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RPAを導入する手順と成功させるためのポイント【事例も紹介】

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RPAを導入すれば業務を自動化して、業務量を減らすことができます。
例えば、データの入力やコピー&ペーストなどの単純で定型の業務を人間の代わりに機械が自動で行うようにできるのです。
本記事では、RPAを導入する手順や成功させるためのポイントについてお伝えをしていきます。
 

目次

 

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RPAの導入企業は急増中

日々行う単純作業・ルーチン作業を自動化するRPA。現在導入する企業が急増しています。2017年の調査では国内で導入している企業は14.1%でした。

「2017年の調査によると、国内では14.1%の企業が導入済み、6.3%が導入中、19.1%が導入を検討中」(総務省「RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上」)

その後、さらに導入する企業が増えています。MM総研の調査によるとRPA導入済み企業は2018年6月の段階で22%となっており、2019年1月には32%へと急増。わずか半年の間に10%増加しています。

※出典:MM総研「RPA国内利用動向調査(2019年1月調査

 

RPAを導入する企業が増えている5つの理由

理由1:働き方改革を推進するため

政府が乗り出して働き方改革の推進が行われていることはご存知のことと思います。その改革の柱の1つに長時間労働の是正が挙げられています。長時間労働を是正するため、残業時間の上限を減らしたり、有給取得の義務化をしたりと様々な取り組みが行われています。しかし、業務量が変わらず人も増やさない状態で労働時間を減らしたら仕事が回らないなどの懸念点もあり、労働時間を短くするなどの施策では抜本的な改善には至りません。そこでRPAに注目が集まります。データ入力などの単純作業を自動化し、業務量を減らせるRPAを導入することで、抜本的に変革をもたらすことが可能なため、導入する企業が増えてきたのです。

 

理由2:人手不足を解消するため

2つ目の理由は、少子高齢化によって日本の総人口が少なくなっていくことが挙げられます。

■高齢化の推移と将来推計

■高齢化の推移と将来推計

※出典:内閣府「第1章 高齢化の状況(第1節 1)

2017年には1億2671万人ですが、2055年には1億人を切って9744万人に、2065年には8808万人にまで減少していきます。当然、働き盛りの年代の人口も減りますので近い将来、深刻な人手不足となるでしょう。外国人の受け入れをして労働力を確保しようとする動きもありますが、そう簡単なことではありません。もうお分かりのように、業務量自体を減らすことのできるRPAが期待されています。

 

理由3:既存システムに影響を与えないため

新しくシステムを導入する際には、現在使用している他のシステムへの影響を考慮し、導入するかどうか、どういったシステムにしていくかを決めていきます。つまり、開発できるシステムに条件が付けられるわけです。RPAの場合は既存システムに依存しないため、開発に条件が付けられることはないですし、既存システムの変更も不要です。

 

理由4:ノンプログラマーでも操作できるため

RPAはノンプログラマーでも、ITに不慣れな方でも操作が可能です。プログラミングの知識・経験のない方でも数週間ほどの研修で扱えるようになります。さらに言うと、直感的にボット(ソフトウェアロボットの挙動を決めるルール)を作成できます。ただ単純に作成されたプログラムを動かすだけでなく、ノンプログラマーでもボットを変更し、適宜ソフトウェアロボットの動作を調整することができるのです。社内のIT部門の負担も少なく済み、現場は自分たちのニーズに合わせて手軽に変更することができる魅力があります。

 

RPAの導入がもたらすメリット

メリット1:業務効率化で残業が減る

どの業種においても、営業をしたり制作物を作ったりと本来注力しなくてはならない業務がある傍ら、データ入力やコピー&ペースト、少なくなった在庫の追加発注、ファイルのダウンロード、メールの送信など、細々とした単純作業が数多くあるでしょう。1つの作業には何時間もかかるようなものではないために自分で行うことに我慢ができてしまう、あるいは他に任せる方がいないため自分でやるしかないと思ってしまうなどの理由から、「この単純作業を効率化できないか?」と疑問に思わなくなっているかもしれませんが、RPAを導入すればこうした単純作業を効率化できます。

 

メリット2:人材不足が解消できる

売り手市場とも言われる昨今、人材を獲得するには骨が折れます。そこで、人を雇う代わりにRPAを導入するという選択肢があります。RPAは通常人間が行っている定型業務を代わりに行いますので、RPAを導入すれば採用する人数を減らす、場合によっては新たに人を採用しなくても業務を回すこともできるでしょう。

 

メリット3:人的ミスをなくせる

何をするにしても、ヒューマンエラーは起こります。例えば、コピー&ペーストでペーストする場所を1行間違える、もしくは在庫を確認したら1つ多いなど、人が行うことに関してはどうしてもミスは起こってしまうことがあります。しかし、ソフトウェアロボットなら間違えません。RPAを使って業務を自動化することで、業務を効率化するだけでなく、正確性を上げることもできるのです。

 

メリット4:IT部門にかかる負担を減らせる

システム導入では、IT部門への負担がかかってしまいます。導入するシステムについてIT部門が把握し、社員に教えたりトラブルに対応したり、場合によってはプログラムに手を加えたりする必要があるのです。しかし、RPAの場合にはプログラミングの知識や経験のない方でも直感的に操作できるため、使用する現場の社員が自分たちで教育し合ったりトラブルに対処したり、変更を加えたりすることができます。システムの導入ですからIT部門が関与しなくて良いとはいきませんが、RPA以外のシステムを導入するのに比べるとIT部門への負担はかなり減らすことができるでしょう。

 

RPAを導入する流れ・手順は?【導入前から導入完了まで】

 RPAを導入する流れ・手順

 

流れ1:社内で専門のプロジェクトチームを立ち上げる

RPAの導入ではほとんどの部門・部署が対象となりますので、対象となる部門・部署のメンバーを集めて専門のプロジェクトチームを立ち上げる必要があるでしょう。担当となった方が情報の交通整理をしていきます。

 

流れ2:現状の業務プロセスを洗い出す

人間の手で行われている作業は担当者が頭で把握したとしても、フローとしてマニュアルがないことも多いはずです。まずは作業ごとにどのようなプロセスで業務を進めているのかを洗い出しましょう。この洗い出しのタイミングでは、単純作業で自動化できそうなもの、都度アレンジが必要で人間が作業したほうが効率的なものなどとざっくりで良いので把握しておくと良いでしょう。

 

流れ3:RPAの導入範囲と開発会社・導入ツールを選定する

続いてはRPAの導入範囲(どの業務を自動化するのか)を決めます。自動化できる範囲すべてをRPAに任せたいところではありますが、導入にはコストがかかりますので、導入の費用と自分たちで行う場合の費用、それから工数などを加味しながら導入範囲を決定します。それから、RPAの開発をす依頼する開発会社、導入ツールを選定していきます。

 

流れ4:テスト導入をする

そこまで決まったらRPAを導入することになりますが、最初からすべて導入してエラーが起こってしまったら大変なことになりますので、本格的に導入する前に一部の部署などと限定してテスト導入をします。

 

流れ5:課題点を洗い出してRPAを修正する

テスト導入し、実際に使ってみて気になる点や不具合を発見することがあります。テスト導入の段階ではそうした課題を洗い出しましょう。そして、本格導入の前に課題となった箇所を修正します。

 

流れ6:修正後のRPAを踏まえて本格導入する範囲を決める

テスト導入で実際に使ってみた結果、それから修正後のRPAの仕様などを踏まえて、どの業務を自動化させるか、導入範囲を考え直します。このタイミングでRPAの専門プロジェクトチームに選ばれた方などを対象としてRPAの操作方法を研修し、各部門・各部署で本格導入への準備を整えます。運用に関してのルールやアクセス権限の決定、誰でも使えるようにするためのマニュアル作成も行います。

 

流れ7:本格導入して保守・運用・改善をしていく

最後は本格導入です。RPAを導入して、部門・部署がそれぞれの必要な設定をして実際に自動化を進めていきます。業務フローが変われば、それに合わせてRPAの動作ルールを変更するなど、保守・運用・改善をします。導入後にどれだけの効果が得られたかも検証しておきましょう。それによって必要となる工数や人員の管理をすることができますし、社内の他の部門・部署、それからグループ会社などで導入する際に役に立つでしょう。

 

RPA導入を成功させる2つのポイント

●導入すればすぐに業務を自動化できるわけではない

RPAを導入したら、その瞬間から業務が自動化されて自分の仕事が減ると考える方もいますが、そうではありません。これについては導入における専門のプロジェクトチームのメンバー以外の方にもしっかりと周知しておきましょう。業務を自動化するには、まずはRPAの使い方を知り、業務自動化のための設定をしなくてはなりません。それに、業務フローが変わった場合には都度RPAの動作ルールを調整していく必要があります。人間の代わりに業務をしてくれること、人間のように少し手間がかかることから、RPAの導入は新人の配属に例えられ、最初は丁寧に教え、都度教育(調整)していけば、業務をこなしてもらうことができます。正しく設定をすればトラブルもなく、自分の業務量を減らすことができるので、焦らずに設定すればRPAの効果を最大限に発揮できます。

 

●運用・サポート体制を整えておく

RPAはプログラミングの知識や経験のない方でも直感的に操作できますが、そうは言っても分からない方も少なくないでしょう。そのため、導入したら後はご自由にどうぞというわけにはいきません。マニュアルを作成して運用のルールを決めておき、トラブルが起こったときには誰に相談してどう対処するかなど予め決めておきましょう。ITに関するリテラシーの低い社員には特に運用のルールを決めてトラブルが起こらないように操作させることが大切ですし、何かトラブルがあったときにはどう対処するか決めておくことで、万が一の際にも迅速に対応し、被害を少なくすることが可能です。

 

RPAの導入・活用事例

●大手都市銀行

紹介する大手都市銀行では、複数のシステムを使って行う煩雑な事務処理をRPAによって自動化。業務効率を向上でき、これまで事務を担当していた社員は他の業務に時間を割くことができるようになりました。どの程度、効率化を図れたかと言うと、年間で8,000時間です。1人1日8時間働くとして1,000日分、おおよそ3人分の業務をRPAが担っているということです。

 

●大手エネルギー関連企業

大手エネルギー関連企業での導入事例としては、会計処理などの事務作業をRPAによって自動化させたというものです。これまで経理部門の社員が、Excelを使って手作業で会計ソフトにデータを移し替えていましたが、それを自動化。4時間かかる作業が5分で終わるようになりました。また、自動で行うことによって人的なミスをなくすことができています。

 

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