EDIで商取引を効率化！情報交換に役立つ取引ツールとは？

EDI（電子データ交換）は、紙ベースの手続きを削減し、取引のスピードと正確性を高めるシステムです。今回は、EDIの仕組みや機能、そしてEDIを導入することで得られるメリットについて紹介します。EDIの導入を検討されている担当者の方はぜひ参考にしてください。

 

目次

 

 

 

EDIの基本情報

「電子データ交換」という意味を持つEDI（Electronic Data Interchange）は、取引に関係する情報を標準化した書式の電子データに変換し、企業間で交換するための仕組みです。EDIを活用することでリアルタイムなデータのやり取りが可能になり、情報伝達や取引のスピードを向上させることができます。例えば、一般的な商取引を行う場合、見積もりや受発注、在庫や納期の確認、納品指示や納品書の作成、決済、出荷、入荷、請求書の発行など、あらゆる情報や文書を取引先と共有する必要があります。これらをEDIで行うと、直接データが取引先のコンピュータに送られて、取引先のコンピュータに自動的に情報が反映されます。やり取りをすべて電子的に直接交換できるため、メールの送付や確認・処理という手間やタイムラグが発生しません。このような利便性の高さから、EDIは、小売店や金融機関など、BtoBの商取引が発生する場面で幅広く活用されているシステムです。受発注から請求書の作成、支払いまで1つのツールで行えるため、業務効率化に役立ちます。さらに、コスト削減だけでなく、新規顧客の獲得などビジネスチャンスの拡大効果も期待できます。

 

●EDIの主な機能

EDIの機能は、商取引データの送受信を行う「データ通信機能」と、必要に応じてデータの変換を行う「データ交換機能」の大きく2つに分けられます。

 

データ通信機能

これまで紙の伝票でやり取りしていたデータを、EDIで通信回線を通じて送るための機能です。送信側のコンピュータから直接受信側のコンピュータにデータが届き、商取引における一連の作業フローをペーパーレス化できます。しかし、通信回線でデータを送受信するためには、業界ごとに決まった通信手順やプロトコル、データ形式を守る必要があります。形式が統一されていないデータ同士では、取引が行いにくいからです。そのため、多くの業界でプロトコルやルールが決められています。代表的なものには、銀行間の取引で用いられている「全銀協標準プロトコル」や、小売・流通業界を中心に使用されている「JCA手順」などがあります。

 

データ交換機能

受信したデータを解析して変換するために大切なのが、データ交換機能です。業界ごとに標準とされる規格はありますが、異業界同士での取引ではプロトコルが違います。異業界の企業と商取引を行うためには、お互いに相手の送信するデータを読み込むためのデータ交換機能が必要です。また、業界標準の形式を使用していない企業も一部にはあります。そういった企業とやり取りする時にも、データ交換機能が必要になります。データ交換機能はプロトコルだけでなく国内外の様々なファイルフォーマットの変換にも対応しています。種類にもよりますが、一般的にEDIはUN/EDIFACT、CII、XML、固定長、可変長、CSVなどのファイルフォーマットに対応し、それぞれのデータを相互に変換できます。EDIが業界を問わず広く普及しているのは、このデータ交換機能が理由です。

 

そのほかの機能

EDIは商取引のデータを取り扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。暗号化機能やデータのバックアップ、回線やシステムの二重化などによって、データを盗まれたり、ネットワークが使用できなくなったりすることがないように設計されています。

さらにEDIで自動化された業務をアウトソーシングできるサービスもあります。EDIの操作は比較的簡単なものが多いですが、実際に操作するにはある程度システム関連の知識が要求されます。少人数の企業では、対応できる担当者がいないこともあります。担当者がいない場合には、EDI関連の業務をアウトソーシングできるサービスが提供されています。

 

身近にもあるEDIとは？

EDIは身近なところで使われており、一般的なのは金融機関への給与振り込みです。これは、銀行と会社との間でEDIが使われているケースです。また、コンビニで公共料金などを支払う際の収納代行、通販サイトでの注文やキャンセル、スーパーやデパート、ドラッグストアの仕入れや在庫管理などにもEDIが活用されています。

 

便利なEDIの仕組み

EDIは企業間の取引情報を電子化してやり取りする仕組みであり、各企業が扱うデータを標準形式に変換します。この変換機能によって、かつては紙で作られていた注文書・納品書・請求書などの文書を電子データにして、通信回線を通じてスムーズに取引することが可能になるのです。

 

●EDIの特徴

EDIの特徴は、商取引を行う企業のコンピュータ同士を接続して、標準化されたデータを直接交換するシステムであるということです。電子的なやり取りと聞くと、「メールに文書を添付しても同じ」と思われるかもしれません。しかし、メールを介するやり取りでは紙の文書を郵便で送っていた工程が電子メールに変わっただけで、受信した相手は文書を確認して処理作業を行う必要があります。EDIで送られたデータは、受け手が何らかの処理を行う必要はなく、取引が自動的かつ即時に反映されます。EDIは単にメールやチャットといったインターネットを介する取引ではなく、取引を自動化できるというのが大きな違いです。また、EDIは1対1の処理だけでなく、複数の企業間でメッシュ状に商取引を行うことができます。システムの導入コストはかかりますが、取引数の多い企業では工数を大きく削減することが可能です。ただし、このシステムを実現するためには、取引先の企業でもEDIを導入してもらう必要があります。

 

●EDIの受発注フロー

EDIの導入に大掛かりな設備や新たなインフラの整備は必要ありません。専用のネットワークを設置して各企業が参加するか、インターネットの通信回線をそのまま使用します。受発注を行う場合は、まず購入者がEDI上で商品を注文し、販売者が発注データを受信します。発注データを受信すると、同時に在庫引当、出荷指図、売掛金計上、請求書発行準備、出荷手配のプロセスがEDIで自動的に処理されます。販売者側でも同時に仕入計上、在庫計上、原価計算などが処理され、出荷と請求書発行が行われます。伝票類も自動的に作成され、販売者は商品が納品されたら請求書を発行します。そして、購入者が入金すれば取引完了です。取引のすべてが自動的、かつ即時に行われることで、余分なコストや人的ミスを削減できます。

 

EDIシステムの種類

EDIシステムの種類は、実装方法や用途など様々な軸で分類できますが、取引先とのデータ交換のルールやフォーマットの標準化の有無を軸とした場合は、「個別EDI」と「標準EDI」に分けられます。

 

●個別EDI

「個別EDI」は、各取引先に合わせて特定のコードやフォーマットで電子データを交換する方法です。個別EDIのメリットは、取引先ごとに柔軟に独自の設定や識別コードを設定できるところ。しかし、その設定をほかの取引先には適用できません。各取引先のフォーマットやルールに合わせて調整する必要があり、運用上の負担が増えてしまうというデメリットもあります。そのため、取引先が限られている場合に効果的なシステムです。

 

●標準EDI

標準EDIは取引のルールやフォーマットを統一した電子データ交換の方法です。同じ標準EDIを採用している企業同士は共通のルールでデータをやり取りできるため、取引が効率的になります。例として、「中小企業EDI」などがあります。

 

●業界VAN

業界VANとは、特定の業界に特化したEDIのことで、標準EDIの一種です。標準EDIでカバーできない業界独自の取引先コードや商品コードを標準化しています。同じ業界内での取引をメインとする企業にとっては非常に便利ですが、異なる業界との取引が多い企業はそれぞれの業界VANを導入しなければならないという特徴もあります。業界VANの代表例は、「プラネット（日用品業界）」「ハウネット（家庭用品・食品軽包装業界）」「FINET（酒類・加工食品業界）」などです。

 

クラウドで便利なWeb－EDI

多くのITサービスがクラウド化していますが、EDIも例外ではありません。クラウドのメリットを活かした便利なWeb－EDIをご紹介します。

 

●Web－EDIとは？

Web－EDIは、インターネットを通じて行うEDIです。基本的に企業ではインターネット回線がすでに準備されているため導入がしやすいという理由から、EDI導入企業の多くがWeb－EDIを採用しています。

 

●Web－EDIの特徴

Web－EDIの特徴は、データ通信速度が速いことです。従来のEDIでは電話回線を使用していましたが、専用回線は脆弱な場合もあり、データのやり取りに無駄な待ち時間が発生することがありました。しかし、汎用インターネット回線は利用人口も増えており、常に技術的な進化を続けています。そのため、最新の通信環境を活用することで、EDIのデータ通信も高速で行うことが可能です。また、Web－EDIならインターネットの通信費用のみで利用できるため、電話回線に比べて低コストでシステムを利用できます。

さらに、Web－EDIはインターネット回線を活用するため、専用のシステムをコンピュータごとにインストールする必要がありません。導入の準備は、WebブラウザのあるPCと、インターネット環境を整えるだけです。そのため、導入時だけでなく、システムの入れ替え時やPCのリプレース時も簡単に対応が可能です。

 

EDIと混同されやすいEOS/BMSの違い

EDI、EOS、BMS（流通BMS）はいずれもビジネスの効率化を目的とするシステムですが、その目的や利用範囲には明確な違いがあります。

 

●EOSは受発注業務のデジタル化に特化

EOSとはElectronic Ordering System（企業間の電子受発注システム）の略語です。取引先や顧客からの受発注処理に特化しており、各店舗が発注や検品に関するデータをVANやデータセンターへ送信し、受注業者が受け取るといったデータの送受信ができます。一方、EDIは受発注情報だけでなく、納品・請求・在庫に関するデータの電子送受信も可能なシステムです。

 

●BMSは流通業者が用いるEDIの標準仕様のこと

BMSとはBusiness Message Standards（ビジネスメッセージ標準）の略語で、主に日本の流通業界で使用されているEDIの標準仕様です。そのため、「流通BMS」ともよばれています。流通BMSは、取引で使用するデータを統一し、流通関連企業が共通のデータ形式で情報交換を行えるようにします。納品書や請求書などの書類を電子データでの送受信が可能になり、業務の効率化やシステム統合時のコスト削減といったメリットが得られます。

 

システム名	目的
EDI	電子データの交換
EOS	受発注業務のデジタル化
（流通）BMS	流通業界のEDI標準仕様のこと

 

 

EDIを導入するメリット

EDIは商取引に関する様々な処理を自動化できるだけでなく、業務全体の効率化を促進できます。EDI導入の具体的なメリットを解説します。

 

●業務の効率化

紙の伝票をやり取りするのに比べて、EDIは情報伝達が速いうえ、伝票処理の時間が不要になるため、業務全体のスピードアップにつながります。発注から納品までの納期も短くなり、取引期間の短縮が可能です。また、出荷指示や伝票処理が不要になるので、工数や人員といったコストを削減できます。EDIによる業務効率化のメリットは、取引件数が多い企業ほど大きな効果を期待できます。

 

●販売機会の拡大

EDIによる発注から納品までの時間をある程度把握できれば、過剰に在庫を抱える必要がなくなり、適正な在庫管理が可能です。欠品が生じるタイミングを見極めて発注し、在庫不足による販売機会の損失を防ぐことができるからです。また、EDIを導入すると、販売機会の増加も期待できます。すでにEDIを導入している企業は、同じようにEDIで取引ができる手間のかからない取引先を優先して選ぶ傾向があるからです。その結果、新たなビジネスにつながる可能性もあります。

 

●コスト削減

EDIを導入するには初期費用はかかりますが、長期的に見れば事務コストを削減できます。伝票や納品書などを作成しないため、ペーパーレス化できるだけでなく書類を保管するためのスペースも必要ありません。ペーパーレス化によって必要な書類を紛失してしまうリスクも軽減できます。

 

●ミスの防止

EDIを導入すると処理が自動化されるため、電話発注での聞き間違いや、FAXやメールの送信先間違い、転記ミス、入力ミスなどの人為的なミスが減少します。作業ミスによるトラブルや信頼の喪失というリスクも減らすことができ、結果的に、トラブル処理や謝罪対応などが減って、全体的な工数の削減も実現できます。

 

●信頼性の向上

EDIは取引情報が相互に標準化されたルールで送受信されるため、財務報告の信頼性を確保することが可能です。特に、内部統制が厳格に要求される上場企業などにとっては、非常に価値のある機能といえます。透明性の高い情報の提供は、取引先や投資家、顧客からの信頼を強化するために必要不可欠です。EDIは信頼性を向上させ、企業のブランドや評価を一層高めることに寄与します。

 

EDIのデメリット

EDIの導入には様々なメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、EDI導入の具体的なデメリットも併せて解説します。

 

●導入コストがかかる

EDI導入段階で、まとまったコストが発生することは避けられません。オンプレミス型のEDIであれば、自社のネットワーク上にサーバを設置する必要があります。特定の業務フローや要件に合わせてEDIシステムをカスタマイズしようと思えば、追加の費用が発生します。紙ベースの取引に比べると高額な導入コストがかかる点がデメリットといえます。

 

●取引先がEDIシステムを導入していることが前提

EDIを使って電子データの交換を行うためには、自社はもちろん取引先も同様のEDIシステムを導入している必要があります。つまり、自社がEDIを導入しても、取引先が同じEDIを使っていなければその恩恵を十分に受けられないということです。2024年1月から電子帳簿保存法の電子保存義務化がスタートするため、EDI導入は比較的前向きに検討してもらえるかもしれません。しかし、業界全体でデータフォーマットの標準化が進んでいない場合は、各取引先との調整が煩雑となる可能性もあります。

 

●システムトラブルによる業務停止のリスクがある

EDIはその特性上、システム障害や通信エラー、災害などの外的要因によって停止する可能性があるというデメリットも抱えています。このようなシステムトラブルが発生すると、注文や請求などの重要な業務がストップしてしまうというリスクがあるのです。また、障害が発生した際には状況によっては未送信・未保存のデータが失われる可能性があり、取引先との間で情報の行き違いが生じることも考えられます。そのため、障害発生時の対応策を準備したうえでシステムの保守・管理をすることが重要です。

 

EDIを導入する際の注意点

EDIを導入する際の注意点は多岐に渡ります。以下に、EDI導入時に注目しておきたいポイントや注意点を紹介します。

 

●導入コストを見越した費用対効果を確認

EDI導入に伴うコストは避けられない分、コストに見合った効果が得られるかどうかの確認をしましょう。まずはEDI導入によって取引先業務をどれくらい効率化できるかを把握し、導入にかかるコストと比較します。短期間では効果がわからないこともあるため、長期的な視点での評価も不可欠です。保守・運用などの継続的な費用も加味し、業務効率の向上・コスト削減といった具体的な効果を検討したうえで、費用対効果を計算する必要があります。

 

●主要な取引先との互換性を確認

EDIを導入する際は、主要な取引先との互換性を調整する必要があります。もし、取引先と同じ規格を採用していない場合は、規格の統一をするか、従来の紙でのやり取りをする必要があります。取引先や業界の要件は時間の経過とともに変わる可能性があるため、EDIには柔軟性と拡張性を備えることも重要です。

 

●システムトラブル時の対応フローを整備

システムにはトラブルがつきものです。EDIのシステムトラブル時に適切な対応ができないと業務が停滞するばかりか、取引先との信頼関係が損なわれるリスクも高まります。特に、仕入れや納品といった締め切りを守る必要がある業務では、トラブルに素早く対応する体制が不可欠です。そのため、EDIが使えなくなった際の代替方法やトラブルシューティングなど、対応フローを事前に文書化しておくことが大切です。

 

●自社システムと連携できるか否かを確認

EDIから受け取ったデータを自社システムと連携できるかどうかは、業務効率に大きく影響します。もし、自社システムとの連携が困難であれば、後から大掛かりなシステム改修が必要になる可能性が高くなります。事前にEDIと自社システムに互換性があるかどうかを確認し、データ形式やカスタマイズの範囲などを詳しく検討することをおすすめします。

 

●ISDNサービス提供の終了を見越しておく

ISDNは固定電話回線を用いるEDIとして長らく利用されてきましたが、2024年1月にサービス終了が決定しています。新しく導入する際はISDNのサービス終了を見越して、インターネット回線を用いたWeb－EDIの選定を行いましょう。

 

●サポート体制の充実度を確認

業務を滞らせないためには、トラブルが発生した際の迅速な対応が欠かせません。長期的に安定した運用を行い、緊急時のトラブルを素早く解決するためには、サポート体制を持つシステム選びが重要です。24時間体制でサポートが受けられるのか、アップデート時のサポートはしてくれるのか、システム改善の提案をしてくれるかといった点も、システム選定時に考慮するポイントとして挙げられます。

 

EDIの活用事例を紹介

様々な業界でその力を発揮しているEDI。ここからは、実際の活用事例を通じて、各企業がどのような課題を抱えていて、EDIでどういった改善が実現したかを紹介します。

 

●日清食品株式会社の事例

日清食品株式会社が直面していた課題は、業務効率の向上・オペレータ業務の負担を解消することでした。EDIを活用するためにUNIXサーバを導入し、基幹系ホストと集計サーバ間で連携させたことで受発注データの自動化に成功。24時間の無人運営も実現しました。業務効率が大幅に向上したほか、社内のサーバ、PC、ネットワーク機器の時刻を同期することでネットワーク障害発生時の問題追跡が容易になり、運用コスト削減にもつながりました。

 

●auコマース&ライフ株式会社の事例

auコマース&ライフ株式会社は、合併による事業拡大に伴い、取扱商品・取引先数・発注の頻度などが増加。従来のメール・FAX・電話などの対応だけでは非効率だったため、販売管理システムの刷新が必要になりました。併せて、受発注業務も自動化するため、EDIの導入に踏み切りました。EDI化のおかげで半数以上の受発注業務が自動化できるようになり、業務負担も大幅に減少しました。

 

●丸紅株式会社の事例

丸紅株式会社はすでにEDIを導入していましたが、2つの大きな課題に直面していました。1つ目は、既存のEDIシステムの保守期限が迫っていたこと。2つ目は、2024年1月にサービス終了予定のINSネット（ISDN回線サービス）を使っていたことです。これらの課題に対処するため、インターネット基盤の新EDIシステムへの移行が必要でした。新しいEDIシステムへ移行したことで、取引プロセスは劇的に進化。旧システムでは自動化できず、紙やFAXを使っていた出荷回答や請求処理もデジタル化に成功し、日常の出荷業務を3～4時間短縮するという結果になったのです。大口顧客との取引に使用する紙伝票の使用量も、95%以上を削減できました。

 

●AGC株式会社の事例

AGC株式会社は、従業員の給与・賞与の振込や取引先との金銭のやり取りにファームバンキングサービスを利用していました。しかし、急遽サービスの終了が告知され、新サービスの導入を余儀なくされます。ISDN回線のサービス終了も2024年に迫っていたので、回線変更の対応も必要でした。そこで、入出金の履歴照会機能を標準で提供しているEDIシステムを採用したことで、業務フローを大きく変更せず移行ができました。加えて、金融機関向けに提供されているファイル伝送サービスにも対応していたため、ISDN回線のサービス終了に向けた準備も整えることができました。

 

●伊藤忠商事株式会社の事例

伊藤忠商事株式会社は長年に渡ってEDIを活用してきましたが、自社で所有するEDI設備の老朽化やIT統制による業務増加などの課題を抱えていました。これらの課題に対処するため、自社運用からアウトソーシングへ方針を変更。取引先業界の要件に適合し、FAX対応も可能なEDIを導入しました。新EDIの導入後は自社のEDI設備を廃止でき、運用までをアウトソーシングしたおかげで社内の負担も大きく減少。FAX対応も専用のサーバや回線が不要になったため、障害復旧やFAXの未達確認の効率も大幅にアップしました。

 

●象印マホービン株式会社の事例

象印マホービン株式会社は、顧客・パートナー・金融機関とのやり取りや出荷データの交換に使うシステムとしてEDIを活用しており、国内売上の8割がEDIを通じて行われています。しかし、これまで活用していたオンプレミスのEDIの保守が終了予定であり、システムの運用負荷や属人化の問題なども生じていました。これらの問題に対処するため、アフターケアも手厚いEDIシステムを採用することに。特に、運用業務の障害対応や設定変更では24時間体制のサポートを受けられるようになり、社内のEDI業務が大幅に減少。担当者はコア業務の対応が可能となりました。

 

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