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社内ポータルの費用相場とは?必要な機能と導入コスト削減のコツも解説

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社内ポータルのイメージ図

近年、社内ポータルを利用する企業が増えています。その主な要因は2つあり、働き方改革とビジネスのグローバル化による労働生産性の向上や、テレワークなど遠隔地とのスムーズなやり取りや情報共有が求められるようになったことです。しかし、実際のところ「導入する費用がどの程度かかるのかわからない」や、「社内ポータルを導入したいけどどうすれば良いのか」など困っている導入担当者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、社内ポータルを導入する際に押さえるべき相場や費用削減のポイント、社内ポータルを外注する際に注意すべき点について解説します。

 

目次

 

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社内ポータルとは

社内ポータルとは、企業が自社の社員向けに公開する情報サイトであり、特定の社員に閲覧権限が与えられています。その主な目的は、会社内での利用を想定して運用されることです。社内ポータルには、スケジュール管理、社内wiki機能(情報共有ツール)、ファイル管理機能など、情報共有を助ける機能が備わっており、社内の連携や情報共有の効率化が図られます。

新型コロナウイルス感染症や働き方改革を受けて、テレワークが急速に普及しています。これにより、社員間のコミュニケーションが以前より希薄になり、会社への帰属意識も低下していると言われています。そのため、社員同士のコミュニケーション不足を補完する効果も見込んで、近年多くの企業が社内ポータルの導入を進めているのです。

 

社内ポータル開発費用相場

社内ポータル導入の料金目安は、小規模サイトが50~150万円、中規模サイトが150~500万円、大規模サイトが500万円以上となっています。ただし、料金は様々な要因によって変動します。その要因として、自社の課題を解決するために必要な機能やシステムの規模が挙げられます。

そのため、自社の課題や希望を洗い出し、要求定義を作成することが重要となります。要求定義を作成することで、社内ポータルに求める機能や規模感を把握することができます。しかし、要求定義を達成するために必要な機能がどれであるかを理解していない場合、不要な機能が実装されたり、逆に必要な機能が実装されていない結果になるリスクが高まります。そうした不幸な事態を避けるためにも、社内ポータルの機能について十分に理解しておくことが大切です。

 

社内ポータルの主な機能

社内ポータルには、社内チャットを始めとするコミュニケーション活性化を目的とした様々な機能が備わっています。ここでは、一般的な社内ポータルの機能について解説します。

 

●社内チャット機能

社内チャット機能は、一般的なメールとは異なり、社員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすい機能です。例えば、チャットでは、メールの件名や「お疲れ様です。○○さん」のような形式的な挨拶文が不要となります。さらに、メンション機能を使用すれば、誰に話しかけているのかが明確になります。

また、プロジェクトに参加しているメンバー以外のグループも作成でき、業務の進捗を簡単に共有することが可能です。社内全体に対して情報共有を行うこともできます。特に、同じ社内であっても異なる部署間でのコミュニケーションは難しいことが多いですが、部署を超えたグループを作成できるため、質問やノウハウの共有も容易に行えます。

 

●社内wiki機能

社内wiki機能は、社内情報やノウハウを蓄積・共有するための機能です。この機能を使うことで、閲覧権限を持つ社員はいつでも情報の閲覧や整理、更新が可能となります。また、一般的にデータファイルの保存もできるため、業務マニュアルや就業規則などのファイルを管理することもできます。

 

●ストレージ機能

ストレージ機能は、データファイルを保管・共有する目的で利用される機能です。仕事上で多くのファイルが作成・共有されるため、ファイルの数が増えて管理が難しくなることがあります。そんな時に役立つのがストレージ機能です。社員や部署ごとに散らばって保存されているデータファイルを一元管理することで、必要なファイルを簡単に見つけたり、管理を容易に行えます。また、大容量のファイルをメールやチャットで送りたい場合、ストレージにアップロードし、保存場所情報を共有することで簡単にファイルを共有できます。

 

●グループウェアとしての様々な機能

グループウェア機能とは、社内連携をより強固かつ簡単に実現するもので、スケジュール管理やタスク管理、情報共有など様々な機能を一つにまとめたツールです。社内ポータルには、ワークフロー機能やスケジュール・タスク管理、勤怠管理などのグループウェア機能が含まれているケースも多くあります。

社内ポータルは、社員同士のコミュニケーション不足を防ぐ機能をはじめ、情報共有、ストレージ機能、スケジュール・タスク管理など業務効率向上に適した様々な機能を備えています。社内ポータルを導入する前に、社内でヒアリングを実施し、課題や希望を洗い出し、優先順位を決め、要求定義を行うことが重要です。要求定義を行うことで、社内ポータルの導入料金目安を算出しやすくなります。

 

機能名 概要
社内チャット 社員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすい機能で、メンション機能やグループ作成が可能
社内wiki 社内情報やノウハウを蓄積・共有する機能で、閲覧権限を持つ社員はいつでも情報の整理や更新が可能
ストレージ機能 データファイルを保管・共有する機能で、一元管理により必要なファイルの検索や管理が容易
グループウェア スケジュール管理、タスク管理、情報共有など様々な機能を一つにまとめたツール

 

社内ポータル開発費用を安くするには?

社内ポータルの導入料金目安を明確にするために、必要な機能を明確化することの重要性は理解できたかと思います。ここからは、社内ポータル開発費用を抑える方法について解説していきます。社内ポータル開発費用を抑えるための主な方法として、以下に示す5つの方法があります。

 

  • 自社で開発する

  • 開発期間を短くする

  • パッケージを利用したハーフスクラッチ開発を行う

  • 自社で対応できる範囲を決める

  • 月額制で開発する

 

●自社で開発する

社内ポータルの開発費用を抑える方法の一つとして、自社で開発を行う方法があります。自社で開発する場合、社内の人件費で済むというメリットがあります。また、仕様変更にも迅速に対応できるという利点もあります。しかし、デメリットも多く存在します。社内ポータルの開発経験を持つ社員がいない場合、新たに採用するなどして手間や時間、コストがかかることがあります。さらに、開発期間が長くなる可能性も高まります。

 

●開発期間を短くする

社内ポータルは、必要機能や情報量の多さ、セキュリティの信頼性などを考慮して開発することが重要です。これらの要素から、一般的なホームページ制作などと比較しても開発期間が長くなります。そのため、開発期間を短縮したい場合には、導入する目的や希望を整理し、要求定義を行い、必要な機能を絞り込むことが肝心です。開発期間を短縮することで、開発費用を抑えられます。

例えば、開発会社によっては異なりますが、エンジニア1名を1ヶ月稼働させるために必要な価格を80万円とした場合、3ヶ月で240万円が必要になります。要求定義をせずに、3ヶ月の期間がかかるとそれだけ費用が増えます。その開発期間を1ヶ月短縮できるとすると、160万円で済みます。必要な機能を多く追加すると、エンジニアの数も増え、費用もそれに伴って必要になります。このような要因から、要求定義の時点で、必要な機能に絞り込み、開発期間を短縮する工夫をすることで、費用を抑えることができます。

 

●パッケージを利用したハーフスクラッチ開発を行う

社内ポータル開発を検討する際、パッケージを利用して開発を行うことも、開発費用を抑える方法の一つです。必要な機能が大部分実装されているパッケージを見つけ、残りの必要な機能を開発するか、運用を工夫することで開発期間を短縮し、開発費用を抑えることができます。

ただし、パッケージによってはカスタマイズができない製品が多く、フルスクラッチ開発と比べて機能や操作性が劣る恐れがあります。また、社内ポータルの機能追加や改善を行う際に、新たにパッケージをリプレイスする必要があったり、フルスクラッチ開発が必要になることもあり、トータルで考えると予定していた予算を超えてしまうこともありえます。そのため、運用中に追加で必要になる機能も考慮し、計画的に作成することが重要です。

 

●自社で対応できる範囲を決める

社内ポータルの開発費用を抑えるために、自社で対応できる範囲を決めておくことも一つの方法です。例えば、サイトデザインを自社で対応するだけでも、開発費用を抑えることができます。このように自社で対応する範囲を広げるだけでも、開発費用を削減することが可能です。ただ、自社で対応することで開発期間が長くなるリスクもありますので、費用対効果を考慮し、総合的に検討する必要があります。

 

●月額制で開発する

月額制での開発を検討することで、社内ポータルの開発費用を抑える可能性があります。社内ポータルは、小規模なものから始めて徐々に必要な機能を追加し、スケールアップしていく開発方法が適しているとも言われています。

その理由は、従来の納品ありきの開発では、開発前に詳細を詰めることが難しく、高額な見積もりが提示されることがあるからです。さらに、開発後に仕様変更が生じると、追加費用が発生します。また、納品と検収が完了しないと利益が出ないため、品質が軽視されることや、運用開始後の細かな調整のサポートが十分でないこともあるのです。

 

これまでに、社内ポータルの開発費用を抑える5つの方法について説明しました。どの方法でも共通して言えることは、開発費用を削減するためには、自社の課題や要望を整理し、導入目的を達成するために必要な内容を要求定義にまとめることが重要であるという点です。

 

社内ポータル開発を外注する際のポイント

これまでに、社内ポータルの概要や開発費用を抑える方法について解説しました。社内ポータルを開発する際は、社内でのヒアリングにより課題や要望を洗い出し、分析して詳細な要求定義を行うことが重要です。しかし、これらの作業には時間と手間がかかり、また社内ポータルに関する知識が必要です。ここからは、社内ポータル開発を外注する際のポイントについて紹介します。

 

  • 社内ポータルの要件を整理する

  • 運用を想定する

 

●社内ポータルの要件を整理する

社内ポータルを外注する際には、発注元の業務内容や運用方法に関する知識は、発注先がほとんど持っていないことを念頭において進めることが重要です。なぜなら、外注先になにも情報を提供しないで社内ポータル開発を依頼すると、発注先の想像で社内ポータルの開発を行ってしまい「開発は完了したが問題の解決ができない」や「必要な機能はあるが操作が複雑で使いにくい」といった事態が発生してしまいます。また、不要な機能が追加され、当初の予算を超える費用がかかる恐れもあります。このような問題を防ぐために、社内ヒアリングで洗い出した要件を整理し、詳細な要求定義を行うことが重要です。

 

●運用を想定する

社内ポータルの目的を明確にしておくことはもちろん重要ですが、運用がおろそかになると利用されなくなる可能性が高まります。また、従業員にとって便利で見やすいものである必要があります。そのため、導入後の運用方法や運用に関するルールを作成し、運用責任者を決めることが大切です。確かに、社内ポータルの開発費用はできるだけ抑えられるに越したことはありません。しかし、費用を抑えることだけを考慮すると機能面で不十分になったり、操作面で使いにくくなったりする可能性が高まります。

社内ポータルは、ばらばらの情報を単にまとめるだけでなく、目的に応じて情報を整理整頓し、セキュリティを保証しながらリアルタイムでアクセスできる機能性や、使いやすいデザイン性も求められます。安価で済ませることで、本末転倒にならないよう、「どのような機能が必要か」「どのように運用するか」「開発期間・費用に見合った効果が得られるか」など、十分に検討することが必要です。

社内ポータルの導入は、様々な検討事項がありますが、外注で解決できることも多くあります。社内ポータルの検討する際は、まず開発・導入会社へ相談することをおすすめします。

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