業務効率化を実現する電子受発注システムとは？導入のメリットから選び方まで解説

FAXや電話、手書きの伝票による受発注業務は、非効率かつミスの温床になりがちです。こうした課題を解決するのが「電子受発注システム」です。本記事では、企業間取引をデジタル化する電子受発注システムの基本的な仕組みから、EDIとの違い、導入による具体的なメリット、主な機能、自社に合ったシステムの選び方までを詳しく解説します。業務効率を高めたい、コストやミスを削減したいと考える中小企業や飲食・小売業のご担当者様におすすめの内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

 

目次

 

 

電子受発注システムの概要

企業間の受発注業務をオンライン上で行うためのシステムが、電子受発注システムです。従来のFAXや電話、メールによる発注業務をデジタル化することで、業務の効率化とミスの削減を実現します。

 

●電子受発注システムとは？

電子受発注システムは、発注から受注、納品、請求に至る一連のプロセスをデジタル化し、企業間の取引を円滑にする仕組みです。システム上で注文の記録が残るため、発注ミスや確認作業の負担を軽減できます。ネットワークを利用した電子的な受発注システムは、EOS（Electronic Ordering System）とも呼ばれます。

発注者は通常、タブレットなどのデバイスを使用して、棚や倉庫を回りながら発注数量を入力。入力された情報はホストコンピュータを経由して、卸売業者やメーカーに直接送信され、発注（受注）が完了します。この仕組みにより、手書きの伝票やFAX送信、電話連絡といった手間が不要になり、発注業務の大幅な効率化に繋がります。

 

●EDIとの違い

EDI（Electronic Data Interchange）も、企業間における電子データ交換を目的としたシステムです。標準化されたデータフォーマットで企業間の受発注データを交換する点が特徴です。これにより、異なる企業間のコンピュータシステムでも、情報をスムーズにやり取りできます。

一方、電子受発注システムは、発注業務に特化しており、直感的な操作で業務を効率化できる点が強みです。

 

電子受発注システムを導入するメリット

電子受発注システムを活用することで、さまざまな業務改善が期待できます。

 

●発注業務の効率化

従来のFAXや電話を利用した受発注業務では、伝票の作成や管理に多くの時間がかかっていました。電子受発注システムを導入することで、デジタル化された発注書が瞬時に送信され、発注作業の負担が軽減されます。発注業務と受注業務の両方において、必要な時間と労力を削減し、プロセス全体を自動化することで効率化に貢献つながります。

紙のフォームへの記入、FAXの送信、電話連絡といった手作業の必要性を排除し 、発注者は、商品棚や倉庫を回りながらタブレットなどで数量を入力するだけで発注が完了し、卸売業者やメーカーに情報が自動送信されます。これにより、場所を選ばずに発注業務を行えるようになり、業務の柔軟性が向上します。

 

●ヒューマンエラーの削減

手動によるデータ入力は、タイプミス、手書きの読み間違い、誤ったデータ転送などのエラーが発生しがちです。EOSはプロセスをデジタル化することで、これらのエラーを最小限に抑えます。発注業務が簡単になることで多頻度発注がしやすくなり、在庫の適正化が実現できます。

仕入金額と請求書の金額が一致しないといった問題が発生せず、仕入れ金額を早期に確定できます。受注側企業では、入力ミスや転記ミスによる納品間違いやトラブルが少なくなり 、情報精度の向上は、業務上のエラーを減らすだけでなく、取引先との信頼性と信用を高めます。

 

●コスト削減

紙の注文書やFAXの利用に伴う印刷費、通信費、人件費を削減できます。発注から請求までの一連の流れをシステム化することで、業務全体のコストを抑えられます。タスクの自動化と手作業によるエラーの削減により、人件費、用紙代、印刷代、通信費などのコストを大幅に削減します。

業務効率化により、受発注担当者の残業時間を減らすことができます。情報がリアルタイムに共有されるため、発注・納入の状況や納期がすぐに分かり、認識違いやコミュニケーションロスが削減されます。

 

●在庫管理の最適化

実在庫とシステム上の在庫の乖離を防ぎ、在庫切れや過剰在庫による受注ミスを削減します。正確な在庫情報をもとにした適切な発注判断により、販売機会の損失や余剰在庫のリスクを減らせるでしょう。

在庫データや入荷予定をWeb上で公開すれば、在庫に関する問い合わせ対応の負担削減も可能です。POSとの連動で、商品ごとの売上や情報も一元的に管理することができます。

 

電子受発注システムの主な機能

電子受発注システムには、さまざまな機能が搭載されており、業務の効率化に貢献します。

 

●注文管理機能

注文管理機能では、発注データの登録・送信がスムーズに行えるため、入力作業の負担を軽減し、ミスのない確実な発注を実現します。また、注文データの変更やキャンセル機能により、状況に応じた柔軟な対応が可能で、変更履歴を適切に管理できます。注文状況をリアルタイムに確認することも可能で、業務の進捗状況を常に把握できます。さらに、過去の注文履歴の確認機能を活用することで、データ分析や再発注の効率化を図れます。

 

●在庫連携機能

在庫連携機能を活用すると、リアルタイムでの在庫データの確認が可能になるため、常に正確な在庫状況を把握できます。これにより、在庫切れや過剰在庫を未然に防ぎ、適切な在庫水準を維持することができます。また、在庫状況に応じた自動発注機能も備わっているため、効率的かつ円滑な発注サイクルを構築できます。

 

●請求・支払い管理機能

請求・支払い管理機能を利用することで、請求書の自動発行が可能となり、迅速かつ正確な請求処理が実現します。支払い管理機能によって入金状況の把握や消込作業が効率化され、未払い金の早期発見と回収が容易になります。これによりキャッシュフローの改善にもつながります。さらに、過去の請求履歴を容易に確認できるため、取引の照会や財務分析にも役立てられます。

 

●取引先管理機能

取引先管理機能により、取引先ごとの取引履歴を簡単に確認できるため、顧客との関係性をより深化させ、ニーズに応じた個別対応を行うことが可能です。また、取引先との契約内容を常に把握できることで、契約条件を遵守し、トラブルを防止できます。さらに、取引先ごとの発注状況を確認することで、より正確な需要予測や関係強化につなげられます。支払い状況も取引先ごとに管理できるため、健全な取引関係を維持し、安定したビジネスの推進に役立ちます。

 

電子受発注システムの選び方

電子受発注システムを導入する際には、自社の業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。

 

●クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型は初期費用が低く、すぐに利用を開始できる点が魅力です。従業員が100名以下の中堅企業や中小企業では、DX化の導入率が大幅に下がっているのが現状ですが、クラウド型であれば比較的導入しやすいでしょう。小規模事業者にとっては、システム導入に係るコスト負担（導入、運用）に抵抗感がある場合もありますが、クラウド型の多くは月額課金制であり、初期投資を抑えられます。

オンプレミス型は自社の環境に合わせたカスタマイズが可能ですが、導入に時間とコストがかかります。大企業がWeb受発注システムを選ぶポイントとしては、BtoB向けの機能が充実していて導入実績が豊富か、自社の商習慣・業務内容に合わせてカスタマイズできるか、基幹システムや業務ツールとのデータ連携が可能か、スマホやタブレットでの受発注が可能か、運営会社にノウハウ・サポート体制があるかなどが挙げられます。

中小企業がシステムを選ぶ際は、自社の業界に必要な機能が揃っているか、業務効率が本当に上がるのか、費用が高くならないか、導入までの期間が長すぎないか、取引先が導入しやすいかなどを考慮する必要があります。特に電話やFAXなどのアナログ型の受発注をしている企業は、PCやスマホ、タブレットの操作でつまずきかねないため、できる限りシンプルな操作性のシステムを選ぶ必要があります。

 

●操作性と導入のしやすさ

システムの使いやすさは、業務の効率化に直結する重要なポイントです。そのため、実際にシステムを利用する現場担当者がスムーズに操作できるかどうかを事前に確認しておく必要があります。また、場所を問わず発注業務が行えることも求められており、スマートフォンやタブレットといった馴染みのあるデバイスで操作できるシステムの方が、担当者にも好まれやすく導入が円滑になります。モバイル対応で直感的に操作できるシステムを選ぶことと良いでしょう。

 

●他システムとの連携

電子受発注システムが、業務に必要な他のシステムと円滑に連携できるかどうかも重要な検討事項です。特に会計ソフトとの連携は経理業務の効率化に大きく影響するため、必ず確認すべきポイントです。また、在庫管理システムと連携することで、より高度で正確な在庫の最適化を実現できます。そのため、導入を検討する際には、他システムとの連携可否や業務の一元管理が可能かどうかをしっかり確認することが大切です。

 

●サポート体制

システムの導入後におけるサポート体制の充実度も重要な選定基準です。受発注システムにトラブルが発生すると業務が停止し、顧客にも大きな影響を与えるため、トラブル時に迅速に対応してもらえる体制が整っているかを事前に把握しておく必要があります。サポート窓口の種類や対応可能な時間帯を確認し、自社の要望に合ったサポート体制がある製品を選びましょう。また、消費税改定などシステム設定の変更が発生した際にも柔軟に対応できるアフターサポートが備わっていると、安心して長期間にわたって利用することができます。

 

電子受発注システムを導入して業務効率を向上させましょう

電子受発注システムの導入は、発注業務の効率化、ヒューマンエラーの削減、コスト削減、そして在庫管理の最適化といった多岐にわたるメリットをもたらします。貴社のビジネスに合わせて最適なシステムを選び、受発注業務のデジタル化を推進することで、競争力の強化と持続的な成長が期待できるでしょう。

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