社会情勢の変化によって、多数の医療機関がひっ迫してしまう状況が続いています。その状況下を解消するためにも、医療システムは必要不可欠なものとなっています。医療従事者の中には、医療システムの導入を検討している方も少なくないでしょう。そこで今回は、医療システムを導入するメリットを知りたい方に向けて、医療システムの機能やメリット・デメリット、医療システムの選び方を中心に解説していきます。
目次
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主な医療システムの機能とは
医療システムは、医療現場で使われている医療についてのシステム全般のことを指しています。大きく分けると、以下のようなシステムがあります。
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診察・治療の関連システム
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薬剤の関連システム
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医療事務の関連システム
複数のシステムによって診察や治療、調剤などの医療業務を管理するのが特徴です。少しでも早く患者の抱える症状を解消するために、IT技術は欠かせないものとなってきています。なお、医療システムはパッケージシステムとスクラッチ開発のいずれかの方法で開発されています。
ここでいうパッケージシステムとは、サービス提供者側がある程度機能を決めて、月額料金を払うことで利用できるシステムです。予算が少なくても始めやすい方法となっています。一方のスクラッチ開発は、一からシステムを開発する方法で、確実に必要な機能を持ったシステムが手に入りやすいです。予算も踏まえて、最適な医療システムを確保しましょう。
医療システムを導入するメリット
医療システムを導入する前に、システムにどんなメリットがあるのかを把握しておくのが大切です。
●業務効率が上がる
医療システムを導入すると、医療従事者の業務効率化につながります。例えば、予約から会計までの事務業務、それに伴う医師の業務全般などが円滑に進めやすくなります。業務効率が上がれば、患者一人の診察時間を長くしてじっくり診察したり、会計時の患者の待ち時間を減らしたりすることが可能です。結果として、顧客の満足度につなげられるため、医療システムは積極的に導入すると良いでしょう。
●情報の共有が容易になる
医療システムによって業務効率が上げられるだけでなく、情報共有がしやすくなるのも利点です。電子データで患者の情報が伝えられるようになると、その情報を見て緊急の対応がしやすくなります。医師に柔軟な対応をしてもらいやすくするのにも、医療システムは必要不可欠です。ただし、電子化によって情報の管理が難しくなるケースもあります。すぐに情報が渡せても、必要な情報がすぐに引っ張り出せないと意味がありません。そのため、医療システムを導入する際は、情報管理のしやすさにも配慮するのが大切です。
医療システムを導入するデメリット
医療システムの導入には、メリットだけではなくデメリットも少なからず存在します。
●費用がかかる
医療システムの中には、無料で使えるものもありますが、システムによっては初期費用や運用費で数百万円程度の費用がかかることもあります。規模の大きいシステムほど費用が発生しやすく、大幅にシステムをバージョンアップしていく際には、システムの買い替えを進めていく必要もあるでしょう。事前に予算を設定して、必要な機能を持ったシステムの導入を意識するのが大事です。
●利用に慣れる必要がある
医療システムに限らず、新しいシステムを導入する場合、そのシステムに慣れるまでに個人差が生じます。少しでもその個人差を埋めるために、積極的に研修や講習などを導入してください。システムを扱う販売会社の中には、導入サポートのサービスを行っているケースもあるので、利用を検討するのも手です。
パッケージシステムとスクラッチ開発どっちがおすすめ？
医療システムは、パッケージシステムとスクラッチ開発のいずれかの方法で導入できます。それぞれの方法の特徴について、詳しく見ていきます。
●パッケージシステム
パッケージシステムは、ある程度決められた機能が搭載されたシステムを購入する方法です。毎月決まった金額を支払うことで、システムを利用し続けられる仕組みになっています。サブスクリプションサービスのような感覚で始められるため、後述するスクラッチ開発よりも安価に導入がしやすいです。
また、すでにできあがっているシステムを導入する形になるため、導入までの準備期間が短いのも特徴です。なるべく安くシステムを導入したい方や、すぐにシステムを導入したい方などにおすすめです。しかし、システムの機能をカスタマイズするのが難しいため、パッケージシステムは決められた機能しか使用できません。結果として、1つのシステムでは対応できない業務などが発生しやすくなります。
●スクラッチ開発
スクラッチ開発は、一から自社に合ったシステムを開発する方法です。業務に合わせて一から開発できるため、必要に応じて自由にシステムの構築が可能です。さらに、必要な機能を適宜追加することが可能で、カスタマイズの依頼も自由にできます。
このスクラッチ開発は、自社で開発をする方法とシステム開発会社に依頼する方法があります。システム開発に詳しくない場合は、システム開発会社に外注する方法が望ましいでしょう。システム開発会社によってはアフターサポートを実施してくれるところもあります。パッケージよりも初期費用が発生しやすいデメリットこそありますが、自社に合ったシステムが手に入りやすいのがスクラッチ開発の利点です。
それぞれの特徴を踏まえて、どちらの方法でシステムを導入するかを検討してください。
医療システム導入の流れ
医療システムを導入する際、パッケージシステムの場合は以下の手順で進めていきます。
●運用検討・打ち合わせ
パッケージシステムの場合、まずは以下のような運用検討・打ち合わせをしていきます。
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システム範囲の検討
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接続システムの検討
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運用案検討
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問題点の洗い出し
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定例会の実施
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基本設計作成
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基本設計説明
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基本設計内容承認
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データ移行方法の検討
どこまでの範疇をカバーするシステムなのかを決めてからシステムの設計を固めて、その設計で問題ないか調べていきます。設計段階で欠陥があると、完成した際にもシステムに欠陥が見られる可能性が高いです。予定どおり開発すればちゃんとしたものができあがるように設計することが大事です。
●運用に関する打ち合わせ
設計が終わったら、ヒアリングシートを使って要件を満たしているか確認します。それからシステム運用のフロー案を作成していきます。どのような流れでシステム構築を進めていくのかはっきりさせると、構築する人によって質に差が生じてしまうリスクを減らすことが可能です。
●システム環境の構築
ここまでの工程が終わったら、実際にシステム構築に着手していきます。現場でシステム構築に着手するエンジニアに、決めた内容どおりにシステムを開発してもらえるように、正確に内容を伝えることが大事です。
●運用テスト・研修
システムが完成したら、実際の現場で使えるかどうかテストしていきます。テストして問題がなければ、現場で使う方が早くシステムを使いこなせるように、システムの研修を実施していきます。ただ、パッケージシステムでの研修は個別に行うことが難しいため、研修用の動画やマニュアルなどの用意が必要です。契約したパッケージシステムを使う方は、その研修用の動画やマニュアルを活用して操作方法を覚えていきましょう。
医療システム開発の流れ
医療システムをスクラッチ開発で導入する場合は、以下の手順で進めていきます。
●要件定義
スクラッチ開発でも、パッケージシステムとそこまで流れは大きく変わりません。まずはこちらの希望を伝えながら、要件定義を進めていきます。完全に自社の意見を反映させることは難しいですが、できる範囲で希望に沿ってもらえるように具体的な内容を伝えることが求められます。
●設計
要件定義で決めた内容を具体的にどうシステムに反映させていくかを決めるために、システムの設計を行います。パッケージシステムと同様に、実際に開発に着手するエンジニアに設計内容が伝わるように設計書を作成することが大事です。
●開発
設計が完了したら、開発に着手していきます。自社で開発をする場合と、システム開発会社に依頼する方法の場合のどちらにしても、開発の進捗確認は常に行いましょう。滞りなく開発が進めば、要件定義や設計の工程で決めた通りのシステムが完成します。
●テスト
開発が完了したら、システムのテストをします。要件定義でどんなに綿密な計画を行っていても、完成したシステムがイメージと違うというケースは少なくありません。どの部分に問題があるのかがわかるように、まず部分ごとにテストしていくのがポイントです。それから複数部分を合わせてテストをして、システム全体のテスト、実際の現場でテストしていきます。テストについては参加できる部分については確認を行い、発注者目線からも問題がないか把握できると安心です。
導入後のサポートについて
パッケージシステムの販売会社や、システム開発会社によっては、システムを導入したあとも利用者が問題なくシステムを使い続けられるように、いくつかサポートが提供されます。いずれも、システムを安心して使うのに欠かせないサポートです。
●セキュリティサポート
情報システムを用いたセキュリティサポートは、必要不可欠です。情報システムを活用してセキュリティを診断して、その結果に合わせて適切な対策を実施するためのサポートを開発側で進めてくれます。
●情報セキュリティ教育
セキュリティのサポートは大事ですが、それと同じくらいセキュリティの運用ルールを作ることと継続的な教育も必要です。企業によっては、従業員向けに継続的な情報セキュリティ教育を行ってくれるので、利用をするのも手です。
●個人情報保護に関するサポート
現代では、個人情報漏洩による事件が頻繁に報道されています。医療機関も他人事ではなく、医療機関でも個人情報を守る責務があります。システム開発会社では、個人情報保護に関する業務全般もサポートしてもらえることもあります。ちなみに、パッケージシステムの場合はサービスの中にサポートも含まれている場合が多いです。一方で、スクラッチ開発ではシステム開発会社によって対応が異なります。サポート内容もよく確認して、どのような形でシステム開発を依頼するか決めることが大切です。
医療システムの選び方
医療システムの選び方として、以下のものが挙げられます。
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レセコンとの住み分けができているか
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システム・機器との連携範囲はどれくらいか
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文書作成・共有機能はあるのか
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販売会社のサポート体制は万全か
レセコンは、診療報酬明細書を作成するためのソフトウェアのことで、それと役割が被らないように開発する必要があります。ただ、既存のシステムや機器との連携は広いほうが望ましいです。ちょうど良いバランスになるように、役割の住み分けができるシステムを導入しましょう。また、一般企業のシステムと同じように、文書作成・共有機能も必要です。ほかにも、先ほど紹介したようなサポートの体制がしっかりしているところで依頼する意識も忘れないようにしてください。
●開発依頼する時はここもチェック！
もしパッケージシステムではなく、スクラッチ開発で依頼する場合は、以下の点もチェックする必要があります。
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開発会社の実績と得意分野を見極める
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必ず見積もりの作成を依頼し、料金の目安を知っておく
自社の扱う分野の知見や、実績がないところに依頼すると、希望に見合ったシステムが完成する可能性が低くなります。開発会社の実績と得意分野を確認して、自社の分野で最適なシステムが作れるか見極めていくことが重要です。また、料金相場を知らないまま依頼すると、機会損失を生み出すリスクがあります。そのリスクを避けるために、複数社に見積もりの作成を依頼して比較検討して、自社に合ったところに依頼することを意識してください。
システム導入で社会情勢の変化に対応しよう
社会情勢の変化によって、現代では医療分野の人手不足が目立ちやすくなりました。
しかし、医療システムの導入によって業務効率化が進めやすくなります。さらに情報の共有がしやすくなることで、医療業務をより円滑に行いやすくなるでしょう。現代の人手不足に対応するには、医療システムを導入しておくのが望ましいです。医療システムだけに限る話ではありませんが、システムの導入にはパッケージ型とスクラッチ型の2つの方法があります。企業によってどちらが良いかは異なるため、方法別にシステム開発の流れやシステムの選び方のポイントをいくつか押さえておくことが大事です。今回の記事を参考にそれぞれの方法の特徴を理解して、自分に合った方法で医療システムの導入を進めてください。
なお、「病院独自のシステムを導入したい」、「適宜カスタマイズをしてシステムを改修したい」という方に向けて。以下のページでは、おすすめの開発会社を紹介しています。医療システムのスクラッチ開発を検討している場合であれば、ぜひご参照ください。
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