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受注管理システムとは?機能や導入のメリット・ポイントを徹底解説

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受注における一連の流れを管理するための受注管理システム。主な機能として、顧客情報や受注内容の登録・管理、在庫の確認・調整、受注から出荷までの進捗管理、請求書の発行などがあります。顧客の注文を正確かつ迅速に処理し、受注プロセスをスムーズにすることが目的です。

本記事では、そんな受注管理システムの概要や、導入することによるメリット・デメリットを詳しく解説します。システムを実際に導入する際の選ぶポイントについてもご紹介しますのでこれから導入を検討している方は是非ご参考ください。

 

目次

 

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受注管理システムとは?

受注管理システムとは、ビジネスや企業において、顧客からの注文(受注)を効率的に管理するためのシステム です。顧客からの注文情報を一元的に受付、処理・管理することで、受注プロセスをスムーズにし、注文の正確性や迅速な対応を実現します。

まず、前提として受注管理について知っておきましょう。受注管理とは、販売管理におけるプロセスの中の1つになります。「ん?どういうこと?」と思った方もいるかもしれませんので、下記の図をご覧ください。

 

販売管理フローの図

 

上記のプロセスにおける2ステップ目の工程に該当するのが受注管理ということになります。

つまり、お客様からの注文を記録して正しく配送するために出荷管理へと引き継ぐことです。正確な受注管理ができていないと、生産や出荷におけるミスに発展してしまう可能性があるので非常に重要な役割になります。

基本的に販売管理の一環になりますが、最近ではこれら一連の販売管理プロセスを総合して受注管理と呼ぶことも増えました。

この受注管理工程を自動化するツールが、受注管理システムです。受注管理システムは、手動の受注処理や紙ベースの注文管理を自動化し、人的ミスや遅延を防ぐことができるため、企業の業務効率化や顧客満足度の向上に貢献します。例えば、クラウドに登録された受注内容をアプリなどで確認できるのはもちろんのこと、未対応の受注内容のチェックや請求書をPDFで出力することが可能です。また、受注を受けたタイミングでお客様に対して注文確認メール、発送時の確認メールなどを送信することもできます。在庫管理や請求書発行などの機能も含まれ、統合的な受注業務の管理を支援するシステムです。

 

受注管理システムにはどんな機能がある?

受発注管理システムの主な機能は、受注管理機能出荷管理機能在庫管理機能 の3つが挙げられます。ここではそれぞれについて詳しく解説していきます。

 

●受注管理機能

受注管理機能は、顧客からの注文情報を効率的に受付、データベースに登録・管理する機能です。顧客情報や注文内容を一元的に記録し、注文のステータスや進捗をリアルタイムに把握できます。受注処理を自動化し、注文の精度を向上させ、迅速な対応を実現します。これにより、顧客満足度の向上とミスの軽減が可能です。

 

●出荷管理機能

出荷管理機能は、受注された商品の出荷・納品プロセスを管理する機能です。出荷スケジュールの作成や出荷状況の追跡、配送業者との連携などを行います。正確で迅速な出荷を実現し、遅延や誤配送を防ぎます。これにより、顧客への納期遵守と信頼性の向上が期待できます。

 

 

受注管理システムを導入するメリット

受注管理システムを導入することで、業務効率化や正確性向上、人的ミスの削減、顧客満足度の向上など、効果的な業務遂行が期待できます。ここでは、受注管理システムを導入することのメリットについて詳しく解説します。

 

●業務スピードと精度の向上

受注管理システムを導入することで自動処理により、手動でのデータ入力や書類作成などの煩雑な作業が不要になり、従業員はより重要な業務に集中できます。リアルタイムな情報共有が可能となり、チーム全体で受注ステータスや配送情報を迅速かつ正確に把握できるようになります。また、在庫情報と受注情報の連動により在庫管理が最適化され、在庫の過剰や不足を防ぎコストの削減につながります。このように、受注管理システムによって、業務のスピードと精度が向上し顧客満足度も高まります。受注プロセスの透明化によって業務の効率化が進むことで、組織全体の生産性と競争力の向上にもつながるのです。

 

●人的ミスの削減

受注管理システムを導入することによる正確性の向上は、手動でのデータ入力や情報伝達に伴う人的ミスを削減し、受注情報の正確性を高めます。システムは顧客からの注文情報を自動的に受付、データベースに正確に登録・管理します。従業員が受注情報を手入力する際のミスや情報の漏れを防止し、確実な情報の共有が可能となります。また、システムはリアルタイムな情報を提供し、受注ステータスや在庫状況の追跡が簡単に行えます。これにより、注文の精度が向上し、間違った商品の出荷や納期の誤りを防ぎます。顧客への正確な情報提供が行われるため、信頼性が高まり、顧客満足度を向上させます。正確な受注情報を基にした効率的な業務処理により、迅速かつ正確な受注対応が可能となり、顧客からの信頼獲得と競争力強化につながります。

 

●顧客満足度向上

受注管理システムを導入することで、顧客に対して迅速で正確な受注対応が行われ顧客満足度の向上につながります。システムによる自動処理により、顧客からの注文情報がオンラインで受付、データベースに正確に登録・管理されます。注文のステータスや納期などの情報はリアルタイムに共有され、顧客が注文の進捗を追跡できます。受注情報の正確性が高まるため、間違った商品の出荷や納期の誤りを回避します。また、在庫情報と連動することで在庫切れや遅延を予防し、顧客のリクエストにスムーズに対応できます。顧客の満足度が向上することでリピーターの獲得が期待できるほか、口コミや評判による新規顧客の獲得にも寄与します。

 

●在庫管理の最適化

受注監視システムを導入することで、在庫情報と受注情報をリアルタイムに連動させ、効率的な在庫管理が実現することができます。システムは受注情報を自動的にデータベースに登録し、在庫数との連動を可能にします。需要予測や在庫レベルの最適化が容易になり、在庫の過不足を回避します。在庫が不足することで受注を逃すリスクを軽減し、在庫過剰によるコストを削減します。在庫管理の正確性が向上するため、商品の滞留や廃棄を減らし、商品のタイムリーな供給が可能となります。これにより、業務効率が向上し、コスト削減が実現されます。顧客への迅速な対応と納期遵守により顧客満足度が向上し、企業の競争力を高めます。

 

受注管理システムを導入するデメリット

受注管理システムの導入には、デメリットも把握したうえで慎重に検討する必要があります。ここからは、受注管理システムを導入する場合のデメリットについて解説します。

 

●導入コスト

受注管理システムの導入コストは、ハードウェア、ソフトウェアの購入費用、システムの導入やカスタマイズにかかる初期費用が主な要因です。特に中小企業では、予算への負担が大きい場合があります。ただし、長期的な視野で見ると、効率化や顧客満足度向上による経済的リターンが得られることもあります。受注管理システムを導入する際には、コスト面と効果をバランスさせ、ROI(投資対効果)を検討する必要があります。コストに関しては自社の要件に合うシステム開発会社を見つけることで最小限に抑えることができるでしょう。

 

●システムの複雑さ

受注管理システムは企業の業務に合わせてカスタマイズされることがありますが、システムの複雑さによって導入段階でトラブルが生じる可能性があります。その複雑な機能や操作性に従業員が適応するには時間がかかる場合があります。システムの理解や操作に苦労することで、導入段階でのトラブルや効率化が遅れる可能性も考えられます。システムの導入前に十分なトレーニングやサポートを提供することが重要です。また、システムの使い勝手を最適化するため、利用者のフィードバックを積極的に取り入れることもしていきましょう。

 

受注管理システムの費用ってどれくらい?

受注管理システムの費用の目安について解説します。クラウドサービスの場合、初期費用も0円のところが多く、非常に導入がしやすい価格帯 になっています。ただし、インターネットを介してシステムを利用することになるため、毎月のコストが発生することは忘れてはいけません。基本的に数万円程度であるケースが多いですが、在庫管理や出荷管理との連携など、業務管理のプロセスが増えていくと利用料金は高くなっていきます。また、受注件数によって利用料金が変わることも少なくありません。ちなみに複数の倉庫対応機能やカスタマイズ対応機能、卸売処理機能や原価管理機能など、多くの機能を搭載しているシステムになると初期費用が100万円以上の場合もあります。

 

●具体的な費用相場が知りたい

具体的な費用のイメージができるように例を挙げて説明します。

A社の場合、受注管理システムの初期費用0円、利用料は月額1万円からとなります。ただし、月額の利用料は受注の件数によって単価が異なります。300件までは0円ですが、それ以上の受注になると1件当たり20円となります。

次にB社の場合です。こちらは初期費用が3万円です。月額の利用料は2万円からになります。また、プランも多く用意されています。例えば、受注管理プランに在庫管理の連携機能もプラスすると3万5,000円といった料金になります。

 

受注管理システムの業界別の活用事例

受注管理システムは、さまざまな業界で活用されています。ここでは、いくつかの業界別の活用事例をまとめて紹介します。

 

●小売業

小売業では、受注管理システムを活用して顧客からの注文やオンライン販売を効率的に処理します。受注データの自動化により正確性と迅速な対応を実現し、在庫管理や発注を最適化します。顧客情報の一元管理ができるので、ターゲティングされたマーケティング施策や顧客対応が可能となります。出荷と配送のフローも自動化し、顧客への迅速な商品配送を実現できるため、効率的な業務遂行と顧客満足度向上につながります。

 

●製造業

製造業では、受注管理システムを活用することで、受注から生産、出荷までの一連のプロセスを効率的に管理することができます。受注データの自動化により正確な受注処理を実現し、生産計画を最適化します。在庫管理や原材料の調達も自動化し、適切なタイミングで発注を行います。工程の進捗状況や品質管理もシステムで把握し、生産効率と品質向上に寄与します。また、出荷と配送もシステムで管理し、納期遵守と迅速な出荷を実現します。これにより、生産プロセスの効率化と顧客満足度向上につながります。

 

●サービス業

サービス業では、受注管理システムを活用してサービスの予約や案件の受注、作業スケジュールの調整を効率的に行います。顧客からの予約や問い合わせをオンラインで受け取り、自動的に受注データに反映させることで、手作業の人的ミスを削減し、迅速な対応が可能になります。スタッフのスケジュール調整もシステムで行い、重複予約を防ぎ、スムーズなサービス提供が実現します。また、顧客情報を一元管理し、個別の要望に対応したサービス提供やマーケティング活動が可能です。これにより、顧客満足度向上と業務の効率化を両立させることができます。

 

●飲食業

飲食業では、受注管理システムを活用して注文受付から調理指示、会計までのフローを効率的に管理します。オーダーシステムと連携して顧客からの注文を自動的に受け取り、調理や提供の手順をスムーズに進めます。在庫管理機能を利用して食材の在庫状況を把握し、発注を自動化することで、適切なタイミングでの仕入れが可能になります。また、顧客情報を一元管理し、リピーターの嗜好に合わせたサービス提供やキャンペーン展開が行えます。受注管理システムにより、効率的なオペレーションと顧客満足度の向上につながります。

 

●医療業界

医療業界では、受注管理システムを利用して受付から検査・診療のスケジュール管理、薬剤の受注・在庫管理を効率化します。患者情報をシステムで一元管理し、予約や診療のスケジュール調整を自動化することで、医療スタッフの労力を削減し、待ち時間を短縮することが可能になります。薬剤の受注・在庫管理もシステム化し、薬品の適切な管理と供給を確保します。さらに、患者の健康情報をシステムで記録し、適切な診療情報を提供することで、医療の質を向上させます。受注管理システムにより、効率的な医療提供と患者満足度の向上につながります。

今回ご紹介したのは一部の例であり、実際には多様な業界で受注管理システムが活用されています。業界に合わせてカスタマイズしたり、他のシステムとの連携を図ることで、効率的な業務遂行や顧客満足度向上に貢献しています。

 

受注管理システムを選ぶ際のポイント

ここからは、受注管理システムの導入を検討している方に向けて、システムを選ぶ際のポイントをお伝えしていきます。

 

●課題を洗い出す

受注管理システムの導入を成功させるためには、まず現状の顧客からの注文エラーや、納期遅延などの課題を徹底的に洗い出しましょう。次に、従業員や顧客へのコミュニケーションを通じて、彼らの意見や要望をヒアリングします。これにより、現場の従業員が日々の業務をおこなっている中で直面する課題や要件を把握することができます。彼らの声を聞くことで、実際のニーズを正確に把握し、システムに求められる機能や特性を明確化できるため、受注管理システムの導入効果が最大限に引き出されるでしょう。

 

●自社の業界および規模に合っているかチェック

自社の業界や規模によって向いているシステムと向いていないシステムがあります。それは業界によって受注管理のフローが異なるためです。大事なことは自社の業界にマッチしたシステムを選ぶこと。事前に使い方や導入事例をよく確認したうえで、自社の合っているシステムか、あるいは自社に合っているシステムにカスタマイズできそうか判断しましょう。自社と同じ業界のシステム開発をおこなったことがあるシステム開発会社を選ぶとよいでしょう。

 

●システムの操作方法をチェック

いくら自社で求める機能が備わっているシステムであっても、実際にシステムを使う社員が「操作しにくい」と感じてしまうものであれば、導入は失敗に終わってしまいます。受注管理の工程でミスが発生してしまっては、その後の発注や在庫管理などにも影響がありますので、使い勝手は必ず意識しましょう。無料お試し期間のあるシステムも多くありますので実際に利用してみるとよいでしょう。

 

●他の管理業務との連携は可能かチェック

在庫管理機能などとの連携が可能であるかチェックすることも大事。受注管理というのは販売管理の一部です。ただただ受注の情報を管理するのみではありません。在庫数の管理などの業務も同時におこなっていく必要があるため、受注管理のみに特化しているシステムではなく、在庫管理など他の業務も一括管理できるシステム、あるいは連携できるシステムを選ぶことをおすすめします。

ここまでご紹介してきたように、受注管理システムは、企業が受注業務を効率的に管理するために必要であり、総合的に見て受注管理システムの導入は業務の効率化と競争力強化に欠かせない要素となります。

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