ERPの在庫管理機能で業務効率化を図る方法は？顧客満足度向上にも貢献

ERP在庫管理は、企業の複数業務を一元化し、在庫数量や保管状況をリアルタイムで把握できるシステムです。過剰在庫や在庫切れのリスクを抑え、購買や生産、販売などにかんする情報共有が円滑に行えます。在庫データの可視化や需要予測の活用によって、コスト削減と顧客満足度向上も視野に入れられるでしょう。ですが、ERP導入には外注業者の選定や導入計画が欠かせません。

本記事では、ERP在庫管理の基本から導入のメリットまでを解説し、企業全体の業務効率化を目指す方に役立つポイントを紹介します。

 

 

目次

 

 

ERP在庫管理の基礎知識

ERPは、企業内の主要業務を統合して管理するシステムです。ここでは、ERPを用いた在庫管理について基本的な考え方を紹介します。

 

●ERPと在庫管理の関係性とは

ERPは、企業が日常的に行う業務を一元管理するシステムであり、在庫管理はその中の主要な機能の1つです。在庫管理機能を使うことで、在庫の数量や保管場所、品質や状態をリアルタイムで確認できます。これにより、過剰在庫や欠品を防ぎ、適切な在庫を保ちながら業務の効率化が期待できるでしょう。

また、ERPは在庫管理や購買、生産、販売などの業務を連携させることで、全体の運用を円滑にします。例えば、生産部門では在庫情報をもとに製造計画を調整し、必要な材料や部品を適切に準備できます。販売部門では、最新の在庫情報を活用して迅速に顧客対応を行い、欠品を回避できるでしょう。このように、ERPは在庫管理を含む複数の業務を統合し、企業の運営を支える仕組みとなります。

 

●在庫管理システムとの違い

在庫管理システムは、在庫の数量や保管状況を専門的に管理するツールです。このシステムは導入が比較的簡単で、短期間で稼働させることが可能です。特定の在庫情報を詳細に把握したり、在庫に関する通知機能を活用したりできるため、在庫管理において高い利便性を発揮します。

一方で、ERPは在庫管理を含む基幹業務全体を統合管理するシステムです。在庫データを活用し、購買、販売、会計などを連携させることで、業務全体を効率化します。在庫管理システムとは異なり、ERPは複数の業務を一元的に管理する点が異なります。

ERPの導入は、短期間の成果を求める在庫管理システムとは異なり、長期的な経営戦略の一環として位置づけられているのも違いといえるでしょう。

 

ERP在庫管理の重要性

ここでは、ERPを活用した在庫管理の重要性について、リアルタイムな在庫情報の把握、コスト削減、業務効率化の観点から解説します。

 

●リアルタイムな在庫情報の把握

ERPは在庫データを常に最新の状態に保つことで、在庫切れや過剰在庫を防ぎます。特に複数拠点を持つ企業では、ERPを使って在庫状況を一元管理でき、効率的な調整が可能です。

入出庫のタイミングが明確になるため、生産や物流の計画を立てやすくなります。さらに、ERPはデータをグラフや表で表示する機能を備えており、在庫管理の見通しを良くし、無駄を減らすことにもつながります。

 

●コスト削減への寄与

ERPを活用した在庫管理では、データをもとに保管スペースを見直し、倉庫運営の効率化が期待できます。例えば、出荷頻度が高い商品を倉庫内の手前に配置することで、従業員や荷物の移動時間を削減できるでしょう。

さらに、ERPの在庫分析機能を用いると、売れ残りが多い商品の特定が可能になり、在庫量を調整することで過剰在庫や廃棄コストの削減につながります。このように、ERPを活用することで、適切な在庫管理が行えれば、時間的・金銭的なコスト削減が行えます。

 

●業務効率化と顧客満足度の向上

ERPによって在庫管理を行うことは、業務効率化や顧客満足度向上といった点からも重要です。

例えば、販売や物流、調達部門が個別のシステムを使用している場合、それぞれに管理データが分散してしまい、データの整合性が取れないことがあります。手作業で在庫管理を行っている場合は、ヒューマンエラーや数値入力の手間なども発生するでしょう。それをERPによって一元的に管理できれば、同一商品のデータを共有できるだけでなく、自動的に情報が更新されるため、人手もかかりません。

その結果、顧客からの問い合わせにたいしても、リアルタイムの情報をもとに回答できます。部門間で取り次いだり、確認作業をしたりといった時間が短縮でき、迅速に応えられれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

 

ERP在庫管理の主な機能

ERPの在庫管理機能は、在庫情報を一元管理し、追跡、需要予測、分析を行えます。以下で具体的な機能について説明します。

 

●在庫の追跡と調整

商品ごとの在庫状況を正確に把握する機能です。倉庫内で移動された在庫の新しい保管場所が、即時にシステムに反映される仕組みです。在庫データには、バーコードや無線技術が使われており、入出庫の情報をリアルタイムに収集できます。

実地棚卸の際には、在庫数がERP上に集約されます。実数との差異や複数拠点の在庫数を効率的に把握できるでしょう。差異が発生した箇所の特定もしやすくなります。さらに、倉庫によって在庫にばらつきがあったり、不足があったりした場合に、荷物を移動させる・新たに発注するなどの対応も迅速に行えます。

 

●需要予測と発注計画の支援

需要予測と発注計画の際にも、ERP在庫管理は役立ちます。

過去の販売データから、季節商品の需要ピークや必要な在庫数を算出できるためです。データをもとに在庫を用意できるため、欠品や過剰在庫を防ぐだけでなく、販売機会の損失も防げます。

各部門の詳細なデータを参照できるため、発注計画も綿密に立てられるでしょう。それだけでなく、発注時期や補充のタイミングを通知する機能を備えているため、人の手で管理を行うよりミスを軽減できるのもERP在庫管理が重視される理由です。拠点数が多ければ多いほど、ERPの一元管理による利便性が欠かせなくなるでしょう。

 

●在庫分析とレポートの作成

ERPの在庫分析とレポート機能は、在庫管理の精度を向上させられる機能です。この2つを活用することで、データにもとづいた効率的な管理が行えます。

在庫分析は、商品の回転率や滞留在庫の状況を把握し、適切な管理を行うための基礎データを提供します。売れ筋商品や動きの少ない商品の傾向を明確にし、配置や発注量を見直す判断材料として役立ちます。

ERPのレポート機能では、拠点ごとの在庫状況や滞留在庫の割合などが視覚的に示されます。この情報をもとに、在庫の偏りや不足を解消する具体的な計画を立てられるでしょう。

これらの機能により、在庫切れや過剰在庫のリスクを事前に把握できます。経営層の迅速な意思決定をサポートする点でも重要視されています。

 

ERP在庫管理のメリット

ERPを導入することで、企業は在庫管理の効率化を図れるだけでなく、データの一元化や人的ミスの軽減、柔軟なカスタマイズが可能です。ここでは、ERP在庫管理のメリットを紹介します。

 

●データの一元化

ERPでは、在庫、購買、販売、会計などの情報を1つのシステムで統合管理できます。この一元化により、部門間の情報共有がスムーズに行われ、業務全体の流れを効率化できるのがメリット。例えば、販売部門がリアルタイムで在庫情報を確認できるため、顧客対応や販売計画が正確かつ迅速に行えます。

複数拠点を持つ企業では、各拠点の在庫状況を一元的に把握することで、全体の在庫調整がスムーズに行えます。不要な在庫の重複を防ぎ、効率的な運営をするためにも、一元管理されたデータは欠かせません。さらに、データを分散管理する必要がなくなるため、重複入力やデータ喪失のリスクを軽減できるでしょう。

 

●人的ミスの軽減

ERPを導入することで、在庫管理の手作業が削減され、入力ミスや記録漏れのリスクを抑えられます。

入出庫情報が自動的にシステムに反映され、手作業による誤りを防ぐ仕組みが整っているためです。すべての在庫情報を一元管理することで、確認作業にかかる時間も減らせます。

ERPには変更履歴を追跡する機能もあり、問題が発生した際には原因を迅速に特定することが可能です。こうした自動化と履歴管理の機能により、業務の正確性が向上し、在庫管理の信頼性が高まります。

 

●柔軟なカスタマイズ

ERPは、企業規模や自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。例えば、物流業者と一口にいっても、取り扱っている商材は様々です。アパレルや食品、医薬品、危険物など、商材によって管理すべき項目は異なります。ERPで一元化したい基幹業務の範囲は、事業規模によって異なるでしょう。

中小企業であれば、搭載されている標準機能をメインに使用し、カスタマイズを抑えると導入コストを抑えられます。

対して、日本国内だけでなく、海外にも多数の拠点を持つような大企業であれば、標準機能に加えて多言語化や国ごとの法令遵守のための機能が求められます。

搭載する機能だけでなく、事業の拡張性や業務フロー変更による仕様変更にも対応できるERPであれば、より業務効率化につながります。導入の際は、カスタマイズの必要性や範囲を明確にしておきましょう。

 

外注業者の選定とERP導入の流れ

ERP導入を成功させるには、信頼できる業者の選定と計画的なプロセスが欠かせません。以下では、業者選定のポイントと導入の主なステップを紹介します。

 

●業者選定のポイント

ERP導入の第一歩は、信頼性の高い外注業者を選ぶことです。自社と同規模や同業種での実績が豊富な業者なら、業務上の課題を理解してもらいやすく、柔軟な対応が期待できます。

口コミや過去事例を参照すると、導入後の保守対応やトラブル解決の体制を事前に把握できるでしょう。

自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズやほかシステムとの連携が可能かどうかもポイントです。特に、独自の基幹システムを導入している場合は、既存の基幹システムと比べると、連携のハードルは上がります。そのため、一定の技術力がある業者の選定が必要です。

最後に、費用やスケジュールが自社の計画に合うかしっかり検討しましょう。ただし、導入を急ぐあまり短納期で発注してしまうと、開発が間に合わずに導入が遅れ、計画に遅延が発生するリスクがあります。余裕を持ったスケジューリングが大切です。

 

●導入のステップ

自社の課題や期待する効果を明確にしたら、以下に沿って導入を進めていきます。

 

1.業務の整理と要件定義

まず、現行の業務内容を洗い出して課題を明確にし、ERPに求める機能や期待する効果を具体的に把握しましょう。例えば、基幹システムごとに入力が必要で手間がかかっている、複数拠点のデータを統合するのに時間を要しているなどです。こうした課題が、ERP在庫管理によってどのように解決できるかを明文化します。そのうえで、標準機能のみで良いのか・カスタマイズが必要かなど、具体的な機能に落とし込みます。

 

2.システム選定

要件に合う複数のERPを比較検討し、自社の要件に合うシステムを選びます。デモや導入事例を活用すると、操作性や将来的な拡張性を見極めやすくなるでしょう。さらに、コストと効果だけでなく、社員が使いやすい画面設計や機能の柔軟性も考慮してください。必要であれば、カスタマイズも行います。

 

3.システムの設定と導入準備

選定したシステムを自社の業務フローに合わせて設定し、テスト運用を行います。運用テストの段階でシミュレーションを実施すると、問題点が見つかりやすく、本番稼働後のトラブルを減らせるでしょう。例えば、受注から在庫引当までの流れを仮想的に試し、ボトルネックを洗い出すといった方法があります。

 

4.トレーニングと運用開始

導入前と導入後には、トレーニングを実施します。システム管理を担当するチームを発足するのであれば、担当者にはより詳細な研修が必要になるでしょう。導入前には、システムの概要や導入目的、各部門での使い方などを説明します。導入後は、より現場での使用を想定した操作説明やトラブル時の対処法、トラブル発生時の報告経路などを伝えましょう。業者によっては、従業員トレーニングを実施してくれるケースもあります。

 

5.運用後の評価とサポート体制の確認

ERPが稼働したら、定期的に運用状況をチェックして課題を洗い出します。見つかった問題は速やかに解決し、業務にあわせて最適化していきましょう。導入業者との連絡手段を確立しておくことも欠かせません。業者の中には、システムの運用保守や定期点検などのサポートを提供している場合もあるため、業者選定時にはそれらもチェックしておくことが大切です。

 

ERPで在庫管理を最適化するために

ERP在庫管理は、在庫データをリアルタイムで可視化し、購買や生産、販売などの部門間連携を強化します。正確な在庫数を維持しながら情報を共有できるため、欠品や過剰在庫を防ぎながらコスト削減を進められるでしょう。需要予測機能を活用すれば、販売動向や季節要因を考慮した在庫計画が可能です。

こうしたメリットを十分に活かすには、外注業者を選ぶ段階から導入ステップを明確にし、段階的に運用へ移行することが大切です。自社の業務や規模に合わせた導入計画を実施し、ERPを上手に活用して在庫管理と経営全体の効率化を図りましょう。

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