人事システムの費用はどのくらいかかる？費用相場をご紹介

人事システムとは、人事情報を一元管理できるシステムのことです。これまでExcelなどで行ってきた書類作成をシステム上ででき、業務の効率化に貢献します。この人事システムを導入すると、どのくらいの費用がかかるのでしょうか？この記事では、人事システムの費用相場や選び方、人事システムを導入するメリットなどについてご紹介します。人事システム導入を検討中の企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

 

目次

 

 

 

費用相場を調べる前に知っておきたいこと

人事システムは、「採用管理」「人事評価」「給与計算」など人事情報を一元管理できるシステムです。人事システムの費用相場は、選択する製品や提供形態、利用したい機能の種類、利用人数などにより異なります。自社の利用人数と利用したい機能を確認し、最適な料金プランを選ぶことが大切です。

 

●利用人数による費用相場

クラウド型人事システムの場合、おおまかな目安として1ユーザーにつき月額費用が数百円かかります。中には、人数が増えるとディスカウントされる製品もあるため、提供ベンダーに確認するのがおすすめです。

 

●人事システムの基本機能

人事システム費用相場を調べる前に、以下の人事システムの基本機能について知っておきましょう。

• 労務管理

• 勤怠管理

• 給与計算

• 人事評価・タレントマネジメント

• 採用管理

初期費用を抑える場合、基本機能を導入してから徐々にほかの機能を追加するのもおすすめです。製品によっては好きな組み合わせができるものもあるので、それぞれ具体的に見ていきます。

 

労務管理

「労務管理」には、入退社手続きや年末調整、雇用契約書の作成・締結などの機能があり、従業員の人事情報を一元管理できます。中には、人事情報と労務管理を分けている製品もあり、部署ごとに使い分けられるケースも少なくありません。

 

勤怠管理

「勤怠管理」は、その名の通り、従業員の出退勤の記録を管理できる機能です。労働時間・休暇の申請管理や工数管理、シフト管理などを行うことができます。

 

給与計算

「給与計算」は、人事情報データと勤怠データの入力により、従業員の給与を自動計算する機能です。労務管理・勤怠管理と連動し、給与の自動計算ができるため、総務や人事の業務効率化にも貢献します。人為的ミスが発生しやすい残業代・所得税・年末調整などの作業を自動化できるのが特徴です。

 

人事評価・タレントマネジメント

「人事評価」「タレントマネジメント」により、従業員のスキルを把握し適材適所の人員配置ができます。また、強化したいスキル保持者の育成も可能です。企業成長という点からみても、役立つ機能といえます。

 

採用管理

「採用管理」により、応募者の管理ができるだけではなく、募集から採用までの業務を効率的にできます。求人票の作成やエントリー管理、採用計画・進捗管理などを効率良く行いたい企業に役立つ機能です。

 

提供形態で考える人事システムの費用相場

人事システムは、提供形態で費用が異なります。主な提供形態は、「独自システムの開発」「クラウド型」「オンプレミス型」の3種類です。

提供形態	費用相場
自社独自のシステムを開発する	300～1,000万円
クラウド型のパッケージシステムを購入する	初期費用：10～50万円
	月額基本料：300～700円/1ユーザー
オンプレミス型パッケージシステムを購入する	ライセンス費用：100万円以上（100名分）
	カスタマイズ費用：1開発者につき50～160万円（月額料金）

 

●自社独自のシステムを開発する

自社独自のシステム開発を依頼する場合、開発の種類は業務系システム開発となります。業務系システム開発の費用相場は、300万円〜1,000万円です。業務系システムの開発費は、実装機能により異なります。「データ分析」「スケジュール管理」「外部サービスとの連動機能」などの機能を追加するとコストは高くなります。

 

●クラウド型のパッケージシステムを購入する

クラウド型のパッケージシステムは、低コスト・短期間で利用できるため、小規模な企業に向いています。クラウド型のパッケージシステムを購入すると、初期費用や月額基本料などの費用がかかります。

 

初期費用

クラウドのパッケージシステムの初期費用相場は、最大でも50万円前後です。初期費用が無料の製品もありますが、10万円単位でかかる場合もあります。

 

月額基本料

月額基本料は1ユーザーにつき300〜700円ですが、この金額は保守費用込みです。契約単位の月額料金の相場は、2,000〜70,000円となります。専用のサーバーも不要です。このほか、ソリューションサービス費用や従業員への研修費用が別途かかります。

 

●オンプレミス型のパッケージシステムを購入する

オンプレミス型のパッケージシステムは、カスタマイズがしやすく中堅企業や大企業向きです。オンプレミス型のパッケージシステムを購入すると、下記のような費用がかかります。

 

初期費用

オンプレミス型のパッケージシステムは、ライセンス購入が必要です。例えば、約100人利用する場合のライセンス費用は100万円以上になります。

 

月額基本料

オンプレミス型はライセンス購入となるため、月額費用は発生しません。ただし、サーバーをレンタルする場合は毎月のレンタル費用が発生します。

 

保守・運用費用

年間保守契約＋サーバー環境の保守費用が必要です。このほか、自社向けのカスタマイズをする場合、開発費用が発生します。開発費用の月額料金相場は、1開発者につき50〜160万円です。

 

費用で選ぶならどれがおすすめ？

費用で人事システムを選ぶなら、自社に合った提供形態で選びましょう。提供形態と推奨する企業は、以下の通りです。

• 開発：初期コストはかかるけど、自社の業務に合う独自システムが欲しい企業

• クラウド：初期コストを抑えたい企業

• オンプレミス：初期コストが高くても、オーソドックスな機能が欲しい、適宜カスタマイズもして欲しい企業

なお、開発といってもエンジニアやノウハウがない企業の場合は、自社開発が困難です。その場合は外注（アウトソーシング）で、システム開発会社に人事システムの開発を依頼しても良いでしょう。開発を検討する企業担当者の方に向けて、人事システム開発を得意とする企業を以下のページで詳しく解説しています。

 

そのほかに注目すべき要素

人事システムの費用を見積もる場合、上述の費用や提供形態以外にも注目すべき要素があります。より正確な見積もりを出すため、以下の6点についてもチェックしておきましょう。

• ライセンス数

• 利用年数

• オプション料金

• カスタマイズ

• 利用人数増加の場合の追加料金

• 導入支援サービス

 

●ライセンス数

クラウド型は利用人数によりライセンス数が決まります。オンプレミス型は1契約1ライセンスですが、インストールするサーバーの数でライセンス数が決まる場合もあるのです。

 

●利用年数

人事システムを導入する場合、何年利用するか考えることが必要です。法改正など保守対応が必要なイベントも考慮し、人事システムの利用年数を決めます。

 

●オプション料金

基本機能にない機能を利用する場合、オプション料金を支払う必要があります。オプション料金は、「退職金計算」「人事業務」「シングルサインオン」「組織管理」などがありますが、製品によりオプション機能の種類も異なるのです。また、大企業やチェーン店のような業態の場合、一括管理機能が基本機能として提供されているかどうかの確認も必要でしょう。

 

●カスタマイズ

自社の人事情報が基本機能にない場合、製品のカスタマイズが必要です。カスタマイズしたい内容を洗い出し、製品の販売会社に見積もりを依頼します。

 

●利用人数増加の場合の追加料金

自社の利用人数が増える場合、追加料金がかかる場合があります。料金プランの変更または追加料金がかかるのか確認することが重要です。

 

●導入支援サービス

製品によっては、システムの運用サポートメニューとして「導入支援サービス」を提供しているものもあります。従業員数や勤務形態に最適なパッケージの選定からシステムの構築までサポートしてくれるサービスです。

 

後悔しない人事システムの選び方

後悔しない人事システムを選ぶには、以下の3つのポイントをチェックしましょう。

• 使いやすさ

• 外部システムとの連携

• セキュリティ

 

●使いやすさ

多くの人事システムには、無料トライアル期間があります。期間を利用して、使いやすさをチェックしてから導入しましょう。せっかくシステムを導入したのに、使い勝手が悪く今まで通りに業務を進めてしまっては導入する意味がありません。

 

●外部システムとの連携

すでに勤怠管理システムや給与管理システムがある場合、あらかじめ連携できるかどうかチェックしましょう。連携できない場合は入力作業が手間になるため、必ず連携できるシステムを選ぶことをおすすめします。

 

●セキュリティ

クラウド型を導入する場合、プライバシーマークの取得、ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証の獲得などセキュリティ面をチェックしておきましょう。人事システムは従業員の住所やマイナンバーなどの個人情報を多く扱うため、セキュリティ面のチェックは重要です。

 

人事システムを導入するメリットとは

人事システムを導入するメリットは、以下の3点です。

• 人事労務全体の効率化

• 書類提出の簡略化

• 人事評価の適切化

●人事労務全体の効率化

人事システムを導入するメリットは、人事労務全体の効率化です。人事システムの導入により、入力作業を自動化して人的ミスを防いだり、従業員の作業工数を減らしたりできます。また、人事情報を一元管理できるだけではなく、書類の作成・発行もスムーズにできるでしょう。現代のように、派遣社員や契約社員など多様化した雇用形態にも対応しやすくなります。

 

●書類提出の簡略化

人事システムを導入すると、上述のように書類の作成・発行に加えて申請なども一括でできます。

 

●人事評価の適切化

人事評価に関する機能を持った人事システムを導入すると、人員を適材適所に配置できます。従業員の資格・スキル・業務成果・特徴などを一元管理でき、研修プログラムの作成をはじめ、能力に応じた人事異動などに役立ちます。

 

システム開発会社の選び方について

人事システムの開発を外注するポイントは、以下の3点です。

• 自社開発の企業を選ぶ

• 業績が安定している企業を選ぶ

• コミュニケーションが取りやすい企業を選ぶ

●自社開発の会社を選ぶ

自社開発をしている企業のエンジニアは、技術力が高いケースが多く、優秀なエンジニアを紹介してもらいやすいメリットがあります。一方、外部委託している企業や、外部委託と自社開発両方を行っている企業のエンジニアは、経験が浅いこともしばしばです。また、外部委託している企業を選ぶと窓口と実際の開発者が異なるため、認識のズレが起こりやすくなるでしょう。開発費は高めですが、開発速度やシステムの品質を重視する場合は、自社開発の企業をおすすめします。

 

●業績が安定している会社を選ぶ

開発会社を選ぶ場合、業績が安定している企業を選びましょう。システム開発は作ったら終わりではありません。運用していく中で、機能改善やアップデートするのが一般的です。そのため、企業の業績によってはアップデートを依頼しにくくなる可能性もあります。将来的なリスクを見越して、業績が安定している会社がおすすめです。

 

●コミュニケーションが取りやすい会社を選ぶ

開発会社の担当者のコミュニケーション能力は、外注先を選ぶうえで重要なポイントです。コミュニケーションが取れないと、間違った状態で開発が進みやすくなり、意図したものと異なるシステムになります。担当者が、自社の課題や目的を正確に把握しているのかを見極めることが重要です。

 

自社の特徴を見極めて適切な人事システムを

人事システムは、労務管理・勤怠管理・給与計算など人事情報に関する業務を一元管理できるシステムです。

会社の規模が小さい場合はクラウド型がおすすめですが、中堅企業や大企業の場合、オンプレミス型や独自開発の人事システムが良いでしょう。人事システムの導入で業務の効率化につながる、書類提出の簡略化などのメリットが受けられます。なお、人事システムだけに限らず、開発の費用相場はあくまでも目安である点は留意しておきましょう。正確な費用を算出するには、必要な機能や利用人数などを割り出し、しっかり見積もりを取ることをおすすめします。

 

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