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業務システムとは?基礎知識から導入するメリットまで詳しく紹介

企業担当者の中には「会社の業務をもっと効率的に処理したい」と考え、新しい業務システムの導入を検討する人も少なくないでしょう。
ここでは「業務システムにはどんな種類があるのか」、「実際に効果は得られるのか」という疑問を持つ企業担当者に向けて、業務システムの基礎知識やメリットなどを詳しく紹介します。

 

目次

 

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業務システムとは

業務システムとは、その名の通り「仕事を行う際に使用するシステム」を指す言葉です。従業員の給料計算を行うシステムや、勤怠管理を担うシステムなど、機能に応じて様々な業務システムがあります。主に、業務の品質や作業効率の向上などを目的に導入されるのが業務システムの特徴です。

中には、業務上のコミュニケーションをサポートする「Chatwork(チャットワーク)」や、データの保存や受け渡しに役立つ「Dropbox Business」など、著名な業務システムも数多く存在します。通信技術や電子機器が発達した現代社会において、仕事を円滑に行うためには、業務システムが不可欠と言っても過言ではないでしょう。

企業によっては、自社の業務内容に合わせてオリジナルの業務システムを開発するケースも少なくありません。「自社に業務システムを導入したい」、「独自の業務システムを開発したい」という場合において、まずは「どのような業務システムが存在するのか」を把握する必要があります。

 

業務システムにはどんな種類がある?

主な業務システムの種類 詳細
勤怠管理システム 従業員の勤怠情報を管理するシステム
人事給与システム 従業員の給与や賞与などの管理や計算を行うシステム
販売管理システム 商品の売上管理や在庫管理などを行うシステム
配送管理システム 商品の出荷から配送完了までのプロセスを管理するシステム
営業支援システム 顧客情報や案件の進捗、名刺管理などを行うシステム

企業では、業務に応じて総務や人事などの部署が分かれるように、業務システムも業務ごとに種類が異なります。大まかに分別をすれば、「情報やデータの管理」と「計算の自動化」の二つを目的としたシステムが多くなっています。「社員の給与計算を楽に行いたい」、「顧客データを集めて新事業に活用したい」など、目的に合わせて導入ができるのは、業務システムの特徴と言えるでしょう。中には、複数の機能を搭載しているシステムも多く、様々な部署でシームレスに利用できる業務システムも存在します。

 

業務システムと基幹システムの違いは?

この業務システムと類似した言葉に、「基幹システム」という単語が存在します。基幹システムは、言わば「企業活動の根幹を担うシステム」のことです。具体例を挙げれば、銀行の勘定処理を行う「勘定系システム」や、製造現場の管理業務を担う「生産管理システム」などが基幹システムに該当します。

  • 業務を行うのに役立つシステムが「業務システム」

  • 業務に絶対必要となるシステムが「基幹システム」

それぞれの違いは上記の通りです。言い換えれば、システムが停止しても、「手作業や紙媒体で業務をなんとか継続できる」のが業務システムなのに対し、「システムの停止に合わせて業務も停まってしまう」のが基幹システムなのです。とはいえ、業務システムと基幹システムのどちらも「仕事を行う際に使用するシステム」という点に変わりはなく、意味合いが似通っている分、双方が混同されて使われることもあります。

 

業務システムを導入するメリット

●業務の効率性と確実性の向上

業務システムは、活用をすることで業務効率の向上に役立ちます。システムによって業務を画一的に処理できるようになれば、確実性の向上やミスの減少にも効果が期待できます。企業内での使用を想定している分、だれにとっても使いやすいユーザビリティを重視した業務システムも数多く存在します。

 

●オフィススペースの節約

業務システムによって、サーバに顧客情報や勤怠情報などの情報を保存できるようになれば、紙媒体で保存していた情報を保管するスペースや、管理にかかるコストを節約できます。また、インターネット上に情報を保管できるクラウドを利用した業務システムであれば、社内サーバの設置も不要となるので、スペースやコストを大きく削減することも可能です。

業務システムは種類が豊富なため、搭載されている機能やセキュリティ性、開発企業のサポート体制などを確認したうえで、導入をする業務システムを検討しましょう。スムーズな形で業務システムを導入できれば、システムの持つメリットをより享受しやすくなります。

 

業務システムを導入するデメリット

●システムの導入に労力が伴う

業務システムは、企業や部署の規模に応じて導入に労力が伴います。また、せっかく業務システムを導入しても、従業員が上手くシステムを扱えなければ、業務効率や確実性の向上は見込めません。そのため、業務システムは「システムの使い方をどうやって従業員に周知させるのか」、「いつから導入を開始するのか」などを事前に決め、計画性を持って導入するのが賢明です。

 

●事故や不具合に対するリスクが発生する

作業効率の向上に役立つ業務システムも、不具合や事故によってシステムそのものが稼働しなくなることもあります。万が一の際に業務が滞ってしまえば、結果として損益を被ってしまうこともしばしばです。業務システムに強く依存しているほど、不測の事態に対するリスクが高くなることを留意しておきましょう。

なお、自社で行っている業務によっては「最適な業務システムが見つからない」というケースもあります。中には企業よって一部仕様を変更できるカスタマイズ性に優れた業務システムも存在しますが、目的のものが見つからない場合は「自社専用の業務システムを作ること」を検討しましょう。

 

業務システムに使用される言語とは?

最後に、システム設計やアプリケーション開発に使用されるプログラミング言語を紹介しておきましょう。開発に使用されるプログラミング言語は、言語ごとにコーディング方法や処理速度などが異なります。数ある言語の中でも、業務システム開発に採用される主な言語は以下の通りです。

  • 実行速度の早さと汎用性の高さに優れる「C言語」

  • C言語の設計を踏襲して開発された「C++」

  • 大規模なシステムやソフトウェア開発に採用される「Java」

  • 事務処理用のプログラムを組むために開発された「COBOL」

  • 可読性の高さとライブラリの豊富さに定評のある「Python」

  • アプリケーションサイトやECサイトの設計に適した「Ruby」

このほかにも「C#」や「PHP」など、開発生産性や書きやすさに優れた言語が使用されるケースが多くなっています。業務システムを開発する際は、これらのプログラミング言語に精通したエンジニアの存在が欠かせません。システム会社検索サイトでは、扱える言語や対応システムなどが公開されているため、業務システムの発注を検討する時に参考してください。

とはいえ、企業に合わせた業務システムを開発する場合は、実際に「企業で行われている業務」を把握しておく必要があります。そのため、外部委託(アウトソーシング)で業務システムの開発を担うシステム会社は、顧客企業にヒアリングを行い、細かな打ち合わせを重ねたうえで、システム開発を行うことが多くなっています。

 

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