kintoneで販売管理はできる？基本から導入ステップ・連携方法まで解説

販売業務を効率化するために、情報の一元化やシステム連携を検討している企業が増えています。中でも注目を集めているのが、柔軟なカスタマイズが可能な業務アプリ作成ツール「kintone」です。しかし、標準機能だけで本格的な販売管理を実現できるのか、不安に感じる方もいるのではないでしょうか。本記事では、kintoneで販売管理を行ううえでのポイントや、連携することで得られるメリット、導入ステップまでを順を追ってわかりやすく解説します。

 

目次

 

 

kintoneは販売管理に使える？まず知っておきたい基本情報

近年、顧客情報や受注管理など、販売業務に関連する情報を社内でどのように連携しているかが企業の生産性を左右するようになっています。従来のExcelや紙ベースの管理に加え、クラウド型の販売管理システムを導入する企業も増えているのが現状です。そんな中、プログラミングの知識がなくても自社専用の業務アプリを構築できるkintoneが注目されています。kintoneは、多様な業務フローに柔軟に合わせられるという強みがありますが、標準機能だけで販売管理をすべてカバーしようとすると限界もあります。ここでは、kintoneを使った販売管理の可能性と、上手に導入するためのポイントを順を追って解説していきます。

 

●kintoneで販売管理はできるのか？

kintoneは、クラウド上で動作する業務アプリ作成プラットフォームです。プログラミング知識が不要な「ノーコード／ローコード」に対応しているため、管理したい項目を画面上で簡単にレイアウトし、運用に必要なアプリケーションを自社内で構築できます。

ただし、標準機能のみを使って販売管理に必要なすべての業務（見積書や請求書などインボイス対応帳票の作成、入金消し込み、厳密な締め処理など）を実現するのは難しく、複雑な要件にはプラグインや外部サービスとの連携が不可欠です。つまり、kintoneは「販売管理を行うための完成形システム」というより、「販売管理に必要な機能を組み合わせて、自社なりの運用を構築するためのプラットフォーム」と考えるほうが近いでしょう。アプリ間のデータ連携や進捗管理を柔軟に設定できる点は大きな魅力ですが、導入時に必要な機能や連携先を明確にすることが重要になります。

 

●kintoneが得意なこと・不得意なこと

kintoneは「自社の業務アプリを自由に作る」ための基盤として優れており、情報を一元管理する仕組みや、リアルタイムでのデータ可視化、部署間のスムーズなコミュニケーションなどを得意としています。顧客情報や見積、受注の履歴などをアプリでまとめることで、必要な情報を社内の誰もが簡単に検索できるようになり、業務効率の向上が期待できます。さらに、売上推移をグラフ表示し、達成率をダッシュボードで確認するといったデータ分析のカスタマイズも行いやすいです。

一方で、インボイス制度に完全対応した請求書を標準機能だけで作成したり、会計基準に則った厳密な締め処理を行ったりすることは苦手です。特に、合計請求書のような複数取引をまとめた帳票出力や、複雑な入金消し込みの自動化などは、kintone単体では対応しきれないケースが多いです。そのため、帳票出力プラグインや請求管理システムとの連携を検討する必要があります。大まかにいえば、kintoneに足りない専門領域は外部システムやプラグインで補い、その結果として自社専用の販売管理環境を整備するイメージとなります。

 

●kintoneと販売管理の相性を確認するポイント

kintoneが自社にマッチするかどうかを判断する際は、「何を管理したいか」「誰が運用を担うか」を明確にしておくことが大切です。顧客管理や見積から請求までのフローのどこをkintoneで行い、どこを既存の販売管理システムで行うのか。その線引きが曖昧だと、導入後に「想定外の作業が発生してしまった」という事態につながりやすくなります。

また、kintoneはノーコードで作成できるとはいえ、アプリの設計や連携には一定のITリテラシーが必要です。社内にアプリを育てる担当者がいるか、外部パートナーを活用するのかといった運用体制をきちんと固めることが、導入の成功率を上げるカギになるでしょう。ITに慣れていない担当者が多い場合は、操作が簡単なプラグインやサポート体制の充実した開発会社を選ぶことも検討したいポイントです。

 

kintoneと販売管理システムを連携するメリット

クラウドサービスや会計ソフトを含め、企業が導入するシステムは年々増加しています。しかし、複数のシステムがそれぞれ独立して運用されると、データの二重入力や整合性チェックに時間を取られてしまうのが実情です。kintoneと販売管理システムを連携することで、こうした無駄な作業を減らしつつ、部門間のコラボレーションを強化できる可能性があります。ここからは、販売管理システムとkintoneを組み合わせたときの主なメリットを紹介します。

 

●リアルタイムで売上データを見える化

外部の販売管理システムや会計システムで登録・更新された売上データを、API経由などで自動的にkintoneへ連携すると、営業担当者や経営層は常に最新の売上情報をkintoneのダッシュボードで確認できるようになります。たとえば、部門や担当者ごとの売上実績を一覧で見比べたり、在庫数や入金状況をリアルタイムで共有したりすることも可能です。

このように、タイムラグのない情報共有が実現すると、急な売上変動にも素早く対応できるようになります。特定商品の売上が伸びているとわかれば追加発注やプロモーションを検討でき、逆に売上の落ち込みが見られれば早めに対策を打てるというわけです。経営判断に必要なデータが一元化されるため、資料作成やレポート作業の工数削減にもつながるでしょう。

 

●kintoneの分析力を活かせる

販売管理システムは受注や請求といった取引データの管理に特化している場合が多いですが、必ずしも分析機能が充実しているとは限りません。そこをkintoneの得意とする可視化・分析機能で補うことで、単なる「数字の集計」にとどまらない多角的なデータ活用が可能になります。

たとえば、kintone上で商品カテゴリ別の売上グラフやリピート率の推移をリアルタイムで確認できるようにすれば、予算管理や販売戦略の立案に役立ちます。さらに、顧客管理アプリに登録された属性情報（業種や地域など）と売上データを掛け合わせた分析も簡単に実現できます。こうした高度な分析によって、これまで見えなかった市場傾向や顧客ニーズが明確になり、商品開発や営業施策のヒントを得やすくなるはずです。

 

●社内外の連携をスムーズにする

販売管理では、営業担当だけでなく経理や製造、時には社外の協力会社など、多岐にわたる関係者がデータを扱います。kintoneと販売管理システムを連携すれば、見積から請求、納品状況に至るまでの情報をkintoneで一元的に管理できるため、部署間の確認作業がスムーズです。

kintoneにはコメント機能や通知機能があるため、請求書発行の承認や在庫数の確認などをメールやチャットツールに頼らずに、レコード単位で完結できます。誰がどのような修正を加えたのかも履歴に残り、情報の更新漏れや二重対応のリスクが軽減されます。必要に応じて、外部ユーザーとも安全に情報を共有できる仕組みがあるので、複数企業が絡むプロジェクトでも混乱が起きにくいでしょう。

 

販売管理プラグイン・連携サービスの比較

kintone単体で難しい帳票出力や、入金確認の自動化などを補うには、プラグインや外部サービスとの連携が不可欠です。それぞれ機能や価格、連携できる会計ソフトなどが異なるため、自社の業務要件を整理したうえで選定する必要があります。ここでは代表的なプラグイン・連携サービスを表にまとめ、特徴を簡単に比較してみましょう。

 

kintoneでの販売管理導入ステップ

kintoneを販売管理に活用する際には、段階的なアプローチを取ることが望ましいです。最初からすべてのプロセスをいきなりkintoneに移そうとすると、かえって社内の混乱や抵抗を招くこともあります。導入時の目標設定やアプリ構築の進め方次第で、その後の運用定着度が変わってくるでしょう。

 

●STEP1：販売フローの可視化

最初に行いたいのは、現状の販売業務プロセスを洗い出し、どのような情報を誰が扱っているかを明確にする作業です。見積書や請求書を作る際の手順、入力が重複している部分、承認が必要なフローなどを図式化することで、どこに課題があるかを把握しやすくなります。二重入力や手作業の転記を減らすことは、kintone導入による大きな効果の1つなので、優先的に改善対象を決めておくとスムーズです。

 

●STEP2：適切なアプリ・プラグインを選定

次に、kintone上でどのようなアプリを作成するか、そして不足する機能をどのプラグインや外部サービスで補うかを検討します。顧客管理アプリや案件管理アプリ、請求管理アプリなどを作る場合、最初は必要最低限の構成で始めるのがおすすめです。たとえば「顧客マスタ」「案件管理」「請求管理」など、基本となるアプリから着手して、慣れてきたら追加で機能拡張していくほうが、現場の混乱を防げます。

プラグインや連携サービスの試用期間を活用し、インボイス対応がどこまでできるのか、会計ソフトとの連携が実用的かどうかなどを確認しておきましょう。kintone公式サイトでもさまざまなサンプルアプリやテンプレートが公開されているため、最初からゼロベースでアプリを作るのが不安な場合には参考にするとよいでしょう。

 

●STEP3：アプリ間の連携・権限設定

kintoneで複数のアプリを運用する場合、それぞれのアプリ間でデータをリンクさせる設定や、どのユーザーが編集・閲覧できるかといった権限設定が重要です。たとえば、案件管理アプリから顧客マスタアプリの情報を参照したり、見積情報をそのまま受注へ複写したりすることで、入力ミスや更新漏れを減らせます。

また、営業担当だけが閲覧できる情報、経理担当にだけ編集を許可するフィールドなど、業務上のルールに合わせて細かく制御できるのもkintoneの強みです。承認ワークフローを設定して、受注や請求の決裁プロセスを一元管理することもできます。ただし、権限設定が複雑になりすぎると、かえって運用しにくくなるので、導入時にわかりやすいルールづくりを心がけると安心です。

 

●STEP4：運用開始とフィードバック反映

初期設定が完了したら、実際に運用を始めます。ただし、一度に全業務を切り替えるのではなく、特定の部署やフローから段階的に導入して、現場の声を集めながら調整するほうが定着しやすいです。kintoneは運用しながら比較的容易にアプリの修正やカスタマイズができるため、「使ってみて気づいた不便な点」を速やかに改善するサイクルを回すことが成功のポイントになります。

運用開始後は、月単位など区切りの良いタイミングで担当者からのフィードバックを集め、入力項目の追加やレイアウトの変更を行いましょう。こうした柔軟な改善を続けることで、kintoneが自社の業務にフィットし、より高い効率化を実現できるようになります。

 

まずは販売管理システムの無料トライアルからはじめてみよう

kintone本体には30日間の無料お試し期間があり、多くの販売管理プラグインや連携サービスもトライアルやデモ版を提供しています。理論や機能の説明だけでなく、実際に画面を操作してみないとわからない部分も多いものです。まずは無料トライアルで、自社の販売フローをどこまで再現できるか試してみることをおすすめします。

発注ナビでは、企業のニーズに合わせた販売管理システムを開発できるベンダーやメーカーを数多くご紹介しています。「自社に合った開発会社がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えのご担当者様は、ぜひ一度発注ナビの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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