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不動産管理システムとは?物件管理を効率化する機能と導入の検討時期

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不動産物件を取り扱っている会社では、不動産物件や個人情報、契約書類などの管理が必要です。それらを管理できるシステムを指して「不動産管理システム」と呼びます。不動産管理システムを導入すれば、不動産業務全般を円滑に行えるようになるので、業務の効率化を実現しやすくなります。不動産を扱う企業担当者の中には、システムの導入を検討する方もいるでしょう。
そこで今回は、不動産分野においておすすめの顧客管理システムや、おすすめの管理システム会社のアウトソーシング先が知りたいという方に向けて、幅広い不動産管理業務、不動産管理システムの主な機能、管理システムを導入する方法をご紹介します。

 

目次

 

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幅広い不動産管理業務

不動産管理業務は、大きく分けて以下の2つに分けられます。

  • 賃貸管理

  • 建物管理

賃貸管理は本来大家が行う賃料の回収などの経理業務や入居者募集の対応、退去の立ち会いなどの業務を代わりに行うことを指しています。一方で、建物管理は建物そのものの管理のことを指していて、エレベーターの点検や消防設備の維持管理、外壁の修繕、ガス・電気の設備交換などを専門的な知見で行っていきます。この他、マンションの清掃のように入居者の満足度を高める業務全般なども、同じ建物管理の業務です。

業務管理システムは、この2つの業務全般を効率良く進めていくのに役立つシステムです。自社でシステムを構築できる人間がいない場合でも、システム会社に開発をアウトソーシングすることで、自社に最適なシステムの開発と導入ができます。

 

不動産管理システムの検討時期

業務の効率化ができるからといって、「安直に不動産管理システムを導入して良いのかと」いわれると、必ずしもそうとは限りません。例えば、不動産の物件数が多くなったり、情報を管理するExcelが重くなったりすると、従来のようなやり方では業務に遅れが生じやすくなります。

取り扱う情報が多くなれば、肥大化した情報量にツールが耐えきれず、スムーズな操作ができなくなるといったことが起こります。このような状況をそのまま放置すると、データの消失やファイルの破損につながり、想像以上に大変な事態になりかねません。以前よりも情「報の管理や共有がうまく行えなくなってきた」と感じることが増えたら、不動産管理システムの導入を検討してみると良いでしょう。

 

不動産管理システムの主な機能

不動産管理システムの開発を依頼する前に、まずは不動産管理システムには一般的にどういった機能が搭載されているのかを把握しておく必要があります。不動産管理システムにおいて、主に使われている機能は以下のものです。

  • 賃貸物件管理

  • 不動産売買管理

  • 営業支援

  • 不動産情報管理

  • マンション売上管理

 

●賃貸物件管理

賃貸物件管理は、賃貸や売買物件の管理のサポートをする機能です。間取りや築年数、駅からの距離など、物件ごとの細かい特徴を登録しておきます。それらの情報は、物件での過ごしやすさや家賃などに関わってくるため、物件を選ぶ上で重要です。顧客が求める条件に合った物件を迅速に検索できるようにするため、必要な情報を登録できるようにしておくのが理想です。

 

●不動産売買管理

不動産売買管理は、分譲マンションや戸建て住宅の売買のサポートをする機能です。

先に挙げた賃貸物件管理が、賃貸や売買物件の情報を管理するように、不動産売買管理は分譲マンションや戸建て住宅の情報を管理します。賃貸物件管理と不動産売買管理のどちらかを専門とする場合は、該当するどちらか片方の機能があれば問題ありません。

 

●営業支援

営業支援は、不動産仲介業務のサポートをする機能です。営業部内のスケジュール管理や、自店舗あるいは同じ会社の他店舗の集客状況、契約件数などの営業成績を調べることができます。他にも、営業成績が上がるために必要なノウハウなどの一元管理もできます。

 

●不動産情報管理

不動産情報管理は物件や文書の情報管理のサポートをする機能で、主に不動産管理会社のフロント担当が使用します。

フロント業務は担当物件に住む居住者が快適に生活できるようにサポートする業務で、時には居住者と直接接点を持つこともあります。不動産管理情報は、居住者情報や居住者に向けて渡す文書の管理を行うことができるため、居住者のクレームに適切な対応ができるようになりますし、居住者の満足度向上にもつながります。

 

●マンション売上管理

マンション売上管理は、土地の購入からマンションの開発、入居者の募集、販売、売上までの一連のプロセスをサポートする機能です。いくつものマンションの売買を扱うような、大規模な不動産株式会社には必要な機能だといえるでしょう。

 

不動産管理システムの管理形態

不動産管理システムの管理形態はオンプレミス型とクラウド型に分けられます。

オンプレミス型は自社の業務にフィットするような形で、専用のシステムを開発する形態のことです。自社向けにゼロから開発する点や、自社のネットワーク内で使うために自社専用のサーバーを設ける必要がある点もあって、初期費用が高くなる傾向にあります。しかし、自社の業務にフィットしているため、システムを扱いやすく、ランニングコストも大幅に抑えることができます。

一方で、クラウド型はインターネット上のクラウドを用いてシステムやソフトウェアを利用する形態のことです。クラウド型は、機能面のカスタマイズ性に欠けますが、インターネット環境さえあれば場所を選ばずにシステムにアクセスできます。また、専用のサーバーを用意する必要がないということも踏まえると、低コストかつ短期間で簡単に導入できるといえるでしょう。

不動産管理システムの導入を検討する際は、それぞれの特徴やメリットを把握した上で選ぶことをおすすめします。

 

不動産管理システムの導入コストとは

システムの導入を検討する上で、初期費用とランニングコストは重要な判断材料の1つです。

初期費用としてかかってくるものは、ソフトウェアの購入費用やサーバーの導入費用などが挙げられます。ここでいうソフトウェアの購入費用は、システムの導入に直接的あるいは間接的に使うソフトウェアのコストです。サーバーの導入費用は、システムを運用するために必要なサーバーにかかるコストのことを指します。

一方のランニングコストは、システムの維持費用のことを指しています。サーバーを自社で用意していない場合にかかるサーバーの毎月の利用料金やその他消耗品費が、ランニングコストの例として挙げられます。先の項目でも触れましたが、オンプレミス型は初期費用がかかりやすく、クラウド型はランニングコストがかかりやすい傾向にあります。

 

不動産管理システム導入のメリット

不動産管理システムを導入するメリットは、業務効率化以外に具体的にどのようなことが挙げられるのでしょうか。1つずつ見ていきましょう。

 

●手入力によるミスを減らせる

管理する物件が増えると、やがて手入力での管理では、情報の抜け漏れが発生しやすくなってしまいます。顧客に更新が漏れてしまった情報を伝えて契約まで進んでしまい、それが入居後に発覚してしまうと大きなトラブルになりかねません。そういったリスクを大幅に減少できれば、信用の高さを評価され、将来的な利益の獲得につながりやすくなります。

 

●過去の対応履歴が記録できる

不動産管理システムがあると、それまでの業務で「どういった対応をしてきたか」ということを記録できます。この業務対応の記録をもとに、業務フローの改善を行うこともできますし、担当者が変わっても引き継ぎが行いやすくなります。また、新入社員の教育の際にデータベースとしても活用することができます。顧客から支持される不動産会社を目指すには、システムを導入して、過去の対応履歴を時系列順に確認できる体制を整えるのが理想です。

 

●セキュリティ対策になる

不動産業務は、物件という高額な商品を取引する上に、機密性の高い個人情報も取り扱っています。そのため、機密情報が漏洩することのない万全なセキュリティ体制を整えておくことが不可欠です。例えば、顧客情報を紙に印刷してファイリングするというアナログな方法では、誰でもそのファイルを持ち出すことができるというリスクが生まれます。一方、セキュリティ機能が実装されているシステム上で顧客情報や物件情報などを管理していれば、機密情報を強固に守ることができます。

 

不動産管理システムの選び方

以下では、不動産を扱う企業担当者に向けて、システムを導入する際に意識すべき点についてご紹介します。

 

●機能が自社業務に合っているか

クラウド型で既存のものを活用するとなると、機能が自社の業務に合わないということが起こり得ます。事前に製品情報をよく調べて、自社の業務に適しているかどうか、またカスタマイズ性が高いものかどうかを確認しておきましょう。一方のオンプレミス型は、企業の業務に合わせて自由にシステムを設計できるので問題ありません。

 

●定期的にアップデートが行われているか

不動産管理システムを選ぶ際に大切なことの1つとして、「定期的にアップデートが行われていること」が挙げられます。不動産業界では、法律改正や税率変動などの影響が大きいため、不動産管理システムも定期的にアップグレードをする必要が不可欠です。また、アップデートがあまり行われていないシステムは、ユーザーが使いやすいように改良を加えることが少なく、そのままサービスが終了してしまうこともしばしばです。定期的なアップデートが行われているかどうかは、不動産管理システムの公式サイトから新着情報をチェックすることによって確認できます。

 

●サポート体制は万全か

クラウド型のシステムサポートは、運営会社が対応することになります。先の項でも触れましたが、不動産業界では法律改正や税率変動の影響が大きいため、不動産管理システムには臨機応変なアップグレードが求められます。法律改正への対応のスピードや定期的な機能追加がされているかどうかを確認することも大切です。また、電話やメールなどでマニュアルや問い合わせ対応をしているかどうかも、サポート体制が万全かどうか確認できる要素の1つといえます。

 

●取り扱えない物件はあるのか

不動産管理システムや物件の種類によっては、システムに登録できないというケースがあります。そのため、不動産管理システムを選ぶ際は、「取り扱い可能な物件の種類」を確認することも大切です。例えば、自社の業務の主流は賃貸物件なのか一戸建てなのか、ということで選ぶシステムも変化します。マンションや土地、事業用不動産など、他の種類の物件にも対応できるよう、さまざまな物件を登録できるシステムが必要です。長い目で見れば、処理する物件は変わる可能性がありますし、取り扱い可能な物件の種類は制限が少ないものを選んだほうが良いでしょう。

 

●ファイルの入出力に制限がないか

データ形式の入出力制限に関しても、不動産システムを選ぶ際に重要なポイントの1つです。システム導入前に使っていたデータが使えないと、いちいちデータ形式を変換する手間が発生してしまいます。不動産管理用のデータは、企業によってさまざまなファイル形式で使用されています。主にCSVやExcel、Word、PDFなどで管理されていますが、これらのファイルの入出力が可能かどうかを事前にチェックしておくことが大切です。

 

不動産管理システムの選び方のポイント

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不動産管理システムを導入する方法は、システム開発会社に依頼する方法と既存ソフトウェアを購入する方法の2つが挙げられます。どちらの方法が、自社の業務に適しているのかを判断するのが、不動産管理システムの導入の成功につながっているといっても過言ではありません。

 

●システム開発会社に依頼する

システム開発会社に依頼する方法は、管理業務機能や顧客管理機能などの基本機能に加えて、自由に機能を追加することが可能です。

そのため、「自社独自の管理システムを使いたい」または必要があれば機能を追加したいという方におすすめです。料金は、依頼する会社や利用プランなどによって異なりますが、中にはリーズナブルな価格で依頼できる会社もあります。また、開発後のサポートや保守管理もしてくれる会社もあるので、そういったアフターケアも含めていくつかのシステム開発会社のサービス内容や料金を比較検討してみると良いでしょう。

 

●既存ソフトウェアを購入する

既存ソフトウェアを購入する方法は、独自に開発しない分低コストで不動産管理システムを導入できる方法で、価格は定額である傾向にあります。そのため「コストや開発期間を抑えて不動産管理システムを導入したい」という方におすすめです。基本機能を除き、ソフトウェアによって利用できる機能はさまざまです。例えば、HPの性能や業務サポート機能などが挙げられます。ですので、どのような機能を使いたいかということを念頭に、よく吟味してソフトウェアを購入する必要があります。また、既存のソフトウェアは定期的にアップデートをしてくれますが、アップデート内容が自社に合うとは限らないので、そういった点も注意することが必要です。

 

おすすめのシステム開発会社をご紹介

前出の項目で説明したとおり、不動産管理システムを導入する方法には、システム開発会社に依頼する方法と既存ソフトウェアを購入する方法が挙げられます。

システム開発会社に依頼する方法で導入を検討する際は、システム開発会社を選ぶことが重要なポイントの1つです。以下のサイトでは不動産業のシステム開発でおすすめの開発会社を紹介しています。不動産管理システムの導入を検討している方はチェックしてみてください。

 

不動産管理システムの導入で積極的な業務効率化を

不動産管理システムを活用することで、業務の効率化だけでなく、さまざまな部署間での情報管理やコスト削減、セキュリティ対策に役立ちます。

システム開発会社に依頼する方法と既存ソフトウェアを購入する方法のどちらを選んだとしても、損することなく自社に合ったシステムを用意して、プラスに活用できるように意識することが大切です。

 

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