在庫管理システムとは？導入すべき理由や種類をご紹介

在庫管理システムを使えば、売り上げの実績などを商品ごとに簡単に集計が可能となります。手間が省けることはもちろんですが、集計や管理のミスも減るため製造業・小売業などでは必須となるシステムといえます。
ですが、在庫管理システムを導入したものの、使い勝手が悪くて別のシステムに乗り換えたいと考えている企業も少なくありません。使い勝手を考慮する場合、ゼロからシステムを開発する自社開発がおすすめです。そこで今回は、自社開発の在庫管理システムを導入する場合の費用相場が知りたい方に向けて、在庫管理システムを選ぶポイントや自社開発在庫管理システムの費用相場を中心に解説していきます。

 

目次

 

 

 

在庫管理システムとは？導入前にチェックすべきことは？

在庫管理システムとは、完成した商品やその商品を作る部品、商品の在庫などを管理するためのシステムのことです。このシステムを導入する前に、機能面はもちろん、そのほかにいくつかチェックしたほうが良いことがあります。

 

●機能面の有無

在庫管理システムの具体的な機能については、システムごとによって異なるため、一概にはいえません。ただ、どのようなシステムでも以下の機能は必要とされています。

• 携帯端末やバーコードなどによるデータ入力機能

• 倉庫商品確認などの在庫管理機能

• 発注・入荷などの仕入管理機能

• 見積もり・請求などの販売管理機能

• 会計ソフトとの連携機能

 

携帯端末やバーコードなどによるデータ入力機能

携帯端末でバーコードを読み取ることによって、自動でデータ入力ができます。1つずつ目視や手作業で管理していたものが、バーコードをかざすだけで情報管理ができるようになって便利です。ただし、自動入力されたデータが実在庫と一致しているか確認する必要があります。

 

倉庫商品確認などの在庫管理機能

在庫管理システムには、倉庫商品の確認ができる在庫管理機能もあります。データ入力機能で在庫情報を読み取って、そこから先の在庫管理状況は在庫管理機能でチェックしていきます。しかし、在庫管理システムは在庫管理部分だけを扱うわけではありません。在庫管理より前の段階から、商品の数をチェックする機能の有無を確認してください。

 

発注・入荷などの仕入管理機能

在庫管理システムには、商品の発注や入荷の状況といった仕入れの段階から管理できる仕入管理機能があります。在庫管理の段階で商品の数が合わないとなっても、どの部分で問題があったのかわかりません。仕入管理機能を導入しておくことで、仕入段階でミスがあればそのミスが見つけやすくなります。

 

見積もり・請求などの販売管理機能

在庫管理システムでは、ユーザーに商品を届けるところまで管理していきます。個々のユーザーの販売状況を管理しておくと、商品間違いや商品の不足がなくなります。顧客満足度に直結する部分であるため、販売管理機能の導入は重要なポイントです。

 

会計ソフトとの連携機能

会計ソフトとの連携機能が搭載されていると、わざわざ個別に会計業務をする手間が省けます。業務が効率化されれば、それだけ従業員に休暇を与えたり、新しい事業に参入したりする機会が作れます。業務効率化が見込まれる機能は積極的に搭載していきましょう。

 

●導入前の準備

在庫管理システムを導入する前には、機能面以外に以下の点をチェックしておきましょう。

• 現状の課題を把握する

• 費用対効果を確認する

• システム導入後の体制を考えておく

まずは、現状の課題を把握しないと在庫管理システムを導入する意味がありません。在庫管理システムは、在庫管理にかかわる課題の解消を目的に導入するものです。課題だけでなく、改善した状態までイメージしてから導入できるのが理想的です。また、在庫管理システム導入・運用時の費用対効果を確認する必要があります。企業によってはアナログな手法の管理のほうが、コストがかからない場合もあります。

そのため、費用対効果をよく確認したうえで在庫管理システムの導入を進めてください。ほかにも、システム導入後の体制を考えておきましょう。何も準備しないままシステムを導入してしまうと、現場も混乱しがちです。マニュアルの作成や社員教育などの準備も並行して進めていきましょう。

 

在庫管理システムを選ぶポイント

在庫管理システムを選ぶ際には、以下のポイントをチェックしてください。

• サポート体制にも目を向ける

• まずは自社を知ることが第一

• 入力機器は何が必要なのかを検討する

 

●サポート体制にも目を向ける

どんなシステムであっても、トラブルの発生をゼロにできるわけではありません。そのため、トラブルをいかに早急に解決できるかが大事になってきます。そこで必要なのが、システム販売元のサポートです。サポートが手厚い販売元だと、安心してシステムを使い続けることができます。自社開発にはありませんが、クラウド型の在庫管理システムなら導入テストがあります。そこでのサポートを受けてみて、どういったサポートが受けられるのか把握しておきましょう。

 

●まずは自社を知ることが第一

最適な在庫管理システムとは、自社の目的とビジネスモデルに最適化されたものです。繰り返しになりますが、在庫管理システムの導入目的を明らかにしておくことが鍵になってきます。また、ビジネスモデルによって適切な在庫管理システムの種類が変わってきます。独自開発での導入の場合、自社のビジネスモデルに近い企業で実績のあるシステム開発会社を選ぶことも大事です。

 

●入力機器は何が必要なのかを検討する

在庫管理システムの対応端末が、どんなものになるかを確認しておく必要があります。在庫管理は携帯端末で行うため、iOS、AndroidのいずれかのOS対応をチェックしておくのが理想です。対応可能なOSについて、事前に確認しておきましょう。

 

在庫管理システムの種類も要チェック

在庫管理システムには、以下の3つの種類があります。

• オンプレミス型の在庫管理システム

• クラウド型の在庫管理システム

• 自社独自のシステムを構築

 

●オンプレミス型の在庫管理システム

オンプレミス型の在庫管理システムは、自社内にサーバーを設置する形で在庫管理を行う方式のシステムです。自社内で情報管理が完結するため、情報漏洩のリスクが少ないといったメリットがあります。また、オンプレミス型の在庫管理システムはパッケージソフトとなっているため、スタンダードな機能が搭載されています。そのため、安全かつ誰でも使いやすいシステムを求める方におすすめです。ただし、サーバーの設置にコストがかかってしまいます。その点を理解したうえで導入を進めていきましょう。

 

●クラウド型の在庫管理システム

クラウド型の在庫管理システムは、クラウド上のデータベースを利用して在庫管理を行うシステムです。月額課金制で提供されていることが多いため、高い初期費用を抑えて導入できます。また、場所を選ばずにシステムにアクセスできるため、どこでも作業が可能です。手軽に使えて導入しやすいシステムを求める方におすすめです。しかし、Web上での操作になると、外部からの不正なアクセスによって情報漏洩してしまうリスクが少なからずあります。セキュリティ対策は慎重に進めていきましょう。

 

●自社独自のシステムを構築

自社独自のシステムは、パッケージソフトではなく、自社独自のシステムを開発する方式のシステムです。自社の課題などに合わせて開発できるため、機能面でのミスマッチが起きにくいというメリットがあります。また、自由にカスタマイズしたり、開発会社からの運用・保守サポートが受けられたりします。そのため、長期的に安定感のあるシステムが使いやすいです。確実に失敗しないシステムを導入したい方におすすめです。初期コストがかかりやすくなるため、予算に問題ない場合に導入を進めましょう。

自社独自の在庫管理システムの導入を検討している方は、以下のページも合わせてチェックしてみてください。

 

システムの種類が異なれば費用相場も異なる

在庫管理システムの費用相場は、自社独自にするか、パッケージソフトにするかによって料金が大きく変わります。また、パッケージソフトでもオンプレミス型かクラウド型かによっても変わってきます。システムの規模感によっても多少変わってきますが、最低でも100万円前後の総額費コストは見積もっておいたほうが良いです。具体的にはシステムのコストについて考えるうえで、以下の点について考慮する必要があります。

• 初期コスト、メンテナンスコスト、ランニングコスト

• システムの連携ができるか

• 追加で必要な工程の把握

• システム導入後の責任者、運営体制

システムにかかるコストの大部分は人件費であるため、人件費にかかわる部分を考慮しておきましょう。

 

在庫管理システムはほかのシステムとの連携が基本！

在庫管理システムは、ほかのシステムと連携させて運用していくのが基本です。よく連携されるのが、生産管理システムと販売管理システムです。これらのシステムをうまく連携させることで、商品の生産から顧客に商品を提供するまでを円滑に進めることができます。

 

●在庫管理の機能があるPOSシステムの活用事例

お店でよく使われているPOSシステムは、スキャナーを使って商品情報を読み取るものだと認識する方もいます。実際はそれだけでなく、POSシステムには在庫管理機能や発注管理、売上管理などの機能も備わっています。売上実績を商品ごとに集計できて、そのデータを在庫管理に活用することが可能です。中には商品の売れ行きの状況や売れる条件を踏まえて、自動で発注してくれるシステムもあります。

 

在庫管理システムを導入するメリットって？

在庫管理システムを導入するメリットとして、以下のものが挙げられます。

• キャッシュフローの改善

• 手間・時間の削減

• 人件費の節約

• 商品の品質が安定する

• 顧客満足度を高める

在庫管理システムで過剰在庫を減らすことでキャッシュフローを安定させ、利益拡大を目指すことが可能です。また、適正な在庫数が維持できれば、在庫にかける手間や時間、人件費の削減にもつなげられます。ほかにも、在庫管理をしっかり行うと商品の劣化を防止することができ、結果的に顧客満足度を高められます。特に食品関係を扱う会社なら、商品の品質は意識しておくのが理想です。

 

在庫管理システムを導入するデメリットは？

一方で、在庫管理システムを導入するデメリットとして、以下のものが挙げられます。

• システムに慣れるまでに時間や労力がかかる

• システム障害で業務が滞る

在庫管理システムを導入しても、すぐに使いこなすのは難しいです。どうしても慣れるまでは、時間や労力がかかってしまいます。事前に、マニュアル作成や教育研修の内容・スケジュールを組んで準備しておきましょう。また、システム障害で業務が滞ってしまうことも少なからずあります。システムの操作ミスでトラブルが起こらないように、システムの利用方法をきちんと共有することが大事です。システム障害で復旧ができなくなってしまうということがないように、念のため定期的にバックアップも取りましょう。

 

デメリットを解決するヒント

デメリットの解決に向けて、以下の2つの点を押さえておきましょう。

• マニュアルの作成

• 中長期的な目線で費用対効果を考える

繰り返しになりますが、マニュアルの作成を進めておくと、現場でシステムを早く使いこなせるようになる社員が増えます。もしマニュアル通り進めてみて、現場でシステムが使いにくそうだと感じたら、すぐにマニュアルの中身を変更しましょう。また、在庫管理システムを導入したら、コストがかかっただけであまり効果が感じられないという場合もあります。しかし、導入してすぐに効果が期待できるものではありません。業務効率化に向けてできることをしっかりしておけば、十分な結果が期待できます。中長期的な視点を持って、導入を進めてみましょう。

 

在庫管理の代表的な方法「ロケーション管理」

在庫管理の代表的な方法として、「ロケーション管理」というものがあります。

これは商品を倉庫内のどの場所のどの位置で管理するか事前にルールを決めておく方法です。ロケーション管理を徹底することで、在庫を正確に把握でき、ピッキング作業の効率化も図れます。在庫管理システムを導入する前に、ロケーション管理の考えを徹底することを意識してみてください。自社独自の在庫管理システムの導入を考えている方は、以下のページも参考にしてみてください。

 

ほかのツールと上手に連携させて効率化を

在庫管理システムは、業務効率化や顧客に質の高い商品を正確に届けるために必要なシステムです。

ただ、在庫管理システム単体では十分な効果を発揮させるのは難しいです。生産管理システムや販売管理システムなどと連携させてうまく活用させていきましょう。また、それらのシステムを導入する際には、パッケージソフトあるいは自社開発といった方法での導入が可能です。さらに、パッケージソフトでもオンプレミス型かクラウド型かによってシステムの特徴やかかるコストが変わってきます。それぞれの導入方法のメリットやデメリットを踏まえて、自社に合う導入方法がどれかを見極めていきましょう。無駄なシステム導入になることがないように、しっかり計画を立てたうえで導入を進めてください。

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