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帳票システム(電子帳票システム)とは?導入するメリットやシステムの機能を詳しく紹介

slip-system-something必要経費をまとめた経費帳から取引先へ送付する請求書に至るまで、ビジネスでは個人や企業を問わずさまざまな帳票を扱います。
これら帳票の管理に悩んでいる企業担当者であれば、帳票システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回は、企業担当者や個人事業主の方に最適な、帳票システムの基本情報やメリット、導入方法などを詳しく解説します。

 

目次

 

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「帳票」とは?

帳票システムについて解説をする前に、「帳票とは何か?」を簡単に紹介しておきましょう。わかりやすく言えば、帳票とは「会社や店舗で行われる取引や会計の内容を記録する書類」です。この帳票をまとめて、帳面や台帳にしたものを帳簿と呼びます。以下のように、請求書や見積書など数多くの書類が帳票に該当します。

帳票の種類
名前 概要
現金出納帳 現金の出入りをまとめた書類
預金出納帳 口座上の取引をまとめた書類
経費帳 必要経費をまとめた書類
見積書 報酬・費用の見込額をまとめた書類
請求書 取引先に金銭を請求する書類

この他にも、製品の納品時に発行する納品書や、金銭を受領・支払いを証明する領収書など、帳票にあたる書類はさまざまです。ちなみに、帳票と類似するものに「伝票」が存在しますが、取引全般を記録する帳票に対し、伝票は「お金の動きを記録する書類」という違いがあります。

 

帳票システムとはどんなシステム?

帳票システムとは、上記のような帳票を管理するシステム(アプリ・ソフトウェア)です。コンピューター上で帳票を管理できるという特性から、「電子帳票システム」「帳票管理システム」と呼ぶこともあります。企業の会計を司る経理や総務向けのシステムで、業界を問わずさまざまな企業で導入されているのが特徴です。

製造業や小売業、飲食業などの業態に特化した帳票システムも多い他、業務に合わせてオリジナルの帳票システムを開発する企業も少なくありません。以下の項では、この帳票システムの具体的な機能について解説をしましょう。

 

帳票システムにはどんな機能がある?

帳票システムに搭載されている主な機能は以下の通りです。

帳票システムの主な機能
機能 概要
帳票作成機能 請求書や見積書などの帳票をコンピューター上で作成する機能
帳票管理機能 作成や送付をした帳票をデータとして保存する機能
電子化機能 紙媒体の帳票をデータ化して保存する機能
出力機能 データとして保存した帳票を紙媒体に印刷する機能
セキュリティ機能 管理権限の付与や操作ログを記録する機能

 

●帳票作成機能

帳票システムを使えば、請求書や見積書などの帳票をコンピューター上で作成できます。フォーマットに合わせて自由に編集ができる他、別のシステムと連携させて、帳票を自動で作成することも可能です。作った帳票をそのまま従業員に共有したり、取引先に送付をしたり、データという強みを活かして帳票を作成できます。

 

●帳票管理機能

コンピューター上で作成・送付した帳票は、そのままデータとして保存が可能です。帳票別や顧客別にまとめて保存ができるうえ、帳票を作成した日付や発送日時などを細かく記録できます。顧客別や日付別に帳票を検索できるので、保存した帳票を探す時に、必要な帳票を見つけやすいでしょう。

 

●電子化機能

帳票システムには、紙媒体の帳票をデータ化して保存する機能も備わっています。具体的にはスキャナで紙媒体を読み取り、データとして帳票を保存する仕組みです。これにより、紙媒体で保存していた帳票を、システム管理に移行させることもできます。中には、スキャンした書類に書かれた文字を読み取り、電子データに変換してくれる帳票システムもあるほどです。

 

●出力機能

帳票システムで作成した帳票は、プリンターから紙媒体に出力ができます。取引先によっては電子化に対応しておらず、紙媒体以外の帳票を受け付けていないケースもあるでしょう。物理的な帳票を作りたい時に、この機能が重宝します。帳票を紙媒体からデータへ、データから紙媒体へ、どちらにも対応できるのが帳票システムの大きな特徴です。

 

●セキュリティ機能

帳票システムの多くは、保存した帳票の悪用を防ぐ目的から、セキュリティ機能が充実しています。例えば、部署や従業員の役職別に管理権限を付与したり、システムの編集後に操作ログを記録したりすることでデータを安全に管理することが可能です。帳票は、企業にとって機密性の高い情報が記録されているケースが多く、システムにも高いセキュリティ性が求められます。

 

ただし、帳票システムによって搭載されている機能が異なります。そのため、システムを導入する際は「必要な機能が備わっているかどうか」に注意したうえで検討をすることをおすすめします。

 

わざわざ帳票を電子化する理由は?

請求書や見積書をはじめとした帳票(帳簿)は、法律により「7年間の保存」が義務付けられています。とはいえ、帳票に限らず紙媒体を7年間も保管しておくのは困難です。そこで「保存の管理を楽にする」「膨大な量の帳票を保存する」という目的から、帳票システムを導入する企業が増えているのです。

ちなみに帳票によっては、データの保存方法に一定のルールが存在するため、自由な形で記録することはできません。より詳しい情報は、国税庁のオフィシャルサイトに記載されているため、帳票システムを導入する際に合わせて確認しておくと良いでしょう。

参照:国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法

 

帳票システムを導入するとどんなメリットがある?

企業で帳票システムを導入すると、以下のようなメリットを享受しやすくなります。

  • 帳票を作成や送信する手間が省ける

  • オフィスのスペースを広く使いやすくなる

  • ペーパーレス化に伴うコストの削減

 

●帳票を作成や送信する手間が省ける

ビジネスの規模が大きくなるほど、扱う帳票の種類や量は膨大になりがちです。そんな時に帳票システムがあれば、帳票の作成や送付にかかる手間の軽減に繋がります。おまけにデータで保存ができる分、紙媒体の書類が劣化したり、紛失をしたりする恐れもありません。総務や会計の業務効率化を実現するうえで、帳票システムは強い味方となってくれるでしょう。

 

●オフィスのスペースを広く使いやすくなる

紙媒体の帳票を保存する必要がなくなれば、書類を保管しておく場所も必要ありません。広さに余裕のないオフィスの場合は、省スペースを実現するために、帳票システムの導入を検討するのも手です。ただし帳票の保存方法によっては、データを記録しておくサーバを置くスペースが必要となるため注意しましょう。より省スペースを実現する場合は、物理的なサーバが必要ないクラウド型の帳票システムを導入するのも良い方法です。

 

●ペーパーレス化に伴うコストの削減

帳票を印刷する必要がなくなれば、印刷にかかるコストを軽減しやすくなります。社会的にペーパーレス化が推奨される現代においては、帳票システムを導入することで、企業イメージの向上にも繋がりやすいでしょう。

 

帳票システムの導入における注意点

帳票システムの導入を検討する際は、以下の2点に注意する必要があります。

 

●セキュリティに穴があると情報漏洩に繋がる

機能の項で紹介した通り、帳票は企業にとって機密性の高い情報です。そのため、万が一保存した帳票のデータが漏洩をしてしまえば、甚大な損害を被る可能性も高くなります。そのため、帳票システムを導入する際は、セキュリティ性の高いシステムを選ぶ必要があります。機密性を担保するために、インターネットに接続せずに使えるオンプレミス(自社運用)の帳票システムを選択するのも手です。

 

●従業員に使い方を周知させる必要がある

帳票システムに限らず、企業で新たなシステムを導入する際は「教育方法」についても検討しましょう。従業員に対してシステムのルールや使い方を周知できていないと、帳票システムのメリットを享受しにくくなります。従業員に対して周知させる方法はさまざまですが、新しいシステムの移行期間を設けたうえで、段階的に周知させるのも良い方法です。

 

帳票システムを導入するには?

最後に、帳票システムの導入方法について簡単に解説しましょう。

  • 業務に合った帳票管理ができる機能が備わっているか

  • 今まで管理していた帳票を移行できるか

  • データで保存した帳票を容易に検索できるか

  • セキュリティ性は十分に備わっているか

  • 導入コストや運用コストはどのくらいかかるのか

帳票システムごとに機能や導入費用などは大きく異なるため、上記のような基準を設けたうえで比較検討をすると良いでしょう。パッケージ販売されている帳票システムは、メーカーのオフィシャルサイトに導入マニュアルなどが公開されているため、企業で導入をする際の参考にするのも手です。帳票システムをはじめとした管理システムは、長期間に渡って使用することが多いので、企業や事業の将来的な展望を見据えたうえで決めることを推奨します。

なお、パッケージ販売されている帳票システムに「最適なものが見つからない」というケースにおいては、オリジナルの帳票システムを開発・導入するのもおすすめです。システム開発を担う企業の中には、帳票システムをはじめとした業務システムの開発を得意とする企業も多く、好みに合わせた帳票システムを開発できます。帳票システムの開発で外注先をお探しであれば、日本最大級のシステム開発会社ポータルサイト「発注ナビ」へご相談ください。

 

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