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システム化で業務効率を改善しよう!システム化のポイントやおすすめの方法などを解説!

2203_05_systematization企業運営で利益の最大化を目指すには、業務効率化は避けて通れません。しかし、業務効率は従業員のスキルレベルや業務の難易度などさまざまな要因で変化します。そこで大事になってくるのがシステム化という考え方です。システム化はITによって行われるケースが多いので、ITシステムをどうやって活用するかを考えながら方針を構築できると安心できます。今回は、システム化について知りたい方や効率良くシステム化する方法を知りたい方に向けて、システム化の特徴や目的、システム化を進める際に押さえるポイントなどを中心に解説していきます。

 

目次

 

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システム化とは

システム化は、端的にいえば「誰がやっても同じ成果を生み出せる手法や体制を構築すること」です。日本語にすると、「体系化」ともいえます。機械的なものをイメージする方が多いと思われますが、システムはアナログな手法でも使える言葉です。そのためIT技術を活用した場合は、ITを活用したシステムと表現されます。

ITを活用したシステムを導入すると、経費精算や人事管理、プロジェクト、タスクの管理を素早く一括で行うことが可能です。どの業務内容であっても共通して、情報をインプットしてそれを処理して結果をアウトプットする流れがあります。アナログな手法で一連の流れをしようと思うとどうしても時間がかかってしまいますが、ITを活用すればその流れを素早く正確に処理できます。

 

システム化の目的

システム化する主な目的は、業務にルールを作って誰でもできるような仕組みを作ることです。

業務に着手する人によってやり方が大きく違っていると、その業務を別の人が着手したり、引き継いだりした場合に混乱してしまいます。また、特定の人でないとできない業務の処理方法が採用されていると、病欠などでその人がいない場合に業務を進められなくなってしまいます。安定して誰でも業務に着手して同じ結果を出していくためにも、業務のルール化や誰でもできる仕組みを作ることは重要なことです。システム化を実現させるために、自社内の課題を整理・共有して、社内で意思統一をはかるように心掛けていきましょう。

 

システム化のメリット

システム化のメリットとしては、以下のものが挙げられます。

  • データの柔軟な管理ができる

  • コスト削減ができる

  • 業務効率化ができる

 

●データの柔軟な管理ができる

業務をシステム化すると、データの柔軟な管理がしやすくなります。部署や業務ごとでそれぞれデータが独立している状態だと、データの更新にタイムラグが生じることもしばしばです。ある部署では更新されていても、別の部署では更新されていないと、部署ごとでアウトプットされる結果も異なってきます。業務をシステム化すれば、どの部署でもアクセス先が基幹システムに統一されます。そして、基幹システム内に入力することでその情報はリアルタイムで反映されるため、どの部署でも同じデータがすぐに獲得することが可能です。さらに、データの一元管理もできるようになるため、これまでよりも柔軟なデータ管理ができるようになります。

 

●コスト削減ができる

業務をシステム化することで、コスト削減も実現できます。典型的な例が人件費で、業務をシステム化して情報のインプットと結果のアウトプットのスピードが早くなるとそれだけ時間が余ります。余った時間を別の業務にあてられるようになるため、社員1人あたりの生み出せる労働力を大きくすることが可能です。そうなると無駄な雇用も発生しなくなるので、人件費を節約できます。ほかにもペーパーレスによる消耗品費や保管費の削減なども期待できます。

 

●業務の効率化ができる

業務をシステム化する最大のメリットは、業務の効率化ができることです。例えば、最近では社会情勢の影響があってリモートによる会議が開かれるようになりました。はじめは感染防止を目的としたものでしたが、蓋を開けてみたら会議参加者全員が1箇所に集まる手間がなくなりました。システム化を活用することで、無駄をカットしてリターンを得ることができます。

 

システム化のデメリット

システム化を進めるメリットは大きい一方、少なからずデメリットも存在します。システム化のデメリットとして、以下のものが挙げられます。

  • システム管理・運用するための管理者が必要

  • システムが機能停止する場合がある

  • 不正アクセスされる可能性がある

 

●システム管理・運用するための管理者が必要

ITを活用してシステム化を進めると、システムを管理・運用する必要が出てきます。これにより、管理や運用を担う従業員が必要となります。社内ですでにITに強い従業員がいれば問題ないかもしれませんが、いない場合は専門知識を従業員に教育する必要が出てきます。システムを導入することにだけ意識が傾いて、専門知識の教育やシステムの管理・運用のコストを意識していなくて失敗するケースも少なくありません。業務をシステム化することで、かえって業務効率が悪くならないように、事前にしっかりと計画を立てておくことが大事です。

 

●システムが機能停止する場合がある

ITシステムでのデータの管理・運用は、予期せぬシステムダウンで業務がストップする可能性もゼロではありません。突然業務が進められなくなっても困らないように、システムがダウンした時の対処法や代替案を決めて、従業員間でその方法を共有しておくことが大事です。

 

●不正アクセスされる可能性がある

情報をデータ化すると、どんなに厳重に管理したとしても不正アクセスのリスクが生まれます。また、社員がシステムにログインに必要な情報をうっかり漏らしてしまって、外部から不正アクセスされてしまうことも珍しくありません。そのため、システムのセキュリティ性などに配慮しつつ、不正アクセスに備えた対策を準備する必要があります。

 

システム化の流れ

システム化を進める際には、以下の手順に沿って準備をすることが大事です。

  1. システム化を行う理由を決める
  2. システム化する対象業務を決める
  3. 業務の管理方法を調査・整理する
  4. システム化の方針を決定する

 

●システム化を行う理由を決める

システム化を進めるには、まずシステム化を行う理由をはっきりと決めるところから始めましょう。明確な目的がないままシステムを導入しても、システム導入によって得られた効果を実感しにくく、どうシステムを改良していけば良いかわかりません。また、目的がはっきりしていないとそのシステムを正しく使えないこともあり、導入する意味がなくなることも想定されます。「従業員の勤怠管理にかかるコストを削減したい」「給与計算を自動化したい」など、システムを導入する理由を決めてから次の工程に進んでください。

 

●システム化する対象業務を決める

システム化の目的がはっきりと決まったら、次はシステム化する対象業務の範囲を決めていきます。各部門に特化したシステムやすべての業務を管理する総合的な基幹システムなど、システムの種類は1つだけではありません。対象範囲をはっきりさせるだけで、費用面や開発の手間をどのくらいにすれば良いのか見えてきます。そして、システム化する対象業務を具体的に決めていきます。

 

●業務の管理方法を調査・整理する

システム化の対象とする業務が決まったら、管理方法の調査と整理が必要です。例えば、今までExcelを活用して業務管理などが行われていた場合、そのデータを別の部署と共有しようとするとファイルを送信する必要があります。そのため、どの会社でも部署ごとでルールの異なる管理方法でそれぞれ管理しているところが多いです。まずは、業務の調査を行って管理方法をまとめ、どの部署でも不満が出ないような管理方法を模索していきましょう。

 

●システム化の方針を決定する

システム化の導入を進めるにあたって、システムを業務に合わせるのか、業務をシステムに合わせるのか決めていくことが大事です。業務をベースにシステムを導入したい場合は、システム開発業者への外注を利用すると良いでしょう。業務内容に合わせて柔軟にシステム内容を決められます。一方業務をシステムへ合わせられる場合は、コストを抑えられる定型的なパッケージソフトがおすすめです。

 

もしカスタマイズが難しいパッケージ版のシステムを導入する場合は、システムに搭載されている機能を確認するのが重要です。それまでに決めたシステム化の方針にパッケージ版のシステムの機能が一致しているかどうかを判断して、パッケージを選んでみてください。

 

システム化を進める時のポイント

システム化を進める際のポイントとして、以下のことを押さえておきましょう。

  • システム化を行う理由を明確にする

  • 洗い出された課題に基づいて導入するシステムを選ぶ

  • マニュアルの作成・ワークフローを構築する

  • 自社との相性が良いか吟味する

  • システム責任者を決定する

  • セキュリティ対策を施す

システム化を行う理由やシステム選びについては、先の項で紹介しました。それらに加えて、システムを導入することが決まってからいくつか考えておいたほうが良いこともあります。システムを導入した場合に、まずはすべての社員が同じようにシステムを扱えるように、マニュアルの作成やワークフローの構築をしていくことが大事です。それから、システムを管理するためにシステム責任者を決めていきましょう。

 

「パッケージシステム」と「独自開発システム」のどちらがおすすめ?

企業で導入するシステムには、主にパッケージシステムと企業独自で開発するシステムの2種類の方法があります。そこで、パッケージシステムと独自開発システムの特徴やメリット・デメリットについて比較していきます。

 

●パッケージシステム

パッケージシステムは運営会社がサーバーを管理しており、いくつかの機能が選ばれてパッケージ化されて提供されているシステムです。パッケージ化されているシステムのメリットは契約を結べばすぐに導入できる点で、すぐにシステムを導入させたい方におすすめできます。ただし、機能のカスタマイズができないことが多く、決まった機能しか使えません。ほとんどの機能が自社の課題解消にフィットしていて、どんな社員でも使いやすいものである場合に採用してみてください。将来的に「自社が成長してフィットしなくなった」というケースも考えられますので、場合によっては独自開発システムへ切り替えるといった対策を取ってみてください。

 

●独自開発システム

独自開発システムは、その名の通りシステム開発会社へ依頼して作るシステムです。独自開発システムの最大のメリットは、自社の求める機能が搭載されたシステムを手に入れやすい点で、システム導入の失敗のリスクを減らせます。自社の業務はパッケージシステムで管理できないといったケースでは、フィットできるシステムを開発できるのでおすすめです。一方で、パッケージシステムよりもコストや時間がかかりやすいです。独自開発システムを導入する際は、予算と相談しながら開発にも時間がかかることを理解した上で導入を検討してみてください。

 

システムを自由に構築したいなら「独自開発システム」がおすすめ

「壊れやすい安いものを買うよりも、高いものを買って長く使うほうが良い」という考え方がありますが、これはシステムでも同じことがいえます。かかるコストは高くても、失敗がなくて安定して長く使えるシステムを導入したいなら、独自開発システムがおすすめです。独自開発システムには自社で開発する内製とシステム開発会社に依頼する外製の2つの方法があります。

システム開発ができる環境が整っている企業だと、内製と外注化のどちらを採用するか悩む方も多いでしょう。そういった方は、内製と外製のメリットとデメリットを以下のページでまとめているのでチェックしてみてください。

Webシステムは内製か外注か?メリット・デメリットを理解し比較検討しよう!

また、外注で依頼するとなったら、どこで依頼するのが良いのか迷ってしまうことも少なくありません。システム会社は企業ごとに得意とする案件や開発費などが大きく異なるため、企業別の特性を見極めた上で依頼する必要があります。外注依頼先で悩む方に向けて、以下ではおすすめのシステム開発会社を紹介しています。

 

システム化で日々の業務を快適に

業務効率化に加え、「データの管理を集約できる」「コストの削減に繋がる」などのメリットを受けるため、業務のシステム化を検討している企業は少なくありません。システム化を進めることは良いことですが、システム導入前の準備、選び方などをよく考えて進めていかないと導入に失敗してしまいます。システム導入の目的やターゲットとする業務の範囲、パッケージ版と外注依頼のどちらの方法が適切かを明確にすることが大事です。

パッケージ版は使える機能が限定的で、どの会社でも扱えるものである保証がありません。システムは会社の業務効率化の命となる部分といっても過言ではないため、コストはかかりますが外注での開発をおすすめします。システム化を進めて、快適かつミスの少ない職場環境を確立していきましょう。

 

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