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受注管理システムってなに?費用や選び方も知りたい!

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受注における一連の流れを管理するための受注管理システム。
受注管理システムを利用することによって、作業工数の削減や受注漏れのミスを防ぐことができます。
本記事では、そんな受注管理システムについて紹介します。
システムの選び方についてもお伝えしていきますので、発注する際のご参考としていただけると幸いです。
 

目次

 

■営業担当者をサポートする営業支援システム

まずは前提として受注管理について知っておきましょう。受注管理とは、販売管理におけるプロセスの中の1つになります。「ん?どういうこと?」と思った方もいるかもしれませんので、下記の図をご覧ください。

 受注管理販売管理の全体像は上の図のようになります。


1.見積管理
2.受注管理
3.出荷管理
4.請求管理
5.仕入管理
6.在庫管理

 

上記のプロセスにおける2ステップ目の工程に該当するのが受注管理ということになります。
つまり、お客様からの注文を記録して正しく配送するために出荷管理へと引き継ぐことです。正確な受注管理ができていないと、生産や出荷におけるミスに発展してしまう可能性があるので非常に重要な役割になります。
基本的に販売管理の一環になりますが、最近ではこれら一連の販売管理プロセスを総合して受注管理と呼ぶことも増えました。

 

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■受注管理を自動化するシステムについて

受注管理システムとは、今お伝えした受注管理の工程を自動化するツールです。受注管理システムによって実現できることは異なりますが、例えば受注業務をクラウド上で一元管理できるようになり、利便性の向上および業務効率化を実現します。クラウドに登録された受注内容をアプリなどで確認できるのはもちろんのこと、未対応の受注内容のチェックや請求書をPDFで出力することが可能です。また、受注を受けたタイミングでお客様に対して注文確認メール、発送時の確認メールなどを送信することもできます。

 

■なぜ受注管理システムが必要なのか?

前述のとおり、受注管理が正確にできていないと、生産や出荷におけるミスに発展してしまうケースがあります。例えば、お客様からの注文情報に入力ミスがあると、商品の生産において過不足が生じる可能性が増えてしまうかもしれません。ECサイトなどにおいては多数の受注があります。このような状況では、受注業務も複雑になるため、受注ミスなどのトラブルは起こりやすいものです。また、受注伝票の作成などの業務を手作業でおこなっていれば、時間も手間もかかるでしょう。つまり、人件費も必要になります。受注管理業務のミスを防ぎ、効率よく受注管理をおこなうためにも受注管理システムが必要なのです。

 

●受注管理システムのメリット

受注管理システムを導入するメリットは、顧客ごとの受注状況の管理を自動化することによって工数を削減できることです。また、商品の発注状況などをシステムに反映させることができるので、発注漏れや発注ミスもありません。このほか、受注業務の大幅な効率化およびペーパーレス化により、人件費の削減や消耗品の削減にも貢献します。さらに、メールの自動配信機能もあるので、受注の確認やお礼のメールを自動送信も可能になります。人間の手を使わずに受注管理をおこなうことは、作業スピードを上げつつ、作業ミスを減らすことができるので大きな魅力があるのです。

 

●受注管理システムのデメリット

メリットの多い受注管理システムのデメリットを強いて挙げるとするならば、導入コストが発生することでしょう。これはシステムを導入する以上、当然のことになってしまいますが、やはり毎月のコストはかかります。導入する受注管理システムにもよるので一概にはいえませんが、安くても数万円以上(月額)はかかるものと考えてください。コストに関しては自社の要件に合うシステム開発会社を見つけることで最小限に抑えることができるでしょう。

 

■受注管理システムの費用ってどれくらい?

受注管理システムの費用の目安について解説します。クラウドサービスの場合、初期費用も0円のところが多く、非常に導入がしやすい価格帯になっています。ただし、インターネットを介してシステムを利用することになるため、毎月のコストが発生することは忘れてはいけません。基本的に数万円程度であるケースが多いですが、在庫管理や出荷管理との連携など、業務管理のプロセスが増えていくと利用料金は高くなっていきます。また、受注件数によって利用料金が変わることも少なくありません。ちなみに複数の倉庫対応機能やカスタマイズ対応機能、卸売処理機能や原価管理機能など、多くの機能を搭載しているシステムになると初期費用が100万円以上の場合もあります。

●具体的な費用相場が知りたい

具体的な費用のイメージができるように例を挙げて説明します。
A社の場合、受注管理システムの初期費用0円、利用料は月額1万円からとなります。ただし、月額の利用料は受注の件数によって単価が異なります。300件までは0円ですが、それ以上の受注になると1件当たり20円となります。
次にB社の場合です。こちらは初期費用が3万円です。月額の利用料は2万円からになります。また、プランも多く用意されています。例えば、受注管理プランに在庫管理の連携機能もプラスすると3万5,000円といった料金になります。

 

■受注管理システムを選ぶ際のポイント

最後に受注管理システムの導入を検討している方に向けて、システムを選ぶ際のポイントをお伝えしていきます。

 

●自社の業界および規模に合っているかチェック

自社の業界や規模によって向いているシステムと向いていないシステムがあります。それは業界によって受注管理のフローが異なるためです。大事なことは自社の業界にマッチしたシステムを選ぶこと。事前に使い方や導入事例をよく確認したうえで、自社の合っているシステムか、あるいは自社に合っているシステムにカスタマイズできそうか判断しましょう。自社と同じ業界のシステム開発をおこなったことがあるシステム開発会社を選ぶとよいでしょう。

 

●システムの操作方法をチェック

いくら自社で求める機能が備わっているシステムであっても、実際にシステムを使う社員が「操作しにくい」と感じてしまうものであれば、導入は失敗に終わってしまいます。受注管理の工程でミスが発生してしまっては、その後の発注や在庫管理などにも影響がありますので、使い勝手は必ず意識しましょう。無料お試し期間のあるシステムも多くありますので実際に利用してみるとよいでしょう。

 

●他の管理業務との連携は可能かチェック

在庫管理機能などとの連携が可能であるかチェックすることも大事。受注管理というのは販売管理の一部です。ただただ受注の情報を管理するのみではありません。在庫数の管理などの業務も同時におこなっていく必要があるため、受注管理のみに特化しているシステムではなく、在庫管理など他の業務も一括管理できるシステム、あるいは連携できるシステムを選ぶことをおすすめします。

 

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