社に漏れてしまう恐れがあります。契約書管理システムには「更新期限通知」が備わっているため、更新期限が近い契約についてはアラートを出して知らせてくれます。そのため契約更新のタイミングを見逃すことなく、対応ができます。

また、バージョン管理も行えます。バージョンとは履歴を指す言葉のことで、契約書の履歴を管理することが可能です。契約書作成時に修正前の状態に戻す、誤って上書きしてしまった場合に元データに戻すことができます。そのため、安心して契約書業務が行えます。
契約書を管理する際には、台帳にどのような契約書が管理しているかを入力する必要があります。契約書管理システムでは、登録した契約書については件名や契約締結日、契約開始日、完了日、契約締結の相手などを自動で台帳に入力してくれます。そのため、担当者は転記などの作業が必要なく、手間がなくなるとともにヒューマンエラーをなくすことができます。

最後に閲覧権限の管理です。契約書は機密情報になるため、誰でも簡単に参照する状態はセキュリティの観点から好ましくありません。契約書管理システムでは、契約書を参照できるアカウントを管理できます。閲覧権限を振り分けることができるため、セキュリティリスクの低減に貢献できます。またシステムによっては、いつ・誰が・どの契約書を見たかがわかるように、ログ管理機能が付いているものもあります。管理者としては、セキュリティレベルを上げて管理することが求められるので、こうした機能を有効的に活用すると良いでしょう。

 

●契約担当のメリット

契約担当のメリットは、主に以下の3点です。

• 関連契約や契約締結過程の確認ができる

• ほかのサービスとの連携ができる

• 契約書の検索が容易にできる

契約書は契約をやり取りする時だけに用いるのではなく、類似の契約を結ぶ時の確認や後から内容を確認する際にも利用します。システムを活用することで、容易に該当の契約書を探すことができ、内容を確認できるので、確認する手間はほとんどかかりません。

また、契約書を探す際には、契約書管理システムの「検索」機能を活用しますが、検索機能では契約名だけでなく、取引先の顧客名などでも検索が可能。様々な関連ワードから検索ができるので、検索が容易になり、該当の契約書を簡単に表示させることもできます。

また、ほかのサービスとの連携ができる点も大きなメリットです。なぜなら契約書管理システムで取り込んだ契約内容を、自動的にほかのシステムに取り込むことができるからです。ほかのシステムと連携が行えることで、契約書の情報を転記する必要がなく、入力漏れなどのミスは発生しなくなります。契約書管理システムは、様々なシステムとの連携が豊富にできるものが多いため、自社が利用しているシステムと連携はできるか、連携を行うことでより業務効率化に繋がるものはないかという視点から探すと良いでしょう。

 

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システムを導入するデメリットとしては、以下の2点が挙げられます。

• 使い方を覚えるまでに時間がかかる

• 導入コストがかかる

それぞれのデメリットについて解説していきます。

 

●使い方を覚えるまでに時間がかかる

契約書管理システムに限らずですが、新しいシステムを導入してすぐにスムーズな運用ができることはめったにありません。なぜならシステムの使い方を覚えるまでに時間がかかってしまうからです。特にExcelなどで運用を行っていた場合、業務のやり方やフロー体制が大きく変わるので、担当者が戸惑うことも少なくないでしょう。
少しでも早く運用をスムーズに行うためには、担当者への丁寧なサポートが必要です。システムについてきちんと説明する場を設ける、研修期間を設けて運用前に操作を確認する、トライアル期間があるシステムであれば先行導入の際に操作方法を理解してもらうなど、様々なサポートを行うことが求められます。

 

●導入コストがかかる

契約書管理には導入コストがかかってきます。規模が大きければ大きくなるほど、導入コストも大きくなっていくので、費用対効果に見合ったシステムを導入することが大切です。クラウド型での運用か、オンプレミス型での運用かによってもコストは変わってきますので、自社に合った方法で導入することが求められます。

導入コストのみならず、月額の利用料や保守コストなどがいくらかかるかなどもベンダー企業から説明を受けたうえで、長期的な視点から見ていく必要があるでしょう。

自社で契約書管理システムの導入を考えている場合は、発注ナビをご活用ください。自社に合ったシステム導入を行える会社が見つかります。相談から見積もりまで完全無料ですので、ぜひご参照ください。

 

契約書管理システムの種類

契約書管理システムの種類は、主に以下の4つの種類があります。

• 法務専用システム

• 既存の紙の契約書も管理できるシステム

• 契約書以外の文書も管理可能なシステム

• 契約～契約書管理のすべてを電子化したい方向けのシステム

それぞれの種類のシステムを導入するうえで必要な流れを解説していきます。

 

●まずクラウド型かパッケージ型（オンプレミス型）か選ぶ

システムの種類を検討する前に、自社で導入する場合は「クラウド型」か「パッケージ型（オンプレミス型）」かを選ぶようにしましょう。

「クラウド型」は近年主流で、インターネット環境を活用して利用するシステム体系になります。インターネット環境があれば利用できるので、社内にいなくても契約書管理システムを利用することが可能です。
一方で「パッケージ型（オンプレミス型）」は、自社内にサーバーを設置して、サーバーにパッケージをインストールして利用する方法です。「パッケージ型（オンプレミス型）」は社内の通信で活用するので、セキュリティ面に優れていることやカスタマイズ性に優れていることが挙げられます。
どちらにもメリットとデメリットがあるので、自社に合った運用はどちらかを検討して選ぶことが大切です。

 

●法務専用システム

法務専用システムは、法務部門の契約書管理などを行うことができる、業務改善を目的としたシステムです。自社で管理するための管理台帳の作成に際して、契約者情報の入力や契約期限の更新通知などを行います。

 

●既存の紙の契約書も管理できるシステム

すでに多くの契約を結んでおり、紙の契約書で行っている場合に適したシステムです。保管している紙の契約書を電子化しデータとして保存する機能や、これから契約を行う顧客に対してはデータとしての契約書作成も行えます。既存で紙の契約書が多く、これらも管理・有効活用していきたいと考えている企業におすすめです。

 

●契約書以外の文書も管理可能なシステム

社内で取り扱う様々な書類や文書も電子化し管理したいと考えている場合は、契約書以外の書類も管理できる機能を持つシステムがおすすめです。法務部門はもちろんのこと、総務部門、経理部門、営業部門などで扱う書類も電子化させることで、ペーパーレス化の促進にも繋がります。

 

●契約〜契約書管理のすべてを電子化したい方向けのシステム

契約書を電子化するだけでなく、電子契約も視野に入れたいという場合は、契約から契約書管理までのプロセスをすべて電子化できるシステムを導入すると良いでしょう。契約書の管理機能は問題なく備わっており、電子契約を行うことで書類を発行せず契約締結まで可能です。台帳にも自動的に記載されるため、業務の効率化に貢献できます。電子契約サービスを活用している企業も増えてきているため、導入を検討してみると良いでしょう。

電子契約システムに関しては、以下の記事でも詳しく解説していますのでご覧になってみてください。

▷電子契約システムで何が変わる？導入するメリットとは

 

契約書管理システムの選び方

自社に合った契約書管理システムを選ぶためには、以下の6つのポイントが大切です。

• 機能

• 操作性

• セキュリティ

• サポート

• コスト

• ほかのシステムとの連携

「機能」は、自社が運用していくうえで必要な機能が備わっているかのチェックが重要です。拠点が複数ある場合、ほかの拠点からも共有ができるかなど自社独自の事情にも対応ができるか、事前に確認すると良いでしょう。

 

「操作性」は、システムが操作しやすいかどうかを確認します。ITリテラシーが低い従業員でも対応ができるように、直感的に操作できるシステムで操作が簡単なものを選択すると運用がスムーズに進められます。

 

「セキュリティ」は、情報が漏えいしないために必要です。契約書へのアクセス制限やログ管理など情報を流出させない対策と、インシデント時にきちんと対応ができるようになっているかを確認します。

 

「サポート」は、運用時に適切なサポートが受けられるかどうかです。連絡手段は何か、返答までにどれくらいかかるのか、土日祝も業務がある企業であれば、土日祝も対応してもらえるのかなど、サポート体制が万全かを確認するのも大切です。

 

「コスト」は、長期的な視点から費用対効果に優れているかを確認します。初期費用だけでなく、月額利用料や保守費用、システムを動かすためのハードウェアなどどれくらいコストがかかるかを確認します。システム導入後、それらの効果によっていつ頃までに費用対効果が出るかを分析するようにします。

 

「ほかのシステムとの連携」は、自社で導入している顧客管理システム等の既存システムと連携ができるかどうかです。連携が可能であれば転記などの手間がなくなります。手間が減ることで、業務の効率化に繋がります。運用しているシステムとの互換性も事前に確認しておきましょう。

 

契約書管理システム導入の注意点

契約書管理システムを導入する際の注意点は、以下の3点です。

• 導入目的を明確にしてからシステムを選ぶ

• 従業員にとって使いやすいシステムを選ぶ

• 費用対効果を確認する

契約書管理システムは導入することが目的ではなく、導入して業務効率化を達成することが目的です。管理を行う部門はもちろんのこと、契約を実際に締結する営業部門の意見などを吸い上げ、なぜ導入するのか、導入してどんな効果を得たいのかを明確にしたうえでシステム選定に入ることが大切です。

また、従業員にとって使いやすいシステムであることは、長期間運用で重要なポイントです。事前に操作指導を行う時間を設けるのはもちろんのこと、相手先にも手間が増えないシステムであるのが理想でしょう。

最後に、費用対効果です。コストをかけるため、費やしたコストに見合った、もしくはそれ以上の効果を出すことが求められます。予算や業務効率化の達成可能な範囲で判断すること大切です。

契約書管理システムの導入は、自社向けに特化したシステムであれば自社の課題を必ず解決することが可能です。スムーズな導入も可能ですので、ぜひ発注ナビから外注先の検索をしてみてください。

 

まとめ

契約書管理システムにはいくつかの種類がありますが、自社に合った適切なシステムを導入することが最も大切です。そのためには自社の課題を把握し、導入目的を明確にすることが有用です。ぜひ自社に合った契約書管理システムを導入して、契約業務や自社全体の業務効率化を達成してください。

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