従業員を雇っている限り、給与管理からは逃れられません。給与管理はミスが許されない分野にもかかわらず、手作業ではミスが起こりやすいのが現状です。そこで役立つのが給与管理システムです。
給与管理システムを導入することでミスをなくせますし、自動化されるため従業員はほかにやらなければいけない業務を行えるメリットがあります。今回は給与管理システムの機能や種類、メリットなどを解説していきます。
目次
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給与管理システムでできること
給与管理システムとは、従業員ごとの給与を正確に計算・管理するためのシステムのことです。以下のような機能が実装されているので、ミス防止や業務効率化などへ役立てられています。
●計算方式の設定と自動計算
アルバイト・パートや正社員、役員といった立場によって給与の計算方法は異なってきます。
給与管理システムでは雇用形態や契約状況に合わせて、1人1人に合わせた計算方式を設定可能です。紙でいちいち計算を行ったり、Excelの式がエラーになってやきもきしたりするリスクはありません。
手当や税金といった関連項目まで自動計算できるので、担当者の負担はかなり削減されるでしょう。
●給与明細電子化
給与明細を紙でいちいち印刷して発行していると、間違った従業員に別のメンバーの明細を提示してしまうなどのミスが考えられます。従業員が多いほど印刷するコストや配布する手間が大きくなり、ミスが増える可能性も高まります。
給与管理システム上で作成した各種資料は、メールやオンラインストレージといった方法で簡単に、そして確実に共有できます。デジタル庁がペーパーレス化などを叫んでいる現状では、なるべく印刷コストを削減しながら効率良く情報を共有できる手段を用意しておいたほうが好ましいでしょう。また、各種帳票も印刷せずに済むので、ペーパーレスによる大きな効果が見込めるのもポイントです。
●勤怠管理システムとの連携
給与は固定されて支払われるものではありません。もちろん月給などはある程度固定されていますが、昇進やボーナス、勤怠状況などによっても変化します。
そこで給与管理システムは、勤怠管理システムと連携できるようになっているケースが多いです。連携することで勤怠管理のデータを反映させながら、給与状況の確認や問題を確認することができます。既存の勤怠管理システムがある場合は、連携ができる給与管理システムを導入しないと業務に支障が出るのでご注意ください。
給与管理システムにも種類がある
ここからは給与管理システムの種類を解説していきます。
●人事給与タイプ
給与管理システムという枠にとどまらず、人事に関する業務を効率化できるタイプです。
勤怠管理システムといったほかシステムとの連携に優れており、また機能の拡張性まであるのがポイントです。最初から勤怠管理といった機能を搭載しているシステムを選べば、いちいちシステムごとに導入を行う必要はありません。
●ERPタイプ
業務効率化にとどまらず、業務そのものをデジタル化して回せるようにするERP（基幹業務に関するシステム）を活用するのも有効です。ERPタイプだと人事からさらに飛躍して販売や会計といった業務まで総合的にひとつのシステムで管理できるのが特徴となっています。ITシステム自体をそもそもまだ導入できていない企業では、ERPの導入および活用がDXにおいてカギとなってくるでしょう。
ただしERPがストップしてしまうと企業の業務自体が停止してしまうため、止まらないような機能を提供しているところを選びながら自社でも対策を行う必要性はあります。また、オンプレミスタイプだと大企業のような予算規模の大きいところしか導入できませんが、クラウドタイプにすると中小企業でも導入がしやすいです。予算が限定されている場合はセキュリティ性の高いクラウドサービスを導入してERPを自社へ実装してみてください。
●給与計算特化タイプ
給与管理についてのみ自動化や効率化を行いたい場合は、給与計算に特化したタイプを選ぶと良いでしょう。機能は限定され拡張性も少ない分、コスト削減ができますしシンプルに操作が可能です。
タイプによっては社会保険に関する書類を作成できるものもあります。また機能が気になる場合は、トライアルも活用してください。無料からトライアルできるサービスもあるので、コストをかけずに選定に役立てられるでしょう。
給与管理システムを導入するとどうなるのか？メリットは？
給与管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。
●業務が効率化できる
給与管理システムを導入することで、余計な業務が削減されます。給与管理において非効率な面が多い場合は、システム導入によって効果を見込んでみましょう。
●コスト削減につながる
給与管理で無駄を省いた分は、そのままコスト削減へつながります。バックオフィスではコスト削減の分が結局のところ企業の利益となるので、給与管理システム導入が利益アップにおいてカギとなるでしょう。
●給与計算初心者でも操作しやすい
自動計算やわかりやすいデザイン画面といった機能は、給与計算初心者のハードルを下げてくれます。一時的に給与計算担当になっても、すぐに慣れて計算できるようになるシステムを導入すればより効果が上がるでしょう。
給与管理システムを選ぶ時のポイント
ここからは、システムを選ぶ時のポイントを解説していきます。
●業務フローに合うタイプや機能で選ぶ
「どの業務で負担が掛かっているか」、また「効率化を行いたいか」で使うべき給与管理システムは異なってきます。例えば年末調整で負担がかかっている場合は、年末調整の自動化などに特化しているサービスを選ぶと負担が減るでしょう。
給与管理システムはさまざまあるので、まずは業務フローや目的に応じて機能がそろっているサービスを選ぶことが重要です。ちなみに100％希望をかなえられるツールは意外と少ないので、優先順位を付けながら機能と予算の折り合いが付くシステムを導入できると安心です。
●自動対応機能がある
給与計算の源泉徴収といった決まりは、法律で改正されて計算方法やルールが変わる可能性があります。税制においては度々ルールが変わり、混乱が現場で起きるケースが多いので柔軟に対応できる状況を作っておくほうが好ましいです。
買い切りのシステムの場合、更新の面でサポートが受けにくいデメリットがあります。クラウドタイプだと都度法律改正のたびに必ず更新されるので、いつでも正しい計算方法で給与に関する業務を遂行可能です。セキュリティといった面では心配が残るでしょうが、セキュリティに関しても強みを持っている企業を選んでそちらのシステムを導入してみると良いでしょう。
●販売元のサポートが整っている
給与管理システムのサポート体制は、電話やチャット、メールといったように様々です。
電話やチャットといったリアルタイムでやり取りができる手段が用意されていたほうが、サポートを受ける側としては安心できます。安いシステムだとメールのみ、といった事例もあるかもしれません。気になる場合は電話やチャットでリアルタイムのサポートが受けられるか確認してみてください。
また、対応までの時間や範囲も比較できると安心です。例えば給与計算のトラブルが集中する月末や年末などに集中してサポートを受けられるシステムであれば安心できるでしょう。
●従業員数に応じてシステムを選ぶ
従業員数はシステム選定において重要です。クラウドタイプで安く導入できても、従業員数が増えると返ってオンプレミスのほうが安く済むパターンもあります。場合によってはシステムを切り替える必要性がある点も頭に入れておきましょう。
また機能拡張が順次できるツールだと、選定の手間が省けます。規模が拡張したらその分機能を追加すれば済むからです。成長中の企業は機能拡張を重点において給与管理システムを選定してみましょう。
●セキュリティ性能が高い
一度セキュリティ問題が起きると、企業の信頼性が下がるので危険です。インターネットに接続している時点でセキュリティ問題からは逃れられません。かといって一からセキュリティを設定するには知識・スキルが不可欠です。
そこで給与管理システムにおいても、セキュリティを機能として提供してくれるサービスを選ぶことが重要になってきます。クラウドタイプだと運用自体も一任できるため、セキュリティ設定に関する手間が省けて便利です。
下記のような内容を確認してセキュリティ性が確保できるかチェックしてみてください。
-
アクセス権限の設定ができるか
-
セキュリティに関する認定の取得有無
-
アクセスログの確認ができるか
●トライアルが受けられるか
給与管理システムにおいては、無料トライアルを受けられるケースが多いです。サービスのミスマッチングを防げるためです。
トライアルができないシステムより、受けられるシステムのほうが手軽に検証できる分導入のハードルが低いはずです。実際に操作して確かめられるとそうでないのとでは大きな差ができるので、できるだけ無料トライアルができるシステムを導入すれば初心者としては安心できるでしょう。
給与管理システムの費用相場はどのくらい？
給与管理システムの費用相場は次のようになっています。
●クラウド型
クラウド型は初期費用+月額費用＋オプションで費用を計算します。ただし初期費用が無料になるケースもあるので注意しましょう。
一例としては月額400~500円（1ユーザー当たり）などが発生します。
●オンプレミス型
オンプレミス型の場合は、初期費用がメインとなります。相場としては4,000円や数万円といった初期費用が掛かるのがポイントです。
●フルスクラッチ
フルスクラッチの場合も、基本的に初期費用のみが発生します。ただし一から作成を行う分、費用も跳ね上がるので注意しましょう。数百万円といったコストが発生する可能性があるので、ある程度予算がないと導入に利用するのは厳しいでしょう。
無料の給与管理システムはないの？
無料の給与管理システムも存在しますが、以下のような点で弱点があります。
-
機能が制限されている
-
従業員が多い場合は活用が難しい
小規模の事業者であれば無料の給与管理システムで良いかもしれませんが、本格的にコストメリットを見込めるのは有料の給与管理システムがおすすめです。
もし特殊な計算が発生する場合は、パッケージで導入してカスタマイズを受けるか、フルスクラッチで最適化するかを選びましょう。給与管理システムの基本機能で対応できない給与計算業務はまれかもしれませんが、あらかじめ課題に応じた導入方法を理解しておくと選定の際に役立ちます。
給与管理システムの導入で注意したいこと
給与管理システムの導入時は、次のような点に注意してみてください。
●クラウドタイプはオフラインに弱い
クラウドタイプは常時インターネット接続していないと使えません。そのためオンプレミスと違い、オフラインだと全機能が停止するリスクがあります。
回線のサブがある場合はそれを使い業務をストップさせずに済みますが、そうでなければBCP（事業継続計画）に支障が出ます。万が一に備えてオフラインでも作業ができる方法まで検討できると安心です。
●バックアップを取る必要がある
システム上からデータが消えると、利益の損失につながります。このため、こまめにバックアップを取ってデータが消えても復旧が可能な状況を作っておくのが好ましいです。
バックアップは給与管理システムの自動更新などで可能です。手動だと忘れるリスクがあるので、容量などを気にしながらバックアップするデータを決めて自動化する作業をしていきましょう。
●管理者の育成が必要
サポートを受けるにしても、中心になって対応を行う人員は社内に必要です。管理者を育成するコストも考えてシステムを導入してみてください。
クラウドタイプにすれば管理者育成の負担が減りますが、セキュリティ性はオンプレミスといったタイプが強いです。各タイプのメリット・デメリットまで検討してみましょう。
自社の特徴をしっかり見極めて給与管理システムの導入を
今回は給与管理システムの機能や種類、メリットなどを解説してきました。
給与管理システムはバックオフィスとしての給与計算業務を効率化・自動化してくれるツールです。連携性なども考えながら適切なコストで導入できる給与管理システムを導入してみてください。また、導入タイプも運用に影響するので、クラウドやオンプレミスといったタイプの特徴を比較するのも忘れないようにしましょう。
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