労務管理システムの費用相場と料金は？機能とメリット・デメリットもご紹介！

どの企業でも、従業員に対しての労務管理は必要です。しかし、従業員の賃金から福利厚生、労働時間の管理を一人ひとりに対して適切に行う労務管理は、内容が広範囲に渡り、負担も大きい業務でもあります。
労務管理業務を適切に行うことは、従業員に快適な職場環境を提供することになります。快適な労働環境の提供は、離職率の低下などにつながるため、企業の業務において非常に重要な役割を担っていると言えます。最近は、システム化により労務管理業務を効率化させようとする企業が増えています。
本記事では労務管理システムの導入を考えている方へ、労務管理システムの費用相場、それから労務管理システムでできることや導入するメリット、選び方についても解説しています。

 

目次

 

 

労務管理システムとは

労務管理システムとは、企業が従業員に対して行う社会保険や福利厚生の加入管理など、労務関係の業務を効率化させるためのシステムです。労務管理の業務は従業員一人ひとりに対して必要なため、システム化によって効率化が求められています。また労務管理の業務内容の幅はとても広いため、担当者の業務負担は大きくなります。 こうした労務管理に関する業務の効率化と負担軽減が実現できるのが、労務管理システムです。

 

労務管理システムにできること

労務管理システムを導入することで、主に以下のような業務が効率的に行えるようになります。

• 入退社の手続き

• 年末調整

• 従業員の情報管理

• 各機関への書類提出

• 雇用契約書類の作成と締結

従業員の入退社では、多くの書類のやり取りが発生します。社会保険や雇用保険資格の取得や喪失届、扶養控除等申告書の作成や提出などです。これらをシステム上で行うことで、処理の手間が少なくなり、業務効率化になります。また、書類のやり取りとしては年末調整も挙げられます。年末調整では、源泉徴収票や扶養控除等申告書、保険料控除申告書などの作成と提出が求められます。こうした業務もシステム上で行えるため、業務負担は大きく減ることが期待できます。

加えて労務管理業務で重要なのが、従業員の情報管理です。昨今では従業員の連絡先や扶養家族などについての登録のほかに、マイナンバーの収集と保管が義務付けられています。こうした情報管理もシステム上で行えるようになるため、紙で管理していた場合に起こる紛失のリスクなどが低減できます。

労務管理システムを導入することで、こうした様々な業務をシステム上で行えるようになり、業務効率化と負担軽減を実現しています。

 

労務管理システム導入のメリット

労務管理システムを導入するメリットには、以下の4点が主に挙げられます。

• 従業員情報の一括管理

• 各種書類作成や管理の効率化

• 書類提出にかかる手間を減らせる

• テレワークでも対応できる

それぞれのメリットについて解説していきます。

 

●従業員情報の一括管理

システムを導入することで、自社の従業員に関する情報をすべて一元管理することが可能です。紙での管理が必要なくなるため、保管スペースもなくなり、コスト削減にも貢献できます。また、従業員情報を参照したい場合は検索機能が備わっているため、必要な情報に簡単にアクセスが可能です。紙での管理だと必要な情報を探し出すのに時間と手間がかかりますが、システムを導入することでこうした手間が解消されます。

 

●各種書類作成や管理の効率化

労務にかかわる書類作成は、すべてシステム上で行えます。そのため紙での作成、発行する必要がなくなるため業務効率化につながります。特に、これまでExcelなどのテンプレートから従業員ごとに書類を作成していた場合は、大幅な業務時間の削減が期待できます。書類の作成も自社に適したテンプレートを導入時に作成できるため、作成の手間はほとんどかかりません。

また、労務管理システムでは、書類への記載を従業員にシステム上で依頼することがほとんどです。作成された書類は素早くシステム上で保管できるため、収集などの業務が発生しなくなります。こうした書類の作成や管理に関して効率化できるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

 

●書類提出にかかる手間を減らせる

労務管理業務では、作成した書類を役所に提出する必要があります。従業員が少ない企業であれば大きな手間にはなりませんが、規模が大きくなればなるほど手間と負担は大きくなってしまいます。また、記入後の書類の紛失リスクなども上がってしまうでしょう。労務管理システムを導入することで、書類の提出はすべてシステム上で行うことが可能です。そのため、役所に出向く必要がなくなり、業務が効率化されます。

また、システム上で書類の作成を行うため、記入ミスなどが発生した場合はシステムから簡単に修正が可能です。新たに書類を発行して記入してもらう必要がないため、記入ミスによる手間も大きく軽減できます。こうした書類提出や手間の軽減ができることも、メリットと言えるでしょう。

 

●テレワークでも対応できる

労務管理システムは、テレワークにも対応できます。なぜなら、書類の作成から処理、提出までをすべてシステム上で行えるからです。そのため、労務管理業務のために出社する必要がなくなります。外部から労務管理システムにアクセスできる社内体制ができれば、テレワークでの業務も可能です。労務管理に代表されるバックオフィス業務は、これまでテレワークが行いにくい業務でした。しかし、システム化することでテレワークの導入ができ、従業員満足度向上にも貢献できます。

 

労務管理システム導入のデメリット

労務管理システムを導入することへのデメリットもあります。主なデメリットは以下の3点です。

• 情報漏洩のリスクがある

• ある程度のスキルが必要

• サポート力が低いと業務が遅れる

それぞれのデメリットを理解したうえで、導入の検討をしていくことが大切です。

 

●情報漏洩のリスクがある

労務管理システムは従業員の情報などを管理するため、強固なセキュリティ体制が求められます。セキュリティが脆弱な場合は、情報漏洩のリスクが大きくなってしまいます。一度、情報漏洩を起こしてしまえば、従業員への損害賠償はもちろんのこと社会的信用も失ってしまいます。取引先との契約が打ち切りになってしまう恐れもあるでしょう。特にテレワーク環境で労務管理システムを動かす場合は、万全な対策が求められます。リスクを認識したうえで、対策を怠らないようにすることが大切です。

 

●ある程度のスキルが必要

システム化によって業務をデジタル化させるため、担当者はシステムを効率的に動かすスキルが求められます。特にこれまで紙での書類作成を行なっていた場合は、システムの操作に慣れず、書類の作成や処理に時間がかかってしまう可能性もあります。そのためシステムを本導入する前に、研修を行うなどスムーズに操作が行えるような対策が必要です。担当者がスキルを有するためのサポート体制も充実させるようにしましょう。

 

●サポート力が低いと業務が遅れる

システムを導入したからといって、担当者に業務を丸投げでは業務効率化は達成できません。特にシステム化によって、書類の対応などが担当者だけでなく他の従業員もかかわってきます。そのため操作マニュアルを用意するなど、スムーズに業務が行えるような体制作りが必要です。

また、担当者がシステムを活用する際に、わからない点はすぐに解決できるようなヘルプデスクのサービスを用意するなど、業務が遅れない仕組み作りが求められます。

こうしたデメリットを許容するためにも、労務管理システムを導入する際は、自社に合ったシステムを導入することが大切です。

しかし自分だけで調査して、比較して自社に合うシステム開発を探すのはなかなか難しいです。1社ずつホームページを確認して問い合わせ、依頼する会社候補を絞り、様々な要素を比較してみて最終決定を下すのは時間と手間がかかってしまいます。

そこでおすすめするのが、システム開発会社向けマッチングサイトの利用です。

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労務管理システムにかかる費用相場

労務管理システムは小規模に対応しているシステムから、大企業向けのシステムまで様々な商品がリリースされています。それぞれに搭載されている機能は異なっており、利用するプランによっても費用は大きく変わっていきます。そのため自社の従業員規模と必要なシステムを精査したうえで、システムを選択することが大切です。

なお、従業員情報の管理が備わっているシステムの導入を検討している場合、1ユーザーあたり月額300円～600円程度のシステム料がかかります。多くのシステムは問い合わせが必要なため、気になるシステムは積極的に問い合わせるのが良いでしょう。

 

労務管理システム別に料金をチェック

労務管理システムで代表的なものの料金を紹介します。それぞれのプランや機能によって自社に合っているかは変わってきますので、1つの参考としてご覧ください。

 

●代表的な労務管理システムの使用料

システム名	料金
人事労務freee	ミニマムプラン：1,980円〜（月額プラン）
SmartHR	0円プラン
ジョブカン労務HR	無料プラン 有料プラン：400円/月（1ユーザー）
jinjer労務	300円/月（1ユーザー）
オフィスステーション 労務	登録料：11万円 月額利用料：440円/月（1ユーザー）

 

労務管理システムの選び方

自社に合った労務管理システムを選ぶためには、以下の4点に注目して選ぶことが大切です。

• 自社にマッチしたものを選ぶ

• セキュリティにこだわる

• 導入費用とランニングコスト

• サポート体制の充実度

それぞれのポイントについて解説していきます。

 

●自社にマッチしたものを選ぶ

自社にマッチしている基準は、業務に適しているかはもちろんのこと、操作性などを確認することが大切です。担当者や従業員が操作を行いやすいか、スムーズに入力ができるか、マニュアルが用意されているかなどを確認するとよいでしょう。また、システムの中には無料トライアルを利用できるものもあります。気になるシステムの無料トライアルが提供されていれば、実際に利用してみるのも良いでしょう。

 

●セキュリティにこだわる

前述したように、労務管理システムは従業員の重要な情報を管理するため、強固なセキュリティ体制が求められます。そのためシステムのセキュリティ体制をきちんと確認することが大切です。セキュリティにこだわることで、情報漏洩の防止や従業員による不正利用の防止に貢献できます。

 

●導入費用とランニングコスト

導入費用とランニングコストについても押さえておくことが大切です。システムは導入時にかかる初期費用と月々利用していくための、利用料や保守料が必要です。

システム導入にはサーバなどを立てて導入するオンプレミス型と、インターネット回線を活用して導入するクラウド型があります。オンプレミス型は初期費用が高額ですが、その分ランニングコストが少なくなります、一方でクラウド型は導入が容易で初期費用は抑えられますが、ランニングコストがかかってきます。自社の費用対効果を踏まえたうえで、選択するのが良いでしょう。

 

●サポート体制の充実度

システムが安定稼働するためには、サポート体制が充実していることも欠かせません。ベンダーのサポート体制として、電話やチャット、メールで迅速に対応ができるか、夜間や休日などの対応は可能かなどを確認すると良いでしょう。また、無料でシステムのアップデートが可能かも確認しておくことが大切です。

 

システムの種類

労務管理システムを導入する中で、種類がいくつかあります。主な種類は以下の通りです。

• パッケージ

• カスタマイズ

• フルスクラッチ

それぞれの種類について解説していきます。

 

●パッケージ

パッケージとは、すでに完成された労務管理システムをそのまま導入する方法です。自社に合ったパッケージであれば、費用を抑えて導入することができ、すぐに運用を開始できるのがメリットです。

 

●カスタマイズ

カスタマイズとは、パッケージ製品を選び、自社の業務に合わせてカスタマイズを行い、運用をしていく方法です。基本機能はパッケージとなるため、カスタマイズ費用のみで導入が可能です。そのためフルスクラッチによってゼロから開発を行うよりも、費用を抑えて導入することが可能です。

 

●フルスクラッチ

フルスクラッチとは、ゼロから自社に合わせた労務管理システムを開発し、導入することです。オーダーメイドで構築ができるため、自社の業務に合わせた運用が可能です。一方、システム開発には費用が高額になってしまう点や、導入までの期間が長期化してしまうデメリットがあります。

 

まとめ

労務管理システムを導入することで、自社の労務業務を効率化できると共にコスト削減にも貢献ができます。バックオフィス業務はシステム化によって、大きく業務効率化を起こしやすいので、ぜひ積極的に導入に向けて、動いてみてください。

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