購買管理システムは発注業務にかかわる業務効率化はもちろんのこと、導入することでコスト削減や購買業務の一元管理などが可能になります。昨今ではバックオフィス業務のテレワークなども広まってきており、購買管理にかかわる業務もシステム化が進んできているのが現状です。
そこで今回は購買管理システムの導入でできるようになることから、導入するメリット、実際の選び方までを解説していきます。ぜひ本記事を参考に購買管理システムの導入に向けて、動き出してみてください。
目次
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購買管理システムとは
購買管理システムとはその名の通り、企業の購買活動をシステム上で管理するものです。製品を作るのに必要な原材料や部品の購入から、消耗品や事務用品の購入を管理する、適正な品質を確保する、適正な価格設定を行うといった購買活動の管理ができます。購買管理システムの導入で、煩雑になりがちな業務フローや管理を簡略化できるため、業務効率化や担当者の負担軽減につながるのが魅力的な点です。
購買管理システムでできること
購買管理システムの導入で、煩雑になりがちな業務フローや管理を簡略化できます。そのため業務効率化や担当者の負担軽減につながるのが魅力的な点です。主に下記のようなことができるようになります。
●購買計画機能で発注品を把握できる
企業は生産活動計画に基づいて必要な原材料や部品をそろえなければいけません。購買管理システムでは、必要な原材料や部品を「どこから・いつまでに・どれくらい・いくらで」といった情報を管理できます。システム上で管理するため、発注の抜け漏れなどが滞りなく発注作業が行えます。
●仕入先管理機能で仕入先を管理できる
商品の仕入先は多岐に渡ることがほとんどです。購買管理ではこれまでの仕入実績を基に、今後の購買予定を立てていく必要があります。購買管理システムの導入により、適切な仕入先管理が行えるようになり、コストを最適化することにつながります。
●取引契約機能で契約内容を電子化できる
商品の取引には必ず取引契約が結ばれます。取引契約は「いつ・なにを・どれくらい」のやり取りがあったかが記載されるものです。購買管理システムではこうした取引契約の内容を電子化して、システム上で管理することが可能です。これまでの取引内容を電子化することで、管理しやすくなり、過去の契約内容の検索なども簡単に行えます。
●発注管理機能で検品ミスを防止できる
発注管理機能とはその名の通り、発注情報を管理できる機能です。多岐に渡る発注先から、商品や個数など様々な情報を管理できます。発注情報をシステム上で管理できるため、検品作業時に商品の個数や種類などを正確に検品できます。検品ミスを防止できるので、正確な在庫把握にもつながるでしょう。
●価格管理機能で過去の取引価格を管理できる
価格管理機能は過去の取引で行った金額を管理できる機能です。過去の取引金額を管理できるため、今後の商品を仕入れる際に適正価格を知ることにつながります。企業は毎日、あらゆる原材料や商品、消耗品などを購入しているため、適正価格の管理は非常に重要です。
●納期管理機能で納期を管理できる
納期管理機能は、発注した原材料や部品が指定の納品日までに納品されるかを管理できる機能です。管理画面から現在の状況と納品日がわかるため、リアルタイムでの把握が可能です。納期に遅れが出る場合はシステム上の情報を関係者に即座に通知できるので、生産計画の変更や延期などにも迅速に対応ができます。
●品質管理機能で生産工程の調整がしやすくなる
品質管理機能は発注された原材料や商品が、指定の品質で納品されるかを管理する機能です。きちんとした品質の商品が納品されることで、生産工程が滞りなく進んでいきます。原材料などが含まれていた場合は、それらを迅速に把握できるので、生産工程の調整も可能です。またどこの仕入先かも把握できるので、次回以降の発注を行う場合に仕入先を変更するなどの対応が取れます。
●検収支払管理機能で案件ごとの情報を可視化できる
検収支払管理機能とは発注した原材料や部品の検収や支払いを管理する機能です。発注した商品の支払いを期日までに支払わなければ、自社の信用も落ちてしまいます。そのため検収支払管理機能を活用することで、支払日の抜け漏れをなくすことにつながります。支払日は発注した案件ごとに管理画面から確認できるので、管理や確認がシンプルに済むのも嬉しい点です。
購買管理システムの各タイプ
購買管理システムは下記の3つのタイプに分かれています。
●オールラウンドタイプ
オールラウンドタイプは、幅広い商材を取り扱うとともに対応している業務も多いタイプになります。幅広い業務に対応しているため、きちんと活用できれば業務効率化が見込めます。具体的には購入依頼から検修までの一連の流れをサポートしているので、物足りない点が少ないのが強みです。またほかシステムとの連携が豊富なため、自社全体の業務改善の期待もできます。
●間接材タイプ
間接材タイプとはオフィスで利用する物品やサービス材の購買に対応しているタイプです。カタログの横断検索などの機能が備わっており、適正価格の商品を網羅的に探すことが可能です。適した商品を簡単に探すことができれば、コスト削減にもつながるでしょう。
●特化タイプ
特化タイプはより特定の業務に対応したタイプになります。先述したオールラウンドタイプと比較すると、より特定の業務を深掘りができるので、自社の強みをさらに伸ばすことも期待ができます。中には製造業の見積もり査定に特化したタイプや多言語対応に特化したタイプなどもあるため、自社が購買管理システムの導入によって伸ばしたい点が具体的なのであれば、検討してみると良いでしょう。
購買管理システムを導入するメリット
購買管理システムを導入するメリットは主に下記の5点です。
●購買業務の一元管理ができる
購買管理システムの導入で、当然ですが自社の購買業務を一元管理できます。すべてのデータは購買業務システムに集約されるので、適正な価格の把握やムダな購入依頼の削減が行えるのは一元管理の大きなメリットです。例えば、ある部署が物品購入を非効率に行っており、会社の財政に影響があるなども購買管理システムを導入すれば、すべて確認ができます。また、システムを活用することで見積もりの比較から最適な購買先も行えるため、より業務の効率化が見込めます。
●発注業務のコストが削減できる
購買管理システムでは発注業務をすべてシステム上で行えます。発注作業はメールやFAXで行うなど、相手方の様式に合わせて発注を行うことがほとんどです。しかし購買管理システムではこれらの発注作業が一元化されます。そのため発注作業が効率化され、コスト削減につながるのが大きなメリットです。また発注業務にかかる時間も短縮されるので、人的コストの削減にもつながるでしょう。
●発注・納品ミスを防止できる
購買管理システムでは発注履歴やリアルタイムでの納品状況などを確認できます。履歴が可視化されるため、誤発注による過剰在庫や消耗品の購入時期を誤るなどが起こりにくくなります。また複数の部門による重複発注や取引先の選択ミスなども防止できるでしょう。こうしたヒューマンエラーはシステムを導入することで、回避できます。
●資材や在庫を可視化できる
発注した資材や在庫はすべてシステム上で管理されているため、正確な個数などを可視化できます。リアルタイムでの把握も可能なので、余剰在庫や在庫切れを起こす可能性が少なくなります。在庫をきちんと認識することは、発注作業においても非常に重要なため、購買管理システムを導入するメリットといえるでしょう。
●ペーパーレスといったDX化が推進できる
購買管理システムは前述した通り、紙による見積書や注文書、納品書、契約書のやり取りを電子化して行うものです。購買業務を紙で行ってしまうと、あらゆる書類が必要になるうえ、保管や管理にも多くコストがかかってきます。また紛失のリスクも出てきてしまいます。これらのやり取りをシステム上で電子化することで、業務のペーパーレス化につながります。あらゆる書類はシステム上で管理できるため、管理場所のコストもかからなければ紛失のリスクもありません。テレワークの浸透など、様々な働き方が増えてきた現在において、業務のシステム化によるDXの推進は欠かせません。購買管理システムの導入はDX化の1つとして、大きなメリットになります。
購買管理システムの選び方
現在、多くの種類の購買管理システムやサービスが提供されています。そのため選び方を間違ってしまうと、自社に合っていないシステムを導入することになってしまいます。以下には自社に合った購買管理システムの選び方を解説していきます。
●自社システム・既存システムの連携が取れる
購買管理システムは単体で動かすのではなく、自社ですでに運用しているシステムや既存のシステムと連携させることで、より業務効率化につながります。そのため自社のシステムや既存システムときちんと連携が取れるかは、事前にきちんと確認しておきましょう。具体的には受注管理システムや販売管理システム、会計システムなどです。これらのシステムと連携できるか、また連携の方法や実績はあるかなどを確認すると良いでしょう。
●業種や扱う製品に適している
購買管理システムは業種によって様々な製品があります。業種に特化している購買管理システムもあるため、自社に適していないシステムを選んでしまうと業務効率化にはつながりません。例えば、自社が流通業であれば、在庫管理や販売管理の機能が充実しているシステムが適しているといえます。また製造業であれば生産計画と連携し、適切な発注ができ、生産と調達がスムーズにできるシステムが望ましいといえます。自社の業種に適しているかは、とても大事な要素になるので、きちんと確認するようにしましょう。
●販売元の導入実績やサポート体制を確認する
購買管理システムは導入よりも運用期間のほうが長くなります。そのためシステムを導入する販売元の導入実績は十分か、サポート体制は問題ないかなどを確認しておくと良いでしょう。販売実績が十分であれば、事例なども紹介してもらうことでより信用性が増していきます。またサポート体制は販売元によって様々です。電話サポートのみの場合もあれば、メールやチャットサービスにも対応している販売元もあります。そのため自社の担当者などにヒアリングを行い、どんなサポートがあれば安心して運用できるかなどを確認すると良いでしょう。ほかにもサポートの範囲や受付時間は何時までかなども、合わせて確認しておくのがおすすめです。
購買管理システムの費用相場
購買管理システムの料金体系が自社に合っているかも大事なポイントです。販売管理システムの費用は初期費用と月額利用料で考えていきます。初期費用の相場はおおむね10万円~20万円程ですが、連携するシステムや規模、契約期間によっても変わってきますので、販売元に必ず見積もりを取るようにしましょう。月額利用料は導入するシステムによって大きく変わってきます。月額数万円で利用できるものもあれば、多機能を搭載したことで、数百万になるケースもあります。そのため自社の事業規模と費用対効果を確認したうえで、選択するようにしましょう。
●低コストで導入するポイント
基本的には自社に適した購買管理システムを導入することがもっとも良い方法ですが、予算の関係などで難しい場合もあるでしょう。そのため低コストで導入したいと考える企業も多いと思います。低コストで導入するためには、初期費用や月額料金が計算しやすいクラウド型のサービスを導入するのがおすすめです。クラウド型なのでサーバーを設置する必要もなく、月額料金も利用するユーザー数によって変わってくるので、必要最低限のコストで運用ができます。それでも金額が基準にならずに、きちんと業務効率化ができるシステムを選択するのがおすすめです。ぜひ選び方の章を参考に導入したい購買管理システムを絞っていき、最後に低コストになるよう比較検討してみてください。
システム導入やDXで職場環境を快適に
購買管理システムを導入し、あらゆるシステムと連携させることで、バックオフィスの業務効率化や社内のDX化を推進できます。バックオフィスの業務は目が届きにくい半面、多くのコストカットが行える業務でもあります。また業務負担が大きいのも特徴です。ぜひ自社に適した機能やサポートを備えている購買管理システムを導入し、従業員の負担が軽減される環境を作ってみてください。
購買管理システムの導入、バックオフィスのDX推進を外注で行う場合は、マッチングサービスを利用してみましょう。開発会社や技術者の選定に不慣れで不安、などの懸念も、発注ナビなら専門コンシェルジュが丁寧にお聞きします。
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