プログラミングや開発を発注する際は、事前にどこまで要件を擦り合わせできるかが重要だ。しかし、マッチングサービスでは事前の打ち合わせができないケースも少なくない。「発注ナビならば、事前の打ち合わせができ、トラブルのリスクを抑えられると考えた」と語るのは、一般社団法人中野区薬剤師会の副会長 小林功氏だ。依頼する案件は、メール配信業務の自動化。発注前から開発会社とコミュニケーションをしっかりとれたことで、納得のいく発注ができたという。開発を担当した株式会社ムクイルの代表取締役 入江龍雅氏とともに、今回の開発プロジェクトについてお話を伺った。
手間がかかる＆出社必須だった「薬剤師向けメール配信業務」を自動化したい
一般社団法人 中野区薬剤師会
副会長 小林功氏
―― 中野区薬剤師会様の事業について教えてください。
一般社団法人 中野区薬剤師会 小林氏：当法人は中野区内の薬局や病院に勤める薬剤師の団体です。地域でのイベント開催や薬剤師向けの情報発信などを行い、薬剤師が社会や医療現場のニーズに応えて活躍できるように支援を行っています。
―― 今回ご相談されたのは、どのような案件でしたか。
小林氏：薬剤師向けの情報提供に関する業務の案件になります。これは薬剤師会の重要な業務の一つで、流れとしては、厚生労働省が発信した情報が日本薬剤師会、東京都薬剤師会を経て中野区薬剤師会に届くようになっています。必要なファイルを添付し、約200の宛先に配信しているのですが、週に数回ペースと頻度が高く、かなりの労力がかかるため、仕組みの自動化が必要だと考えていました。
元々は『中薬メールクリエイター』と呼んでいるツールを独自に開発し、情報元になるメールや内容などを選ぶだけで、メール件名・本文を自動で作成できるようにしていました。ただ、配信自体はローカルのOutlookで行う必要があり、ツールで作成したテキストを逐一コピー＆ペーストするなどの手間がかかります。そのため、特定の担当者しか利用できないうえ、オフィスに出社しなければ作業できません。クラウド化して、誰でも簡単に業務ができるように自動化したい、というのが今回の依頼です。
―― 自動化とは、具体的にどういうイメージだったのでしょうか。
小林氏：中薬メールクリエイターからAPI連携で、直接メールを配信するイメージです。件名・本文などを作成したら、そのままボタン一つで配信できる機能を想定していました。それに伴い、APIに対応したメール配信サービスの選定やプロバイダ側のメール配信サーバ設定も必要です。ここまで対応できる専門業者を探していました。
「事前の打ち合わせが可能なマッチングサービス」を探して見つけたのが発注ナビだった
―― 発注ナビにご依頼した経緯を教えてください。
小林氏：以前にホームページを制作してくれた会社となら繋がりもあったのですが、今回はメール配信ですから、その実績やノウハウがある会社に依頼したいと考えました。色々と検索したのですが、発注前に金額を確定させるサービスが多いと気付きました。しかしそれだと、認識に齟齬があることが後から分かったり、金額が跳ね上がったりといったトラブルの元になるのでは、という考えもあり、事前に打ち合わせできるサービスを探していました。やがてたどり着いたのが発注ナビでした。
株式会社ムクイル
代表取締役 入江龍雅氏
―― ムクイル様の事業内容をお聞かせください。
株式会社ムクイル 入江氏：当社は企業のAI活用やDX、自動化などのコンサルティングから開発まで行うことができます。私自身がSaaS事業者のCTOを経験していることもあり、Webアプリケーション開発を得意としています。現場でのDXや自動化を目的に、その手段としてWebアプリケーションやAIを活用する形です。
発注ナビでは、Webアプリケーション開発の案件を中心にエントリーしていますが、今回は『自動化』がキーワードということで手を挙げました。当社にはメール配信の知見もありましたし、インフラに詳しいエンジニアも揃っていますから、配信プラットフォームの選定やプロバイダ設定も十分対応できると考えました。
案件の詳細を踏まえた、細かな見積もり・提案が決め手に
―― 発注ナビからは5社紹介しましたが、ムクイル様の印象はいかがでしたか。
小林氏：複数の会社に同じ内容を説明する必要があるため、説明用のビデオを作成して配信し、それを確認したうえで仮の見積もりを出してもらいました。提案内容には各社それぞれの考え方が表れており、進め方についてもさまざまでした。その中で、ムクイルさんともう1社は、最初の段階からかなり細かく見積もりを提示していただいた印象です。
――ビデオでの初回説明からご提案まではスムーズだったのでしょうか。
入江氏：拝見したビデオでもシステムの概要や課題について明確に説明いただいていたので、見積もりに必要な情報は十分揃っていました。むしろ、コミュニケーションコストをかけずにお話を進められてよかったです。
提案では、私たちが何をするのかを簡潔に示すようにしています。案件概要から課題は明確でしたから、どうすれば実現可能かを提案段階から細かく記載しました。
―― 今回、発注先にムクイル様を選んだ決め手を教えてください。
小林氏：仮見積もりの段階からムクイルさんが良いだろうと思っていました。API連携やメール配信の実績があるとも聞きましたし、やり取りからコミュニケーションを大事にしていることが伝わってきました。コミュニケーションができないと発注内容がうまく伝わらず、後からトラブルになりかねませんが、ムクイルさんならその心配がないと思いました。会社が急成長しており、体制が整っていることも決め手になりました。
それから、今回はメール配信のために会員情報なども扱うため、NDA（秘密保持契約）を結ぶ必要がありましたが、その書類もムクイルさんで用意してもらえたため、契約の手続きもスムーズに進みました。
密なコミュニケーションによりトラブルなく進行。要件になかった“副産物”も
―― 実際の開発はいかがでしたか。
小林氏：開発中も細かく報告があり、「ここはどうですか？この感じで大丈夫ですか？」と聞いてもらったので、助かりました。全て終わってから認識の齟齬が見つかると大きな手戻りが発生しますが、その心配なく進められたのは良かったです。
入江氏：開発の過程をブラックボックスにせず、お客様に進捗で不安を感じさせないようにと意識しています。いきなり「完成しました」と納品するのではなく、お客様から直接、詳細なフィードバックをもらうようにしており、大きな問題なく開発を進められたと思います。
―― すでに開発は完了したのでしょうか。
小林氏：はい、提示した要件はほぼ全て実現できました。一部、Googleの仕様でできないものもありましたが、できないということを調べてもらい、納得できました。ほかにも、Gmailでは一斉配信の場合、配信停止できなければ迷惑メール扱いされるなどの仕様があるのですが、ムクイルさんにそういった知見もあったおかげで、スムーズに進みました。
中薬メールクリエイターの方も、元々の要件だけでなく、本文の編集や日本語（全角）のエラーチェックなど“副産物”のような機能まで追加してもらい、より便利になりました。
2025年の2月に発注ナビに相談し、3月下旬にはほぼ完成、テストを経て同年6月から利用を開始しています。
―― 導入の効果はいかがですか。
小林氏：手間が減り、かなり効率が良くなりました。PCに慣れていない人でも、必要な項目を選んで送信ボタンを押すだけで配信できます。全役員が操作方法を知っていた方が良いと、今は輪番で配信を担当しています。
メール配信では、外部から来た情報の配信だけでなく、中野区薬剤師会で独自に行う事業やイベントの案内も行います。その場合は、メール文も含めて自分たちで作成するのですが、これまではメールの文章を作った上で、配信作業ができる人に頼むしかありませんでした。しかし、今回の開発で担当者自身が送信までできるようになり、かなり効率化できたと思います。
さらに、完成後に私自身でシステムを改修し、予約配信機能も追加しました。ムクイルさんにベースをきちんと整えてもらったからこそ、こういった改善も手軽にできたのだと思います。
できるところから自動化を進め、地域医療へのさらなる貢献を目指す
―― 発注ナビを利用した感想をお聞かせください。
小林氏：初めてソフトウェア開発を外注するのに、勝手が分からない中で模索しており、ほかのマッチングサービスでは事前打ち合わせができないといわれて、困っていました。発注ナビがなければ、打ち合わせができないまま発注先とトラブルになっていたかもしれません。この仕組みに助けられました。
―― それぞれの今後の予定を教えてください。
小林氏：薬剤師も薬局も、ITにはあまり強くありません。保険のオンライン化なども進み、最近はかなり手間が減ったところがありますが、全体的には、まだまだスピード感を持った進化が必要な業界だと思います。そこで当社は今後も、自動化・半自動化を進めて、手間を減らしていきたいと考えています。すべて変えることは難しくても、変えられるところから変えることで、効率化は進むはずです。そのうえで、より良い会員サービスができるよう取り組み、地域医療に貢献できれば幸いです。
入江氏：自動化は私たちも注力している分野です。メール配信だけでなく、たとえば、AIを活用した電話応答の自動化なども進んでいます。業務内での工数削減にどういった技術を活かせるかなど、気軽にご相談いただければと思います。
――ありがとうございました。
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