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営業支援システム(SFA)とは?MAやCRMとの違いや導入のメリットを解説

営業支援システムの図

営業支援システムは、営業担当者が効果的かつ効率的に営業活動を行うための機能を提供するシステムやツールのことで、「SFA(Sales Force Automation)」とも呼ばれています。SFAの導入は企業の成長や競争力に直結し、営業活動の効率化や顧客関係の強化を図るため、多くの企業から注目を集めています。

しかし、具体的にどのように営業担当者を支援していくのかについてはあまり知られておらず、実際のところ営業支援システムの概要や役割についての知識が曖昧という方も少なくないのではないでしょうか。

そこで今回は、営業支援システムの特長や、MA・CRMとの違いについても解説します。営業支援システムを導入するメリット、機能も紹介しますので導入を検討されている方はご参考ください。

 

目次

 

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営業支援システムとは?

営業支援システムは、営業活動を効率化し、営業担当者がより効果的に顧客との関係を構築・維持するためのシステム です。主な機能としては、顧客情報の管理、商談の進捗管理、見積書や受注の作成、営業日報の記録などが挙げられます。営業支援システムは、情報の一元管理や自動化によって、営業担当者がより効率的に業務を行うことができます。

また、顧客情報の履歴を蓄積し、営業活動の計画立案や顧客への提案の質を向上させることも可能です。営業活動が複雑化している現在では、営業支援システムは営業活動に欠かせないものとなっています。これにより、企業は営業プロセスの効率化と顧客満足度の向上を実現し、競争力を高めることができます。

ここでは、営業支援システムの特徴と、ほかシステムとの違いについて解説しています。

 

●マーケティング自動化システムや顧客管理システムなどとは違うの?

営業支援システムと似たシステムとして、マーケティング自動化システム(MA)、顧客管理システム(CRM)、ビジネスインテリジェンスシステム(BIツール)などが挙げられます。それぞれのシステムの特徴は以下のとおりです。

 

マーケティング自動化システム(MA)

マーケティング自動化システム(MA)は、簡単に説明すると、顧客の購買意欲を育てるために使うツールのことです。

例えば、マーケティング手法の1つに、Web広告などで獲得した顧客(見込み客)に対して、DMやメルマガなどを使って自社の魅力を伝えるといったアプローチ方法がありますが、これは自社のサービスや製品により興味を持ってもらうことを目的としています。その際にサポートをするのがマーケティング自動化システムです。つまり、顧客が購入やサービス利用をする意欲が高まった状態で営業担当者にパスするといった重要な役割を担うわけです。

 

顧客管理システム(CRM)

顧客管理システム(CRM)は、顧客の情報を管理するシステムです。自社と顧客の良好な関係を構築・維持するといった役割があります。すでに自社の商品を購入している顧客、すでにサービスを利用している顧客に対して、長期的な関係を構築することを目的としています。

営業管理システムと一括りにされることが多いシステムですが、営業支援システムが営業活動に軸をおいたシステムであるのに対し、顧客管理システムは顧客管理に軸をおいたシステムであるという点に大きな違いがあります。現在提供されているツールには、両方の機能がそなわっている場合が増えてきています。

 

ビジネスインテリジェンスシステム(BIツール)

ビジネスインテリジェンスシステム(BIツール)は、企業が蓄積している膨大なデータを収集、蓄積、分析、加工し、経営戦略に合った意思決定を支援するシステムです。導入することで、データサイエンティストなどの専門家の力を借りなくても、データ分析のもと意思決定を行うことができるようになります。スムーズな経営判断が実現できると言えるでしょう。

 

営業支援システム導入のメリットは?

営業支援システムの導入には、様々なメリットがあります。ここでは、営業支援システムを導入する4つのメリットについて解説します。

 

●メリット1:営業情報の一元化が可能!

営業支援システムを導入する大きなメリットは、営業情報を一元化できることです。案件情報や顧客情報などの営業情報を集約することによって有効活用することができます。例えば、これまでの訪問記録や提案内容などを営業担当者ごとにデータベース化しておけば、それらの情報を企業資産として活用できます。また、営業担当者が退職した場合にも、顧客情報は残るため、引継ぎをスムーズに行うことができます。

 

●メリット2:営業活動を最適化できる!

案件情報や顧客情報をまとめることは、営業戦略を立案するうえでも役立ちます。システム上に残したデータは、表やグラフなどで表示できるケースも多く、検証や分析の際に役立ちます。案件情報や顧客情報を正確に把握することで、ビジネスチャンスを逃さない戦略立案はもちろんのこと、無駄のない生産計画を立てることができるのです。

 

●メリット3:営業活動を効率化できる!

営業支援システムには、案件情報や顧客情報を集約するだけではなく、営業日報や契約書を簡単に作成できる機能も搭載されています。スマートフォンからも利用できることが大半のため、移動中などの隙間時間を使って情報の入力を行うことが可能となり、営業担当者の業務を効率化することができるでしょう。このように営業担当者の業務が効率化されると、営業活動に集中して取り組める時間を増やすことにつながります。

 

●メリット4:営業における情報資産を有効活用できる!

営業担当者が異動や退職してしまった場合、営業担当者が行ってきた過去の商談情報や顧客との関係性といった営業ノウハウは失われやすい傾向にあります。そんな時、営業支援システムを導入していると、訪問記録や提案内容、商談情報といった顧客情報を記録しておくことが可能で、半永久的にシステムに残り続けます。そのため、営業ノウハウなどの情報資産をほかメンバーに引継ぐことが容易になります。

 

営業支援システムにはデメリットもある?

多くのメリットがある営業支援システムですが、企業によってはデメリットに感じる部分もあります。デメリットして挙げられるのが以下2点です。

 

  • 導入コストがかかる

  • システム移行に時間がかかる

 

1つは、導入コストがかかることです。営業支援システムには、営業を支援するための便利な機能が備わっているため、当然のことながら費用が発生します。これは、しっかりとシステムを活用してコストを上回る成果を挙げることができれば、デメリットにはならないでしょう。

また、コストを削減することで、営業支援システムを導入するデメリットを減らすこともできます。そのためには、導入前に現状の課題を洗い出し、必要な機能を限定しておくことが大切です。無駄のない発注をすることでコストを削減できるでしょう。導入後に恋買いしないために、まずは無料トライアルなどから始めてみるのもおすすめです。

2つ目には、営業支援システムを導入するまでに時間を要することも挙げられます。初めてシステムを導入する場合には、システム移行が発生するため、多くの時間がかかります。スケジュールをしっかりと把握したうえで段階的にシステム導入を進めると良いでしょう。

これらのデメリットを加味したとしても、営業支援システムは大きなメリットをもたらしてくれます。現状の営業方針に課題を感じている場合であればもちろんのこと、より効率的に営業活動を進めていきたい場合にも導入をおすすめします。

 

営業支援システムにおける便利な機能

営業支援システムには、様々な機能が搭載されています。ここでは、代表的な機能に絞って9つ紹介しています。

 

  • 案件管理機能

  • 顧客管理機能

  • 名刺管理機能

  • 商談管理機能

  • 営業プロセス管理機能

  • 分析レポート作成機能

  • 予実管理機能

  • 日報管理機能

  • タスク管理機能

 

案件管理機能

案件管理機能は、営業支援システムを代表する機能の1つで、営業案件の詳細情報を管理できる機能です。案件における企業情報や担当者情報、提案しているサービス、営業フェーズ、受注見込み、受注予定日、受注見込み額などの情報を管理できます。
案件情報が可視化されると、社内での進捗状況の共有が可能になり、どの営業担当者がどの企業に何を提案しているのかを管理者が把握しやすくなります。これにより、各営業担当者に対して、フェーズごとの適切なアドバイスが行えるようになります。顧客に対して重複したアプローチをするなどのミスも避けることができます。

 

●顧客管理機能

顧客管理機能は、顧客に関する詳細情報を管理する機能です。顧客の会社名や所在地はもちろんのこと、担当者名や役職なども把握できます。営業担当者以外の方でも顧客情報を知りやすくなり、営業担当者が不在の場合であっても、社内にいる誰もがスムーズに対応できるようになります。

 

●名刺管理機能

名刺管理機能は、紙の名刺の情報を取り込んでデータで管理する機能のことです。名刺の自動取込ができるシステムもあり、顧客情報を名刺から手作業で入力する手間を省くことができます。名刺をデータ化することにより社内で一元管理することが可能になり、見込み客や新規顧客へのアプローチがしやすくなるでしょう。

 

●商談管理機能

商談管理機能は、商談情報を社内で共有できる機能です。訪問の目的、過去の商談の内容、商談の進捗状況、ネクストアクション予定など、商談にかかわる詳細な情報を管理できます。優秀な成績を残している営業担当者が、どのようなアプローチをしているか、どのタイミングでクロージングを行っているかなどを共有することで、社内の営業力強化にも繋げることができます。

 

●営業プロセス管理機能

営業プロセス管理機能は、営業担当者の行動や結果を数値化して管理する機能です。アポイント数や実際に訪問した数、受注率などを数値化することで、営業担当者の現状を可視化できるようになる機能ということです。これにより、結果を出している営業担当者、伸び悩んでいる営業担当者を管理者が正確に把握することが可能になります。

 

●分析レポート作成機能

分析レポートを自動で作成できる機能もあります。分析レポートでは、営業担当者別の売上状況や商材別の売上状況、エリア別の売上状況など、任意の項目での分析が可能です。自動でレポートを作成してくれるため、レポート作成を行ったことがない担当者であっても、データを簡単に抽出してレポートを作成することができるので便利です。営業会議などで使用する資料作成にも役立つでしょう。

 

●予実管理機能

予実管理機能は、売上予測や売上実績などを確認できる機能です。蓄積したデータを分析し、自社の現状や課題を一目で把握できるようになります。また、案件ごとに見込受注額を入力すれば、自動で売上予測が算出されます。管理者は、リアルタイムで状況を確認しながら、優先するべき案件や人員の配置などを決定していくことができるようになります。

 

●日報管理機能

日報管理機能は、営業日報を簡単に作成できる機能です。システム上で作成した日報については、リアルタイムで共有することも可能で、管理者は営業担当者の行動や成果をすぐに把握することができます。また、スマートフォンなどのモバイル端末からも更新することができるため、外出先で更新することが可能です。時間を効率的に使うことができるでしょう。

 

●タスク管理機能

タスク管理機能は、営業担当者が登録した行動予定や仕事内容を順調に進められているか管理できる機能です。これらを登録しておくことで、やるべきことがはっきりし、スムーズかつ効率よく営業活動を進めることができるでしょう。また、管理者はリアルタイムでチェックすることができるため、各営業担当者のリソース状況を一目で把握できます。

 

営業支援システムはどう選ぶべき?

営業支援システムの魅力はわかったけど、実際のところ、システムの選び方がわからないという方も多いでしょう。営業支援システムを選ぶ時には覚えておきたいポイントがあります。

 

●費用面を確認

システム導入において最も気になるのがコストでしょう。初期費用、月額費用はもちろんのこと、場合によってはオプション機能の費用やコンサルティング費用などのコストがかかるケースもあります。初期費用が高く設定されている代わりにランニングコストが安いケースもあれば、初期費用が安く(あるいは無料に)設定されている代わりにランニングコストが高額になるケースもあります。利用期間や利用人数によっても費用は大幅に変わりますので、導入前にはこれらを考慮したうえで「トータルコストはいくらになるか」、「コストパフォーマンスは高いのか」という点を整理しておいてください。

 

●必要な機能・不要な機能を確認

機能のチェックも非常に重要です。まずは「システム導入後にどのように使っていくか」ということを具体的に洗い出してください。そうすることで必要な機能、不要な機能が見えてきます。機能は多ければ多いほど良いと思っている方も多いですが、そんなことはありません。使わない機能がたくさん搭載されている場合には業務の妨げになるだけです。営業担当者やシステムを使う社員から「使いにくい」という意見があれば、せっかくのシステム導入も失敗に終わってしまうかもしれません。そうならないためにも「なんとなくこの機能も追加して……」というのは避けてください。あくまでも確実に必要な機能のみを搭載するようにしましょう。

 

●自社でシステムを利用する人数を確認

営業支援システムを利用する人数によって、最適な営業支援システムは異なります。例えば、大企業向けのシステムを少人数で利用しても機能を使いこなすことは難しいかもしれません。社員のうち何人が営業支援システムを利用するのか明確に洗い出して、その人数に適したものを選びましょう。

 

●サポート体制の充実度を確認

初めて営業支援システムを導入するとなると、不明な点が出てきたり、トラブルなどが起きたりするケースも考えられます。そんな時にサポート体制が充実していれば安心です。困った時に24時間365日体制でサポートしてくれるケースもあるので、事前にしっかりとチェックしておくと良いでしょう。

 

スマートフォン端末からも利用可能か確認

営業担当者が使うシステムになる以上、スマートフォン端末での利用ができることは非常に大事でしょう。また、アクセス可能領域についても事前に確認しておくことが大切です。

 

営業支援システムを選ぶ際に注意すべきことは

営業支援システムは現在、数多くの製品が市場に登場しています。基本的な機能は共通しているものの、細かな部分にかなりの違いがあります。営業支援システムを選ぶ際には、以下のようなポイントに注意して選ぶことが必要となるでしょう。

 

●システムの安定性とセキュリティ

営業支援システムは、企業の基幹システムにもなり得るものです。そのため、安定して稼働することが求められます。万が一の際にも万全のサポートを受けられる体制が整っているかどうかも確認するようにしましょう。

また、顧客情報を集積するシステムとなるため、セキュリティも必須です。導入する営業支援システムを選ぶ際には、どれほど高いセキュリティ対策を取っているか、具体的な対策方法を確認するようにしましょう。

 

●システムの使い勝手はどうか

営業支援システムは、毎日使うツールです。そのため、使い勝手は重要です。使い勝手の悪いシステムであれば、使うこと自体がストレスとなってしまうでしょう。

営業支援システムの選定の際には、デモ版を使ってみることをおすすめします。実際に使ってみることで、操作性や画面の見やすさを把握でき、使い勝手の良い製品を選ぶことができるでしょう。

 

 

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