イベント開催に合わせたホームページの制作は、スケジュールがあらかじめ決まっているため、制作期間が限られることも少なくない。今回ご紹介する日本磁気歯科学会学術大会の事例では、発注ナビを利用して、株式会社プロットハブへ発注することで、わずか2週間で学術大会用のホームページを制作し公開することに成功。発注ナビへの相談から数えても、トータル3週間程度で公開に至った。しかも、申し込んだのは企業間でスムーズなやり取りが難しいお盆休みの最中であることも特筆すべき点だ。
具体的な案件内容やどのようなやりとりがあったのか、『第32回日本磁気歯科学会学術大会』の運営を担当した北海道医療大学の高齢者・有病者歯科学分野教授會田英紀氏と、ホームページ制作を受注した株式会社プロットハブ取締役の西村宜久氏にお話を伺った。
学会が主催する学術大会の運営全般は学会メンバーの持ち回りで、学術大会用ホームページ制作の発注先探しに困っていた。
――日本磁気歯科学会様はどのような団体なのでしょうか。
北海道医療大学 會田氏：医学界にはさまざまな学術団体があり、日々、研究成果の発表や情報交換を行います。それらを通じて、医学の発展向上と国民の健康維持・増進への貢献を目指し活動を行っています。
私が所属している日本磁気歯科学会もそのような学術団体の一つです。すでに30年以上の歴史があり、年に1回のペースで学術大会を開催していますが、当学会は学術大会の運営全般を学会員が持ち回りで行っていて、2023年開催の『第32回日本磁気歯科学会学術大会』は、私の担当でした。
学術大会の準備の中でも最優先で着手する必要があったのがサイトの構築です。Webサイトでは開催情報の案内、プログラムや抄録集データのダウンロード機能、参加登録のための別サイトへのリンクなどを備えている必要があります。これを大会前の早い時期に構築しなければならず、発注先を探していました。
北海道医療大学
高齢者・有病者歯科学分野
教授 會田英紀氏
――学術大会の運営全般をメンバーが持ち回りで行うケースは多いのですか。
會田氏：学会の規模にもよると思います。
規模の大きな学会ならば、会員数も多く予算も潤沢なので、ホームページ制作も含めて学術大会の運営全般を丸ごと外部に委託できるかもしれません。しかし当学会は会員数が全部で300名弱という小規模な学術団体であるため、学術大会の予算規模も小さく外注できる範囲が限られています。
そのため、これまでも学術大会のホームページ制作は、大会校の医局内でWeb制作に多少の知見があるスタッフが担当していたことが多いようです。あるいは、スタッフの知人に安価で依頼することもあります。
私も当初はスタッフの知人にお願いしていたのですが、直前で都合がつかなくなってしまい、困っていました。
発注ナビの素早い対応で、お盆休み中にもかかわらず短期間で5社の紹介を受けることができた。
――発注ナビについてはどこで知られたのでしょうか。
會田氏：ネットで検索して上位から見ていき、発注ナビを見つけました。サイトを閲覧するとさまざまな発注事例が掲載されており、それを読んで、安心できると思って利用することにしました。
――他のサービスとの比較検討はされましたか。
會田氏：いいえ。とにかく急いでいたので発注ナビしか使っていません。しかしそれが正解でした。
既にお盆休みの期間に入っていたので、すぐに対応して頂けるか心配したのですが、8月14日にサイトから申し込みを行ったところ、翌15日には申し込み確認の電話をいただきました。その4日後の19日には5社も紹介してもらうことができました。このように迅速に対応していただき、とても助かりました。
――ご紹介した5社すべてと商談をされたとのことですが。
會田氏：5社すべての話を聞かないうちに決めてしまうのは失礼かなと思い、全社からお話を聞くことにしました。結果として1社は先方からの連絡がなく、もう1社は予算が折り合いませんでした。3社を最終候補に選定し、最も好印象だったプロットハブさんにお願いすることにしました。
――プロットハブ様が好印象だったということですが、決め手はどういったところにあったのでしょうか。
會田氏：私はWeb制作に関する知識がありません。ですが、他の2社は専門用語を多用していて、せっかくの提案内容もこちらに伝わってきませんでした。その点、プロットハブの西村さんは、私の知識レベルに合わせて説明してくれました。そこが大きな決め手になりました。
営業担当者がエンジニア出身でないからこそ、お客様目線の平易な言葉で、わかりやすく説明できた。
――プロットハブ様は普段どのような案件にエントリーされていて、今回の案件にはなぜエントリーされたのでしょうか。
株式会社プロットハブ 西村氏：当社はもともとシステム開発を中心に手掛けているのですが、ホームページ制作は当社としては比較的新しい事業であり、現在、実績を積み上げている最中です。
今回の日本磁気歯科学会様の案件については、あらかじめ必要な要素も明らかで、公開後の運用、更新予定も分かっていたため、当社の制作力を存分に発揮できるものと考え、積極的にエントリーしました。
株式会社プロットハブ
経営本部
取締役 西村宜久氏
――提案時に専門用語を多用せず、平易な言葉で説明してくれたのが決め手になったとのことですが、プロットハブ様では、常に意識されているのでしょうか。
西村氏：私がエンジニアでないことが大きいと思います。打ち合わせにはエンジニアも同席させますが、エンジニアの発言を私が聞き、私のレベルに合わせて言い換えながらご説明することが多いですね。
今回も私自身のレベルに合わせて、ご提案内容を説明させていただきました。お客様側に専門知識のある方がいらっしゃる場合はエンジニアから直接ご説明することもあります。
――常にお客様に合わせたご案内をされているのですね。
西村氏：はい。当社からのご提案を、限られた商談の時間内で効率良く隅々までご理解いただきたい、という思いから、詳細まで丁寧にご説明をさせていただいております。
――今回の案件は公開後の運用も詳細に明らかになっていたということですが、これはどのような理由からでしょうか。
會田氏：学術大会の開催スケジュールから逆算して、演題の登録、参加登録の締め切り、プログラムや抄録集のアップデートなど、この日までにこれをしなければならないといったことが詳細に決まっていました。なので、それを事前に知っておいていただいたほうが良いかな、と思ってお伝えしておきました。
制作期間は正味2週間。日中は、LINEでのリアルタイムなやりとりに対応できず、メールで対応してくれたのもありがたかった。
――今回、制作スケジュール自体もかなりタイトでした。
會田氏：はい。前述のように学会開催が迫っていたため、かなりタイトなスケジュールでのお願いとなりました。発注ナビに申し込んでからホームページの完成までを時系列にすると、次のようになります。
| 【タイムライン】 | |
|---|---|
| 8月14日 | 発注ナビのサイトにて外注先探しの相談申し込み |
| 8月15日 | 発注ナビからヒアリングの電話連絡あり。メールで17日まで対応できない旨を伝えたところ、発注ナビより「18日に再度電話します」という内容のメールが入る。 |
| 8月18日 | 発注ナビから電話連絡あり |
| 8月19日 | 発注ナビから5社紹介あり |
| 8月25日 | プロットハブに発注（この間わずか2週間） |
| 9月08日 | 完成したホームページ公開 |
プロットハブさんでの制作期間は2週間でした。公開後はスケジュールに沿って3～4回ほど更新してもらっています。
――お互いに、こういうところがやりやすかったという部分はありますか。
西村氏：大会校様側でやるべきことが分かっていらして、事前に資料を揃えていただいており、必要なファイルももらえていたため、タイトなスケジュールながら制作進行はスムーズでした。
會田氏：タイトなスケジュールでお願いしておきながら勝手なのですが、仕事柄、日中は学生講義や外来診療に携わっていることも多く、どうしてもすぐに応対できないことがあります。
今回、メールベースでやりとりをしてくださったのでとても助かりました。他の業者さんの中にはLINEでやりとりしたいという提案もあったのですが、それだとちょっと困ってしまいますから。
西村氏：当社としても、テキストでやりとりが完結するのはやりやすかったですね。デザイン面も今回の案件についてはご要望が明確だったため、悩むようなシーンはありませんでした。
スケジュールと予算が限られた案件に5社も紹介してくれたことは嬉しい驚き！
――振り返って、発注ナビを使ってみての感想はいかがでしたでしょうか。
會田氏：正直なところ、このタイトな納期と予算で、受注してくれる業者さんがあるのかと半信半疑でした。そこに1週間もたたないうちに5社も紹介してくださったので嬉しい驚きがありました。こちらのスケジュール感をくみ取ってくださった対応もありがたいと感じました。
何よりも、プロットハブさんと出会えたことが、大きな収穫でした。
西村氏：当社は発注ナビを利用し始めてから1年半ほどになります。案件数がとても多く、エントリーする案件を選ばなければ、お客様とつながる機会がたくさんあります。
紹介してもらった後はこちらのプレゼン力次第ですが、紹介業者数を絞ってくれているのでしっかりプレゼンできるのも良いですね。
システム開発が中心だった当社にとって、ホームページ制作は新しい事業です。今回の案件で、小規模な学会運営で困っているお客様がいらっしゃるということを学ばせていただきました。こういうところにもニーズがあることを知り、まだまだ営業の余地があると感じています。
會田氏：そうですね。実は学術大会時に作成する抄録集には広告ページを設けることが通例です。そこに広告を出すと認知度が上がるかもしれませんよ。私は、今度またこのような機会があれば真っ先にプロットハブさんにお願いしようと思っています。
――ありがとうございました。
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