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店舗管理システムとは?利益率アップにつながるシステムの選び方

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店舗管理システムのイメージ図

効率的に店舗経営を行うためには、在庫や売上、従業員の勤怠・稼働状況など様々な要素を適切に管理する必要があります。しかし、人件費の削減や利益率の精査に、苦心しているといった声が店舗管理者から数多く挙がってきます。そんな「業務効率を上げたい、利益率を上げたい」といった要望におこたえすべく、本記事では、店舗管理に大いに役に立つ店舗管理システムの概要から搭載されている機能例、導入のメリットまで解説します。

 

目次

 

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店舗管理システムとは

店舗管理システムとは、店舗を効率良く経営するために必要な各種機能が搭載しているシステムの総称です。具体的には、「在庫管理」、「売上管理」、「運営管理」、「従業員管理」、「本部と各店舗間のコミュニケーション」といった業務を一元管理できるシステムのことを指します。

店舗管理システムには大きく分けて2つの機能があるのが特徴で、1つは日々の売上や在庫数を管理できる「販売管理・在庫管理機能」、もう1つは複数店舗の運営効率化に役立つ「店舗業務支援機能」です。

 

●搭載している主な機能

店舗管理システムに搭載している基本的な機能は、「在庫管理」、「売上管理」、「従業員管理」、「運営管理」の4つ。それぞれにどのような役割があるのか、下記の表から見ていきましょう。

機能名 役割
在庫管理 在庫の状況や入出荷情報を一元管理する機能。在庫切れや在庫過多を防ぎ、適切な在庫数をキープするために必要。過去のデータをもとに在庫分析を行い、売れ筋商品の傾向を割り出す役割もある。
売上管理 日・週・月ごとの売上管理や各種伝票の保管・整理をする機能。売上の数値を正確に把握でき、月単位・年単位の売上計画を立てる際に役立つ。
従業員管理 従業員の勤怠状況や稼働状況を管理する機能。従業員の正確な稼働状況がつかめるため、状況に応じた人員配置が可能。
運営管理 予算や経費の管理や長期スパンの経営計画を作成できる機能。予算に応じた適切な店舗管理や、将来的なビジョンに沿った店舗管理をサポートしてくれる。また、本部と店舗もしくは店舗同士をつなぐコミュニケーションツールとしての役割も果たす。

 

店舗管理システム導入のメリット

複数の情報を一元管理できるため、効率や利益率アップにつながるのが、店舗管理システムを導入することで得られるメリットになります。各メリットについて、以下で具体的に紹介します。自社店舗に店舗管理システムを導入した際、どのような恩恵を得られるかのイメージを作っていきましょう。

 

●本部・店舗の情報管理の負担が軽減

店舗管理システムを導入することで本部と店舗で必要な情報を一元管理できるため、両者の負担が軽減されます。

例えば、店舗側は、在庫や売上・従業員の稼働状況といったデータを管理・伝達する手間を省くことが可能です。管理業務に割いていた時間をコア業務にあてられます。そのため、「業務内容が多岐にわたっており、データの処理作業が滞ってしまう」、「データの管理やミスの修正にコストを割いてしまっている」といった課題が解決できます。

一方、本部側は各店舗の売上や在庫・従業員の稼働状況をリアルタイムで把握。店舗ごとの課題を抽出しやすくなり、適切なフォローアップが可能になります。各種データを週・月ごとに比較することで、店舗ごとに適した経営戦略も立てられます。

 

●PDCAサイクルの促進で利益率アップ

店舗管理システムによって売上や在庫を一元管理できるようになれば、PDCAサイクル(Plan:計画・Do:実行・Check:チェック・Action:改善)を回しやすくなります。

売上や在庫数などの数値データが算出・共有できるため、現実的な売上目標から経営計画が立案可能です。特に数値は重要な情報なので、店舗管理システムにより自動で収集・分析できるとなれば、計画立案から改善が目に見えてわかるようになります。

計画ができたら、実行に移し、結果をあらためてシステムから得た数字により評価。そして、改善して新たな計画へといった流れが作りやすくなります。

現実的な数字が明確になることで、従来の方法では実現可能な目標ではないとわかれば、根本的な戦略の見直しへと視野を広げることができます。最新のデータをリアルタイムで共有できるため、日々の管理業務の中でもPDCAを回しやすくなります。

このように店舗管理システムから得られた数値データを活用したPDCAサイクルの促進が、店舗の利益率アップにつながります。

 

●情報共有が容易になり連携が取りやすくなる

店舗管理システムは、管理ツールであると同時に本部と店舗をリアルタイムでつなぐツールです。本部側は全店舗の状況を簡単に把握できるようになり、適切な指示を出せます。

店舗への指示系統の統一と、誰がどのような指示を出したのかが一目でわかるのもポイントの1つです。複数の指示が交差することがなくなり、現場の混乱を防げます。優れた施策やノウハウは、ほかの店舗へ迅速に共有できます。

一方、店舗側は要望や疑問をすぐに本部へ投げられます。そのため、本部と密接にコミュニケーションを取る機会が増え、経営と現場の信頼関係をさらに深めるきっかけとなります。

このように各種データ管理が効率化でき、本部・店舗の複数拠点をつなぐツールとして活用できるのが店舗管理システムです。企業によってはほかの事業と連携させることを考慮して、店舗管理システムの自社開発が増えています。自社の事業にフィットする店舗管理システムを開発する方は、発注ナビをご活用ください。

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おすすめの店舗管理システム

店舗管理システムの導入や自社開発の目安となる、おすすめの店舗管理システムを3つピックアップしました。それぞれのシステムが持つ機能や特徴などを、具体的に紹介します。

 

●ClipLine(クリップライン)

ClipLine(クリップライン)は、ClipLine株式会社が提供する店舗管理システムです。現場の状報伝達や本部からの指示・ノウハウ共有などを、短尺動画へ変換して社内共有できるのが特徴です。

例えば、本部側は、業務に関する指示やノウハウを各店舗へ配信することが可能です。本部と現場間での伝言ゲームが起こらず、品質のばらつきを改善できます。現場側には「お手本動画を参考にして実践する」といった、スタッフ教育にも役立ちます。

現場からは店舗の清掃状況や陳列手法、取り組んでいる施策を動画で発信できます。本部は現場へ赴かずとも各店舗に適した管理方法を指示でき、店舗ごとの優れた施策や情報も共有しやすくなるのが魅力です。

 

●Shopらん

本部・店舗間のコミュニケーションツールとして役立つのがShopらんです。「チェーンストア企業のためのコミュニケーションツール」として売り出しており、グローバル企業や大手ファミリーレストランチェーン、地域密着型のスーパーマーケットチェーンまで幅広い企業での導入実績を誇ります。本部から現場への指示通達をはじめ、店舗間でのアイデア共有や店舗の設備報告、在庫移動依頼など多様な業務を効率良く行えるのがShopらんの特徴です。

例えば、現場には「本日のマストタスク」としてわかりやすく共有されるため、本部からの指示が錯綜しません。現場はタスク達成に向けて集中して稼働できます。本部側は店舗ごとの進捗率をリアルタイムで確認できるため、状況に合わせたフォローアップが可能です。各種データの情報整理や集計機能も搭載しているため、本部・店舗ともにコア業務へ集中できます。

 

●Canly(カンリー)

Canly(カンリー)は大手チェーンストアをはじめ、40,000店舗以上で導入されている店舗管理システムです。公式サイトやGBP、SNSアカウントなど複数のプラットフォームから店舗情報を追加して一元管理できます。1つのダッシュボードで簡単に店舗情報を更新・追加できるため、「店舗が多く最新情報の更新が滞ってしまう」、「店舗によって情報更新の頻度にばらつきがある」といった課題を解決できるのが魅力の1つです。

加えて、MEO管理機能では、ユーザーによる店舗情報の閲覧回数をチェックしたり、ユーザーの反応数を割り出したりといった分析機能も充実しています。「ブランド」、「店舗エリア」、「業態」などの条件をグループ化し、より細かな分析を実践することも可能です。分析したデータはCSVファイルをダウンロードでき店舗運営にも役立ちます。

※参照:Canly公式サイト

 

このように、店舗管理システムには様々な機能や目的があります。そのため、店舗管理システムを導入する際は、自社の課題や重視したいポイントに沿ったシステムを選定する必要があります。

 

店舗管理システム導入前に考えるべきポイント

店舗管理システムを導入するにあたり、押さえておくべき「セキュリティへの配慮」、「自社の課題の洗い出し」、「業種に合ったシステム選び」、「既存システムとの連携」の4つのポイントから選び方を紹介します。

  • 安全性の高いシステムを選ぶ

  • 自社の課題を把握しておく

  • 業種に合ったシステムを導入する

  • 既存システムと連携できるシステムを選ぶ

 

●安全性の高いシステムを選ぶ

店舗管理システムでは売上や在庫数、従業員の稼働状況、本部と店舗間のやり取りといった重要な情報を扱います。したがって、セキュリティ面は必須となります。

ネットワーク上に各種データを保管する「クラウド型システム」は、重要な情報を外部へ保管することになるため特に注意が必要です。

ファイアウォールやSSL暗号化通信の導入など基本的なセキュリティ対策を取っているか否かのチェックは必要です。2段階認証をはじめとする多層防御システムが搭載されているとより安心です。

かといってオンプレミス型なら良いわけではなく、外部からの攻撃に耐えられるよう設計して導入することが必須です。

万が一、データが消失した時のことを考慮して、バックアップ機能が充実しているか否かも確認しておきましょう。

 

●自社の課題を把握しておく

既存の店舗管理システムの場合、各種機能をパッケージとして売り出しているケースが大半です。自社の課題を正確に把握していないと、システムを導入してから「あの機能がほしかった」、「この機能は不要だった」というミスマッチが発生します。「売上アップを妨げている要因はどこにあるのか」、「従業員が不便さを感じている部分はどこか」など、解決したい課題を最初に明確にする必要があります。

その結果、必要な機能・不要な機能がわかり、導入するシステムの候補の絞り込みが容易になったり、導入コストを下げるきっかけになったりします。

 

●業種に合ったシステムを導入する

自社の業種・業態に合った機能を搭載しているシステム選びは欠かせません。店舗管理といえども、飲食店やEC兼業、アパレルなど、各業種によって必要な機能は異なります。

例えば、飲食店であれば、食材の在庫数や仕入れ値、原価を管理できる機能があると便利です。仕入先の選定や価格の改定などの場面で役立ちます。EC兼業であれば、複数のネットショップを一元管理できる機能は必要です。

アパレル業の場合は扱うアイテムのカラーやサイズが多岐にわたるため、アイテムを細かな条件ごとに管理できる在庫管理機能が必要です。特売価格による販売機会が多い業種でもあるため、セール価格の一括設定が可能な機能もあると便利です。

そのほかに、小売業の場合、共通して必要となるものとして在庫管理機能が挙げられます。小売業を行っている限り、基本的には「在庫管理機能+業種ごとに必要な機能」と考えておくと良いです。

 

●既存システムと連携できるシステムを選ぶ

店舗管理における業務は多岐にわたるため、1つの店舗管理システムのみで全業務をカバーできる機能を備えるのは非常に難しいです。そのため、今使っているシステムと併用し、より多機能なシステムに連携させるといった選択肢があります。

「両システムを連携させるにあたってどのような作業が必要か」、「大幅なカスタマイズや入れ替えは必要か」といった点は、事前に把握する必要があります。連携の可・不可ついての情報を確認していないと、互換性がなかった・思わぬ入れ替え作業や費用が発生してしまった、といった事態に陥ることも。

 

店舗管理の具体的な業務内容は店舗の業種によって異なるものです。自社の業種や業態、従業員数などに合った店舗管理システムを導入することが必要です。そのため現在は、既存システムの導入ではなく、店舗管理システムを自社開発するという方法を取る企業も多くいます。

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